Record Management là một tính năng được tích hợp sẵn trong Microsoft Office SharePoint 2010, đây là một tính năng được dùng để lưu trữ, quản lý các tài liệu của doanh nghiệp. Record Management cần người phải có nghiệp vụ về lưu trữ văn thư, các tài liệu hướng dẫn, tổ chức và sắp xếp các tài liệu này cho phù hợp với nhu cầu, tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp.
Record Management Process
Vấn đề lưu trữ Record, thật ra bao gồm cả các văn bản giấy tờ, các file tài liệu được số hóa hoặc chỉ là các tài liệu đơn thuần được lưu trữ. Record Management là việc xác định các mối quan hệ giữa các Record – thời gian bao lâu, các tài liệu liên quan, các thông tin lưu trữ trên đó….
Record Management trước khi làm cần xác định rõ các thông tin nào cần để lưu trữ, các thông tin nào không cần lưu trữ, thông tin nào cần được số hóa và lưu trữ về sau, thông tin nào hết hạn và cần phải xóa bỏ. Các chính sách này cần được làm rõ trước khi tiến hành.
Theo như hướng dẫn của việc lưu trữ tài liệu theo ISO 9000:2000 trở về sau, các tài liệu lưu trữ cần thể hiện được hoạt động của doanh nghiệp, các lưu trữ về mặt hành chính hoặc sự việc đôi khi không cần lưu trữ. Dĩ nhiên, có một số tài liệu phải do các phòng ban của doanh nghiệp lưu trữ và lưu trữ ở dạng giấy tờ là chủ yếu, không thể lưu trữ trên các tài liệu số theo kiểu Scan rồi bỏ lên file Server hoặc cho Record Management lưu trữ.
Trước hết, hãy khoan nói tới các vấn đề lưu trữ phức tạp như thế nào, chỉ xét riêng phòng kế toán, phòng này hoạt động gần như liên tục, hóa đơn, giấy tờ, các phiếu duyệt thu/chi cũng đủ để nhức đầu, chưa kể đến các mối quan hệ, cân đối. Nếu như lưu trữ các thông tin này lên trên Record Management chắc là phải tốn Server nhiều lắm (chưa kể trường hợp hủy hóa đơn, chứng từ gì đó…). Chỉ một phòng ban đã nhức đầu như thế, nếu như lưu trữ thêm các phòng ban khác thì độ phức tạp ngày càng phức tạp theo cấp số nhân….
Vậy thì vấn đề nằm ở đâu cho Record Management?
Record Management Approach
Các Record cần xác định rõ những thông tin cần thiết, các hoạt đọng của Record Managent cần được xác định ngay từ đầu, các hướng dẫn chi tiết cho việc thực hiện. Việc thể hiện lưu trữ được xác định theo hình thức như là: Label (các nhãn sử dụng), Classification (phân loại tài liệu), các phương thức lưu trữ, vị trí, các hình thức tiếp cận…đó là sơ lược nhất của hoạt động Record Management.
Các chính sách lưu trữ cần tổ chức một cách hợp lý, đó chính là việc sử dụng thông tin này, các chính sách hủy thông tin, việc tái sử dụng các thông tin, các thông tin nào cần cho các hoạt động BI, các thông tin cần cho việc hỗ trợ các quyết định ở mức chiến lược…Thật ra, khi động đất + sóng thần ở Nhật, các tài liệu và các chính sách bảo mật cho việc khôi phục hoạt động của doanh nghiệp được cập nhật rất nhiều, đó không còn đơn thuần là hoạt động và các tổ chức thông tin hợp lý. Chú ý thật kỹ một điều, các thông tin lưu trữ trên Record Management vẫn phải đảm bảo tính có thể khôi phục sau các thảm họa, cũng như tính bảo mật của các thông tin…
Một số điều về Record Management, rất mong nhận được nhận xét của anh em.
Phần Item Name hay còn được gọi là Named Item trong Excel Services rất quan trọng trong việc thể hiện các giá trị làm việc trên bảng hay một phần giá trị của bảng. Tuy nhiên, việc làm này đôi khi lại gây khó khăn với một số người, và trong các phiên bản Microsoft Office 2007 | 2010 cần phải bổ sung vào trước khi Publish lên trên Sharepoint 2010.
Trước hết, mở file Excel lên bình thường, click Tab Formular và chọn Defined Name như hình:
Sau đó, điền tên và chọn vùng tham chiếu (ô cuối cùng – có thể là một Cell hoặc một dãy các giá trị), Scope thể hiện giá trị liên quan tới toàn Workbook hay chỉ một Sheet.
Click vào biểu tượng file và chọn Save & Send, chọn Save to Sharepoint, Click Publish Options và chọn các giá trị Name Item đã thiết lập ở trên.
Click Save as và điền đường dẫn tới Sharepoint Site trên ô Address.
Dashboard Designer 2010 được dùng để tạo ra các biểu đồ, các báo cáo (Report) dựa trên SQL Server, SQL Analysis, Excel Services…Ngoài ra còn hỗ trợ nhiều ứng dụng chuyên nghiệp trên Web cùng với các hiệu ứng – tuy nhiên do điều kiện nên không thể trình bày hết tất cả, mà chỉ trình bày phần sơ lược.
Trước hết, bắt đầu với Dashboard Desinger, click phải trên PerformancePoint Content, chọn New Report như trên hình:
Sau đó, chọn lựa các các template hỗ trợ – ở đây chọn Excel Services.
Đặt lại tên cho Report và điền các thông số cần thiết (xem hình phía dưới)
Code:
Notes: các thông số điền vào Reporting Setting, chỉ cần điền chính xác Sharepoint Site, các thông số còn lại được chọn ở dạng Drop-down List. Nếu như phần Item Name không có hoặc không xuất hiện thì sẽ mặc định sẽ load toàn bộ Excel Workbook. Nếu muốn giới hạn phần thể hiện trên Report bắt buộc phải có Item Name và có thể tham khảo ở phía dưới bài viết này.
Click sang View để xem Report thể hiện.
Và kết quả được thể hiện:
Như vậy phần Report đơn giản nhất với Excel Services được thể hiện qua Dashboard Designer. Ngoài cách này ra có thể sử dụng Chart Web Access WebPart để làm điều tương tự. Phần quan trọng nhất và mạnh mẽ nhất của PerformancePoint Services thật sự cần phải có SQL Server để thể hiện các giá trị Analys và các biểu đồ chuyên nghiệp.
Rất hy vọng sẽ trình bày trong thời gian ngắn nhất.
Công việc tiếp theo là tạo ra nội dung của Dashboard, thông thường bao gồm các giai đoạn là: tạo các trạng thái chỉ định; KPI; Score Card, Dashboard…
Công việc tiếp theo là tạo một KPI để đánh giá, click phải trên PerformancePoint Content để tạo một KPI
Chọn Blank KPI để bắt đầu công việc.
Tiếp theo Dashboard Designer sẽ tạo ra một KPI mẫu như hình bên dưới
Theo mặc định thì giá trị Data Mapping được Fix ở con số là 1, ta thay đổi giá trị này bằng cách click vào giá trị này trên dòng Actual
Chọn Change Source để thay đổi
Chọn tiếp Data Source là Connection đã tạo trước đó (phần trước đã tạo test Connection).
Chọn các giá trị dòng muốn đo lường
Các bước còn lại có thể bỏ qua; thiết lập giá trị Fix ở dòng Targert thành con số 22 thay vì 1; lúc đó hình sẽ có kết quả tương tự như sau:
Các bước trên đã hoàn thành một KPI đơn giản, tiếp theo ta làm tiếp ScoreCard.
Chọn kết nối dữ liệu
Click Select KPI và chọn KPI vừa tạo như hình bên dưới
Các bước còn lại tạm thời bỏ qua
Kết quả của ScoreCard
Đợi Taskpane bên tay phải hoàn tất, mở nhánh Dimensions và chọn một đối tượng kéo thả vào mục KPI; lúc này sẽ yêu cầu thể hiện các giá trị liên quan (tức là dữ liệu nào sẽ được hiển thị trên ScoreCard)
Chẳng có gì thay đổi cả, chẳng có giá trị nào thể hiện đâu, muốn thể hiện thì click phải lên các giá trị mới (Dimensions) và chọn View Setting và ấn OK, lúc này kết quả mới thể hiện
Nếu muốn xem với kết quả khác, có thể hiệu chỉnh con số ở Target thành con số khác, ở đây là 15, thì Dashboard sẽ hiển thị lại kết quả như hình bên dưới
Đây chỉ là phần sơ lược, các thông tin chi tiết về các thành phần sẽ được trình bày sau
Sau khi cài đặt xong SharePoint Performance Point Services thì công việc tiếp theo cần phải tiến hành là xây dựng một trang Dashboard cho công ty. Thế nhưng trang Dashboard này cần những gì và thể hiện những gì thì đó cũng là điều phải cân nhắc.
