Kiểm kê và hoàn thành các nghĩa vụ trong chuỗi cung ứng đi kèm nhiều thách thức và rủi ro, sử dụng hệ thống KPI quản lý kho là dữ liệu quan trọng cho biết hiệu quả vận hành kho nói riêng, hoạt động kinh doanh nói chung.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn cập nhật những KPI chủ chốt trong quản lý kho hàng chuyên nghiệp.
1. KPI tiếp nhận hàng
Tất cả hoạt động kho đều bắt đầu từ khâu nhận hàng, không đơn thuần là đơn hàng nhập mới, đây có thể là hàng bị trả lại. Do đó, yêu cầu cấp thiết trong khâu nhận và nhập hàng phải tối ưu thời gian, đảm bảo thực hiện nhanh chóng, hạn chế thấp nhất sai số.
Các KPI chính trong quá trình tiếp nhận:
- Số lượng thực tế hàng nhập kho trên mỗi giờ phản ánh năng suất làm việc khu vực tiếp nhận. Trường hợp hệ số này thấp, tức tiếp nhận chưa hiệu quả cần biện pháp can thiệp tức thì.
Công thức: Khối lượng / Số giờ công
- Thời gian cần thiết để xử lý giao hàng: nếu xử lý mất nhiều thời gian đồng nghĩa nhân công cùng máy móc, thiết bị chưa phát huy tốt tiềm lực nội tại (trường hợp này không bao gồm một số tác nhân bất khả kháng như cúp điện, lỗi phần mềm quản lý…).
Công thức: Tổng thời gian nhập hàng / Số lượng hàng nhập vào kho
Chi phí nhận hàng: tỷ lệ phần trăm giữa chi phí nhận hàng trên tổng chi phí đơn hàng. Chi phí càng thấp, thể hiện quy trình tiếp nhận càng hiệu quả và ngược lại.
Công thức: Tổng chi phí nhận / Tổng chi phí đơn hàng
Ngoài ra, KPI cần và thực hiện đúng theo kế hoạch cụ thể, đặc biệt là quy trình bố trí hàng hóa. Nghệ thuật phân bổ hàng hóa khoa học, tiết kiệm diện tích, tạo điều kiện trong việc tìm kiếm và truy xuất là kim chỉ nam của kho lớn nhỏ.
Xem thêm: Cách bố trí kệ kho hàng hiệu quả cho nhà kho
2. KPI lưu trữ
Thực tế ghi nhận không phải lúc nào lượng hàng hiện hữu trong kho cũng khớp số lượng trên sổ sách. Điều này có thể do hành vi đánh cắp, mất trộm, hư hỏng không kiểm soát hoặc tính toán, cập nhật sai dữ liệu... Chính vì thế, công tác kiểm kê hàng tồn kho phải diễn ra thường xuyên theo định kỳ hàng tuần, tháng hoặc tối đa hàng quý.
Bạn có thể cập nhật Hướng dẫn quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác nhất tại đây
Bên cạnh đó, báo cáo hoạt động kho thể hiện tỷ lệ phần trăm chi phí ghi nhận sổ sánh trên tổng thể chi phí hàng tồn. Đây là thông số quan trọng đánh giá kho hàng chi bao nhiêu để giữ hàng tồn kho trong trạng thái ổn định.
Công thức: Chi phí ghi sổ / Chi phí hàng tồn kho tổng thể
Lưu ý: Hàng tồn kho ứ đọng nhiều chính là tác nhân gây thiệt hại kinh tế nặng nề cho tổ chức, áp dụng công thức dưới đây xác định kiện hàng tới hạn xuất nhưng còn tồn đọng:
Tỷ lệ hàng tồn động = Lượng hàng tồn động / Tổng hàng tồn kho
3. KPI lấy hàng đóng gói
Được theo dõi và đo lường bằng các chỉ số chính sau:
- Thời gian xử lý đơn hàng: thời gian thực hiện tìm kiếm, truy xuất, đưa hàng ra bộ phận đóng gói. Tùy vào đặc điểm từng kho hàng, có thể so sánh chỉ tiêu trên với thời gian trung bình trước đó để có đánh giá khách quan hơn.
- Chi phí thực hiện mỗi đơn hàng: ước tính chi phí từ nhân công đến khấu hao máy móc, trang thiết bị thực hiện mỗi đơn hàng.
Nhìn chung những thông số trên càng thấp là tín hiệu tích cực cho hàng của bạn, ngoại trừ phần trăm đơn hàng đã hoàn thiện:
- Phần trăm đơn hàng đã hoàn thiện: tỷ lệ đơn hàng đủ điều kiện vận chuyển trên tổng thể đơn hàng được khu vực đóng gói tiếp nhận.
4. Vòng quay hàng tồn kho
Vòng quay hàng tồn kho là một KPI quản lý kho quan trọng khác. Số vòng quay hàng tồn kho cao bật tín hiệu tốt cho nhà kho. KPI này cho phép bạn đánh giá và kiểm soát hoạt động mua hàng và nhu cầu về sản phẩm, dự báo nhu cầu hàng tồn kho đạt mức độ tối ưu nhất.
Công thức: Giá vốn hàng bán / Hàng tồn kho bình quân
Hoặc Doanh số bán hàng / Hàng tồn kho bình quân
Theo dõi chỉ số này, chủ đầu tư có cái nhìn sâu sắc hơn về mức độ phổ biến của một số mặt hàng nhất định, từ đó kích hoạt hoạt động mua hàng trong tương lai.
5. KPI thiết bị kho
Bất kỳ kho bãi nào làm việc với hệ thống kệ chứa hàng, pallet cùng các thiết bị hỗ trợ khác như xe nâng, xe đẩy hàng… Yêu cầu đặt ra cho người vận hành kho duy trì và đảm bảo kéo dài thời gian hoạt động, ngăn tình trạng “về hưu” sớm.
Hầu hết các thiết bị đều quy định thời gian kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ.
Khám phá: 6 mẫu kệ chứa hàng công nghiệp tối ưu
Trên đây là 5 KPIs phổ biến nhất trong quản lý kho, hy vọng những chia sẻ trên bài viết sẽ giúp bạn tối ưu kho bãi của mình tốt hơn.