Coông văn là gì

Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, chúng ta chắc đã từng nghe nói nhiều đến công văn nhưng thực chất công văn là gì thì không phải ai cũng nắm rõ; hay không biết công văn có gì khác với các văn bản thông thường khác không. Trong bài viết này Luật Hùng Sơn xin chia sẻ khái niệm công văn là gì cũng như cách soạn thảo công văn cơ bản để bạn đọc cùng nắm được.

Công văn là gì?

Đầu tiên hãy nói về khái niệm của công văn, Công văn là một dạng văn bản hành chính được mọi người sử dụng phổ biến trong các đơn vị, cơ quan, công ty, tổ chức. Văn bản công văn được xem như là phương tiện liên hệ chính thức với lãnh đạo của các cơ quan nhà nước, cấp dưới và người dân. Đối với những mẫu công văn đề nghị thì sẽ nhằm bảo vệ các quyền lợi của những thành viên trong cơ quan tổ chức đó.

Trong một doanh nghiệp hay các tổ chức xã hội đều cần sử dụng công văn thường xuyên để thực hiện được các hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền.

Vậy ý nghĩa của khái niệm công văn là gì đã được giải thích qua những thông tin trên.

Phạm vi sử dụng của công văn là gì?

Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật nên nó không có hiệu lực đối với mọi đơn vị, mọi cơ quan, mọi tổ chức, doanh nghiệp. Chỉ với những đơn vị, cá nhân, cơ quan hay tổ chức nhận được công văn thì công văn mới có giá trị áp dụng.

Những người hay đơn vị nhận được công văn đó sẽ có trách nhiệm thực hiện theo yêu cầu và nội dung của công văn, và trả lời cho chủ thể ban hành công văn về việc đã nhận được công văn hoặc nội dung yêu cầu của công văn nếu là công văn yêu cầu, đề nghị, xin ý kiến hoặc kết quả của việc thực hiện công văn đó.

Văn bản công văn là một dạng văn bản, giống như một văn bản hành chính tiêu chuẩn, không nêu rõ ngày hiệu lực và thời gian hết hạn của văn bản. Thời điểm hết hạn của công văn là thời điểm kết thúc nội dung công việc trong công văn hoặc thay công văn được thay thế bản mới.

Đặc điểm của công văn

Mọi văn bản hành chính đều có những đặc điểm riêng biệt để có thể nhận dạng và phân loại với những dạng văn bản khác. Với văn bản công văn cũng vậy, chúng có những đặc điểm riêng biệt như sau:

• Công văn tuy không phải là một dạng văn bản quy phạm pháp luật nhưng trình tự, thủ tục ban hành rõ ràng, nhanh chóng, phù hợp cho các trường hợp khẩn cấp
• Có nhiều hình thức công văn khác nhau được sử dụng với những mục đích khác nhau như lĩnh vực như kinh tế, văn hóa, chính trị, pháp luật,…
• Công văn có thể không do cơ quan, đoàn thể, hiệp hội hay đơn vị đảm nhận. Tuy nhiên, công văn có thể do một cá nhân ban hành nếu các văn bản pháp luật, điều lệ tổ chức có quy định rõ về quyền hạn cũng như nhiệm vụ của người đó.
• Vì công văn không có hiệu lực thi hành nên công văn sẽ chấm dứt hiệu lực khi các chủ thể thực hiện và giải quyết xong các công việc trên thực tế.
• Công văn không được áp dụng rộng rãi phổ biến lên mọi người mà chỉ được áp dụng cho chủ thể đó, công việc đó. Nhất là đối với công văn hướng dẫn, muốn được giải quyết một sự việc tương tự đã có thì vẫn phải xin hướng dẫn từ đầu.

Các loại công văn hiện nay

Dưa vào nhiều mục đích của công văn mà các mẫu của nó cũng trở nên phong phú, trong đó có các mẫu phổ biến hiện nay là:

• Công văn mục đích hướng dẫn: Vây chức năng đối với loại này của công văn là gì?

Là một dạng văn bản hướng dẫn, là tài liệu hướng dẫn việc thực hiện một nội dung chưa rõ ràng hoặc chưa được xác định cụ thể trong các văn bản quy phạm pháp luật, nội bộ hoặc quy định của đơn vị. Thay mặt các giám sát, các phòng ban, hiệp hội và công ty.

• Công văn mục đích giải thích: Vây chức năng đối với loại này của công văn là gì?

Văn bản giải trình là văn bản dùng để nêu rõ, chi tiết nội dung của các văn bản khác về việc thực hiện một nhiệm vụ nào đó mà cơ quan hay người được nhận chưa rõ hoặc có thể quy định sai.

Về cơ bản thì văn bản hướng dẫn và văn bản giải thích rất giống nhau, nhiều cá nhân sẽ dễ hiểu sai về hai dạng văn bản này nên các bạn cần phải chú ý.

• Công văn đề nghị: Công văn đề nghị là văn bản thể hiện yêu cầu và thiện chí hợp tác của cá nhân, hay một nhóm cá nhân, tổ chức sử dụng để đề nghị chủ thể có thẩm quyền của một cá nhân, cơ quan, tổ chức hợp tác làm một hoặc một số công việc nhất định theo yêu cầu và phù hợp với nhu cầu công việc cần hoàn thành của tổ chức đưa ra đề nghị .
• Công văn chỉ đạo: Vây chức năng đối với loại này của công văn là gì?

Công văn chỉ đạo là văn bản của cấp trên báo cho các bộ phận, phòng ban cấp dưới về những công việc cần làm và phải tiến hành. Nội dung văn bản này trùng với văn bản chỉ thị nên khi sử dụng loại này, các đối tượng cần chú ý để tránh nhầm lẫn.

