Như đã nêu ở chương 1, qui trình kế toán qua 3 giai đoạn: thu thập – ghi nhận - cung cấp thông tin. Qua giai đoạn thu thập sẽ hình thành nên các chứng từ như là những dữ liệu ban đầu của kế toán. Tiếp theo là giai đoạn ghi nhận. Đây là việc ghi nhận của kế toán để hệ thống hóa dữ liệu ban đầu thành các thông tin kế toán, do vậy việc ghi nhận phải theo phương pháp nhất định, đó chính là phương pháp tài khoản và ghi kép. Show
Sau khi học chương này, người học có thể: -Hiểu được tài khoản với tư cách là một phương pháp trong quá trình ghi nhận để hệ thống hóa dữ liệu ban đầu thành các thông tin kế toán. -Giải thích được sự hình thành phương pháp ghi kép vào tài khoản và những nguyên tắc của nó trong việc ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản. -Hiểu được kết cấu của các loại tài khoản nói chung và những tài khoản có kết cấu đặc biệt, trên cơ sở đó vận dụng được ghi kép vào tài khoản được đúng đắn. -Vận dụng được các cân đối vốn có trong kế toán để thực hiện việc kiểm tra số liệu ghi chép trên các tài khoản kế toán.
3.1. Khái niệm Ở giác độ là một phương pháp, tài khoản chính là phương pháp phân loại được sử dụng phổ biến trong các ngành khoa học. Mỗi ngành khoa học với đặc tính khác nhau sẽ vận dụng phương pháp phân loại khác nhau phù hợp với đặc tính nghiên cứu của mình. Kế toán vận dụng phương pháp phân loại để thực hiện việc phân chia đối tượng kế toán thành những đối tượng cụ thể nhằm phản ảnh một cách thường xuyên, liên tục sự biến động của từng loại đối tượng. Quá trình ghi nhận (phản ảnh) sự biến động của đối tượng kế toán (qua mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh) vào tài khoản chính là quá trình xử lý, hệ thống hóa dữ liệu ban đầu của kế toán theo từng loại đối tượng, hình thành nên thông tin kế toán theo các yêu cầu của quản lý. Như vậy, ở giác độ là một phương pháp thì tài khoản chính là phương pháp phân loại được vận dụng phù hợp với đặc tính nghiên cứu của kế toán. Còn mỗi tài khoản chính là mỗi đối tượng kế toán cụ thể được hình thành qua việc phân loại đối tượng kế toán. Qua phân loại đối tượng kế toán ở chương 2 đã chia thành 5 yếu tố của đối tượng kế toán. Tiếp theo, các yếu tố còn được chia thành các đối tượng cụ thể, như: yếu tố Tài sản còn được chia ra: Tiền mặt, Tiền gởi ngân hàng, Nguyên vật liệu...; yếu tố Nợ phải trả còn được chia ra: Nợ phải trả người bán, Nợ phải trả người lao động, ... Lúc này sẽ hình thành các tài khoản tương ứng: Tài khoản Tiền mặt, Tài khoản Tiền gởi ngân hàng, Tài khoản Nguyên vật liệu, Tài khoản Phải trả người bán, Tài khoản Phải trả người lao động. Trên thực tế, để thực hiện việc ghi nhận sự biến động của đối tượng kế toán vào tài khoản, tài khoản phải được thể hiện theo các mẫu nhất định gọi là sổ kế toán. Cụ thể, mỗi tài khoản được thể hiện trên một cột sổ hoặc một trang sổ để ghi nhận sự biến động của đối tượng kế toán thuộc tài khoản đó. Từ thực tế này, người ta còn có thể nêu một cách cụ thể hơn về tài khoản: Tài khoản là những cột sổ hay trang sổ dùng để ghi chép, phản ảnh một cách thường xuyên, liên tục sự biến động của từng loại đối tượng kế toán. Chẳng hạn, đối với tiền mặt, kế toán sẽ dựa vào các chứng từ có liên quan đến thu, chi tiền mặt để ghi vào cột hoặc trang sổ tiền mặt; đối với nguyên vật liệu, kế toán sẽ dựa vào các chứng từ có liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi vào cột hoặc trang sổ nguyên vật liệu ... Qua đó, kế toán sẽ tổng hợp được sự biến động và số hiện có của từng loại đối tượng, như: tình hình biến động tăng (thu vào), biến động giảm (chi ra) và số hiện có của tiền mặt; tình hình biến động tăng (nhập vào), biến động giảm (xuất ra) và số hiện có của nguyên vật liệu, vv... 3.1. Các yếu tố của tài khoản Mỗi tài khoản đều phải các yếu tố để bảo đảm thông tin cần thiết phục vụ cho việc ghi nhận và tổng hợp số liệu trên các tài khoản. Trên tinh thần này, mỗi tài khoản phải có: -Tên tài khoản: phản ảnh khái quát đối tượng được phản ảnh trên tài khoản. -Số hiệu tài khoản: là ký hiệu bằng số của tài khoản, mỗi tài khoản có một số hiệu riêng để thuận tiện cho việc sử dụng và tổng hợp số liệu từ tài khoản. -Hai bên (hai phần) của tài khoản: Tài khoản phản ảnh sự biến động tăng, giảm của đối tượng kế toán, nên tài khoản phải có 2 phần để phản ảnh sự biến động tăng, giảm này. Mỗi phần cũng cần có tên riêng, cụ thể: +Phần bên trái gọi là bên Nợ. +Phần bên phải gọi là bên Có. Ở 2 phần, nếu phần bên này phản ảnh số biến động tăng thì phần bên kia phản ảnh số biến động giảm, và ngược lại. gì đó. Với sự vận động của vốn chủ sở hữu: phân tích kỹ cũng sẽ thấy nó giống như sự vận động của nợ phải trả, vì với khái niệm thực thể kinh doanh, đơn vị kinh doanh là một thực thể có pháp nhân riêng, độc lập với các chủ sở hữu, nên quan hệ về trách nhiệm đối với vốn sử dụng ở đơn vị với chủ sở hữu suy cho cùng cũng giống như quan hệ đối với chủ nợ mà đơn vị phải trả (vì cuối cùng khi đơn vị không còn hoạt động thì vốn của chủ sở hữu phải được trả về cho chủ sở hữu). Như vậy, sự vận động của nợ phải trả và của vốn chủ sở hữu có tính chất giống nhau và nó ngược với tính chất vận động của tài sản. Đối với doanh thu và chi phí: Sự vận động của doanh thu, với định nghĩa về doanh thu nêu ở chương 2, có thể thấy sự vận động của doanh thu là cùng chiều với sự vận động của vốn chủ sở hữu, khi doanh thu biến động tăng sẽ dẫn đến vốn chủ sở hữu tăng, và ngược lại. Còn đối với sự vận động của chi phí, ta cần phải phân biệt 2 loại: chi phí vốn hóa và chi phí thời kỳ. Với chi phí vốn hóa là chi phí sẽ hình thành nên tài sản, nên khi chi phí này tăng lên thì cũng đồng nghĩa là tài sản sẽ tăng lên và như vậy sự vận động của nó cũng được xem như là sự vận động của tài sản. Với chi phí thời kỳ, theo định nghĩa về chi phí nêu ở chương 2, có thể thấy sự vận động của chi phí này là ngược với sự vận động của vốn chủ sở hữu, khi chi phí này biến động tăng sẽ dẫn đến vốn chủ sở hữu giảm, và ngược lại. Do tính chất vận động của tài sản và vốn chủ sở hữu là ngược nhau, nên chi phí nói chung (cả chi phí vốn hóa và chi phí thời kỳ) có tính chất vận động như nhau và cùng ngược với sự vận động của vốn chủ sở hữu. Phân tích tính chất vận động của các đối tượng kế toán như trên (cũng là các nội dung phản ảnh ở các loại tài khoản tương ứng) sẽ giúp chúng ta giải thích được qui định về kết cấu của các loại tài khoản. Nhất là tài khoản phản ảnh nợ phải trả và tài khoản phản ảnh vốn chủ sở hữu phải ngược với tài khoản phản ảnh tài sản; tài khoản phản ảnh doanh thu cùng chiều với tài khoản phản ảnh vốn chủ sở hữu, nhưng tài khoản phản ảnh chi phí phải ngược với tài khoản phản ảnh vốn