Năng suất làm việc là lợi thế cạnh tranh cốt lõi trong môi trường kinh doanh đầy biến động ngày nay, đây chính là thời điểm phù hợp nhất để bạn tìm hiểu về vấn đề cải thiện năng suất cho doanh nghiệp của bạn. Show
Base Resources - Nếu bạn là một nhân viên, tăng năng suất làm việc là yếu tố quan trọng giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo, tăng năng suất doanh nghiệp có thể giúp cải thiện kết quả kinh doanh và giúp doanh nghiệp đón đầu, dự báo những thăng trầm trong kinh doanh tốt hơn các doanh nghiệp khác. Dù bạn là ai, năng suất làm việc là vấn đề hàng đầu bạn cần quan tâm nếu muốn đạt được những mục tiêu dài hạn trong công việc và cuộc sống. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ gợi ý giúp bạn 21 cách đơn giản giúp cải thiện năng suất làm việc một cách hiệu quả, không chỉ cho bản thân mà cả doanh nghiệp của bạn.  Bước 1: Tăng năng suất làm việc cho bản thân1. Bắt đầu với chính bản thân mìnhNếu bạn muốn tăng hiệu suất doanh nghiệp, trước tiên hãy bắt đầu với chính ngày làm việc của bản thân bạn. Nỗ lực khiến bản thân mình làm việc hiệu quả không chỉ góp phần thúc đẩy năng suất công ty, mà còn giúp bạn biết đâu là phương pháp phù hợp để bạn áp dụng cho nhân viên của mình. 2. Đặt deadline và nói với mọi người về thời hạn đóVới những nhiệm vụ hoặc dự án mở không có thời hạn kết thúc rõ ràng, hãy tự mình đặt một deadline để có động lực làm việc chăm chỉ hơn. Khi thông báo với người khác về deadline tự đặt ra, bạn sẽ có trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành đúng deadline. 3. Làm việc trong khoảng 90 phútCon người khác với máy móc: Máy móc hoạt động theo tuyến tính, còn con người hoạt động theo chu kỳ. Để có một ngày làm việc hiệu quả và vận hành theo bản chất tự nhiên của con người, bạn cần để tâm đến các chu kỳ Ultradian. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng: Bộ não con người có thể tập trung vào một công việc bất kì trong khoảng 90 - 120 phút. Sau 90 phút, năng suất làm việc sẽ bắt đầu giảm xuống, chúng ta cần một quãng giải lao khoảng 20 phút để phục hồi năng lượng và đảm bảo hiệu suất cao trong phiên làm việc tiếp theo. Để tối ưu hoá năng suất, hãy chia ngày làm việc của bạn ra thành 4 - 5 phiên 90 phút, mỗi phiên hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định. Để có một ngày làm việc hiệu quả, hãy làm việc theo chu kì Ultradian 4. Nghỉ ngơi thường xuyên hơnCác nghiên cứu cho thấy rằng: nghỉ ngơi trong quãng thời gian ngắn giúp duy trì sự tập trung tốt hơn và ngăn cản sự suy giảm hiệu quả làm việc. Hãy tạm ngưng tập trung vào một nhiệm vụ trong vòng 1 - 2 phút, khoảng 2 - 3 lần một giờ, giúp bạn tập trung tốt hơn trong cả ngày dài làm việc. Bên cạnh đó, hãy tập thể dục ít nhất 1 lần trong ngày, dù đó chỉ là một vài cái chống đẩy hay tập thể dục tại chỗ, chúng cũng giúp năng suất làm việc tốt hơn. 5. Tuân theo quy tắc 2 phútNếu một công việc hoặc nhiệm vụ chỉ mất 2 phút để hoàn thành, hãy làm nó ngay lập tức. Bạn sẽ mất ít thời gian cho nó hơn, so với việc quay lại hoàn thành nó sau. Đây là một quy tắc đơn giản từ cuốn sách "Getting Things Done" của David Ailen. Hầu hết công việc mà bạn trì hoãn không khó để làm, bạn có đủ khả năng để thực hiện chúng, bạn chỉ đang né tránh bắt đầu thực hiện vì một vài lý do nào đó. Quy tắc 2 phút giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng, với 2 nguyên tắc:
6. Tranh thủ các khoảng thời gian trống trong lúc chờ đợiTrả lời email, xem lại danh sách việc cần làm, brainstorming, đọc lại tài liệu trước cuộc họp là những công việc có thể tranh thủ khi bạn tận dụng thời gian chờ đợi, ví dụ như khi bạn ngồi trên taxi di chuyển tới chỗ làm, hoặc đợi trong phòng chờ của bác sĩ. 7. Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảoTất cả công việc bạn làm đều nên được hoàn thành càng nhanh càng tốt, sau đó tiếp nhận feedback để chỉnh sửa, hơn là lãng phí thời gian cố gắng khiến nó hoàn hảo. Bạn sẽ thấy bạn có thể hoàn thành các dự án nhanh hơn nhiều nếu bạn thực hiện chúng trong bốn hoặc năm "bản nháp" thay vì cố gắng hoàn thành dự án ngay từ lần đầu tiên. Bước 2: Tăng năng suất làm việc của nhân viên8. Áp dụng những phương pháp tăng năng suất mà bạn sử dụng cho bản thânKhi bạn đã áp dụng thành công những phương pháp tăng năng suất cho bản thân, bạn có thể chọn những phương pháp phù hợp với mình và áp dụng nó cho bộ máy nhân sự.
