dòng dưới cùng. Tìm hiểu các kỹ thuật đặt tên tệp dữ liệu có cùng cấu trúc để sắp xếp và sắp xếp tệp theo tên và/hoặc ngày tháng Show
Cấp độ kỹ năng. Người bắt đầu Video hướng dẫnXem trên YouTube và Đăng ký kênh của chúng tôiTải xuống tệp PowerPointĐây là bản sao của tệp PowerPoint tôi sử dụng trong video trong trường hợp bạn muốn sử dụng nó làm cơ sở cho quy trình thao tác tiêu chuẩn của mình để đặt tên tệp Phương pháp hay nhất để đặt tên tệp. pptxTải xuống Đặt tên tập tinĐặt tên đúng cho tệp của bạn rất quan trọng đối với tổ chức. Điều này đặc biệt đúng khi bạn có nhiều tệp cùng loại hoặc cấu trúc. Các ví dụ có thể bao gồm các tệp ngân sách cho các bộ phận khác nhau hoặc xuất dữ liệu cho các thời điểm hoặc ngày khác nhau  Đây là một câu hỏi hay từ Joe, một thành viên của Chương trình đào tạo Elevate Excel của chúng tôi. Anh ấy tò mò về các phương pháp hay nhất để đặt tên cho tệp dữ liệu mà anh ấy đang kết hợp với Power Query Tất nhiên, những phương pháp “tốt nhất” mà tôi đang chia sẻ này là chủ quan. Bạn có thể có một hệ thống khác phù hợp hơn với mình và nếu có, chúng tôi rất muốn biết về hệ thống đó trong phần bên dưới Vì vậy, hãy đi sâu vào Hai thành phần tên tệpĐặt tên tệp (và thư mục) là sắp xếp chúng trong File Explorer. Khi chúng tôi nhấn tiêu đề Tên trong chế độ xem Chi tiết để sắp xếp cột tên, File Explorer coi tên là giá trị chữ và số. Nó đọc văn bản từ trái sang phải và sắp xếp các chữ cái và số theo thứ tự này Có hai thành phần chính mà tôi thường sử dụng để đặt tên cho tệp. mô tả và ngày Bạn có thể sử dụng một hoặc cả hai thành phần này để sắp xếp các tệp của mình. Hãy xem xét từng thành phần một cách riêng biệt, sau đó xem cách chúng ta có thể kết hợp chúng 1. Sự miêu tảBao gồm một mô tả ngắn gọn về nội dung của tệp giúp bạn dễ dàng tìm thấy các tệp của mình, đặc biệt nếu chúng nằm trên một máy chủ được chia sẻ với những người dùng khác Nếu có một hệ thống phân cấp của các cấp độ dữ liệu khác nhau, thì việc bao gồm các cấp độ đó có thể cực kỳ hữu ích cho việc sắp xếp và tìm tệp sau này. Tôi muốn phân tách các thành phần khác nhau trong tên tệp của mình bằng dấu gạch ngang Một ví dụ về hệ thống phân cấp này có thể là. Nội dung hồ sơ – Phòng – Sở Trong trường hợp này, có nhiều bộ phận và nhiều phòng ban trong mỗi bộ phận. Vì vậy, chúng tôi đang tạo hệ thống phân cấp này từ trái sang phải với tên tệp Đặt tên cho các tệp của bạn như thế này giúp bạn dễ dàng sắp xếp và định vị các mục nhập cụ thể, đặc biệt nếu bạn có nhiều tệp tương tự 2. Ngày giờĐôi khi bạn sẽ có các tệp có nội dung giống nhau, nhưng cho các ngày khác nhau. Một ví dụ về điều này là khi bạn đang xuất các tệp dữ liệu từ một hệ thống. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn có thể sắp xếp các tệp theo ngày Khi tạo tên tệp có ngày tháng, tôi thích sử dụng định dạng YYYY-MM-DD, đảm bảo sử dụng hai chữ số cho cả tháng và ngày, ngay cả khi bạn thường chỉ sử dụng một chữ số khi viết nó ra. Việc thêm số 0 vào trước các tháng hoặc ngày có một chữ số sẽ giữ các tệp theo thứ tự tuần tự Trong ví dụ trên, mô tả ngắn ở đầu, "Xuất dữ liệu", là giống nhau cho mỗi tệp. Do đó, thứ tự sắp xếp được xác định theo ngày ở cuối tên tệp Một số tệp dữ liệu cũng sẽ được hưởng lợi từ một tên bao gồm dấu thời gian, đặc biệt nếu bạn đang xuất một số loại tệp giống nhau mỗi ngày. Đối với các tệp sử dụng thời gian trong tên, tôi thích định dạng HHMMSS (giờ, phút, giây) Sau đó, kết hợp cả ngày và giờ, nó sẽ trông như thế này YYYY-MM-DD HHMMSS Bạn có thể thích đặt dấu gạch ngang giữa giờ, phút và giây và điều đó hoàn toàn ổn. Tôi đã quen với việc loại bỏ chúng vì điều đó giúp chúng dễ dàng phân biệt hơn với các ký hiệu ngày tháng Kết hợp Mô tả & NgàyBây giờ đôi khi mọi thứ trở nên phức tạp hơn với các tệp của chúng tôi. Hãy xem lại ví dụ về tệp ngân sách nơi chúng tôi có tệp cho từng bộ phận và phòng ban. Chúng tôi cũng có thể có nhiều lần lặp lại các tệp này được tạo hoặc cập nhật vào các ngày khác nhau Trong trường hợp này, chúng tôi có thể kết hợp mô tả và ngày trong tên tệp Nếu việc sắp xếp các tệp theo mô tả quan trọng hơn, thì hãy đặt thành phần đó lên trước. Trong trường hợp này, các tệp sẽ được nhóm lại với nhau dựa trên mô tả của chúng, sau đó là ngày lặp lại. Đây là một ví dụ Nếu việc sắp xếp các tệp theo ngày quan trọng hơn thì hãy đặt thành phần đó lên trước. Trong trường hợp này, các tệp sẽ được nhóm lại với nhau dựa trên ngày của chúng, sau đó theo mô tả Bạn cũng có thể sử dụng thuộc tính Ngày sửa đổi hoặc Ngày tạo của tệp trong File Explorer để sắp xếp tệp. Tuy nhiên, tôi thấy những thứ đó kém tin cậy hơn khi làm việc trong môi trường máy chủ dùng chung. Những người dùng khác có thể vô tình lưu hoặc sửa đổi các tệp cũ Sử dụng & sắp xếp thư mụcTất nhiên, bạn cũng có thể sử dụng các thư mục để sắp xếp các tệp theo ngày hoặc mô tả/phân cấp. Các ví dụ trên minh họa cách các tệp sẽ được sắp xếp trong một thư mục Các quy tắc sắp xếp tương tự cũng được áp dụng cho tên thư mục. Vì vậy, bạn cũng có thể sử dụng các kỹ thuật này để sắp xếp các thư mục chứa các lần lặp tệp của mình Điều gì về khoảng trắng trong tên tệp?Chúng tôi đã có khá nhiều ý kiến về việc sử dụng hoặc KHÔNG sử dụng khoảng trắng trong tên tệp. Một số thích sử dụng dấu gạch dưới hoặc dấu gạch ngang thay vì khoảng trống Một số hệ điều hành hoặc cơ sở dữ liệu cũ hơn có thể yêu cầu tên tệp không chứa khoảng trắng. Điều này cũng có thể đúng với các tệp được lưu trữ trên máy chủ web. Hầu hết các ứng dụng và hệ thống sẽ thay thế khoảng trống bằng %20 trong địa chỉ web của tệp Khoảng trắng trong tên tệp thường không phải là vấn đề đối với các hệ thống hiện đại, nhưng bạn có thể muốn xem xét các vấn đề tiềm ẩn này khi tạo nguyên tắc đặt tên tệp của mình Tôi cố gắng cân bằng điều này với tính dễ sử dụng và dễ đọc, đồng thời thường sử dụng khoảng trắng trong tên tệp. Nhưng một lần nữa, đây là vấn đề sở thích cá nhân Phần kết luậnMột lần nữa, tôi muốn nhấn mạnh rằng rõ ràng có nhiều cách để đặt tên cho tệp và tôi chỉ chia sẻ một cách hợp lý để thực hiện việc đó có ý nghĩa đối với