Công tác văn thư, lưu trữ có mối quan hệ mật thiết đối với công tác bảo vệ bí mật nhà nước (BMNN). Thực hiện các quy định về văn thư,lưu trữ sẽ đảm bảo được công tác bảo vệ BMNN trong cơ quan, tổ chức.Ngược lại, nếu công tác văn thư,lưu trữ không được quan tâm, chú trọng thì đây là đầu mối, nguy cơ lộ, lọt BMNN. Theo định nghĩa tại Pháp lệnh Bảo vệ BMNN số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000: “Bí mật nhà nước là những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”. Do đó, bảo vệ BMNN được coi là nhiệm vụ chính trị thường xuyên, đặc biệt quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động quản lý, các cơ quan, tổ chức phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Vì thế các nội dung thuộc BMNN đều được văn bản hóa. Những nội dung trong công tác bảo vệ BMNN liên quan đến văn bản, tài liệu như: soạn thảo, in, sao chụp tài liệu, ban hành văn bản, vận chuyển, giao nhận, quản lý, lưu trữ, bảo quản, cung cấp, sử dụng; tiêu hủy văn bản, tài liệu mật... chính là các nội dung công việc thuộc phạm vi công tác văn thư, lưu trữ. Do vậy, thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn BMNN. Từ đó cho thấy giữa công tác bảo vệ BMNN và công tác văn thư, lưu trữ có mối quan hệ mật thiết, không thể tách rời. Trong thời gian qua, ý thức tầm quan trọng của công tác bảo vệ BMNN, các cơ quan có thẩm quyền đã từng bước hoàn thiện hệ thống pháp luật về bảo vệ BMNN. Cơ sở pháp lý để thực hiện công tác bảo vệ BMNN trong công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: Pháp lệnh số 30/2000 ngày 28/12/2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước; Nghị định số 33/2002 ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước; Thông tư số 33/2015/BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2012/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định số 181/2004/QĐ-TTg ngày 15/10/2004 của Thủ tướng Chính phủ về danh mục bí mật nhà nước, độ Tuyệt mật và Tối mật của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và cơ quan, tổ chức có liên quan thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Quyết định 1279/QĐ-BCA (A11) ngày 10/11/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an về danh mục bí mật nhà nước độ Mật của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan, tổ chức có liên quan thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Đây là cơ sở pháp lý để các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh nghiên cứu thực hiện tốt các nội dung về bảo vệ bí mật nhà nước trong phạm vi nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ: - Về soạn thảo, in, sao chụp tài liệu, vật mang BMNN: nơi soạn thảo, in sao chụp tài liệu, vật mang BMNN được thực hiện ở nơi đảm bảo an toàn, bí mật; phương tiện soạn thảo tài liệu mang BMNN không kết nối mạng Internet, không kết nối với các thiết bị truyền phát không dây; căn cứ vào danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản phải đề xuất với lãnh đạo cơ quan độ mật của văn bản tại tờ trình duyệt ký văn bản; người duyệt ký văn bản có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật), phạm vi lưu hành, số lượng bản phát hành; văn thư có trách nhiệm đóng các loại con dấu trên theo quyết định của người duyệt ký tài liệu bí mật nhà nước; việc in, sao chụp tài liệu mang BMNN phải thực hiện đúng quy định về thẩm quyền cho in, sao chụp tài liệu theo quy định … - Về quản lý văn bản mật đi, văn bản mật đến: Văn bản mật, vật mang BMNN đi được cho số, ký hiệu và mở sổ đăng ký riêng, thực hiện theo mẫu tại Phụ lục VII Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ. Bì gửi tài liệu, vật mang BMNN phải làm bì riêng, giấy làm bì dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được, hồ dán phải dính, khó bóc, văn bản độ “Tuyệt mật” phải gửi bằng hai bì. Mẫu các loại dấu mật thực hiện theo Điều 16, Thông tư số 33/2015/TT-BCA. Văn bản mật đến từ các nguồn đều phải làm thủ tục đăng ký tại văn thư trước khi chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Mẫu “sổ đăng ký văn bản mật đến” thực hiện theo mẫu tại Phụ lục II của Thông tư số 07/2012/TT-BNV. Tài liệu, vật mang BMNN có thể được đăng ký bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản mật đến trên máy vi tính. Tài liệu, vật mang BMNN được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản mật đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý. Máy vi tính dùng để đăng ký tài liệu, vật mang BMNN không được nối các loại mạng (internet, mạng nội bộ và mạng diện rộng…) Trường hợp văn bản mật mà bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp phát hiện văn bản mật đến có dấu hiệu bị bóc, mở bì, lộ lọt BMNN hoặc tài liệu, vật tráo đổi, mất, hư hỏng… thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, tổ chức để có biện pháp xử lý kịp thời. Việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và đều phải vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận. Những tài liệu có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn. - Về lưu giữ, bảo quản, sử dụng văn bản mật: mọi văn bản, tài liệu mật phải được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích, sau khi xử lý xong phải được phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không được tự động mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần thiết phải mang tài liệu, vật mang BMNN đi công tác, mang về nhà riêng thì phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, phải đăng ký với bộ phận bảo mật và có phương án bảo mật chặt chẽ. - Về tiêu hủy, vật mang BMNN phải đúng nguyên tắc, thẩm quyền, trình tự, phương thức, hình thức… thực hiện theo Điều 11, Thông 33/2015/TT-BCA. Như vậy, các văn bản quy phạm pháp luật về bảo vệ BMNN trong công tác văn thư, lưu trữ hiện nay đã được quy định rất chi tiết, cụ thể việc soạn thảo, quản lý, sử dụng, bảo quản, lưu giữ văn bản, tài liệu có nội dung BMNN. Từ đó cho thấy mối quan hệ mật thiết giữa công tác bảo vệ BMNN với công tác văn thư, lưu trữ. Do vậy, các cơ quan, tổ chức cần tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ sẽ đảm bảo an toàn các nội dung BMNN chứa đựng trong văn bản, tài liệu, góp phần bảo vệ vững chắc an ninh nội bộ, giữ vững ổn định chính trị, phục vụ đắc lực sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội và hội nhập quốc tế của đất nước. |
