Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa, dịch vụ là một trong những tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn điện tử nhưng cũng có một số ngoại lệ. Cụ thể, cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn như thế nào?
Cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 123
Đối với hàng hóa, người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa là đơn vị đo lường như: Tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2 , m...
Còn đối với dịch vụ thì không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính được xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.
Như vậy, căn cứ theo điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, tiêu thức đơn vị tính trên hóa đơn điện tử chỉ bắt buộc đối với mua bán hàng hóa còn cung cấp dịch vụ thì không nhất thiết phải có.
Đồng thời, theo điểm d khoản 14 Điều 10 Nghị định này cũng quy định, đối với tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Ghi sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử xử lý thế nào?
Đối với trường hợp chỉ sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử, theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp thực hiện như sau:
Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót: Hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới thay thế.
Bước 1: Lập thông báo hóa đơn sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế.
Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Do hóa đơn có sai sót này chưa gửi cho người mua nên khi hủy hóa đơn không cần thông báo cho người mua.
Bước 2: Lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót.
Xem thêm: Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT có phải thời hạn kê khai thuế GTGT?
Trường hợp 2: Người bán/người mua phát hiện hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai sót: Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế
*** Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn bị sai đơn vị tính
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử không có mã)/gửi cho cơ quan thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử có mã).
*** Lập hóa đơn thay thế hóa đơn bị sai đơn vị tính
Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho bên mua.
- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử không có mã)/gửi cho cơ quan thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử có mã).
Chú ý:
- Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót thì 02 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Đối với trường hợp chỉ sai đơn vị tính thì nên lập hóa đơn điều chỉnh.
Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo cho người bán
Bước 1: Cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của đơn vị, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo mẫu 01/TB-RSĐT Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua email để người bán kiểm tra sai sót.
Bước 2: Theo thời hạn ghi trên thông báo, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử không có mã)/gửi cho cơ quan thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử có mã).
Còn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai loại mới theo Thông tư 78 và Nghị định 123 các bạn xem tại đây nhé: Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai.
Dưới đây là các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT - Tùy vào từng thời điểm phát hiện hóa đơn viết và lỗi sai là gì mà cách xử lý sẽ khác nhau. (Xử lý hóa đơn điện tử lập sai, các bạn xem chi tiết cuối bài viết nhé)
VD: Phát hiện hóa đơn sai nhưng chưa kê khai sẽ xử lý khác với khi phát hiện hóa đơn nhưng đã kê khai. Các bạn xem mình thuộc trường nào thì xử lý như sau nhé:
Thời điểm phát hiện Cách xử lý 1. HĐ viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống - Gạch chéo các liên - Xuất hóa đơn mới 2. HĐ viết sai đã xé nhưng chưa giao cho khách - Gạch chéo các liên - Xuất hóa đơn mới 3. HĐ viết sai đã giao cho khách nhưng chưa kê khai - Lập biên bản thu hồi hóa đơn - Xuất hóa đơn mới thay thế 4. HĐ viết sai đã giao cho khách nhưng đã kê khai - Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn - Xuất hóa đơn điều chỉnh (ko phải hóa đơn mới)
Lưu ý: Chỉ duy nhất trường hợp Hóa đơn viết sai tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng MST xử lý như sau:
- Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”
(Theo khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC)
\=> Cách xử lý chi tiết từng trường hợp các bạn xem dưới đây nhé:
-----------
- Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống:
Hóa đơn sai: Dù là sai tiêu thức nào (Sai ngày tháng, sai MST, sai số tiền, sai thuế suất, sai tổng tiền ....) -> Nhưng chưa xé khỏi cuống thì cũng xử lý như sau nhé:
Cách xử lý:
Bước 1: - Chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn viết sai đó. Bước 2: - Lập lại hóa đơn mới là xong.
VD: Ngày 22/10/2018 Kế toán Thiên Ưng viết hóa đơn số 0000089 (Nhưng khi vừa viết xong thì phát hiện hóa đơn đó bị sai tên hàng hóa). Xử lý: Chỉ cần gạch chéo hóa đơn đó và xuất 1 hóa đơn mới thay thế trong ngày hôm đó là xong nhé.
Chú ý: Những hóa đơn viết sai mà chưa xé khỏi cuống thì các bạn phải gạch chéo nhé.