Microsoft SharePoint Dashboard Designer được cung cấp để người dùng có thể thiết kế các chỉ số KPI, Scorecard và các biểu tượng hiển thị ch phù hợp với nhu cầu sử dụng và dĩ nhiên cần có nguồn dữ liệu (data source) được cung cấp từ SQL Server, Excel, SharePoint List …
Trước hết, khởi động SharePoint PerformancePoint Dashboard Designer lên nào
Nếu không thấy SharePoint PerformancePoint Dashboard Designer trong Programs | SharePoint thì có thể nên cài đặt công cụ này, phần hướng dẫn có trong bài trước.
Bước tiếp theo là tạo một Connection đến nguồn dữ liệu bằng cách click phải trên Data Connection và chọn New Data Source
Tiếp theo là các nguồn dữ liệu được hỗ trợ (theo mặc định) của Microsoft SharePoint bao gồm: SQL Server, Excel Service, Excel Workbook, SharePoint List…có điều cần chú ý ở đây, nếu sử dụng Excel Workbook thì phải sử dụng bộ Microsoft Office 2010 phiên bản 64-bit, phiên bản 32 bit của bộ Office 2010 không được hỗ trợ.
Giả sử như ở đây tôi sử dụng Excel Workbook để làm nguồn dữ liệu cho SharePoint Data Source; và ấn OK để tiếp tục công việc. Dashboard Designer sẽ tạo một kết nối tới dữ liệu nguồn như hình bên dưới.
Đặt tên cho kết nối – chủ yếu là để gợi nhớ là chính – trong trường hợp này tôi đặt tên là test. Sau đó click Import để lấy dữ liệu.
Chọn file excel chứa dữ liệu cần lấy.
Click Accept để đồng ý – do dòng đầu tiên (first row) được sử dụng làm Header nên tốt nhất là để dữ liệu ở dạng bảng.
Sau đó,kết quả sẽ hiển thị tương tự như hình bên dưới
Thế là hoàn tất công việc tạo kết nối với Data Source, công việc tiếp theo phải làm là tạo các thông tin cần thiết cho Dashboard.
Hiện tại, tôi đã nghe phong phanh rằng đang và sẽ có nhiều công ty muốn triển khai $harePoint cho doanh nghiệp; bởi vì thế mạnh của $harePoint chính là giải pháp cộng tác và hướng tới vấn đề kinh doanh của doanh nghiệp nhiều hơn. Thế nhưng các doanh nghiệp đã chuẩn bị gì trước khi triển khai $harePoint?
Có thể đây là một số câu trả lời của doanh nghiệp với vấn đề $harePoint:
- Đó là một phần mềm, sử dụng như Office hoặc một số phần mềm khác, chỉ cần học sử dụng là được.
- Có thể từ xa quản lý các công việc và tiến độ làm việc của nhân viên.
- Nghe giới thiệu có vẻ hay hoặc là công ty bạn đang triển khai nên muốn thử áp dụng.
- ….
Lý do thì có thể có nhiều nhưng quanh đi quẩn lại cũng chỉ có nhiêu đó, đó là những gì doanh nghiệp chuẩn bị cho $harePoint đó sao?
Thật khó mà nói trước được gì khi mà có sự mâu thuẫn ngấm ngầm giữa người làm kỹ thuật và người làm kinh doanh; giữa người triển khai, tư vấn và người điều hành. Đó là lý do chính để tôi viết bài này, có lẽ không 100% chỉ ra được sự chuẩn bị của doanh nghiệp nhưng hy vọng nó đúng phần nào.
Trước hết, với người làm kỹ thuật hoặc tư vấn mà nghe nói $harePoint chỉ để thử nghiệm hoặc triển khai cho có bạn với công ty khác thì chắc cũng bực mình (nhưng thực ra là vui vì ít ra cũng câu được con cá nhưng sau đó con cá có hành người đi câu không thì chưa biết); nếu là người tư vấn công nghệ chắc hẳn sẽ không dám tư vấn bừa là triển khai liền đâu, mà cần phải xem xét các khía cạnh khác nhau của vấn đề doanh nghiệp; đó là:
- Doanh nghiệp đang hoạt động ở lĩnh vực nào? Có cần thiết phải sử dụng $harePoint hay không? Sử dụng trong thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn?
