Để giúp quý khách sử dụng máy photocopy Ricoh một cách hiệu quả, Anh Khôi xin chia sẻ một số hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy sau:  1- Nhóm các phím: Chọn loại bản gốc, chỉnh đậm lợt bản chụp và khổ giấy bản gốc. 2 – Thông báo tình trạng hoạt động của máy photocopy; nêu máy báo READY là đã sẵn sàng cho bạn sử dụng; nếu báo PLEASE WAIT: vui lòng chờ cho máy khởi động xong cho đến khi xuất hiện READY. Tuy nhiên, các dòng máy photocopy Ricoh kỹ thuật số cho phép bạn quét bản chụp trong khi máy đang khởi động. 3 – Khu vực chọn tỉ lệ phóng to thu nhỏ được cài đặt sẵn 4 – Hiển thị số bản chụp đã được scan vào trong bộ nhớ của máy photocopy, số bản chụp được người dùng cài đặt, số bản chụp đã được máy photocopy thực hiện. 5 – Kiển tra các tính năng cài đặt trong photo 6 – Các phím tắt hiển thi các chức năng sử dụng thường xuyên: sao chép hai mặt, dồn hai mặt bản gốc thành bản copy hai mặt…. 7 – Hiển thị các chức năng chia bộ nếu máy photocopy được gắn Finisher vào, sẽ có thêm chức năng bấm kim được hiển thị. 8 – Hiển thị tình trạng máy, cũng như danh sách các việc máy photo đang chờ hoạt động… CHỨC NĂNG PHOTOCOPY A – Đặt bản gốc photocopy: 1 – Copy bằng bộ phận tự động nạp bản gốc (DF): Đặt bản gốc vào khay tự động nạp bản gốc, mặt bản gốc cần sao chụp ngửa lên trên, chỉnh hai miệng chân canh khổ giấy (2) ở hai bên bằng vừa đúng khổ bản gốc (H2) – Nếu bản gốc có các nếp nhăn thì cần vuốt cho thẳng lại, độ dày của bản gốc chỉ tới mức vạch giới hạn (1) 2 – Copy bằng cách đặt bản gốc lên mặt kiếng: Mở nắp đậy bản gốc hoặc bộ phận tự động lấy bản gốc – Đặt úp bản gốc cần sao chụp xuống mặt kiếng (1) vào sát góc bên trái phía trong (2) của thước bản gốc sau đó đậy nắp máy photocopy và tiến hành copy. B – Đặt giấy vào trong máy photo Kéo khay giấy ra – gỡ miếng chặn phía dưới khổ giấy ra ngoài (H1) Mở chốt khóa định vị khổ giấy (H2), kéo hai miếng lùa chặn giấy bên hông ra (H3) Làm tơi giấy bằng cách xóc giấy, đặt giấy vào khay (H4), nên cho giấy tới vạch màu đỏ là mức cho phép, chỉnh các miếng chặn bên hông giấy (H5), sau đó nhấn chốt khóa lại (H6) C – Đặt giấy vào khay tay (Bypass)
CÁC THAO TÁC SAO CHỤP ĐƠN GIẢN Sao chụp trong tỉ lệ phóng thu 100% ( Bản gốc bằng bản sao) (H1) theo trình tự sau: Đặt bản chính lên mặt kinh hoặc lên khay của bộ phận tự động nạp bản gốc, chọn tỉ lệ phóng thu bằng phím 100% bằng cách nhấn vào phím “Full Size” ( Nếu nhìn phím có màu đậm hơn so với phím khác là đúng) trên màn hình cảm ứng hoặc chắc chắn là tỉ lệ phóng thu hiển thị 100% (H2) Chọn khay giấy với khổ giấy phù hợp ( Nhấn vào khay giấy muốn sử dụng) hoặc đặt tự động chọn khay giấy ( Cài đặt trong phần User tool) * Chọn chế độ loại bản gốc (H2): – Bản gốc là văn bản hoặc là đường nét: sử dụng phím text. – Bản gốc là hình ảnh màu hoặc trắng đen : sử dụng phím Photo. – Bản gốc là văn bản có hình ảnh: sử dụng phím Text/Photo. – Bản gốc là chữ hoặc đường nét có độ tương phản thấp: sử dụng phím Pale. – Bản gốc là hình ảnh màu hoặc trắng đen có độ tương phản thấp: sử dụng phím Generation. * Chọn chế độ mực đậm lợt (H4,H5) – Chế độ đậm lợt tự động: sử dụng phím Auto Density (H4) – Chế độ đậm lợt vừa tự động, vừa chỉnh tay: chỉnh chế độ lợt dần chỉnh chế độ đận dần, nhấn phím Auto Denisity sao cho phím ấy có màu đậm trên màn hình ảm ứng (H5) Quý khách có nhu cầu tìm kiếm mua máy hoặc thuê máy photocopy cho công ty, cơ quan, trường học, xí nghiệp…và cần thêm thông tin, tư vấn về các loại máy photocopy cho phù hợp với nhu cầu, xin vui lòng liên hệ với Anh Khôi theo địa chỉ sau: Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các doanh nghiệp dần chuyển đổi sang sử dụng công nghệ số. Nếu như trước đây mọi hóa đơn điều được in ra bằng giấy và gửi đến cho khách hàng, thì nay đã dần chuyển