----------
II. Hóa đơn viết sai đã xé nhưng chưa giao cho khách hàng:
Hóa đơn sai: Dù là hóa đơn viết sai tiêu thức nào, cũng xử lý như sau nhé
Cách xử lý:
Bước 1: - Gạch chéo 3 liên của hóa đơn viết sai đó. Bước 2: - Kẹp lại vào quyển hóa đơn (Nhớ là phải gạch chéo và lưu trữ để sau này giải trình). Bước 3: - Lập lại hóa đơn mới.
Chú ý: Trường hợp này khi phát hiện và xử lý phải cùng 1 ngày nhé.
VD: Ngày 22/10/2018 Kế toán Thiên Ưng viết hóa đơn số 0000089 (Sau khi vừa viết xong kế toán không kiểm tra lại, đã xé vào đưa cho khách hàng -> Thì phát hiện hóa đơn đó bị sai số tiền). Xử lý: Kẹp hóa đơn đó vào vị trí cũ -> Gạch chéo 3 liên -> Xuất 1 hóa đơn mới thay thế trong ngày hôm đó.
-------------
III. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai:
Hóa đơn sai: Dù là hóa đơn viết sai tiêu thức nào, cũng xử lý như sau nhé
Cách xử lý:
Bước 1: - Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn đã lập sai (không phải lập biên bản hủy hóa đơn).
Bước 2: - Lập lại hóa đơn mới, (Lập vào ngày hiện tại nhé và hai bên dung hóa đơn mới để khai thuế)
Chú ý: Người bán gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hoá đơn lập sai đó. (Có thể kẹp vào quyển hóa đơn để giải trình)
VD: Ngày 13/4/2018 Kế toán Thiên Ưng xuất 1 hóa đơn số 000089. - Nhưng đến ngày 30/4/2018 phát hiện ra hóa đơn đó bị sai (Dù là lỗi sai gì cũng xử lý như nhau nhé) Xử lý -> Lập biên bản thu hồi hóa đơn ngày 30/4/2018 và xuất 1 hóa đơn mới thay thế vào ngày 30/4/2018.
-----------
IV. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách và đã kê khai thuế:
Chú ý: - Trường hợp này có 2 tình huống xảy ra đó là: Hóa đơn sai sót ảnh hưởng đến giá trị tiền hàng và tiền thuế. Hóa đơn viết sai KHÔNG ảnh hưởng đến tiền hàng và tiền thuế.
- Dù là 1 bên hoặc cả 2 bên đã kê khai thì đều xử lý như sau nhé:
- Nếu hóa đơn viết sai ngày tháng, mã số thuế, tên hàng hóa, đơn vị tính…(Những sai sót
Không ảnh hưởng đến số tiền)
Cách xử lý:
Bước 1: - Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai
Bước 2: - Người bán lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu…
VD: Điều chỉnh mã số thuế của hóa đơn số ... ký hiệu .... ngày tháng ...từ ... thành....
Kê khai thuế:
Hiện tại trên phần mềm HTKK đã bỏ các phụ lục nên những hóa đơn điều chỉnh như này (Hóa đơn điều chỉnh không ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế) thì các bạn không cần phải kê khai trên Tờ khai 01/GTGT, mà chỉ cần lưu cùng với hóa đơn sai để sau này giải trình.
VD: Ngày 15/3/2018 Kế toán Thiên Ưng xuất hóa đơn số 000098, ký hiệu TU18P và hóa đơn đó đã kê khai vào Qúy 1/2018. - Đến ngày 21/5/2018 thì phát hiện bị sai mã số thuế. (Các lỗi sai khác, các bạn cũng xử lý như sau nhé)
Cách xử lý: - Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (mẫu như trên) - Lập hóa đơn điều chỉnh cụ thể như sau:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu:TU/18P Liên 1: Lưu Số: 0000589
Ngày 21 tháng 5 năm 2018
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊN ƯNG Mã số thuế: 0106208569 Địa chỉ: 181, Đường Xuân Thủy, Q. Cầu giấy, TP. Hà Nội Điện thoại:..0984.322.539 .Số tài khoản..711A26950578 Họ tên người mua hàng: Đinh mạnh Ninh Tên đơn vị: Công ty TNHH Hải Nam Mã số thuế: 0106323653 (Ghi lại MST đúng) Địa chỉ: Số 170, Đường Tây Sơn, Quận Đống Đa, TP.Hà Nội Hình thức thanh toán:..CK..........Số tài khoản: ...711A26956789 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 01 Điều chỉnh mã số thuế người mua của hóa đơn số 000098, ký hiệu TU18P, ngày 15/3/2018 từ 0106323236 thành 0106323653 \ \ \ \ Cộng tiền hàng: \ Thuế suất GTGT: \ % , Tiền thuế GTGT: \ Tổng cộng tiền thanh toán: \ Số tiền viết bằng chữ: \
Kê khai thuế: Không cần kê khai hóa đơn điều chỉnh này vì không có giá trị tiền hàng và tiền thuế (Vì trên phần mềm HTKK đã bỏ các phụ lục nên các bạn chỉ cần lưu lại cùng với hóa đơn viết sai, biên bản điều chỉnh để sau này giải trình)
----------
- Nếu hóa đơn viết sai thuế suất, đơn giá, thành tiền … (Ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế):
Cách xử lý:
Bước 1: - Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai, Bước 2: - Người bán phải lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điều chỉnh ghi rõ (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Khi kê khai:
Kê khai vào kỳ hiện tại: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kê.