chủ sở hữu. Cụ thể, qui định về kết cấu các loại tài khoản như dưới đây: Trước hết, Tài khoản phản ảnh tài sản: qui định về kết cấu như sau: Nợ Tài khoản phản ảnh tài sản CóSD ĐK : Giá trị tài sản hiệncó vào đầu kỳSố phát sinh tăng : Phản ảnh Số phát sinh giảm : Phản ảnh giágiá trị tài sản tăng trong kỳ trị tài sản giảm trong kỳSDCK : Giá trị tài sản hiệncó vào cuối kỳTài khoản phản ảnh nợ phải trả: qui định kết cấu ngược lại với kết cấu của tài khoản phản ảnh tài sản. Nợ Tài khoản phản ảnh nợ phải trả CóSố phát sinh giảm : Phản ảnh SD ĐK : Nợ còn phải trảvào đầu kỳSố phát sinh giảm: phản ánh nợ phải Số phát sinh tăng : Phản ảnhtrả giảm trong kỳ nợ phải trả tăng lên trong kỳSDCK : Nợ còn phải trảvào cuốikỳTài khoản phản ảnh vốn chủ sở hữu: cũng qui định kết cấu ngược lại với kết cấu tài khoản phản ảnh tài sản. Nợ Tài khoản phản ảnh vốn chủ sở hữu CóSố phát sinh giảm : Phản ảnh SDĐK : Vốn chủ sở hữu hiệncó vào đầu kỳSố phát sinh giảm: phản vốn chủ sởhữu Số phát sinh tăng : Phản ảnh vốnchủtăng lên trong kỳSDCK : Vốn chủ sở hữu hiệncó vào cuối kỳSau đây là minh họa về việc ghi vào tài khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Công ty A. Công ty A đầu tháng 1/202N có tiền mặt tồn quĩ: 15. Trong tháng có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt: (ĐVT: 1000đ) 1- Rút tiền gởi ngân hàng về nhập quĩ tiền mặt: 70. 2- Chi tiền mặt mua nguyên vật liệu: 50. 3- Thực hiện dịch vụ cho khách hàng đã thu bằng tiền mặt: 80. 4- Khách hàng trả nợ bằng tiền mặt: 35. 5- Chi tiền mặt trả nợ vay ngân hàng: 20. Các nghiệp vụ kinh tế trên có liên quan đến TK Tiền mặt: NV1 (tiền mặt tăng 70), NV2 (tiền mặt giảm 50), NV3 (tiền mặt tăng 80), NV4 (tiền mặt tăng 35), NV5 (tiền mặt giảm 20). Các nghiệp vụ trên được ghi vào TK Tiền mặt như sau: Nợ TK Tiền mặt CóSDĐK : 15.SPS : 70 (1) SPS: 50 (2)80 (4) 20 (7)35 (6)SDCK : 130.Qua việc ghi vào tài khoản ta sẽ thấy được sự biến động và số hiện có của tiền mặt trong tháng 1/202N của Công ty A như sau: Tiền mặt: đầu tháng 1/202N tồn quĩ: 15, trong tháng biến động tăng (thu vào): 185, biến động giảm (chi ra): 70, cuối tháng tồn quĩ: 130. Tương tự, khi có những nghiệp vụ liên quan đến những tài khoản khác, ta cũng ghi vào những tài khoản đó và cũng sẽ có được những thông tin tương tự về đối tượng được ghi. Như vậy, qua phương pháp tài khoản, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được hệ thống hóa theo từng loại đối tượng, tức là thành những thông tin kế toán theo yêu cầu của quản lý. 3. Ghi kép vào tài khoản 3.2. Sự hình thành phương pháp ghi kép Qua việc ghi vào tài khoản như trình bày trên đã hệ thống hóa được thông tin kế toán đáp ứng các yêu cầu của quản lý. Và trong một thời kỳ dài của kế toán, người ta chưa có suy nghĩ gì đến đặc điểm biến động của các đối tượng kế toán qua mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi thấy có đối tượng nào biến động liên quan đến tài khoản nào người ta ghi vào tài khoản đó, ghi theo trực quan thấy được từ sự biến động riêng rẻ của từng đối tượng kế toán. Với cách ghi như vậy được gọi là kế toán ghi đơn. Kế toán ghi đơn đã tồn tại trong thời gian lâu dài và cũng bảo đảm được thông tin cho các yêu cầu của quản lý trong điều kiện nền kinh tế chưa phát triển với những qui mô lớn, đối tượng kế toán chưa có nhiều phức tạp. Tuy nhiên, qua