9. Cho phép nhân viên làm việc từ xa và giờ giấc linh hoạtViệc hoàn thành công việc ở đâu và vào lúc nào, không quan trọng bằng việc hoàn thành công việc trong bao lâu. Một nghiên cứu của Gallup đã chỉ ra rằng: những nhân viên được phép làm việc từ xa gắn kết với công ty và làm việc trong thời lượng lâu hơn. Hãy cho phép nhân viên của bạn làm việc linh hoạt tại thời điểm và nơi họ cảm thấy làm việc tốt nhất. Bên cạnh đó, làm việc từ xa cũng là mô hình các doanh nghiệp bắt buộc phải triển khai trong bối cảnh thị trường rủi ro như Covid-19. Nếu doanh nghiệp không quen với quản lý từ xa trước đó, sẽ rất khó để bắt đầu thiết lập và nối liền mạch giai đoạn này với giai đoạn phục hồi sau dịch. Một "Bộ giải pháp Kinh doanh không gián đoạn" - có thể áp dụng cho cả hai mô hình làm việc trực tiếp và làm việc từ xa - là lựa chọn phù hợp doanh nghiệp nên tham khảo. 10. Thể hiện sự trân trọng, ghi nhận thành quả của nhân viênKhi nhân viên cảm thấy được ghi nhận nỗ lực làm việc, họ sẽ có thêm động lực và làm việc năng suất hơn. Hãy khen ngợi họ trong cuộc họp, trao thưởng nếu họ có kết quả làm việc tốt. Nếu nhân viên của bạn làm thêm giờ, hãy ghi nhận công sức của họ. Nếu bạn thất bại trong việc tưởng thưởng sự chăm chỉ của nhân viên, thì họ cũng không làm việc chăm chỉ như bạn mong muốn. 11. Tạo ra một văn hoá làm việc có trách nhiệmKhi nhân viên được trao quyền tự chủ trong công việc và biết rằng họ sẽ nhận được feedback để cải thiện, họ sẽ làm việc một cách tỉ mỉ hơn. Trao trách nhiệm cũng có nghĩa là đưa cho nhân viên một định hướng rõ ràng về lộ trình phát triển của công ty, công việc của họ đóng góp như thế nào vào sự phát triển đó. Nếu nhân viên hiểu được công việc của họ có ý nghĩa như thế nào, thay vì chỉ là một con ốc nhỏ trong bộ máy khổng lồ, họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn. Gợi ý: Đưa ra phần thưởng về tài chính xứng đáng, tương ứng với mục tiêu rõ ràng là một cách tuyệt vời để tăng sự gắn kết của nhân viên với công ty, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 12. Làm việc theo nhómLàm việc nhóm có thể cải thiện kết quả công việc, bởi một công việc được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau. Phương pháp này sẽ khiến nhân viên làm việc cẩn thận hơn, họ không muốn cả team bị ảnh hưởng hoặc họ bị lép vế hơn so với những người trong nhóm. Ngoài ra, làm việc nhóm cũng ngăn cản cảm giác cô lập khi nhân viên cảm thấy bị phớt lờ và không quan trọng. Tìm hiểu thêm những công việc doanh nghiệp cần triển khai khi cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang tới gần thông qua cuốn Ebook: "Chiến lược đột phá năng suất cho Doanh nghiệp Việt trong kỷ nguyên 4.0" (tải miễn phí). Tất cả các công ty đều dựa vào nhân viên để duy trì mọi hoạt động và phát triển. Nhân viên cần nhận thức được các kỳ vọng và nỗ lực đạt được, trong khi người quản lý và ông chủ cần đảm bảo các chính sách được tuân thủ, đáp ứng mong đợi của nhân viên. Những yếu tố đó còn được gọi là tinh thần trách nhiệm trong công việc.
Tinh thần trách nhiệm trong công việc là một trong những yếu tố nhà tuyển dụng đòi hỏi ở ứng viên và được đề cập cụ thể trong bản mô tả công việc các vị trí khi đăng tin tuyển dụng. Vậy tinh thần trách nhiệm là gì? Phẩm chất này được thể hiện như thế nào?
Nhà tuyển dụng đánh giá cao ứng viên có tinh thần trách nhiệm với công việc I. Tinh thần trách nhiệm trong công việc là gì?Tinh thần trách nhiệm trong công việc là khả năng tự nhận thức, chủ động và nỗ lực hoàn thành các nhiệm vụ được giao, xứng đáng với mức lương bạn nhận, với chức danh công việc bạn đảm nhiệm. Từ giám đốc đến nhân viên đều cần có tinh thần trách nhiệm trong công việc. Khi bạn làm tốt các nhiệm vụ của mình trong công việc, bạn sẽ hài lòng với bản thân trong khi nhận được sự đánh giá cao của sếp và đồng nghiệp.
Mỗi nhân viên trong một công ty, dù là làm toàn thời gian hay bán thời gian, ở vị trí nhân viên hay quản lý đều phải có trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể ở vị trí đó. Trách nhiệm của nhân viên là thực hiện các công việc được giao một cách tốt nhất trong khi tuân thủ các chính sách và giao thức của công ty, quản lý thời gian và hoà nhập với văn hoá doanh nghiệp. Trong khi đó, quản lý đảm bảo cung cấp môi trường làm việc tích cực và sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của nhân viên cấp dưới. 2. Trách nhiệm cá nhânMột trách nhiệm chung khác trong công việc áp dụng cho tất cả mọi người là dám nhận lỗi và chịu trách nhiệm cho hành động của mình. Thay vì đổ lỗi cho đồng nghiệp hoặc đưa ra lời bào chữa, những nhân viên chấp nhận chịu trách nhiệm về sai lầm hoặc phán xét không chính xác sẽ trở thành tài sản tích cực cho tổ chức. 3. Tinh thần trách nhiệm trong giám sát và lãnh đạoTrách nhiệm chính của người quản lý là giữ cho nhóm hoặc bộ phận của họ đi đúng hướng để đáp ứng các mục tiêu và đo lường theo tiêu chuẩn của công ty. Một người quản lý tốt cũng chịu trách nhiệm phát triển các kỹ năng và chất lượng, hiệu suất của nhân viên dưới sự giám sát của họ. 4. Trách nhiệm cung cấp và duy trì môi trường làm việc an toànTheo quy định của Bộ Lao động, nhà nước yêu cầu tất cả các chủ lao động cung cấp môi trường làm việc an toàn cho người lao động. Môi trường làm việc phải đáp ứng các tiêu chuẩn và có thể được kiểm tra, thanh tra bất ngờ. Chủ lao động phải cung cấp và bảo trì các thiết bị an toàn để sử dụng, đăng các dấu hiệu nhắc nhở nhân viên về các giao thức an toàn, cung cấp huấn luyện an toàn thường xuyên và lưu giữ hồ sơ về các thương tích hoặc bệnh tật liên quan đến công việc.
