Trường hợp hóa đơn đã được người bán lập theo đúng quy định nhưng người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì cần xử lý theo các bước sau: Show Bước 1: Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việcBiên bản sự việc cần thể hiện rõ liên 1 của hóa đơn người bán đã kê khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu. Hóa đơn đỏ, hay còn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn VAT. Đây được hiểu là loại chứng từ có giá trị pháp lý nhằm thể hiện giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua, được dùng làm căn cứ để xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách Nhà nước. Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn đỏ hiện được áp dụng cho các đơn vị kinh doanh, tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như: Hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; hoạt động xuất vào khu phi thuế quan; hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài,… \>> Tham khảo: Các bước để kê khai thuế TNDN. Bước 2: Làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn sử dụng mẫu BC21/AC, có thể làm trên phần mềm HTKK rồi nộp qua mạng cho cơ quan thuế hoặc làm bản cứng nộp trực tiếp. Phần mềm HTKK có nghĩa là HỖ TRỢ KÊ KHAI, là phần mềm hỗ trợ kê khai thuế dành cho các cá nhân hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm nộp thuế. Đây là phần mềm do Tổng cục thuế phát triển mà doanh nghiệp có thể sử dụng để kê khai thuế miễn phí đồng thời có thể in ra các tờ khai có mã vạch đính kèm khi cần thiết. Phần mềm HTKK đem đến những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp: – Tối giản các thủ tục kê khai và nộp thuế Theo quy trình đóng thuế trước đây, kế toán sẽ phải đến cơ quan thuế nhà nước có địa điểm tại địa phương để làm các thủ tục kê khai chứng từ và nộp thuế. Quy trình cũ này làm mất nhiều thời gian của kế toán doanh nghiệp bởi thời gian chờ và hoàn thiện thủ tục pháp lý. Từ khi có sự tham gia của phần mềm HTKK, kế toán có thể bỏ qua quy trình trên và hoàn thiện các công đoạn một cách đơn giản hơn rất nhiều. \>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử. – Giảm thiểu chi phí in ấn Với các thủ tục kê khai thuế cũ, các chứng từ hóa đơn đều phải in ra giấy trình ký, và nộp lưu trữ giấy tờ. Với phần mềm HTKK, việc khai báo thuế online không yêu cầu bản cứng của tờ khai nên doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí in ấn cũng như giấy tờ. – Tiết kiệm thời gian cho cả doanh nghiệp và cán bộ thuế nhà nước Việc khai báo online qua mạng giúp các tổ chức giảm thiểu được thời gian di chuyển, chờ đợi, điền viết tay các giấy tờ. Các cán bộ thuế giảm thời gian giải quyết vấn đề nhờ mọi dữ liệu đã rõ ràng. \>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm. Bước 3: Gửi bản sao hóa đơn cho người muaNgười bán sẽ sao chụp liên 1 của hóa đơn, người đại diện pháp luật ký, đóng dấu trên bản sao và gửi cho người mua. Người mua được phép sử dụng bản sao hóa đơn đỏ này kèm với biên bản về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn để làm chứng từ kiểm toán và kê khai thuế. Lưu ý: Hai bên phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Doanh nghiệp có thể bị phạt đối với hành vi khai báo muộn việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Cụ thể, tại Điều 25 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã có quy định chi tiết về hành vi khai báo cháy, mất, hỏng hóa đơn quá thời hạn: Phạt cảnh cáo: Khi khai báo quá thời hạn 1-5 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định, có tình tiết giảm nhẹ. \>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử. Phạt 1-4 triệu đồng: Khi khai báo quá thời hạn 1-5 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định, trừ trường hợp đã được quy định tại Khoản 1 Điều này. Phạt 4-8 triệu đồng đối với các hành vi:
Kết luậnĐể được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ: Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT (đỏ, VAT) chi tiết: Xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu vào (liên 2), xử lý mất hóa đơn đầu ra, cách làm báo cáo mất hóa đơn - Mức phạt mất hóa đơn ... theo quy định tại điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC: 1. Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu ra:- Khi phát hiện việc mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra (dù chưa lập hay đã lập): Cách xử lý: - Lập báo cáo mất hóa đơn gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp (trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra mất, cháy, hỏng) + Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn Mẫu số BC21/AC (Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC). - Nếu nộp trực tiếp: Các bạn tải mẫu trên về, làm rồi nộp trực tiếp cho chi cục thuế (Chú ý: Phải liên hệ xem Chi cục thuế quản lý có nhận trực tiếp không -> Còn hiện tại hầu như sẽ nhận qua mạng nhé) - Nếu nộp qua mạng: Các bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK --> Hóa đơn -> Báo cáo mất, cháy, hỏng, hóa đơn (BC21/AC) -> Làm, sau đó nộp qua mạng. Cách làm báo cáo mất hóa đơn trên phần mềm HTKK: Cột số 1: Số thứ tự. Cột số 2: Mẫu hóa đơn - Các bạn bấm vào mũi tên để lựa chọn loại Mẫu hóa đơn muốn báo cáo mất. VD: Bạn báo mất hóa đơn GTGT -> Chọn "01/GTKT" Cột số 3: Tên loại hóa đơn - Phần mềm sẽ tự động cập nhật Cột số 4: Mẫu số - Phần mềm sẽ tự động cập nhật -> Nhưng các bạn sẽ phải ghi thêm VD: DN bạn báo cáo mất hóa đơn GTGT -> Cột 4 mẫu số sẽ tự cập nhật "01GTKT" -> Nhưng các bạn sẽ phải ghi thêm thành "01GTKT3/001" -> Mẫu này các bạn phải xem trên hóa đơn nhé. VD: Bên bán báo cáo mất liên 2 -> Xem lại Mẫu số này trên liên 1 quyển hóa đơn - Bên mua báo cáo mất hóa đơn đầu vào -> Sau khi bên bán sao y liên 1 -> Các bạn xem mẫu số trên liên 1 đó né. Cột 5: Ký hiệu hóa đơn - Các bạn xem ký hiệu trên hóa đơn như nào thì ghi vào nhé (Cách xác định giống như trên Cột 4 nhé) Cột 6 và 7: Từ số đến số VD: - Mất 1 số hóa đơn là 0012các bạn ghi: Cột 6: 0012 - Cột số 7: 0012 - Nếu mất nhiều là liên tiếp thì các bạn ghi rõ từ số đến số. - Nếu mất nhiều nhưng không liên tiếp: Thì các bạn phải thêm dòng (Bấm phím F5) sau đó làm tương như trường hợp 1 bên trên. Cột số 8: Số lượng - Phần mềm sẽ tự động cập nhật Cột số 9: Liên hóa đơn - Các bạn mất liên nào thì ghi vào đó VD: Mất liên 1 ghi là 1, Mất liên 2 ghi là 2 - Mất liên 2;3 ghi là: 2;3 Cột số 10: Ghi chú - Chú ý: Các bạn phải chọn đúng trường hợp này nhé (Vì các trường hợp khác nhau, mức phạt sẽ khác nhau) -> Chi tiết các mức phạt các bạn xem phần bên dưới nhé. Cột lý do: Lý do mất là như nào, các bạn ghi vào đây nhé. -> Sau khi làm xong các bạn kết xuất XML rồi nộp qua mạng (như nộp Tờ khai thuế GTGT nhé) ------- Mức phạt khi mất hoá đơn GTGT đầu ra: Từ ngày 15/12/2016 Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC: Mức phạt làm mất hóa đơn GTGT đầu ra sẽ từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000. Cụ thể như sau: - Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời gian lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo. Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, trừ liên giao cho khách hàng (tức là mất liên 1, liên 3 ....), trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán. (Phạt từ 5 - 10tr) Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền. Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo. Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn. Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này. Chú ý: Đây là mức phạt theo 1 lần làm báo cáo mất hóa đơn (1 lần làm báo cáo có thể mất nhiều hóa đơn). Nhưng nếu cơ quan thuế phát hiện ra việc bạn gộp nhiều lần lại để làm 1 lần báo cáo thì sẽ bị phạt theo từng lần làm mất. - Nếu bị mất hóa đơn (Liên 2: giao khách hàng) mà bị cướp giật và có xác nhận của Công an thì sẽ không bị xử phạt. Chi tiết xem tại đây nhé: Mất hóa đơn bị cướp giật không xử phạt ---------- 2. Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu vào (liên 2):- Dù là người bán hay người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 thì: Cách xử lý: Bước 1: Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc: - Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của người bán khai, nộp thuế trong tháng nào, - Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), - Đóng dấu trên biên bản. - Mức phạt sẽ từ 4 - 8 triệu Bước 2: Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. - Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Bước 3: Lập báo cáo Mất cháy hỏng hóa đơn nộp cho cơ quan thuế (- Bên nào làm mất thì bên đó làm Báo cáo này nhé -> Các bạn có thể làm trên phần mềm HTKK -> Vào phần hóa đơn -> Chọn: "Báo cáo mất, cháy, hỏng, hóa đơn (BC21/AC) -> Quy trình các bạn làm như trên phần 1 nhé. ---------- Mức phạt mất hoá đơn GTGT đầu vào liên 2: Từ ngày 15/12/2016 Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC: Mức phạt làm mất hóa đơn GTGT đầu vào sẽ từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000. Cụ thể như sau: - Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo. Trường hợp người mua tìm lại được hoá đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền. Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn. Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này. Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.” 3. Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba: Ví dụ: Bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hoá đơn, thì căn cứ vào việc bên thứ ba do bên nào thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt. VD cụ thể: Người bán thuê bên thứ 3 vận chuyển hàng kèm theo hóa đơn, nhưng bên thứ 3 làm mất. Thì người bán phải chịu trách nhiệm và bị xử phạt. --------- Chúc các bạn thành công! Các bạn muốn học cách kê khai thuế, lập báo cáo quyết toán thuế có thể tham gia: Khóa |
