Khi bạn du lịch hoặc làm việc tại khách sạn, Check in và Check out là những thuật ngữ quen thuộc. Vậy chúng có ý nghĩa gì? Quy trình thực hiện ra sao? Hãy đồng hành cùng Mytour để khám phá chi tiết trong bài viết này!  Check in là quy trình đăng ký và xác nhận để khách có thể lưu trú. Nhân viên lễ tân tận tâm tại quầy lễ tân khách sạn thực hiện công việc này. Quy trình Check in cho nhân viên lễ tân bao gồm nhiều bước, từ đăng ký thông tin đến xác nhận và chuẩn bị phòng cho khách.– Bước 1: Chào đón và thu thập thông tin từ khách hàng. – Bước 2: Kiểm tra đặt phòng và tư vấn theo yêu cầu khách, dựa vào tình trạng thực tế. – Bước 3: Thông báo về loại phòng, giá cả, phương thức thanh toán và các ưu đãi khuyến mãi. – Bước 4: Khi khách đồng ý, thông báo cho các bộ phận liên quan để chuẩn bị phòng. – Bước 5: Thu thập thông tin cá nhân khách, làm thủ tục nhận phòng và yêu cầu khách ký xác nhận đặt phòng. – Bước 6: Hỏi khách về các yêu cầu đặc biệt khác ngoài thông tin cá nhân. – Bước 7: Giao chìa khóa và hướng dẫn khách lên nhận phòng. – Bước 8: Cập nhật thông tin hồ sơ khách vào hệ thống của khách sạn. Ngược lại với Check in, Check out là quy trình thanh toán và xác nhận để khách trả phòng và rời khách sạn. Nhiệm vụ này thuộc về đội ngũ nhân viên lễ tân khách sạn. Quy trình của việc Check out đối với nhân viên lễ tân:– Bước 1: Chào khách hàng và đánh giá sự hài lòng khi lưu trú tại khách sạn. – Bước 2: Nhân viên nhận lại chìa khóa và thông báo cho bộ phận liên quan để kiểm tra phòng. – Bước 3: Nhận thông báo từ bộ phận buồng về tình trạng phòng và đồ uống khách đã sử dụng, sau đó xác nhận với khách. – Bước 4: Lập hóa đơn thanh toán và gửi cho khách để kiểm tra lại một lần. – Bước 5: Thông báo số tiền khách phải thanh toán. – Bước 6: Thực hiện thanh toán. Nếu công ty thanh toán, yêu cầu khách ký xác nhận, hóa đơn và lưu lại để làm thủ tục thanh toán với công ty. Nếu khách sử dụng voucher, so sánh với các khoản thanh toán bằng voucher, đính kèm voucher vào hóa đơn làm căn cứ thanh toán. – Bước 7: Nếu khách đã thanh toán trực tiếp, đóng dấu “đã thanh toán” vào hóa đơn và trả lại cho khách. – Bước 8: Nhận lại chìa khóa phòng, sau đó trả giấy tờ tùy thân, đồ đã gửi, bưu kiện, thư (nếu có) cho khách. – Bước 9: Chuyển phiếu Check-out card cho nhân viên hành lý vận chuyển để hỗ trợ khách lấy hành lý ra xe. – Bước 10: Hỏi và hỗ trợ khách tìm phương tiện di chuyển nếu cần. Chào tạm biệt khách. - Bước 11: Cập nhật thông tin về tình trạng phòng trên hệ thống, lưu hồ sơ và chuyển thông tin thanh toán cho bộ phận kế toán của khách sạn. Dưới đây là những chia sẻ từ Mytour về khái niệm và các bước quan trọng khi Check In và Check Out tại khách sạn. Chúc bạn có một trải nghiệm lưu trú suôn sẻ. Cảm ơn bạn đã đồng hành cùng chúng tôi! Nội dung được phát triển bởi đội ngũ Mytour với mục đích chăm sóc và tăng trải nghiệm khách hàng. Mọi ý kiến đóng góp xin vui lòng liên hệ tổng đài chăm sóc: 1900 2083 hoặc email: [email protected] Một số thuật ngữ tiếng anh, viết tắt thường dùng trong khách sạn, resort, du lịch dịch sáng tiếng việt là gì, Webhotel sẽ cung cấp cho bạn 1 số thuật ngữ sang tiếng việt phổ biến nhất. 1. Advance deposite Tiền đặt cọc 2. Arrival List Danh sách khách đến 3. Arrival date Ngày đến 4. Arrival time Giờ đến 5. Average room rate Giá phòng trung bình 6. Back of the house Các bộ phận hỗ trợ, không tiếp xúc với khách 7. Bed and breakfast Phòng ngủ và ăn sáng 8. Block booking Đặt phòng cho 1 nhóm người 9. Check-in hour(time) Giờ nhận phòng 10. Check-in date Ngày nhận phòng 11. Check-out hour(time) Giờ trả phòng 12. Check out date Ngày trả phòng 13. Commissions Hoa hồng (tiền) 14. Conference business Dịch vụ hội nghị 15. Confirmation Xác nhận đặt phòng 16. Connecting room Phòng thông nhau 17. Continental plan Giá bao gồm tiền phòng và 1 bữa ăn sáng 18. Day rate Giá thuê trong ngày 19. Departure list Danh sách khách đi (trả phòng) 20. Desk agent Lễ tân 21. Due out (D.O) Phòng sắp check out 22. Early Bird Đặt phòng sớm (dùng trong chương trình khuyến mại) 23. Early departure Trả phòng sớm 24. Complimentary rate Giá phòng ưu đãi 25. European plan Giá chỉ bao gồm tiền phòng 26. Extra charge Chi phí trả thêm 27. Extra bed Thêm giường 28. Free independent travelers Khách du lịch tự do (FIT) 29. Free of charge(F.O.C) Miễn phí 30. Front of the house Bộ phận tiền sảnh 31. Front desk Quầy lễ tân 32. F.O cashier Nhân viên thu ngân lễ tân 33. F.O equipment Thiết bị tại quầy lễ tân 34. Full house Hết phòng 35. Group plan rate Giá phòng cho khách đoàn 36. Guaranteed booking(Guaranteed reservation) Đặt phòng có đảm bảo 37. Guest folio account Sổ theo dõi các chi tiêu của khách 38. Guest history file Hồ sơ lưu của khách 39. Guest service(Customer service(CS)) Dịch vụ khách hàng 40. Handicapper room Phòng dành cho người khuyết tật 41. House count Thống kê khách 42. Housekeeping Bộ phận phục vụ phòng 43. Housekeeping status(Room status) Tình trạng phòng 44. In-house guests Khách đang lưu trú tại khách sạn 45. Kinds of room Hạng, loại phòng 46. Late check out Phòng trả trễ 47. Last minute Đặt sát ngày đến (dùng trong tạo chương trình khuyến mại) 48. Long stay Khách đặt ở dài ngày 49. Letter of confirmation Thư xác nhận đặt phòng 50. Method of payment Hình thức thanh toán 51. Method of selling rooms Phương thức kinh doanh phòng 52. Message form Mẫu ghi tin nhắn 53. No show Khách không đến 54. Non guaranteed reservation Đặt phòng không đảm bảo 55. Occupancy level Công suất phòng 56. Other requirements Các yêu cầu khác 57. Overbooking Đặt phòng quá tải (vượt trội) 58. Overnight accommodation Ở lưu trú qua đêm 59. Overstay Lưu trú quá thời hạn. 60. Package plan rate Giá trọn gói 61. Promotion Chương trình khuyến mại 62. Pre-assignment Sắp xếp phòng trước 63. Pre-payment Thanh toán tiền trước 64. Pre-registration Chuẩn bị đăng ký trước 65. Rack rates Giá niêm yết 66. Registration Đăng ký 67. Registration card Thẻ, phiếu đăng ký # Check-in card 68. Registration process Qui trình đăng ký 69. Registration record Hồ sơ đăng ký 70. Registration form Phiếu đặt phòng 71. Revenue center Bộ phận kinh doanh trực tiếp 72. Room availability Khả năng cung cấp phòng 73. Room cancellation Việc hủy phòng 74. Room count sheet Kiểm tra tình trạng phòng 75. Room counts Kiểm kê phòng 76. Shift leader Trưởng ca 77. Special rate Giá đặc biệt 78. Support center Bộ phận hỗ trợ 79. Tariff Bảng giá 80. Travel agent (T.A) Đại lý du lịch 81. Triple Phòng 3 khách (1 giường đôi 1 đơn hoặc 3 đơn ) 82. Twin Phòng đôi 2 giường 83. Under stay Thời gian lưu trú ngắn hơn 84. Walk in guest Khách vãng lai 85. Up sell Bán vượt mức 86. Upgrade Nâng cấp (không tính thêm tiền) 87. Occupied (OCC) Phòng đang có khách 88. Quad Phòng 4 89. Vacant clean (VC) Phòng đã dọn 90. Vacant ready (VR) Phòng sẵn sàng bán 91. Vacant dirty (VD) Phòng chưa dọn 92. Sleep out (SO) Phòng khách thuê nhưng ngủ ở ngoài 93. Skipper Khách bỏ trốn, không thanh toán 94. Sleeper Phòng khách đã trả nhưng lễ tân quên 95. Room off Phòng không sử dụng = O.O.O: out of order Chú ý : Giá phòng công bố là : $100 net : nghĩa là khách chỉ phải trả 100$ mà không phải trả thêm gì nữa Giá phòng công bố là $100++ nghĩa là : khách phải trả 100$ cộng với 10$ VAT và 5$ service charge, tổng cộng số tiền phải trả là 115$ Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký website bán hàng với bộ công thương |