Tinh thần trách nhiệm được thể hiện trong công việc như thế nào? Trong khi đó, nhân viên cũng có trách nhiệm thực hiện các quy định về an toàn tại nơi làm việc và duy trì một môi trường tích cực, đảm bảo sức khoẻ, vệ sinh, an toàn cho bản thân cũng như đồng nghiệp. 5. Trách nhiệm xử lý nghĩa vụ tài chínhMột số nhân viên, đặc biệt là những người trong phòng kế toán hoặc nhân sự, chịu trách nhiệm xử lý chính xác tài chính của công ty. Nếu đảm nhiệm các vị trí này, bạn phải chú ý cẩn thận để lưu trữ hồ sơ chính xác cũng như tuân theo các nghị định, luật liên quan. 6. Trách nhiệm trong ứng xửTrong công ty, tất cả nhân viên từ cấp quản lý trở xuống nên tìm cách tự hành xử một cách chuyên nghiệp, không chỉ trong công việc mà cả ngoài công việc. Mọi người nên tuân thủ các nguyên tắc chính sách kinh doanh và quy tắc ứng xử và được coi là một tiêu chuẩn để đại diện cho công ty trước các nhà cung cấp và khách hàng, công chúng. Bên ngoài công việc, tính chính trực của mỗi cá nhân có thể phản ánh "bộ mặt" của công ty. III. Doanh nghiệp cần làm gì để đánh giá tinh thần trách nhiệm của nhân viên?Việc đánh giá tinh thần làm việc của nhân viên công ty là vô cùng khó khăn bởi trên thực tế, không có một tiêu chuẩn hay bộ tiêu chuẩn cụ thể nào để đánh giá một cách thẳng thắn và cụ thể. Có người luôn đề cao trách nhiệm với những công việc cá nhân được giao trong khi số khác lại cho rằng công việc chung cần được hoàn thành trước khi nghĩ đến việc riêng. Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà lãnh đạo công ty cần phải cân nhắc thế nào mới là biểu hiện của tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Các công ty có thể tổ chức các cuộc gặp mặt với nhân viên, mỗi tháng một lần hoặc một năm 1 - 2 lần để tìm hiểu về công việc mà họ đang làm, cách thức làm việc và cả thái độ của họ đối với công việc hiện tại. Đây là một trong những cách hiệu quả nhất bởi sẽ mang lại cho những người quản lý và lãnh đạo công ty cái nhìn toàn diện và khách quan về việc làm của nhân viên trong tháng/năm qua. Bộ phận nhân sự cũng có thể đánh giá tinh thần làm việc của nhân viên trong công ty bằng cách chấm điểm các yếu tố như chuyên cần, độ tin cậy trong công việc, khả năng có mặt trong những trường hợp khẩn cấp, ... Sẽ rất khó để nói một nhân viên có trách nhiệm đối với công việc hay không một cách chung chung; tuy nhiên, khi được chia thành các tiêu chí nhỏ hơn thì việc đánh giá sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Đôi khi, những biểu hiện đơn giản như luôn luôn đi làm đúng giờ cũng rất đáng được tuyên dương.
Cách đánh giá tinh thần trách nhiệm của nhân viên IV. Ứng viên thể hiện tinh thần trách nhiệm như thế nào khi đi xin việc?Có rất nhiều cách khác nhau để bạn thể hiện tinh thần trách nhiệm trong công việc. Khi đi xin việc, bạn có thể kể ra những việc mà bản thân đã làm để chứng minh cho ý thức trách nhiệm của mình như:
Tinh thần trách nhiệm là yếu tố đặc biệt quan trọng quyết định sự thành công trong công việc. Cho dù kiến thức chuyên môn của bạn có tốt tới đâu đi chăng nữa nhưng nếu không thực sự chú tâm, bạn sẽ không thể hoàn thành tốt công việc của mình. Vì vậy, ngay từ bây giờ, hãy rèn cho mình thói quen làm việc có trách nhiệm, không chỉ đối với những công việc được giao trên công ty mà cả các hoạt động thường ngày, với gia đình và những người xung quanh.
Mặc dù biết rằng tinh thần trách nhiệm trong công việc vô cùng quan trọng nhưng không phải ai cũng sở hữu. Phẩm chất này được hình thành trong quá trình rèn luyện và nỗ lực cố gắng học hỏi từ những người xung quanh. Vì vậy, bạn hãy tự mình nhìn lại bản thân để xem mình đã có tinh thần trách nhiệm cao hay chưa, từ đó cải thiện theo hướng tích cực hơn. Những phương pháp giúp nâng cao tinh thân trách nhiệm bạn có thể tham khảo trong bài viết sau.
|
