Cơ chế một cửa được phân định rõ ràng các bộ phận tiếp nhận và trả giấy tờ để giải quyết thủ tục một cách nhanh nhất. Với cơ chế này các cán bộ đã và đang được áp dụng nhiều hơn về trang thiết bị, phần mềm điện tử trong việc thực hiện các giao dịch giúp quá trình trở lên hoàn tất hơn bao giờ hết. Show Thủ tục hành chính là một khái niệm quen thuộc, tuy nhiên thường thì thủ tục hành chính được đánh giá là rườm rà và gây phiền hà cho người dân. Hiện nay, trong quá trình đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, Nhà nước ta đã áp dụng nhiều mô hình nhằm cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ nhu cầu của người dân và doanh nghiệp. Bạn đang xem: Thế nào là giao dịch một cửa Trong số những mô hình đó thì cơ chế một cửa là một hướng đi thích hợp cho yêu cầu cải cách thủ tục hành chính theo hướng tinh giản, nhanh gọn và tạo điều kiện thuận lợi cho tất cả các bên. Đồng thời cũng giúp phát triển chung nền hành chính phục vụ ở nước ta. Vậy hiểu thế nào cho đúng về cơ chế một cửa, hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây của Luật Hoàng Phi với chủ đề Cơ chế một cửa là gì? Cơ chế một cửa là gì?Cơ chế một cửa trong thủ tục hành chính là phương thức tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân của một cơ quan có thẩm quyền thông qua Bộ phận một cửa theo quy định tại Điều 3 – Nghị định 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Để hiểu rõ hơn cơ chế một cửa là gì? hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về Bộ phận một cửa. Đây là tên gọi chung của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc Trung tâm phục vụ hành chính công cấp tỉnh. Bộ phận này sẽ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết hay chuyển hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức có thẩm quyền. Như vậy có thể hiểu một cách đơn giản, về bản chất cơ chế này sẽ tổ chức lại công việc một cách khoa học, phân chia rõ ràng giữa việc tiếp nhận và trả lại hợp một cách hợp lý nhất. Từ đó, giảm bớt các thủ tục hành chính không cần thiết và tập trung cho các giai đoạn khác nhằm giúp thủ tục được thực hiện một cách hiệu quả. Các bộ phận trong cơ chế một cửaCơ chế một cửa được phân định rõ ràng các bộ phận tiếp nhận và trả giấy tờ để giải quyết thủ tục một cách nhanh nhất. – Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ bao gồm những người có nhiệm vụ làm đầu mối để hướng dẫn cá nhân, tổ chức để làm thủ tục bao gồm việc giải đáp vướng mắc, hỗ trợ về mặt thủ tục hồ sơ để chuyển đến các cơ quan tổ chức có liên quan và chịu trách nhiệm về mặt chuyên môn – Sau khi hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết, xác nhận và ký hoàn thành thì sẽ chuyển tới bộ phận được gọi là Bộ phận trả hồ sơ. Trong trường hợp hồ sơ không được xét duyệt thì phải thông báo hướng dẫn cho người nộp về việc bổ sung hoàn thiện và nộp lại. Hai bộ phận trên đây có sự phân công rõ ràng ở giai đoạn đầu và cuối của thủ tục tuy nhiên lại có mối quan hệ bền chặt với nhau về việc tiếp và nhận hồ sơ đã tạo nên một bước đột phá mới cho một cơ chế. Xem thêm: Laban Key - Bàn Phím Tiếng Việt Nào Tốt Nhất Cho Android Với cơ chế này các cán bộ đã và đang được áp dụng nhiều hơn về trang thiết bị, phần mềm điện tử trong việc thực hiện các giao dịch giúp quá trình trở lên hoàn tất hơn bao giờ hết.  Nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa– Đối với cơ chế này sẽ ưu tiên lấy sự hài lòng của cá nhân tổ chức là thước đo và hiệu quả phục vụ của cán bộ, công chức, viên chức và các cơ quan có thẩm quyền – Việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông được quản lý tập trung và thống nhất – Quá trình giải quyết thủ tục hành chính được đôn đốc, theo dõi, kiểm tra, rà soát bằng các phương thức trên cơ sở đẩy mạnh việc ứng dụng các công nghệ thông tin và có sự tham gia của các cá nhân, tổ chức – Cơ chế một cửa cũng không làm phát sinh các chi phí thực hiện thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức ngoài quy định của pháp luật – Trong việc thực thi công vụ, cán bộ công chức, viên chức và cơ quan có thẩm quyền sẽ thực hiện trách nhiệm giải trình về việc thực thi này – Nguyên tắc tiếp theo là việc tuân thủ pháp luật Việt Nam và các điều ước quốc tế có liên quan đến việc thực hiện cơ chế một cửa giải quyết các thủ tục hành chính của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ký. Ưu nhược điểm của cơ chế một cửaTừ việc hiểu Cơ chế một cửa là gì? cùng thực tế vận hành, chúng ta có thể thấy cơ chế này mang lại rất nhiều lợi ích nhưng đâu đó vẫn tồn tại những hạn chế cần được khắc phục Thứ nhất: Về ưu điểm – Cái đầu tiên có thể thấy đó là cơ chế một cửa sẽ giúp khắc phục được những thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian chờ đợi và thực hiện thủ tục, tránh được sự chồng chéo về giấy tờ. – Bộ máy được tinh giản và gọn nhẹ hơn rất nhiều, bộ máy làm việc và đơn vị quản lý được xét và tổ chức mang tính tập trung hơn tại một nơi giúp quá trình giải quyết nhanh hơn. – Chất lượng phục vụ được nâng cao giúp khắc phục tình trạng hối lộ, cùng chất lượng kém trước đây chú trọng hơn vào việc trách nhiệm đề cao sự bình đẳng cũng như tránh được việc gia hạn thêm về hồ sơ. – Người thực hiện xin không cần thực thi, chuẩn bị làm việc tại nhiều khâu khác nhau, giảm được thời gian và chi phí cho việc tham gia làm thủ tục nhiều lần. Thứ hai: Về nhược điểm – Tình trạng tiêu cực trên thực tế vẫn xảy ra, người dân mặc dù có cơ chế một cửa nhưng vẫn bị tình trạng lộng quyền, bị đòi hỏi các chi phí không liên quan tơi quy định của pháp luật nhằm ảnh hưởng hưởng xấu đến hình ảnh cán bộ công chức nhà nước – Việc tách các phòng ban dẫn đến sự liên kết chưa thực sự chặt chẽ đồng thời với việc các thủ tục thường xuyên thay đổi, không thống nhất dẫn đến thời gian bị kéo dài và có sự đùn đẩy chức tranh và quyền hạn. Tóm lại, trước những thực trạng còn tồn đọng thì Nhà nước cũng cần có những giải pháp để đưa cơ chế một cửa trở thành một mô hình mang tính hiệu quả cao hơn trong tương lai.
PHÂN TÍCH MÔ HÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG BIDVTheo quan điểm truyền thống, người ta thường cho rằng, chỉ có những doanhnghiệp chế tạo, sản xuất các sản phẩm vật chất có hình thái cụ thể như xe máy,đồ gia dụng, vật liệu… mới gọi là các doanh nghiệp sản xuất. Những doanhnghiệp khác không sản xuất các sản phẩm vật chất đều xếp vào loại các đơn vịphi sản xuất. Giờ đây, trong xu thế mới và điều kiện mới của thị trường, quanniệm như vậy không còn phù hợp nữa. Các Doanh nghiệp dịch vụ như nhà hàng,khách sạn, ngân hàng, bệnh viện… đều có thể coi là các đối tượng của quá trìnhnghiên cứu sản xuất và tác nghiệp. Hay nói cách khác, ngày nay, sản xuất đượchiểu là một quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ, là quá trình chuyển hóa cácyếu tố đầu vào, biến chúng thành các sản phẩm hoặc dịch vụ ở đầu ra.Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan để việcquản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hóachúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất.Đối với lĩnh vực ngân hàng, theo lý thuyết quản trị sản xuất và tác nghiệp, thuộcnền sản xuất bậc 3 – công nghiệp dịch vụ, kinh doanh mặt hàng đặc biệt là dịchvụ tài chính, tiền tệ và với mỗi ngân hàng đều phải chịu sức ép cạnh tranh từ cácngân hàng bạn về quy mô, mạng lưới, trình độ công nghệ, lãi suất, phong cáchphục vụ.BIDV – Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam luôn nỗ lực hết mình để đemlại cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ tốt nhất, để làm được điều nàyBIDV đã áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 ở tất cả các chinhánh của BIDV tại các tỉnh thành trên cả nước.BIDV đã xây dựng các quy trình tác nghiệp và từng bước hoàn thiện và mộttrong các quy trình đó là quy trình giao dịch một cửa.MÔ TẢ QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬAMục đích xây dựng quy trình:1. Quy định thống nhất cách thức tổ chức giao dịch một cửa với khách hàng tạicác quầy giao dịch của Chi nhánh nhằm cải cách thủ tục, tạo điều kiện thuận tiệnvà nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng khi đến giao dịch với ngân hàng.2. Quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các thành viên tham gia quản lý, xửlý nghiệp vụ giao dịch một cửa.3. Đảm bảo tính tuân thủ các quy định về hoạt động của Ngân hàng; đảm bảo antoàn tài sản của Ngân hàng và khách hàng.Giao dịch một cửa: là việc thực hiện giao dịch của ngân hàng mà khách hàngchỉ giao dịch tại một cửa nhất định của quầy giao dịch thuộc ngân hàng và nhậnkết quả từ cửa giao dịch đó.NỘI DUNG QUY TRÌNHBước 1. Tiếp nhận nhu cầu của KH:Thực hiện: GDVTiếp nhận nhu cầu của khách hàng, bao gồm :+ Mở tài khoản của khách hàng+ Thanh toán qua tài khoản thanh toán, phát hành séc của NH+ Huy động vốn: nhận tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu …+ Chuyển tiền, mua bán thu đổi ngoại tệ , séc du lịch+ Phát vay, thu nợ theo chỉ định thanh toán của nghiệp vụ tín dụng+ Thu, chi tiền mặt theo yêu cầu của khách hàng cho các nghiệp vụ trên.+ Các giao dịch bằng tiền mặt và chuyển khoản khác.Bước 2. Kiểm tra chứng từ của khách hàng:Thực hiện: GDVKiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ,chứng từ do khách hàng xuấttrình theo đúng hướng dẫn đối với từng loại nghiệp vụ.Bước 3. Thu tiền mặtThực hiện: GDVCăn cứ vào chứng từ do khách hàng lập, thu tiền mặtBước 4. Xử lý giao dịch:Thực hiện: GDVTiến hành việc nhập dữ liệu theo từng màn hình giao dịch tuỳ theo nghiệp vụ.Nếu trong hạn mức giao dịch của GDV, chuyển thực hiện bước 6, nếu vượt hạnmức giao dịch, chuyển thực hiện bước 5.Bước 5. Kiểm soát và duyệt giao dịch:Thực hiện: KSVCăn cứ các chứng từ kiểm tra các chi tiết giao dịch trên màn hình.Nếu chấp nhận, ký duyệt giao dịch, chuyển sang bước 6, trường hợp không chấpnhận giao dịch, trả lại chứng từ cho GDV làm lại kèm lý do.Bước 6. In chứng từ:Thực hiện: GDVIn các thông tin lên chứng từ của khách hàng .Ký chứng từ giao dịch.Chuyển các chứng từ thanh toán cho bộ phận thực hiện đi các kênh thanh toánNếu giao dịch liên quan đến tiền mặt thì chuyển sang bước 7.Bước 7. Chi tiền mặt :Thực hiện: GDVTiến hành chi tiền mặtBước 8. Phân phối chứng từ và công việc cuối ngày :Thực hiện: GDV- Trả khách hàng liên thứ 2, chuyển chứng từ cho bộ phận thanh toán (nếu có)Cuối ngày thực hiện :+ Thực hiện các công việc cuối ngày, in các báo cáo giao dịch trong ngày, kiểmtra đối chiếu giữa chứng từ giao dịch và báo cáo khớp đúng – thực hiện theo quitrình vận hành chương trình BDS.+ Kiểm soát viên ký báo cáo của giao dịch viên sau khi đã chấm khớp đúng.