Quy trình quản lý văn thư lưu trữ gồm những gì? Tại sao nên áp dụng quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO? Có những cách lưu trữ hồ sơ văn thư nào hiệu quả? Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ để học viên tham khảo.
1 Quy trình văn thư lưu trữ gồm những gì?
Quy trình quản lý văn thư lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị được Bộ Nội vụ quy định rất cụ thể trong Quyết định 1032/QĐ-BNV. Cụ thể, nội dung quyết định quy định các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ. Áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc trong các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ; các đơn vị trực thuộc Bộ chỉ thực hiện quy chế này khi tiếp nhận và trình ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng.
Cụ thể, Quyết định 1032 đã giải thích rất rõ ràng về các từ ngữ, nguyên tắc trong công tác văn thư lưu trữ; Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ.
Nội dung chủ yếu về quy trình văn thư lưu trữ bao gồm các công việc:
- Soạn thảo và ban hành văn bản
- Quản lý văn bản đến, đi
- Sao văn bản
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư
- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu
- Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Mỗi quy trình văn thư lưu trữ đều được quy định, hướng dẫn rất cụ thể trong nội dung Quyết định 1032. Học viên có tra cứu thông tư để nắm được những thông tin chi tiết hơn.
Xem thêm: Vai trò công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp
Trong công tác văn thư lưu trữ “Thống nhất, chuẩn hóa, chia sẻ và hội nhập” đã trở thành phương châm của toàn ngành hiện nay. Nhận thấy sự cấp thiết của chuẩn hóa hiện nay đó là giúp cho việc đảm bảo thống nhất trong hoạt động của thư viện, tăng sức mạnh toàn ngành. Góp phần tổ chức hoàn thiện quản lý, hoạt động, nâng cao chất lượng phục vụ và năng suất lao động của cán bộ văn thư và chuẩn hóa trong lưu trữ văn thư là cơ sở cho việc tăng cường hợp tác và chia sẻ nguồn lực thông tin trong nước và quốc tế.
Việc áp dụng quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO vào văn thư lưu trữ là một trong những đổi mới đáng được quan tâm. Quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO được áp dụng như sau:
- Quy trình có ý kiến về kết quả chất lượng chỉnh lý
- Quy trình kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ
- Quy trình thẩm định kế hoạch chỉnh lý tài liệu
- Quy trình cấp Chứng chỉ văn thư lưu trữ
- Quy trình cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
- Quy trình có ý kiến về năng lực chuyên môn của tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ
- Quy trình thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị
- Quy trình kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ
- Quy trình thẩm định mục lục tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO đã mang đến nhiều thuận lợi và thách thức, thế nhưng chúng ta cũng có thể thấy rõ hơn về những kết quả mà nó mang cho sự phát triển của ngành thư viện nói chung và văn thư lưu trữ nói riêng.
- Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư giúp các đơn vị, tổ chức rút ra được kinh nghiệm cần thiết trong các bước thực hiện tránh những rủi ro không đáng có.
- Theo Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của công tác văn thư, việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO không chỉ nhận được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, mà nó còn nhận được sự đồng thuận từ phía cán bộ, công chức viên, viên chức viên văn thư lưu trữ.
- Áp dụng tiêu chuẩn ISO sẽ giúp ngành thư viện tạo được một hệ thống khoa học giúp nâng cao năng suất, chất lượng của công tác văn thư lưu trữ.
Bên cạnh những thuận lợi như đã nêu trên, quy trình văn thư lưu trữ chuẩn ISO cũng gặp nhiều khó khăn và thử thách. Còn có những sai lầm trong các quy trình áp dụng, hiểu sai quy trinh và áp dụng chưa đúng các tiêu chuẩn; Các cơ sở pháp lý chưa hoàn thiện và đồng bộ cũng gây nhiều khó khăn trong quy trình áp dụng ISO trong công tác văn thư.
Xem thêm: Tổng hợp các phần mềm văn thư lưu trữ phổ biến nhất hiện nay
3 Cách thức quy trình lưu hồ sơ văn thư lưu trữ hiệu quả, khoa học
Công tác văn thư nói chung và quản lý, sắp xếp tài liệu hồ sơ nói riêng đóng vai trò quan trọng với hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Trong mọi hoạt động từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, xử lý công việc đều gắn với văn bản, có nghĩa là gắn với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng, sắp xếp và lưu trữ tài liệu.
Tùy theo từng mô hình và phương thức hoạt động mà cơ quan, đơn vị, tổ chức có thể lựa chọn các bước khác nhau. Dưới đây là quy trình cơ bản:
- Bước 1: Lựa chọn phương thức để lưu trữ hồ sơ, tài liệu
- Bước 2: Phân loại hồ sơ để sắp xếp khoa học hơn
- Bước 3: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu dựa vào việc phân loại trước đó
- Bước 4: Lập danh mục cụ thể cho từng loại hồ sơ, tài liệu
- Bước 5: Lưu trữ hồ sơ
- Bước 6: Theo dõi và cập nhật hồ sơ
Trên đây là những hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ về cách lưu trữ văn thư, tài liệu hồ sơ. Mong rằng những hướng dẫn văn thư lưu trữ này sẽ giúp học viên có thêm kinh nghiệm để công tác tốt hơn với vị trí công việc của mình. Mọi thắc mắc học viên vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.