tôi và nhiều người khác. Bạn có thể có ý kiến khác về cách đặt tên và tổ chức tệp tốt nhất (hãy cho chúng tôi biết về chúng trong. ) Điều chính cần ghi nhớ là bạn càng có hệ thống và nhất quán thì càng dễ dàng xác định vị trí và sắp xếp tệp khi thư viện tệp của bạn phát triển theo thời gian—cho cả bạn và những người dùng khác trong nhóm của bạn Tôi thực sự khuyên nhóm hoặc tổ chức của bạn nên áp dụng nguyên tắc đặt tên tệp. Vui lòng sử dụng tệp PowerPoint mà tôi đã cung cấp trong phần tải xuống ở trên làm điểm bắt đầu cho việc này. Bạn có thể sửa đổi tập tin khi cần thiết Tương tự như bài đăng hôm nay, tôi có hướng dẫn này về Thực tiễn tốt nhất để đặt tên bảng Excel Ngoài ra, tôi đã tạo một macro tự động đặt tên tệp bằng dấu ngày tháng và bạn có thể truy cập nó ở cuối hướng dẫn lưu và đóng sổ làm việc này. Kiểm tra nó ra Tôi hy vọng điều này đã được hữu ích cho bạn. Hẹn gặp lại bạn lần sau Hội thảo trực tuyến đào tạo miễn phí về Power ToolsNếu bạn muốn tìm hiểu cách kết hợp các tệp tương tự trong Excel, hãy xem hội thảo trực tuyến đào tạo miễn phí của tôi về tất cả các Công cụ Power mới. Điều này bao gồm Power Query, Power Pivot, Power BI, bảng tổng hợp, macro & VBA, v.v. Nó được gọi là Bản thiết kế Excel hiện đại. Trong hội thảo trên web, tôi giải thích những công cụ này là gì và cách chúng có thể phù hợp với quy trình làm việc của bạn Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách trở thành Người hùng Excel trong tổ chức của mình, người bạn đồng hành mà mọi người dựa vào để nhận trợ giúp về Excel và thực hiện các dự án thú vị Hội thảo trên web đang diễn ra vào nhiều ngày và thời gian. Vui lòng nhấp vào liên kết bên dưới để đăng ký và giữ chỗ của bạn Nhấn vào đây để đăng ký hội thảo trên web miễn phí Trước đó Danh sách phím tắt Excel mới + Mục ưa thích của cộng đồng Tiếp theo Lối tắt để lọc theo giá trị của ô trong Excel Bạn cũng có thể thích
3 mẹo để in trang tính ExcelTìm và thay thế định dạng trong ExcelExcel Thói Quen Xấu #11Chuỗi thói quen xấu trong Excel. Dấu phẩy trong tham chiếu ô trong công thứcDan nói. Điều quan trọng là sử dụng các số 0 đứng đầu khi sử dụng các số cho một chuỗi hoặc bất kỳ thứ gì. Bởi vì Trình quản lý tệp coi chúng là ký tự alpha mà bạn đã đề cập và giải thích một chút bằng cách sử dụng hai chữ số cho mm và dd. Không có gì khó hiểu hơn là có một loạt tệp có cùng tên tệp nhưng cập nhật tệp trước đó nếu bạn sử dụng … 'tên tệp'-1,'tên tệp'-2,'tên tệp'-3,…tên tệp'-10, 'tên tệp'-1,10,11,12,2,20,21,22,3 thay vì mong đợi/mong muốn của bạn 'tên tệp'-1,2,3,10,11,12,20,21,22 vì vậy trong trường hợp này các số thứ tự sẽ là
Mitchell Allen nói. Jon, điều khó khăn nhất khi quyết định chọn một hệ thống là chuyển đổi các tệp hiện có giữa luồng. Ví dụ: nếu bạn đã dành nửa đầu năm để sắp xếp theo mô tả, vào thời điểm bạn nhận ra rằng đáng lẽ bạn nên sắp xếp theo ngày tháng, thì bạn đã có sáu tháng với một loạt tệp mà bây giờ bạn phải đổi tên. Nhân số này với từng cấp độ thư mục bạn có và nếu bạn quyết định đổi tên thư mục cũng như tệp, bạn sẽ có một mớ hỗn độn trên tay Tôi đổ lỗi cho sự phụ thuộc của chúng tôi vào sự khăng khăng cứng nhắc mà chúng tôi tuân thủ. tập tin vật lý, thư mục và tủ Để chống lại cơn ác mộng này, tôi loại bỏ Explorer để chuyển sang một bộ đôi mạnh mẽ hơn. Mọi điều. exe và Xyplorer. đầu tiên là tiện ích tìm kiếm trên máy tính để bàn mà tôi sử dụng thay vì lập chỉ mục Windows 10. Thứ hai là tiện ích thay thế Explorer yêu thích của tôi Ngoài việc sử dụng phần mềm thay thế để quản lý tệp, tôi đã áp dụng sơ đồ dựa trên thẻ tương tự như hệ thống đặt tên được phân cách bằng dấu gạch ngang của bạn. Sự khác biệt là, tôi đặt mọi tệp vào một thư mục Tôi biết điều đó là cực đoan, nhưng với hai công cụ hoạt động song song, tôi dành ít thời gian hơn cho việc tìm kiếm tệp. Tôi thực sự sắp xếp theo thời gian sửa đổi lần cuối, vì tôi là người duy nhất sử dụng máy tính của mình. Điều này giữ cho các dự án gần đây của tôi trong tầm nhìn. Điều đó rất quan trọng khi bạn có 100 tệp trong một thư mục Nếu tôi cần tìm một dự án cũ hơn và tôi có thể nhớ ít nhất một phần tên, Everything. exe sẽ tìm thấy nó ngay lập tức Còn đổi giữa dòng thì mình dùng thêm 1 tool nữa. Tiện ích đổi tên hàng loạt. Phần mềm di động này giúp đổi tên tệp dễ dàng hơn so với đổi tên hàng loạt của Xyplorer Chúc mừng, Mitch
Nasser Hamid nói. Trong môi trường nhóm, khi đặt tên tệp, chúng tôi nhận thấy khoảng trắng là một vấn đề lớn nên chúng tôi tránh chúng bằng cách sử dụng dấu gạch dưới Một số thành viên trong nhóm thích phiên bản văn bản của tên tháng. Điều này gây ra sự cố khi sắp xếp tên tệp và thư mục. Vì vậy, giải pháp là sử dụng kết hợp số và văn bản sao cho tên là Operational_Data_2020_01_Jan, … _2020_02_Feb, … v.v. , đảm bảo phần văn bản của tháng luôn dài 3 ký tự. Tất nhiên phần số bao giờ cũng có hai chữ số và luôn đứng trước tên văn bản của tháng Giao thức này là một phần văn hóa của chúng tôi trong nhiều năm nay. Nó đã làm cho việc quản lý tập tin trở nên rất dễ dàng. Giống như bạn đã nói trong ghi chú của mình, điều quan trọng là tính nhất quán
Mike Gallagher nói. Lời chào hỏi. Bất kể tên nào được sử dụng, tôi nhận thấy rằng tính nhất quán về định dạng của tên rất quan trọng, đặc biệt là khi di chuyển tệp giữa các hệ thống khác nhau có hệ điều hành khác nhau. Đầu tiên là không bao giờ sử dụng khoảng trống trong tên. Thay vào đó hãy sử dụng dấu gạch ngang hoặc gạch dưới. Khác là tôi luôn gắn thẻ tên với ngày và phiên bản. Ví dụ: 20201015a, rồi 20201015b, v.v. Điều này đến từ kinh nghiệm của tôi nhiều năm trước trong việc thu thập dữ liệu trên không. Định dạng ngày dễ dàng mở rộng để bao gồm giờ, phút, giây, mili giây, v.v. và theo thứ tự đó. Nó làm cho việc giải mã tự động tiêu đề tệp trở nên rất dễ dàng – nói một cách tương đối
Đôn H. nói. Jon, luôn đánh giá cao lời khuyên của bạn. Trong thực hành kế toán của mình, tôi hoàn toàn dựa vào việc đặt tên tệp để sắp xếp các biên lai của từng khách hàng. Điều đã hoạt động tốt cho hệ thống kế toán dựa trên Excel của tôi là tên tệp hai thành phần như bạn đề xuất bao gồm tên nhà cung cấp và ngày giao dịch (YYMMDD), chẳng hạn như Amazon_201002 Ngoài ra, tạo một siêu liên kết sau mỗi mục nhập kế toán liên kết đến tệp biên lai là một cách hay để giữ mọi thứ tiện dụng
Cheyle nói. Cảm ơn Jon Những lời khuyên tuyệt vời ở đây và đề xuất cố gắng thuyết phục tổ chức áp dụng thực hành tiêu chuẩn hóa là một điều đáng để theo dõi
Ron MVP 2012-2018 nói. Tiêu chuẩn đặt tên là một cách tuyệt vời để "đơn giản hóa" tính toán. Tôi thực sự đã sử dụng chính xác tiêu chuẩn đặt tên đó trong nhiều năm Tôi sử dụng một biến thể của biến thể đó cho các url và tài liệu không được sử dụng trong quá trình xử lý dữ liệu. Tôi đã từng dựa vào dấu dữ liệu url, nhưng sau đó Windows quyết định tiếp tục cập nhật chúng, vì vậy chúng không còn hữu ích nữa. Tôi đã phải nhúng ngày vào tên url. Tương tự với “thẻ” Windows. Tôi không bao giờ có thể làm cho chúng hoạt động được, vì vậy tôi sử dụng từ viết tắt cấp cao làm “thẻ” để nhóm các bài viết phổ biến và nếu tôi có các thẻ bổ sung mà tôi muốn sử dụng, tôi sẽ thêm chúng làm hậu tố vào cuối tên tệp. Bằng cách này, khi tôi muốn tìm kiếm một chủ đề, tôi có thể Ví dụ điện tử cho Excel Tất cả mọi thứ tìm kiếm tên tập tin là tuyệt vời ở những gì nó làm. Tôi đã sử dụng nó hơn 10 năm nay. Nó thực hiện tìm kiếm Tên tệp nhanh như khi bạn nhập bằng cách nối trực tiếp vào Windows NTFS. Đánh bại ánh sáng ban ngày của tìm kiếm Windows. Tất nhiên, nó không lập chỉ mục nội dung, nhưng tôi thường không cần mức độ tìm kiếm đó
Shimshon nói. Ý tưởng hay. Tôi muốn nói thêm rằng tại tổ chức của tôi, nơi năm tài chính của chúng tôi khác với năm dương lịch, tôi sử dụng số kỳ/tháng kế toán của năm tài chính như một phần của tên
Jean-Sébastien Quesnel nói. cảm ơn vì đoạn phim này. Đó là một vấn đề rất quan trọng thường bị bỏ qua. Cho đến năm 2032, bạn nên có 4 năm chữ số. Tôi đến từ Québec, do đó, đôi khi tôi có quá nhiều định dạng ngày tháng. Nó có thể trở nên rất khó hiểu khi đặt năm, tháng và ngày. Với năm có 4 chữ số, phải mất ít nhất một mục ra khỏi phương trình. Bạn nói ở cuối video là chủ quan. Ở một mức độ nhất định, nhưng nếu bất kỳ ai muốn giao tiếp với người khác, tốt hơn hết là nên có một hệ thống đặt tên mà bất kỳ ai cũng có thể hiểu được một cách dễ dàng.
Diana nói. Cảm ơn Jon đã chia sẻ điều này và tất cả các nhận xét được chia sẻ bởi những người khác. Tôi đã sử dụng Mô tả_YYYY-MM-DD hhmm (đồng hồ 24 giờ) trong khoảng 5 năm và nó hoạt động rất tốt với tôi. Tôi đang ở một công ty mới và hiện đang cố gắng để nhóm của tôi cũng áp dụng điều này Tệp Excel được gọi là gì?Trong Excel Starter, bảng tính được gọi là trang tính và các trang tính được lưu trữ trong tệp có tên sổ làm việc . Sổ làm việc có thể có một hoặc nhiều trang tính trong đó.
Tệp Excel XLSX là gì?XLSX là định dạng tệp nén, dựa trên XML . Microsoft Excel 2007 trở lên sử dụng XLSX làm định dạng tệp mặc định khi tạo bảng tính mới. Hỗ trợ tải và lưu các tệp XLS cũ cũng được bao gồm. XLS là định dạng mặc định được sử dụng với Office 97-2003. |