sang hóa đơn điện tử, được gửi qua các phương tiện truyền thông giúp cho việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn, và tiết kiệm chi phí mực cũng như giấy in. Bên cạnh đó các tài liệu của công ty, cũng được chuyển đổi dần sang những file mềm và lưu trữ trên các thiết bị di động như máy tính bảng, điện thoại, máy tính để bàn (PC) hoặc lưu trữ trên các công nghệ điện toán đám mây. Đôi khi những thao tác như chụp lại tài liệu, scan tài liệu tưởng chừng như đơn giản, nhưng để đảm bảo các nội dung của tài liệu được an toàn, để có thể lưu trữ mà không bị đánh cắp thông tin là một điều khó khăn. Vậy bạn cần phải trang bị cho công ty, doanh nghiệp của mình một thiết bị có thể giúp cho việc xử lý lưu trữ hoặc gửi tài liệu một cách an toàn là một vấn đề cần được xem xét kỹ lưỡng, như một chiếc máy photocopy chẳng hạn. Dùng máy photocopy để lưu trữ tài liệu Các công việc xử lý in, photo, lưu trữ tài liệu, giấy tờ luôn mang cho bạn sự khó khăn trong công tác quản lý tài liệu, việc tìm kiếm lại tài liệu khi cần cũng mất khá nhiều thời gian. Máy photocopy có nhiều tính năng, nếu mà bạn biết cách khai thác triệt để các tính năng của thiết bị công nghệ này, thì công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Ngoài tính năng như in và photo ra, thì bạn có thể sử dụng tính năng scan trên máy photocopy để có thể chuyển các tài liệu từ file cứng sang các định dạng như PDF, Word, Excel…, giúp cho việc lưu trữ trở nên dễ dàng, bạn cũng có thể gửi các file này trực tiếp cho khách hàng, đồng nghiệp của bạn trực tiếp qua email. Nếu các tài liệu được lưu trữ trực tiếp trên các công nghệ điện toán đám mây, trên máy tính để bàn hoặc các thiết bị di động sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp của bạn, việc tìm kiếm lại các tài liệu đã lưu trữ và in chúng ra chỉ cần 1 chạm. Một số dòng máy photocopy còn được trang bị thêm khe cắm usb, thẻ SD, ổ cứng rời bên ngoài, giúp ích rất nhiều cho việc lưu trữ hoặc in tài liệu. Bảo vệ tài liệu bằng máy photocopy Đôi khi việc lưu trữ tài liệu bằng các file mềm lưu trữ trên các không gian mạng, USB, thẻ SD mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng bên cạnh đó cũng gây không ít khó khăn cho bạn, nếu như không được đảm bảo an toàn. Không gian mạng vốn tiềm ẩn nhiều nguy cơ gây hư hỏng, mất cắp dữ liệu, mà bạn không thể nào biết trước được. Bạn tìm kiếm được 1 phần mềm bên ngoài, cung cấp cho bạn nhiều tính năng hấp dẫn, khi bạn đồng ý cài đặt các phần mềm gián điệp, chứa các mã độc có thể xâm nhập vào máy photocopy, nó sẽ sao chép các nội dung tài liệu một cách bất hợp pháp, như vậy các thông tin của bạn đã bị đánh cắp mà bạn không hề hay biết. Không chỉ như vậy các mã độc cũng truyền từ các thẻ SD, USB, các mã độc có thể xâm nhập khi bạn sao chép tài liệu từ các thiết bị khác như máy tính để bàn chắng hạn, sau đó Virus sẽ thông qua USB, thẻ SD để xâm nhập vào máy photocopy gây hư hỏng tài liệu. Một vấn đề khác được đề cập trong trường hợp này là sao khi bạn upload các bản tài liệu của mình trên các không gian mạng, công nghệ điện toán đám mây, 1 cách không an toàn cũng sẽ làm máy photocopy của bạn bị nhiễm virus và mã độc. Do đó, máy photocopy được trang bị các tính năng bảo mật tiên tiến nhất giúp bảo vệ các tài liệu của doanh nghiệp bạn. Một số dòng máy photocopy sẽ yêu cầu xác thực danh tính trước khi dùng máy photocopy, bạn cũng có thể giới hạn số lượng bản in, cho từng người hoặc nhóm người cụ thể, ghi đè, mã hóa dữ liệu trước khi in, scan giúp cho tài liệu của bạn được bảo mật 1 cách an toàn. Những dòng máy photocopy Ricoh chú trọng về tính bảo mật cho doanh nghiệp, bên cạnh đó các tính năng in, scan và fax của máy cũng được nâng cao, nhằm tối ưu hóa các hoạt động in, quản lý tài liệu cho doanh nghiệp. |