VD: Ngày 15/3/2018 bạn xuất hóa đơn số 000098, ký hiệu TU18P và hóa đơn đó đã kê khai vào Qúy 1/2018. - Đến ngày 21/5/2018 bạn phát hiện bị sai tiền thuế. (Cụ thể: Số tiền thuế đúng phải là 1.400.000, nhưng trên hóa đơn viết sai là 1.100.000 -> Như vậy phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng thêm 300.000)
Cách xử lý: - Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (mẫu như trên) - Lập hóa đơn điều chỉnh cụ thể như sau:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu:TU/18P Liên 1: Lưu Số: 0000589
Ngày 21 tháng 5 năm 2018
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊN ƯNG Mã số thuế: 0106208569 Địa chỉ: 181, Đường Xuân Thủy, Q. Cầu giấy, TP. Hà Nội Điện thoại:..0984.322.539 .Số tài khoản..711A26950578 Họ tên người mua hàng: Đinh mạnh Ninh Tên đơn vị: Công ty TNHH Hải Nam Mã số thuế: 0106784589 Địa chỉ: Số 170, Đường Tây Sơn, Quận Đống Đa, TP.Hà Nội Hình thức thanh toán:..CK..........Số tài khoản: ...711A26956789 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 01 Điều chỉnh tăng số tiền thuế của hóa đơn số 000098, ký hiệu TU18P, ngày 15/3/2018 từ 1.100.000 thành 1.400.000 \ \ \ \ Cộng tiền hàng: \ Thuế suất GTGT: \ % , Tiền thuế GTGT: 300.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 300.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm nghìn đồng chẵn.
Kê khai thuế: Kê khai hóa đơn điều chỉnh đó vào quý 2/2018 (Vì hóa đơn điều chỉnh ngày 21/5/2018). Kê khai vào cột: Thuế GTGT: 300.000. Cột doanh thu hoặc giá trị hàng hóa mua vào bằng 0.
- Hóa đơn điều chỉnh tăng thì các bạn kê khai như hóa đơn bình thường.
----------
Chú ý: Nếu là hóa đơn điều chỉnh giảm: Khi kê khai:- Bên bán ghi âm (-) “Chỉ tiêu - Doanh thu và thuế GTGT trên Tờ khai 01/GTGT VD 1 : -300.000
- Bên mua: ghi âm (-) vào Chỉ tiêu giá trị mua và và thuế GTGT trên Tờ khai 01/GTGT.
- Nếu trong kỳ có nhiều hóa đơn khác thì các bạn phải trừ đi số tiền và tiền thuế tương ứng của hóa đơn điều chỉnh giảm, sau đó mới nhập vào Các chỉ tiêu.
VD 2 : (Bên mua) Trong quý 4/2018 các bạn có phát sinh nhiều hóa đơn đầu vào khác và 1 hóa đơn điều chỉnh giảm trị giá: 10.000.000, thuế GTGT: 1.000.000 - Sau khi kê khai xong các hóa đơn đầu vào khác thì Chỉ tiêu 23: 200.000.000, Chỉ tiêu 24: 20.000.000, Chỉ tiêu 25: 20.000.000
-> Tiếp các bạn lấy số tiền xuất hiện ở Chỉ tiêu 23, 24, 25 trên để trừ đi số tiền trên hóa đơn điều chỉnh (vì là điều chỉnh giảm, nên phải trừ đi), cụ thể như sau: Chỉ tiêu 23 = 200.000.000 - 10.000.000 = 190.000.000 Chi tiêu 24 = 20.000.000 - 1.000.000 = 19.000.000 Chi tiêu 25 = 20.000.000 - 1.000.000 = 19.000.000
----------
Ngoài ra các bạn có thể xem thêm tổng hợp các cách viết hóa đơn điều chỉnh khác nhau tại đây nhé:
Chú ý: Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì