Nhân viên văn phòng là một thành viên quan trọng trong mọi tổ chức và doanh nghiệp. Với nhiều vai trò đa dạng, họ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động suôn sẻ của một văn phòng hoặc công ty. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Nội thất Zear tìm hiểu nhân viên văn phòng là gì? Và công việc của một nhân viên văn phòng nhé.
Nhân viên văn phòng là một trong những vị trí nhân sự quan trọng đối với doanh nghiệp hay công ty. Đây là những người chịu trách nhiệm chính về các công việc liên quan đến quản trị nhân sự. Mỗi khi nhắc đến vị trí nhân viên văn phòng, nhiều người nghĩ ngay đến những người làm những công việc đơn giản, nhàn nhã.
Công việc của nhân viên văn phòng
Thanh toán chi phí văn phòng
Mỗi tháng, nhiệm vụ của nhân viên văn phòng là cần chuẩn bị chứng từ và thanh toán các loại chi phí trong doanh nghiệp cố định của công ty như cơ sở vật chất, các trang thiết bị cần thiết để giúp công ty hoạt động ổn định hơn. Các chi phí cần thiết cho công ty như: văn phòng phẩm, phí điện thoại, phí internet, chi phí thuê mặt bằng công ty,… Đôi khi, nhân viên văn phòng tại các công ty, doanh nghiệp nhỏ cũng cần phải thay mặt thủ quỹ ứng trước các khoản thanh toán.
Nhân viên văn phòng trực tại quầy lễ tân
Thông thường, nhân viên văn phòng thường có vị trí làm việc khá linh hoạt, có thể là làm việc tại quầy lễ tân. Họ có trách nhiệm trực và nhận điện thoại khi khách hàng gọi đến số điện thoại của công ty. Họ cũng chính là người chào đón khách hàng đến với công ty. Ngoài ra, trước mỗi cuộc họp, hội nghị của công ty, nhân viên hành chính văn phòng là người trực tiếp chuẩn bị và soạn thảo kế hoạch họp.
Chịu trách nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ
Nhiệm vụ chính của nhân viên văn phòng là thực hiện các công việc liên quan đến kỹ năng chuyên môn, chịu trách nhiệm về các công văn, giấy tờ, văn bản chính thức của công ty. Nhân viên văn phòng trực tiếp chuyển và nhận các văn bản quan trọng từ công ty đến khách hàng, đối tác và ngược lại. Họ có nhiệm vụ để xử lý, lưu trữ tài liệu một cách khoa học nhất để dễ dàng thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.
Quản lý tài sản, trang thiết bị của công ty
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng trang thiết bị, dụng cụ, văn phòng phẩm của công ty, nhân viên văn phòng có trách nhiệm lập kế hoạch và đề xuất lên cấp trên. Sau khi đề án được thông qua, phê duyệt và chi hết ngân sách, họ tiếp tục mua sắm các trang thiết bị cần thiết và bàn giao cho các bộ phận sử dụng.
Đối với các dự án công ty lớn cần huy động số lượng lớn nhân sự hỗ trợ, trong đó có nhân viên văn phòng. Công việc cần làm in tài liệu, lấy dấu và chữ ký của người chịu trách nhiệm thực thi dự án. Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cơ bản cho người chịu trách nhiệm thực hiện dự án như phương tiện đi lại, ăn uống, chổ ở. Nhân viên văn phòng cũng cần phải chuẩn bị tài liệu, các trang thiết bị để đảm bảo cho quá trình làm việc được diễn ra thuận lợi nhất.
Những kỹ năng và tố chất cần có đối với nhân viên văn phòng
Kỹ năng văn phòng chuyên nghiệp
Để trở thành một nhân viên văn phòng giỏi, chắc chắn bạn cần phải biết và nắm rõ những yêu cầu cơ bản đối với công việc được giao.
Nhân viên văn phòng là những người sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng như máy vi tính, các loại máy in photo tài liệu, những phần mềm thông tin văn phòng cơ bản như Word, Excel, Power Point… cùng với một số công cụ khác nhằm phục vụ nhu cầu công việc văn phòng.