phương pháp ghi đơn chưa phản ảnh được đặc điểm biến động của đối tượng kế toán và như vậy chưa bảo đảm được tính khoa học, chặt chẽ trong ghi chép kế toán cho đến khi phương pháp ghi kép được hình thành. Vậy phương pháp ghi kép đã được hình thành như thế nào? Để trả lời câu hỏi trên, cần trở lại cách đặt vấn đề nghiên cứu của kế toán. Như đã nêu, với cách đặt vấn đề nghiên cứu của kế toán đã làm cho đối tượng kế toán luôn có tính 2 mặt, từ đó mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao giờ cũng ảnh hưởng làm biến động đến ít nhất là 2 đối tượng kế toán và luôn có sự cân bằng nhau về sự biến động này. Sự ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến đối tượng kế toán như vậy sẽ tạo ra mối quan hệ, gọi là quan hệ đối ứng kế toán. Trong hoạt động của đơn vị có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nên cũng sẽ có rất nhiều quan hệ đối ứng kế toán. Tuy nhiên, khi khái quát lại, chỉ gồm 4 trường hợp ( loại) sau: (như đã trình bày ở cuối chương 2) (1) Tài sản – Tài sản, biến động tăng tài sản này giảm tài sản kia (2) Nguồn vốn – Nguồn vốn, biến động tăng nguồn vốn này giảm nguồn vốn kia (3) Tài sản – Nguồn vốn, cả tài sản và nguồn vốn cùng biến động tăng (4) Tài sản – Nguồn vốn, cả tài sản và nguồn vốn cùng biến động giảm -Số tiền ghi bên Nợ và số tiền ghi bên Có của các tài khoản phải luôn bằng nhau. Hệ quả: Tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản phải bằng nhau. Bất kỳ sự ghi chép nào không bảo đảm được đầy đủ các nguyên tắc trên đều sẽ không thể đúng được trong ghi kép vào tài khoản. Có thể giải thích về những nguyên tắc phải tuân thủ này như sau: Phải ghi vào ít nhất 2 tài khoản, vì nếu chỉ ghi vào 1 tài khoản thì sẽ không thể nào phản ảnh đúng quan hệ đối ứng kế toán được như đã nêu trên. Còn việc ghi: phải ghi Nợ tài khoản này ghi có tài khoản kia, vì như trên đã nêu, các quan hệ đối ứng kế toán khi sắp xếp lại chỉ gồm 4 loại, ta phân tích sự biến động của đối tượng kế toán qua 4 loại này đều thấy không có trường hợp nào dẫn đến chỉ ghi Nợ hoặc chỉ ghi Có các tài khoản. Với 4 loại quan hệ đối ứng kế toán như sắp xếp ở trên: Ở loại 1, liên quan đến 2 đối tượng đều là tài san, thì trong đó phải là tài sản này tăng tài sản kia giảm, mà theo kết cấu của tài khoản phản ảnh tài sản thì biến động tăng sẽ ghi bên Nợ, biến động giảm sẽ ghi bên Có. Hoặc ở loại 3, liên quan đến 2 đối tượng: tài sản – nguồn vốn, trong đó tài sản và nguồn vốn đều tăng, với kết cấu tài khoản phản ảnh tài sản: biến động tăng ghi bên Nợ và kết cấu tài khoản phản ảnh nguồn vốn: biến động tăng ghi bên Có. Phân tích tương tự như vậy ta sẽ thấy đối với 2 loại quan hệ đối ứng kế toán còn lại: loại 2 và loại 4 cũng phải ghi bên Nợ và bên Có như vậy, không thể có trường hợp nào chỉ ghi bên Nợ hoặc chỉ ghi bên Có các tài khoản. Qua khái niệm và nguyên tắc nêu trên, ta cũng thấy được tính khoa học, chặt chẽ của phương pháp ghi kép, thể hiện ở chỗ: Bất kỳ sự biến động của đối tượng kế toán nào được ghi cũng đều chỉ ra đư ợc mối liên hệ với sự biến động của đối tượng kế toán khác. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong quản lý, giám sát tình hình tài sản và các nguồn tài trợ ở đơn vị. Khi có một tài sản trong đơn vị tăng lên, đều có sự lý giải về lý do của nó: có thể là từ một tài sản nào đó giảm hoặc từ một nguồn tài trợ nào đó tăng lên. Khi có một tài sản nào đó giảm thì cũng được giải thích về lý do: có thể là do một tài sản nào đó tăng lên hoặc trách nhiệm nợ nào đó được giảm đi. Tương tự như vậy, khi có một nguồn tài trợ (trách nhiệm nợ) tăng hoặc giảm, ta cũng sẽ giải thích được lý do của nó như vậy. Chính qua ghi kép luôn thể hiện được mối liên hệ về sự biến động giữa các đối tượng kế toán như vậy đã làm cho kế toán trở thành một khoa học có ý nghĩa rất lớn trong quản lý tài sản, nguồn tài trợ và hoạt động nói chung của các đơn vị. 3.2. Định khoản trước khi ghi kép vào tài khoản Định khoản: Là phân tích nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hình thành nên quan hệ đối ứng kế toán với sự biến động của các đối tượng kế toán như thế nào, để từ đó xác định cần được ghi vào bên Nợ tài khoản nào, ghi vào bên Có tài khoản nào và số tiền là bao nhiêu cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó. Định khoản thông thường liên quan đến 2 đối tượng: đối tượng ghi bên Nợ tài khoản này và đối tượng ghi bên Có tài khoản kia, nhưng cũng có thể liên quan đến 3, 4 ... đối tượng, đối tượng ghi Nợ tài khoản này và một số đối tượng ghi Có các tài khoản kia, hoặc ngược lại, đối tượng ghi Có tài khoản này và một số đối tượng ghi Nợ các tài khoản kia. Các ví dụ sau đây sẽ minh họa về định khoản này. Nghiệp vụ 1: Chủ sở hữu góp vốn bằng chuyển khoản qua ngân hàng: 200 triệu đồng. Nghiệp vụ này hình thành nên quan hệ đối ứng kế toán với biến động của 2 đối tượng: tiền gởi ngân hàng và vốn đầu tư của chủ sở hữu, đều tăng 200 triệu đồng. Tiền gởi ngân hàng là tài sản nên khi tăng sẽ ghi vào bên Nợ TK Tiền gởi ngân hàng, còn vốn do người chủ góp vào là vốn chủ sở hữu nên khi tăng sẽ ghi vào bên Có TK Vốn đầu tư của chủ sở hữu, với số tiền phải ghi là 200 triệu đồng. Qua phân tích, ta định khoản nghiệp vụ kinh tế trên như sau: Nợ TK Tiền gởi ngân hàng: 200.000 đồng Có TK Vốn đầu tư của chủ sở hữu: 200.000 đồng Nghiệp vụ 2: Chuyển tiền gởi ngân hàng trả nợ người bán: 70 triệu đồng. Nghiệp vụ này hình thành nên quan hệ đối ứng kế toán với biến động của 2 đối tượng: tiền gởi ngân hàng và nợ phải trả người bán, đều giảm 70 triệu đồng. Tiền gởi ngân hàng là tài sản nên khi giảm sẽ ghi vào bên Có TK Tiền gởi ngân hàng, còn khoản nợ phải trả người bán là nợ phải trả nên khi giảm sẽ ghi vào bên Nợ TK Phải trả cho người bán, với số tiền phải ghi là 70 triệu đồng. Qua phân tích, ta định khoản nghiệp vụ kinh tế trên như sau: Nợ TK Phải trả cho người bán: 70.000 đồng Có TK Tiền gởi ngân hàng: 70.000 đồng Nghiệp vụ 3: Mua nguyên vật liệu 50 triệu đồng và công cụ dụng cụ 15 triệu đồng đẫ được nhập kho, nhưng chưa trả tiền cho người bán. Nợ TK Phải trả cho người bán CóSố phát sinh giảm : Phản ảnhSPS : 70 (2) SPS: 65 (3)Nợ TK Nguyên liệu, vật liệu CóSố phát sinh gi SPS : 50 (3)Nợ TK Công cụ dụng cụ CóSố phát sinh gi SPS : 15 (3)Định khoản là thể hiện sự cẩn thận, xem xét kỹ trước khi ghi kép vào tài khoản, bảo đảm cho việc ghi kép vào tài khoản được đúng đắn, tránh những sai sót nhầm lẫn phải chỉnh sửa phức tạp. Trong thực tế, định khoản về nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường được kết hợp ghi ở sổ Nhật ký để được kiểm tra cẩn thận trước khi ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản (sổ Cái các