• Công văn khẩn và thu hồi: Vây chức năng đối với loại này của công văn là gì?

Tài liệu khẩn cấp là tài liệu chính thức của cấp trên thông báo và nhằm tổ chức lại cấp dưới trong khi thực hiện các hoạt động, dự án hay quyết định cần thiết trước đây.

• Công văn phúc đáp: Vây chức năng đối với loại này của công văn là gì?

Công văn được sử dụng trong phạm vi chuyên môn, nghĩa vụ và quyền hạn của chủ thể để giải quyết những thắc mắc của các phòng, ban, tổ chức và doanh nghiệp.

• Công văn xin ý kiến: Vây chức năng đối với loại này của công văn là gì?

Là dạng thư của cấp dưới đề nghị cấp trên tư vấn, hướng dẫn khi có vấn đề trong việc thực hiện một hoặc một số công việc đó.

Hướng dẫn soạn thảo một số công văn phổ biến

Những yêu cầu cơ bản khi soạn thảo công văn:

• Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ.
• Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề.
• Ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao.
• Có thể thức đúng quy định của pháp luật, đặc biệt phải có trích yếu công văn dù là công văn khẩn (theo bản điều lệ về công tác công văn giấy tờ của Phủ Thủ Tướng).

Một công văn thông thường sẽ có những nội dung sau đây:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ.
• Địa danh và thời gian gửi công văn.
• Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
• Chủ đề nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).
• Số và ký hiệu của công văn.
• Trích yếu nội dung.
• Nội dung công văn.
• Chữ ký, đóng dấu.
• Nơi gửi.

5.1 Cách soạn thảo công văn phúc đáp

• Mở đầu: trả lời công văn số … ngày … / … / … của ……… về vấn đề…
• Nội dung:
  • Nêu những nội dung hay trả lời các vấn đề mà các cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân, yêu cầu các cơ quan giải quyết những yêu cầu hay trả lời những thắc mắc.
  • Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời được thì phải nêu lý do hợp lý (có thể là do không đủ các dữ kiện để giải đáp thắc mắc các yêu cầu đặt ra).
• Kết thúc: khi nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị quý… cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.

5.2 Cách soạn thảo công văn đề nghị

• Mở đầu: nêu mục đích của vấn đề đặt ra (theo chức năng, nhiệm vụ, theo thông báo, theo quảng cáo …… của quý cơ quan …… hoặc căn cứ vào trách nhiệm, nghĩa vụ của ông, bà về …).
• Nội dung:
  • Cần nêu rõ nội dung kiến nghị về vấn đề gì.
  • Đề nghị thời hạn trả lời (phúc đáp).
• Kết thúc: mong quý cơ quan …; hoặc ông, bà …… sớm trả lời cho chúng tôi được biết.

Xin chân thành cảm ơn!

5.3 Cách soạn thảo công văn giải thích

• Mở đầu: nêu tên của văn bản pháp quy hoặc tên văn bản của cấp Ủy Đảng.
• Nội dung:
  • Nêu những chủ trương chính trong văn bản.

– Giải thích rõ những yêu cầu đặt ra của văn bản.

• • Các biện pháp nhằm để tổ chức thực hiện, các chủ thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành, các chủ thể có trách nhiệm phối hợp
• Kết thúc: có thể phân tích các ý nghĩa, tác dụng của văn bản về kinh tế, chính trị, xã hội. Nêu mục đích của các chủ trương, chính sách (dùng hành văn có tính thuyết phục để tác động tới đối tượng thi hành).

5.4. Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở:

• Mở đầu: nhắc lại tên văn bản pháp quy hoạch các chủ trương kế hoạch đã triển khai trước đó.
• Nội dung:
  • Tóm tắt tình hình những việc đã thực hiện, những thuận lợi, khó khăn, ưu điểm, khuyết điểm, những lệch lạc cần chấn chỉnh, sửa chữa.
  • Nêu những phương hướng và yêu cầu mới.
  • Biện pháp mới áp dụng.
• Kết thúc: yêu cầu các đơn vị, cơ sở …… thực hiện (sữa chữa) đến nay ……

5.5. Công văn mời họp, mời dự đại hội:

• Mở đầu: nêu mục đích đại hội, hội nghị, cuộc họp.
• Nội dung:
  • Nêu tóm tắt nội dung nghị sự (nếu hội nghị đề cập một số nội dung thì trình bày tóm tắt).
  • Thành phần tham dự.
  • Thời gian đại hội, hội nghị khai mạc.
  • Địa điểm.

Chú ý: nếu yêu cầu người sử dụng mang theo tài liệu, báo cáo những giấy tờ có liên quan khác hoặc những điều kiện vật chất khác thì có thể lưu ý lại ở phần cuối tờ công văn.

• Kết thúc:
  • Yêu cầu các đại biểu có mặt đúng thành phần (nếu yêu cầu đại biểu có chức vụ nhất định, không chấp nhận của người đi thay).
  • Nếu không giới hạn thành phần thì kết thúc chỉ cần ghi: Mong sự có mặt của các đại biểu đúng giờ.

Trên đây là bài viết của Luật Hùng Sơn. Hy vọng bài viết này có thể đem đến nhiều thông tin hữu ích, trả lời cho câu hỏi Công văn là gì, phạm vi sử dụng công văn là gì?. Nếu còn những vướng mắc cần giải đáp về vấn đề này, vui lòng liên hệ đến tổng đài tư vấn pháp luật của Luật Hùng Sơn để được giải đáp.

Mẫu công văn là gì?

Công văn trả lời là gì?

Thể nào là công văn đi?

Công văn khác văn bản thể nào?