Hủy hóa đơn viết gộp vào 1 cái được không

Hủy hóa đơn GTGT không quá lạ lẫm với người làm kế toán, tuy nhiên, xung quanh việc hủy hóa đơn còn nhiều thủ tục liên đới. Do vậy, đòi hỏi những người làm kế toán doanh nghiệp cần hiểu đúng, làm đúng quy trình các bước hủy hóa đơn theo quy định pháp luật.

Về những trường hợp phải hủy hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) khi không tiếp tục sử dụng? Quy trình các bước, thủ tục và hồ sơ hủy hóa đơn GTGT như thế nào? Sau đây, bài viết sẽ hỗ trợ bạn đọc, làm rõ nội dung trên theo quy định tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

1. Lý do cần phải hủy hóa đơn GTGT?

Hóa đơn là chứng từ hợp lệ do người bán lập ra để ghi nhận về thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Hủy hóa đơn là một trong những nghiệp vụ cơ bản mà người làm kế toán phải biết, để có thể sẵn sàng xử lý nếu hóa đơn xảy ra lỗi và buộc tiến hành hủy. Tuy nhiên, lý do hủy hóa đơn không chỉ bởi lỗi sai sót mà còn rất nhiều nguyên nhân khác. Cụ thể, những lý do hủy hóa đơn đã được Bộ Tài chính quy định rất rõ trong Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

• Khi in sai, in trùng, in thừa hoặc in hỏng các hóa đơn đặt in, đều phải hủy bỏ trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn;
• Các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân có hóa đơn nếu không tiếp tục sử dụng thì phải hủy hóa đơn.

Ngoài ra, lý do cần hủy hóa đơn còn là hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, mà không có quy định nào khác sẽ phải tiêu hủy. (quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP)

2. Những trường hợp hủy hóa đơn GTGT

Loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động kinh tế như: Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài được gọi chung là hóa đơn giá trị gia tăng

Tương tự, các trường hợp hủy hóa đơn GTGT đã được quy định cụ thể tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC là:

• Khi hóa đơn GTGT đặt in bị in sai, in trùng, in thừa, in hỏng phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn;
• Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn GTGT không tiếp tục sử dụng, phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn GTGT hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), thì tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Hóa đơn GTGT đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Với hóa đơn GTGT chưa lập, nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà cần xử lý theo quy định của pháp luật.

1. Trường hợp thay đổi tên, địa chỉ Công ty trên hóa đơn:

– Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ mà tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành, nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế tại nơi chuyển đến.

2. Trường hợp hóa đơn GTGT viết sai:

– Nếu hóa đơn GTGT viết sai, nhưng chưa kê khai, kế toán viên chỉ cần lập Biên bản thu hồi hóa đơn viết sai mà không cần làm thủ tục hủy hóa đơn;

– Với hóa đơn viết sai đã kê khai, cần lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai và xuất hóa đơn điều chỉnh mà không cần làm thủ tục hủy hóa đơn.

3. Thủ tục hủy hóa đơn GTGT

Căn cứ Khoản 3, Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 3/3/2014 của Bộ tài chính, thủ tục hủy hóa đơn GTGT của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

Bước 2: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (áp dụng với đối tượng là tổ chức).

Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các hộ, cá nhân kinh doanh không phải lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.

Bước 3: Lập và ký vào biên bản hủy hóa đơn.

Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu phát sinh sai sót.

Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn GTGT cho cơ quan thuế.

Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ cần nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế. Các văn bản, giấy tờ còn lại lưu tại nội bộ để sau này giải trình.

Hình thức nộp:

– Nộp trực tiếp: Lập 02 bản, một bản lưu nội bộ doanh nghiệp, một bản còn lại nộp cho cơ quan thuế.

– Nộp qua mạng: Vào phần mềm HTKK làm. Thực hiện kết xuất XML rồi nộp qua mạng.

Xem thêm: Cập nhật mới nhất hướng dẫn về các giao dịch Thuế điện tử

3. Hồ sơ hủy hóa đơn GTGT

– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn GTGT, (không áp dụng với hợp hộ, cá nhân kinh doanh);

– Bảng kiểm kê hóa đơn GTGT cần hủy, ghi rõ nội dung chi tiết gồm: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

– Biên bản hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn với các nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.

Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành 02 bản. 01 bản lưu, 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thời hạn thông báo gửi Kết quả hủy hóa đơn GTGT: chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Các hình thức hủy hóa đơn:

– Cắt góc (được nhiều người dùng);

– Nghiền nát bằng máy cắt: máy hủy tài liệu, máy cắt giấy;

– Đốt;

– Xé nhỏ.

4. Hóa đơn GTGT được xác định đã hủy

Hóa đơn GTGT in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hóa đơn nào hoặc không còn chữ trên tờ hóa đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.

Hóa đơn GTGT tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo hóa đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hóa đơn.

Hóa đơn giá trị gia tăng là một loại hóa đơn vẫn được áp dụng hiện nay. Trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn này vẫn có thể phát sinh nhiều lỗi sai sót. Trong thực tiễn, nhiều trường hợp, tổ chức, cá nhân kinh doanh vẫn phải hủy đi hóa đơn GTGT đã lập, đã phát hành. Việc hủy hóa đơn giá trị gia tăng cũng là điều mà nhiều bạn làm kế toán, doanh nghiệp quan tâm. Trên đây, bài viết đã hướng dẫn chi tiết cách hủy hóa đơn GTGT nhanh chóng, chính xác nhất theo quy định pháp luật hi vọng sẽ hữu ích với bạn đọc.

Hủy hóa đơn có ảnh hưởng gì không?

+ Không hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật; + Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót. Bên cạnh đó, việc hủy hóa đơn không đúng trình tự thủ tục theo quy định pháp luật cũng sẽ bị phạt tiền với mức là 4 triệu đến 8 triệu đồng.

Thời hạn hủy hóa đơn là bao lâu?

- Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Khi nào mới được hủy hóa đơn điện tử?

Khi nào thực hiện hủy hóa đơn điện tử? Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.

Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?

Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022. Thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử mới nhất không phải từ ngày 01/11/2020, chính phủ đã điều chỉnh lại thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử sang ngày 1/7/2022.