tài khoản) 3. Hệ thống tài khoản kế toán và một số tài khoản có tính chất đặc biệt về kết cấu (trong ghi kép vào tài khoản) 3.3. Hệ thống tài khoản kế toán a-Khái quát về hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán là tập hợp tất cả các tài khoản sử dụng trong kế toán, được sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm tính khoa học và phản ảnh đầy đủ được các đối tượng kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán có thể là do Nhà nước xây dựng và ban hành thống nhất hoặc có thể là do các doanh nghiệp tự xây dựng và đăng ký sử dụng. Ở các nước theo trường phái kế toán Anh – Mỹ, do vai trò của nghề nghiệp kế toán được đề cao, nên hệ thống tài khoản kế toán thường là do doanh nghiệp tự xây dựng phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình, rồi đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước để sử dụng. Còn phổ biến ở nhiều nước khác, Nhà nước thông qua hiệp hội nghề nghiệp kế toán, xây dựng hệ thống tài khoản kế toán và ban hành để sử dụng thống nhất cho tất cả các đơn vị trong những lĩnh vực nhất định trong nền kinh tế. Mỗi cách tiếp cận trong việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán đều có những ưu, nhược điểm nhất định. Với cách doanh nghiệp tự xây dựng, có ưu điểm là bảo đảm tính linh hoạt, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng sẽ có những bất tiện nhất định trong quản lý của các cơ quan quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp. Còn với cách Nhà nước xây dựng và ban hành thống nhất, có ưu điểm là bảo đảm sự thống nhất trong quản lý của Nhà nước, thuận tiện trong việc thanh tra, kiểm tra thông qua số liệu kế toán của các cơ quan quản lý nhà nước, nhưng tính linh hoạt sẽ không cao, những doanh nghiệp có nhiều đặc thù sẽ rất khó để vận dụng được một hệ thống tài khoản kế toán thật sự phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình. loại tài khoản còn lại, từ loại 5 đến loại 9 là những tài khoản phản ảnh doanh thu, chi phí và xác định kết quả, là những tài khoản không có số dư, chỉ có số phát sinh và số phát sinh này được sử dụng để lập các báo cáo về chi phí, doanh thu và kết quả hoạt động của đơn vị, trong đó quan trọng nhất là Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. -Về tên gọi và số hiệu tài khoản: Như đã trình bày ở mục 3.1. Ở đây giải thích thêm về số hiệu tài khoản. Với tài khoản được thiết kế theo nhiều cấp, nên qui định về các chữ số của số hiệu tài khoản ở mỗi cấp có khác nhau. Đối với tài khoản cấp 1: có 3 chữ số. Chữ số thứ nhất phản ảnh loại tài khoản, chữ số thứ 2 phản ảnh nhóm tài khoản trong loại, chữ số thứ 3 phản ảnh thứ tự tài khoản trong nhóm. Ví dụ: TK Tiền gởi ngân hàng, số hiệu: 112. Số 1 ở đầu phản ảnh loại tài khoản: loại 1, số 1 tiếp theo phản ảnh nhóm tài khoản: nhóm 1 trong loại 1, số 2 tiếp theo phản ảnh thứ tự tài khoản: tài khoản thứ 2 trong nhóm 1 loại 1. Đối với tài khoản cấp 2: có 4 chữ số. Trong đó, 3 chữ số đầu phản ảnh tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 phản ảnh thứ tự tài khoản cấp 2 trong tài khoản cấp 1. Ví dụ: TK 112 - Tiền gởi ngân hàng, có 3 tài khoản cấp 2 là: TK 1121 – Tiền Việt Nam TK 1122 – Ngoại tệ TK 1123 – Vàng tiền tệ Tương tự, tài khoản cấp 3 có 5 chữ số, trong đó, 4 chữ số đầu phản ảnh tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 