QuickBooks nhập chi phí từ Excel

Thông thường, người dùng sẽ có một danh sách chi phí Excel để nhập vào QuickBooks Online nhưng không chắc chắn nên chọn loại nhập nào

Dưới đây là các loại nhập khác nhau để cân nhắc lựa chọn và cách chúng hoạt động trong QuickBooks Online

Séc

Khi tạo giao dịch Kiểm tra trong QuickBooks Online, số dư tài khoản ngân hàng đang bị giảm và chi phí được ghi lại. Loại giao dịch này được sử dụng thường xuyên nhất khi việc thanh toán chi phí đã xảy ra

Phí thẻ tín dụng

Phí thẻ tín dụng được sử dụng khi thẻ tín dụng đã được sử dụng để thực hiện giao dịch mua chi phí

Hóa đơn

Hóa đơn được sử dụng khi một khoản chi phí đã phát sinh và sẽ được thanh toán vào một ngày sau đó

Thanh toán hóa đơn

Thanh toán hóa đơn được sử dụng để thanh toán các giao dịch Hóa đơn hiện có trong QuickBooks Online

Mục tạp chí

Đây là cách ít được sử dụng nhất để nhập chi phí vào QuickBooks Online. Mục Nhật ký sẽ có các khoản ghi nợ cho số tiền đã thanh toán và ghi có vào tài khoản ngân hàng. Có một số nhược điểm khi sử dụng loại nhập này. (1) chỉ có thể sử dụng một ngày trên mỗi Mục Nhật ký, do đó, nếu có nhiều tháng chi phí, thì một Mục Nhật ký cho mỗi tháng sẽ cần được tạo và (2) sử dụng Mục Nhật ký làm giảm tính khả dụng của các tùy chọn báo cáo có sẵn trong QuickBooks Online

Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ giả định rằng có thể bạn đã xen kẽ một số chi phí cá nhân và kinh doanh trên thẻ tín dụng cá nhân. Sau đó, bạn tiếp tục tải xuống các giao dịch từ công ty phát hành thẻ tín dụng của mình dưới dạng bảng tính Excel và xóa tất cả các giao dịch không liên quan đến kinh doanh. Điều này sẽ để lại cho bạn một tệp Excel về các giao dịch kinh doanh sẽ cần được nhập vào QuickBooks. Bạn có thể thực hiện điều này theo một số cách nhưng chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một cách ở đây

Điều đầu tiên chúng ta cần làm là dọn dẹp tệp excel của mình một chút. Một số Công ty Thẻ tín dụng thêm các tiêu đề có thể loại bỏ cơ chế mà QuickBooks sử dụng để phân tích tệp ngân hàng

Bạn có thể nhận thấy rằng tệp chúng tôi đang làm việc là tệp XLS. QuickBooks sẽ không sử dụng được điều này – chúng tôi cần nó ở định dạng CSV. Chuyển đổi tập tin khá đơn giản. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào Tệp và Lưu dưới dạng và thay đổi loại tệp thành CSV

Bây giờ chúng tôi đã thiết lập tệp của mình, chúng tôi cần chọn tài khoản mà chúng tôi muốn thêm tệp vào. Đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn tài khoản Petty Cash

Khi chúng tôi nhấp vào Petty Cash, chúng tôi sẽ được đưa đến màn hình tài khoản và chúng tôi sẽ có thể tải tệp của mình lên. Nhấp vào mũi tên chỉ xuống bên cạnh nút Cập nhật ở phần trên bên phải của màn hình. Điều đó sẽ thả xuống một menu và chúng tôi sẽ có thể nhấp vào “Tải tệp lên” từ đó

Trên màn hình tiếp theo, chúng tôi cần cho QuickBooks biết chúng tôi đang lấy dữ liệu từ đâu. Nó sẽ muốn biết liệu chúng tôi đang cung cấp cho nó một tệp cục bộ trên máy tính của bạn hay tải lên trực tiếp từ tổ chức ngân hàng của bạn. Trong ví dụ này, chúng tôi đã xuất CSV của mình trước đó và tệp đó tồn tại cục bộ trên máy tính của chúng tôi

Bây giờ chúng tôi đã xác định vị trí tệp của mình, chúng tôi cần làm việc với QuickBooks để cho biết cách sử dụng tệp này và nơi tệp cần chuyển đến. Trên trang tiếp theo, bạn sẽ thấy lời nhắc có nội dung “Chọn tài khoản QuickBooks cho tệp ngân hàng bạn muốn tải lên. ” Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chỉ định thanh ghi. csv vào máy tính tiền Petty của chúng tôi. Bạn không phải lúc nào cũng chỉ định một sổ đăng ký hiện có, bạn luôn có thể “thêm mới” và tạo một tài khoản mới cho tình huống của mình

Bước tiếp theo phức tạp hơn một chút nhưng một khi bạn làm điều đó một vài lần, nó sẽ trở thành bản chất thứ hai. Tại đây, chúng tôi được yêu cầu cho QuickBooks biết cách diễn giải dữ liệu từ mỗi cột và cách ánh xạ dữ liệu đó vào một giao dịch. Ví dụ: giao dịch QuickBooks của chúng tôi có cột Ngày và bảng tính excel của chúng tôi có cột ngày cho mỗi giao dịch. QuickBooks cũng có một trường cho Mô tả. Cột giống với mô tả nhất là Cột 4, Bản ghi nhớ. Cuối cùng và có thể là phần quan trọng nhất là dữ liệu về số lượng giao dịch. QuickBooks đủ thông minh để biết rằng đôi khi các ngân hàng tách các khoản thanh toán và tiền gửi vào các cột khác nhau và đôi khi các ngân hàng gộp tất cả các số liệu vào một cột và sử dụng các giá trị âm và dương để phân biệt hai loại giao dịch

Bước tiếp theo là hỗ trợ QuickBooks phân tích cú pháp thông qua các giao dịch. Chúng tôi sẽ nhấp vào tiếp theo và trong màn hình tiếp theo, QuickBooks sẽ hiển thị tất cả dữ liệu giao dịch của chúng tôi cho chúng tôi khi nó đã được giải thích. Bạn sẽ thấy ngày, mô tả và số tiền phù hợp và nếu mọi thứ đều ổn, bạn có thể nhấp vào tiếp theo và bắt đầu nhập

Nếu mọi thứ đều ổn, chúng tôi chấp nhận nhập bằng cách nhấp vào “hãy bắt đầu. ”

Chúng tôi vẫn còn một số việc phải làm sau khi hoàn tất quá trình nhập vì các mục này không tự động bị xóa. Chúng tôi sẽ có thể xác nhận điều này bằng cách xem ô Petty Cash trong danh sách đăng ký của chúng tôi. Giá trị đồng đô la cho Petty Cash vẫn bằng không và chúng tôi có 44 mục trong danh sách việc cần làm của mình

Vì vậy, có bạn có nó. Bây giờ bạn đã biết cách nhập hàng loạt giao dịch của mình vào QuickBooks Online từ tệp ngân hàng. Bạn có thể tìm thấy các bước còn lại về cách xử lý các giao dịch này khi chúng hiện có trong QuickBooks trong bài viết Cách lập mã ngân hàng trong QuickBooks Online của tôi

☕ Nếu bạn thấy điều này hữu ích, bạn có thể nói “cảm ơn” bằng cách mua cho tôi một ly cà phê…
https. //www. muameacoffee. com/gentlefrog

Nếu bạn muốn xem video hướng dẫn về thông tin này, vui lòng xem bên dưới

Tên

E-mail

NHẬN DANH SÁCH KIỂM TRA CỦA BẠN