+ Nộp báo cáo có chữ ký của kiểm soát kèm giao dịch trong ngày cho kế toánviênĐÁNH GIÁ BẤT CẬP TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI QUY TRÌNHQuản lý về chất lượng dịch vụ:Việc quy định từng bước trong quy trình cũng phân định rõ các công việc phảilàm của từng đối tượng cán bộ, nhưng có những khâu sẽ không kiểm soát đượcgây lãng phí về mặt thời gian và giấy tờ thủ tục, ví dụ như tại bước 2, nếu đểkhách hàng tự lập chứng từ mà không có sự hướng dẫn hoặc tư vấn của giaodịch viên khách hàng có thể lập sai dẫn đến việc có thể có khách hàng phải lậplại chứng từ hoặc sau khi sản phẩm đã hoàn thành thì đó là một sản phẩm hỏng,không đúng như mong đợi của khách hàng.Quản lý về mặt rủi ro tác nghiệp:Việc quy định không rõ ràng trong bước 8, công việc cuối ngày của giao dịchviên và kiểm soát viên có thể dẫn đến rủi ro, phải phân định rõ ràng về mặt tráchnhiệm cho cả hai trong việc chấm chứng từ và báo cáo cuối ngày.Như vậy, quy trình này phải được cải thiện để việc thực hiện trở nên tốt hơn, đólà bổ sung thêm 2 bước nữa trong quy trình, theo trình tự:Bước 1. Tiếp nhận nhu cầu của KHBước này do giao dịch viên thực hiện, bao gồm: Nhu cầu về dịch vụ tiền gửi,thanh toán trong nước, dịch vụ thanh toán quốc tế, mua bán, thu đổi ngoại tệ, vềgiải ngân, thu nợ tiền vay2. Bước 2. Hướng dẫn khách hàng lập chứng từ phù hợp với yêu cầu giaodịchBước này do giao dịch viên thực hiện, căn cứ yêu cầu giao dịch của khách hàng,nếu khách hàng đã lập chứng từ, giao dịch viên chuyển thực hiện bước 3, nếukhách hàng chưa lập chứng từ, giao dịch viên hướng dẫn khách hàng lập chứngtừ theo quy định phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ khách hàng đề nghị giao dịch.3. Bước 3. Kiểm tra chứng từ của khách hàngBước này do giao dịch viên thực hiện, bao gồm các nội dung chính:- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ, chứng từ do khách hàng xuấttrình.- Nếu chứng từ khách lập có thiếu sót, giao dịch viên hướng dẫn khách hàng ghibổ sung hoặc hướng dẫn khách lập lại chứng từ.- Nếu chấp nhận chứng từ và yêu cầu giao dịch của khách hàng, đối với giaodịch thu tiền mặt chuyển thực hiện bước 4, đối với giao dịch Chi tiền mặt hoặccác giao dịch khác chuyển thực hiện bước 5.4. Bước 4. Thu tiền mặtBước này do giao dịch viên thực hiện thu tiền của khách hàng.5. Bước 5. Xử lý giao dịchBước này do giao dịch viên thực hiện, bao gồm các nội dung chính:- Tiến hành việc nhập dữ liệu theo từng màn hình giao dịch.- Ký chứng từ giao dịch.+ Nếu trong hạn mức giao dịch của giao dịch viên, chuyển thực hiện bước 7, nếuvượt hạn mức giao dịch, chuyển giao dịch trên máy và chứng từ giấy cho kiểmsoát viên để thực hiện kiểm soát và phê duyệt tại bước 6.6. Bước 6. Kiểm soát và duyệt giao dịchBước này do kiểm soát viên thực hiện, bao gồm các nội dung chính:- Kiểm soát lại tính hợp lệ hợp pháp, tính đầy đủ của bộ chứng từ, các giấy tờliên quan khác.- Nếu chấp nhận, kiểm soát viên thực hiện phê duyệt giao dịch trên máy vàchuyển trả chứng từ cho giao dịch viên thực hiện bước 7.- Trường hợp không chấp nhận giao dịch, trả lại chứng từ cho giao dịch viênthực hiện lại và nói rõ lý do.7. Bước 7. In chứng từBước này do giao dịch viên thực hiện, bao gồm các nội dung chính:- In các thông tin giao dịch lên chứng từ của khách hàng, kiểm tra lại tính khớpđúng giữa thông tin do khách hàng yêu cầu với thông tin nhập vào máy và in ratrên chứng từ. Chuyển lại chứng từ cho Kiểm soát viên ký duyệt giao dịch trêngiấy.Nếu giao dịch chi tiền mặt thì chuyển sang thực hiện bước 8, nếu là giao dịchkhác thì chuyển sang thực hiện bước 9.8. Bước 8. Chi tiền mặtBước này do giao dịch viên thực hiện chi tiền cho khách hàng.9. Bước 9. Phân phối chứng từBước này do giao dịch viên thực hiện, bao gồm các nội dung chính:- Giao dịch viên giữ lại liên chính để lưu tại tập chứng từ.