phản ảnh thứ tự tài khoản cấp 3 trong tài khoản cấp 2 ... Ví dụ: TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước có tài khoản cấp 2 là TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp. Tài khoản cấp 2 này có 2 tài khoản cấp 3 là: TK 33311 – Thuế giá trị gia tăng đầu ra TK 33311 – Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu Tài khoản ở mỗi cấp sẽ phản ảnh đối tượng kế toán ở mức độ khác nhau: Tài khoản cấp 1, còn gọi là tài khoản tổng hợp, phản ảnh đối tượng kế toán ở mức độ khái quát. Từ tài khoản cấp 2 trở đi được gọi là tài khoản chi tiết: tài khoản cấp 2 sẽ chi tiết đối tượng kế toán phản ảnh ở tài khoản cấp 1 (nếu thấy cần thiết), tài khoản cấp 3 sẽ chi tiết đối tượng kế toán phản ảnh ở tài khoản cấp 2 (nếu thấy cần thiết) ... Sở dĩ tài khoản phải được thiết kế theo nhiều cấp như vậy là do đặc điểm của đối tượng kế toán là rất đa dạng, bao gồm nhiều loại, thứ khác nhau. Nếu tài khoản chỉ có một cấp, chẳng hạn chỉ có cấp 1, thì thông tin về đối tượng kế toán mới chỉ ở giác độ khái quát, không đầy đủ cho các yêu cầu của quản lý. Còn nếu tài khoản được chi tiết hết ở một cấp cuối cùng thì số lượng tài khoản sẽ rất nhiều, mặt khác đối tượng kế toán ở mỗi đơn vị là rất khác nhau, số lượng được chi tiết ra cũng sẽ rất khác nhau, lúc này sẽ không thể có một hệ thống tài khoản kế toán thống nhất được. Chỉ có thiết kế tài khoản theo nhiều cấp như vậy thì mới phù hợp với đặc điểm của đối tượng kế toán và mới bảo đảm được tính khoa học trong phản ảnh đối tượng kế toán. Ngoài ra, việc xây dựng số hiệu và sắp xếp tài khoản trong từng loại, nhóm đều có tính đến những thay đổi trong tương lai gần (để những khoảng trống giữa các loại, nhóm tài khoản). Khi có sự thay đổi về chế độ tài chính, về điều kiện thực hành kế toán, dẫn đến những thay đổi phải bổ sung về tài khoản, thì chỉ cần bổ sung tài khoản cần thiết vào chỗ trống, không làm xáo trộn hệ thống tài khoản. Chỉ đến những giai đoạn nhất định có những thay đổi lớn thì mới có sự xáo trộn thay đổi cả hệ thống tài khoản. -Về nội dung ghi chép trên tài khoản: Mỗi tài khoản được qui định phản ảnh một đối tượng kế toán với nội dung cụ thể của nó. Nội dung của đối tượng kế toán được qui định phản ảnh ở tài khoản nào thì chỉ phản ảnh ở tài khoản đó, không có sự trùng lặp giữa các tài khoản. Chẳng hạn, với đối tượng kế toán là tiền mặt thì tất cả biến động về tiền mặt đều phản ảnh ở TK Tiền mặt, không được phản ảnh ở bất kỳ tài khoản nào khác. Tương tự, với đối tượng kế toán là tiền gởi ngân hàng thì tất cả những biến động về tiền gởi ngân hàng đều phản ảnh ở TK Tiền gởi ngân hàng, vv... Nội dung của mỗi đối tượng kế toán phải phản ảnh ở một tài khoản riêng biệt, không được có sự trùng lặp về nội dung của đối tượng kế toán phản ảnh ở các tài khoản. Tương tự như phân tích trên, trường hợp thanh toán với người bán, không chỉ là đơn vị mua chịu nợ người bán rồi sau đó mới trả, mà còn có thể là đơn vị ứng trước tiền cho người bán, người bán nợ đơn vị rồi sau đó mới trả, thông qua việc chuyển hàng cho đơn vị và cũng có thể là trả lại tiền nếu người bán không giao được hàng. Chương 2 đã nêu: khoản đơn vị còn nợ người bán là nợ phải trả, khoản đơn vị ứng trước cho người bán là tài sản. Do vậy, khi trong quan hệ là đơn vị mua chịu còn nợ người bán thì tài khoản