Kỹ năng giao tiếp và ứng xử
Giao tiếp là một kỹ năng vô cùng quan trọng trong bất kỳ ngành nghề nào. Đối với nhân viên văn phòng, việc có kỹ năng giao tiếp và ứng xử tốt giúp bạn có lợi thế khi giao tiếp với nhân viên công ty cũng như truyền tải thông tin đến khách hàng hay đối tác công ty một cách hiệu quả. trôi chảy và đồng cảm nhất.
Bên cạnh kỹ năng giao tiếp, lắng nghe là kỹ năng cần có của một nhân viên văn phòng. Điều này giúp bạn tiếp thu những ý kiến khác nhau từ đồng nghiệp, tạo dựng niềm tin và giúp những người đối diện với bạn cảm thấy được tôn trọng.
Chủ động và nhanh nhẹn
Là gương mặt đại diện của công ty, là người chịu trách nhiệm “chăm sóc” cơ sở vật chất của văn phòng, một nhân viên văn phòng bắt buộc phải có những kỹ năng cần thiết là tính chủ động và nắm bắt thông tin nhanh chóng để giải đáp và xử lý các vấn đề phát sinh tại văn phòng.
Cẩn thận
Việc lưu trữ, in ấn và giao tài liệu đòi hỏi nhân viên văn phòng phải hết sức thận trọng. Bạn là người chịu trách nhiệm chính trong việc truyền tải thông tin giữa các bộ phận hoặc đối tác liên quan.
Vì vậy, mọi công việc dù nhỏ đến đâu vẫn đòi hỏi sự tỉ mỉ từ vị trí của một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp để hạn chế nguy cơ nhầm lẫn, thất lạc tài liệu.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Có khả năng giải quyết vấn đề linh hoạt, sáng tạo cho từng tình huống, thời gian và sự kiện khác nhau. Khi nhân viên văn phòng gặp phải một vấn đề phát sinh, bạn cần tìm ra giải pháp khoa học, hợp lý, hạn chế tối đa ảnh hưởng của nó đến hiệu quả công việc và các yếu tố liên quan.
Kết luận
Tóm lại, nhân viên văn phòng đóng một vai trò không thể thiếu trong sự thành công của mọi tổ chức và doanh nghiệp. Họ là những người chịu trách nhiệm duy trì sự thông suốt của môi trường làm việc, quản lý thông tin, và hỗ trợ các bộ phận khác. Hy vọng qua bài viết trên bạn đã biết được nhân viên văn phòng là gì và những công việc cần làm để đưa ra quyết định lựa chọn vị trí này nhé.
Các câu hỏi thường gặp
Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng là một trong những vị trí nhân sự quan trọng đối với doanh nghiệp hay công ty. Đây là những người chịu trách nhiệm chính về các công việc liên quan đến quản trị nhân sự. Mỗi khi nhắc đến vị trí nhân viên văn phòng, nhiều người nghĩ ngay đến những người làm những công việc đơn giản, nhàn nhã.
Công việc của nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng làm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính như: Công tác lễ tân, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cũng như trang bị cơ sở vật chất cho công ty khi có nhu cầu. Ngoài ra nhân viên văn phòng còn chăm sóc sức khỏe cho nhân viên cũng như nhu cầu khác của các phòng ban trong công ty.
Nhân viên văn phòng lương bao nhiêu 1 tháng?
Mức lương của hành chính văn phòng: Tuy vậy, bạn có thể tham khảo một số vị trí phổ biến như sau: Vị trí nhân viên: Trung bình 10.200.000 – 12.800.000 đồng/tháng. Vị trí giám đốc: Trung bình 46.400.000 đồng/tháng, dải lương phổ biến từ 32.500.000 – 41.800.000 đồng/tháng.
Dân văn phòng là gì?
Dân văn phòng hay nhân viên văn phòng là những người làm việc trong lĩnh vực hành chính. Nơi làm việc của họ là các văn phòng trong những công ty, công sở, doanh nghiệp. Đây là một bộ phận chắc hẳn không thể thiếu được cho sự hoạt động của một tổ chức nào đó.
Làm việc văn phòng cần những gì?
7 kỹ năng cần thiết cho nhân viên văn phòng.
Là nhân viên văn phòng, bạn cần những kỹ năng gì?.
Giao tiếp hiệu quả.
Có sáng tạo trong công việc..
Sử dụng vi tính..
Rèn luyện óc tổ chức..
Ham học hỏi và năng động..
Biết xử lý giải quyết vấn đề.
Biết lắng nghe và chấp nhận..