- Trả khách hàng liên thứ 2.- Trường hợp giao dịch còn tiếp tục phải xử lý như chuyển tiền đi thanh toán,…giao dịch viên chuyển 1 liên chứng từ và các chứng từ kèm khác cho bộ phận cóliên quan để thực hiện tiếp giao dịch.10. Bước 10. Xử lý cuối ngàyBước này do giao dịch viên, kiểm soát viên thực hiện, bao gồm các nội dungchính:- Thực hiện các công việc cuối ngày như in các báo cáo giao dịch trong ngày,kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ giao dịch và báo cáo khớp đúng- Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng, giao dịch viên, kiểm soát viên ký xácnhận trên các báo cáo và thực hiện sắp xếp chứng từ theo quy định.CÂU 2Hiện nay tại doanh nghiệp hiện có những loại lãng phí nào trong 7 loại lãng phíliệt kê theo mô hình LEAN, loại bỏ bằng cách nào?Sử dụng hoạt động tác nghiệp đã phân tích ở câu 1, phân tích theo mô hìnhLEAN, sẽ có những loại lãng phí sau:1. Sản xuất thừaĐối với hoạt động dịch vụ ngân hàng thì quá trình sản xuất và sử dụng dịch vụthường diễn ra cùng một thời điểm, nên sản xuất thừa không được tính đến.2. Đợi chờĐối với mô hình giao dịch một cửa, có sự lãng phí thời gian đợi chờ của kháchhàng và dư thừa tạm thời về nguồn lực nếu các cửa giao dịch không giải quyếtđược tất cả các loại nghiệp vụ, nếu một cửa chỉ chuyên phục vụ khách hàng gửitiết kiệm còn cửa khác chỉ phục vụ chuyển tiền thì trong thời điểm nào đó, khikhách gửi tiết kiệm đông, cửa gửi tiết kiệm sẽ gây tắc nghẽn, khách hàng sẽ phảichờ đợi, trong khi cửa chuyển tiền thì không có khách hàng.3. Thao tácQuy trình giao dịch một cửa sẽ bị lãng phí thời gian khi bản thân giao dịch viênkhông có chuyên môn cao về nghiệp vụ, phải thực hiện lại nhiều lần một thaotác, ví dụ việc một nhân viên khả năng kiểm tiền đô la Mỹ kém thì thao tác kiểmđếm sẽ được thực hiện nhiều lần.4. Sản phẩm hỏngĐiều này cũng xảy ra khi cũng do sự hiểu biết mô tả không rõ từ phía kháchhàng, hoặc tư vấn không kỹ từ phía ngân hàng dẫn đến sản phẩm dịch vụ hỏng,ví dụ có thể chuyển tiền không đúng đơn vị thụ hưởng, hoặc gửi tiết kiệm sai kỳhạn…Như vậy, để mang lại cho khách hàng sản phẩm như mong muốn với chất lượngtốt, phải loại bỏ được các lãng phí trên đây, bằng cách:- Cam kết về mặt thời gian và chất lượng:Phải có sự cam kết với khách hàng về thời gian thực hiện, và chất lượng sảnphẩm ví dụ như đối với huy động tiết kiệm với số tiền là bao nhiêu thì thời gianthực hiện tác nghiệp tối đa là bao nhiêu và được bảo hiểm trong trường hợp rủiro xảy ra đối với ngân hàng như thế nào hoặc sản phẩm chuyển tiền phải chínhxác đến được người thụ hưởng trong vòng bao nhiêu thời gian, …- Nhân viên phải được đào tạo chéo nhằm mục tiêu linh hoạt và hiệu quả, cácnhân viên đều có khả năng thực hiện tất cả các loại nghiệp vụ với chất lượngcao, thường xuyên quan sát khách hàng để xử lý các tình huống, tư vấn kháchhàng để sản phẩm khi được cung cấp đến khách hàng là sản phẩm không bị lỗi,không phải làm lại.- Về phía nhà quản lý, việc quan sát để thấy được những khâu còn chưa hoànthiện và quản lý về chất lượng nhằm đưa ra các thiết kế mới về sản phẩm dịchvụ cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc loại bỏ các lãng phí thừa ra khỏi dâychuyền sản xuất.TÀI LIỆU THAM KHẢO- Tài liệu môn Quản trị Hoạt động.- Hệ thống quản lý chất lượng 9001: 2000 được áp dụng tại BIDV- Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp của trường ĐHKTQD- http://vneconomy.vn- http://www.vnexpress.netThe end |