này có kết cấu theo kết cấu của tài khoản phản ảnh nợ phải trả, còn khi trong quan hệ là đơn vị ứng trước tiền cho người bán thì tài khoản này có kết cấu theo kết cấu của tài khoản phản ảnh tài sản. Có thể nêu khái quát kết cấu của TK 331 – Phải trả cho người bán (từ đó suy ra kết cấu chung của các TK 33X) như sau: Nợ TK Phải trả cho người bán CóSDĐK: Số tiền ứng trước chongười bán còn ở đầu kỳSPS:- Số đã trả cho người bán trongkỳ- Số tiền ứng trước cho ngườibán trong kỳSDCK: Số tiền ứng trước ngườibán còn ở cuối kỳSDĐK: Số tiền phải trả người báncòn ở đầu kỳSPS: - Số phải trả cho người bántăng trong kỳ- Giá trị hàng hóa đã nhận từsố tiền ứng trước.SDCK: Số còn phải trả người báncòn ở cuối kỳb-Các tài khoản có tính chất điều chỉnh số liệu của tài khoản khác: Trong các đối tượng kế toán, một số đối tượng có tính chất rất đặc biệt, ngoài tài khoản trực tiếp phản ảnh đối tượng đó, còn phải được bổ sung thêm một tài khoản nữa thì thông tin về đối tượng đó mới được đầy đủ cho quản lý. Tài khoản được bổ sung thêm trong trường hợp này được gọi là tài khoản điều chỉnh và nó có tính chất đặc biệt về kết cấu cần phải được nghiên cứu. Các tài khoản này được chia làm 2 nhóm: -Nhóm các tài khoản có tính chất điều chỉnh số liệu của tài khoản phản ảnh tài sản: Là những tài khoản điều chỉnh giảm cho một hoặc một số tài khoản phản ảnh tài sản nào đó. Kết cấu của những tài khoản này là ngược với kết cấu của tài khoản mà nó điều chỉnh. Tiêu biểu cho nhóm này có 2 tài khoản được trình bày sau: +TK 214 – Hao mòn tài sản cố định: Là tài khoản điều chỉnh giảm cho các tài khoản phản ảnh nguyên giá tài sản cố định (TK Tài sản cố định hữu hình, TK Tài sản cố định thuê tài chinh, TK Tài sản cố định vô hình) và TK Bất động sản đầu tư. TK 214 – Hao mòn tài sản cố định, có 4 tài khoản cấp 2: TK 2141 – Hao mòn tài sản cố định hữu hình, TK 2142 – Hao mòn tài sản cố định thuê tài chính, TK 2143 – Hao mòn tài sản cố định vô hình, TK 2147 – Hao mòn bất động sản đầu tư. Từng tài khoản cấp 2 này sẽ điều chỉnh giảm cho một tài khoản phản ảnh nguyên giá tài sản cố định tương ứng như được nêu. Sở dĩ các tài khoản nêu trên, chẳng hạn TK Tài sản cố định hữu hình, cần phải có thêm tài khoản điều chỉnh này là vì tính chất đặc biệt của nó. Với tài sản cố định hữu hình: khi hình thành cũng như khi không còn sử dụng nữa (thanh lý hoặc nhượng bán) đều được phản ảnh trên TK Tài sản cố định hữu hình theo giá trị ban đầu (nguyên giá), nhưng trong quá trình sử dụng nó sẽ hao mòn dần. Như vậy, nếu không có thêm TK Hao mòn tài sản cố định hữu hình để phản ảnh giá trị hao mòn thì sẽ không có được thông tin đầy đủ về tình hình tài sản cố định hữu hình này, chỉ có được thông tin theo nguyên giá, không có được thông tin về giá trị hao mòn, từ đó cũng không có được thông tin về giá trị còn lại (= nguyên giá – giá trị hao mòn). Do vậy, việc có thêm TK Hao mòn tài sản cố định hữu hình để cùng với TK Tài sản cố định hữu hình, phản ảnh tình hình tài sản cố định hữu hình là sự đòi hỏi khách quan để thông tin kế toán được đầy đủ cho quản lý. Với tính chất điều chỉnh như trên (phản ảnh phần hao mòn để trừ vào nguyên giá), nên mặc dù xét về nội dung, TK Hao mòn tài sản cố định là tài khoản phản ảnh tài sản, nhưng kết cấu của nó là ngược với kết cấu của tài khoản phản ảnh tài sản, cụ thể: |