- Số lượng người sử dụng tối đa là bao nhiêu? Sử dụng trung bình là bao nhiêu? Có cần triển khai trên Internet hay chỉ hoạt động trong Intranet?
- Có cho phép các đối tượng Public truy cập vào hay không?
- Các thông tin nào cần đặt trên trang $harePoint và các mức độ an ninh như thế nào? Các tùy biến có thể có…?
- Có bao nhiêu Workflow đang sử dụng và mong muốn triển khai (hoặc thay thế) trên $harePoint
- ….
Đó chỉ đơn giản là nhìn về góc độ kỹ thuật, càng đi chi tiết vào bao nhiêu thì độ phức tạp càng lên cao bấy nhiêu, chưa kể có một số sự phức tạp về mô hình hoạt động của công ty, các phòng ban và các nhiệm vụ đặt ra.
Còn góc nhìn cho doanh nghiệp, ở góc nhìn này tôi chỉ muốn rằng doanh nghiệp vẫn hoạt động khi một ai đó không có mặt, kể cả TGĐ – trừ một số trường hợp tế nhị. Ở góc nhìn này thì vấn đề mà ISO27001 đề cập đến và cũng là phần quan trọng nhất Business Continuity – đó chính là vấn đề quan trọng mà Workflow cần thiết được triển khai và đem lại hiệu quả. Hơn nữa, doanh nghiệp cần có các thông tin về BI (Business Intelligence) tức là các biểu đồ, các dự đoán để hỗ trợ công việc ra quyết định.
Một khía cạnh khác đó là các biểu đồ đánh giá hoạt động của doanh nghiệp, của dự án, của nhân viên – đó chính là các kết quả KPI (Key Performance Indicator) – thật may là các KPI này thường được các công ty xây dựng sẵn nếu không chắc cũng phải tốn một thời gian dài mới có thể triển khai được KPI cho một phòng ban rồi tới doanh nghiệp. Đôi khi có một số nhầm lẫn giữa Report, DashBoard và các biểu đồ KPI thường xảy ra và khi nhận ra điều đó có thể phải trả một cái giá khá là cao.
Về phía doanh nghiệp cần có sự đồng thuận của nhân viên để triển khai, cũng như sự cam kết, đảm bảo sử dụng của BGĐ, đồng thời cũng mong rằng họ hiểu một vấn đề là “đừng can thiệp quá nhiều vào công việc của dân kỹ thuật”, và đừng”làm cái này, bỏ cái kia…”; đó có thể là tốt nhưng cũng có thể dẫn đến công việc bảo trì tốn kém hơn nhiều lần.
Vậy thì sự chuẩn bị của doanh nghiệp là gì? Có thể đây chỉ là một số các mục được liệt kê đơn giản:
- Đảm bảo hiểu được các tính năng và ứng dụng của $harePoint.
- Các khó khăn và rủi ro khi chuyển sang $harePoint trong giai đoạn đầu.
- Đảm bảo cam kết sử dụng và đứng vai trò tham về khía cạnh doanh nghiệp – tức là không can thiệp vào công việc của nhóm triển khai, tiến hành trừ việc trễ hạn.
- Thiết lập đảm bảo các dịch vụ tối thiểu bắt buộc phải hoạt động (24x7x365); cái này gọi là SLA.
- Xây dựng và thiết lập các chính sách cộng tác, các thông báo và các bảng đánh giá cho mọi người (nói chung là minh bạch lên một tí).
- Cần được tư vấn và xây dựng các Workflow hoạt động, các biểu đồ KPI cần thiết và các Report, Dashboard…
- Một chuyện cực kỳ quan trọng là: tạo động lực cho nhân viên áp dụng.
Đó chỉ là một số chuẩn bị cần thiết cho doanh nghiệp, ở đây tôi chưa đề cập đến những vấn đề khác như việc sử dụng các dạng cơ sỡ dữ liệu khác, các trang Web, các thông tin lưu trữ rải rác…Chuyện đó cũng là cả một vấn đề mà doanh nghiệp cần lưu ý.