Con dấu công ty là một dấu hiệu pháp lý quan trọng, đại diện cho mỗi công ty, nó thể hiện cho sự uy tín, giá trị và nhằm để khách hàng phân biệt các công ty với nhau. Trong quá trình hoạt động, sẽ có lúc công ty đó phải thay đổi con dấu của công ty, vậy vấn đề này được pháp luật quy định như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây. Show
I. Trường hợp thay đổi con dấu công ty.Con dấu công ty là một dấu hiệu pháp lý để nhận biết của doanh nghiệp. Vì nhiều lý do mà trong quá trình hoạt động mà công ty cần phải thay đổi con dấu cho phù hợp với điều kiện kinh doanh và điều kiện thực tế của mình. Việc thay đổi con dấu công ty sẽ được thực hiện trong các trường hợp sau: – Con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, không đảm bảo chất lượng sử dụng con dấu trong hoạt động ký văn bản trên thực tế. – Thay đổi chất liệu con dấu, từ đó cũng cải thiện cho chất lượng dấu được đóng. – Thay đổi tên tổ chức, phản ánh qua mẫu dấu để xác lập các văn bản dưới tên mới của tổ chức. – Thay đổi thông tin đã được ghi nhận trên dấu công ty như: Tên công ty, địa chỉ công ty,...Các thông tin này cần được phản ánh chính xác trên dấu doanh nghiệp sử dụng. – Con dấu bị mất, cần được làm lại để đảm bảo các nhu cầu sử dụng. II. Quy định về thay đổi con dấu công ty. Con dấu được sử dụng trong các văn bản, tài liệu nội bộ, công khai để đảm bảo uy tín của những doanh nghiệp trong những văn bản đó, vì vậy nó được quy định trong pháp luật, cụ thể tại Luật doanh nghiệp năm 2020: Điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định doanh nghiệp được quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Ngoài ra con dấu con có hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Việc quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.  Bên cạnh đó, con dấu công ty còn được quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. III. Thủ tục thay đổi con dấu công ty3.1. Hồ sơ thay đổi con dấu công ty.Tùy vào lý do mà doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi con dấu công ty mà hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau. Theo đó, khoản 9 Điều 24 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng con dấu: Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu. Như vậy, căn cứ Điều 15 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP thì hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu đối với các trường hợp như sau: - Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu: Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do. - Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên, hồ sơ gồm: + Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do; + Quyết định thay đổi về tổ chức, đổi tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước của cơ quan có thẩm quyền. - Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, hồ sơ gồm: + Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền; + Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu được cấp trước đó. 3.2. Trình tự, thủ tục thay đổi con dấu công ty.Căn cứ Điều 11 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP quy định về trình tự, thủ tục nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: - Bước 1: Nộp hồ sơ thay đổi con dấu trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hoặc nộp hồ sơ thay đổi con dấu qua cổng thông tin điện tử https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ - Bước 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra thông tin, văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ, và thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều này. Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ phụ trách sẽ gửi lại giấy biên nhận hồ sơ đến doanh nghiệp. Nội dung giấy biên nhận nêu rõ thời gian nhận hồ sơ và lịch hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ thay đổi con dấu không hợp lệ, thì cán bộ phụ trách có nhiệm vụ thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp bổ sung, hoàn thiện lại hồ sơ. - Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả. IV. Giải đáp thắc mắc khi thay đổi con dấu của công ty.4.1 Có cần thông báo khi thay đổi mẫu dấu công ty không?Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy định này đã chính thức được bãi bỏ tại Luật Doanh nghiệp 2020. Như vậy, dù có đăng ký mới hay thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp đều không cần phải làm thủ tục thông báo lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 4.2. Trường hợp thay đổi tên công ty mà không khắc lại con dấu có bị xử phạt không?Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; phòng cháy và chữa cháy; phòng, chống bạo lực gia đình quy định về mức xử phạt đối với hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu như sau. Cụ thể đối với cá nhân như sau: Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây: “Không đăng ký lại mẫu con dấu theo quy định của pháp luật” Như vậy, trường hợp mà thay đổi tên nhưng không làm thủ tục khắc lại con dấu thì sẽ thuộc trường hợp vi phạm về quản lý và sử dụng con dấu, mức phạt có thể từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. 4.3. Khi đối tác, khách hàng yêu cầu xác nhận con dấu mới, con dấu cũ thì phải làm gì?Trường hợp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động giao dịch trên thị trường, nếu một số đơn vị là đối tác, khách hàng yêu cầu doanh nghiệp phải có xác nhận mẫu dấu cũ và cam kết đang sử dụng đối với mẫu dấu mới thì doanh nghiệp đó có thể làm bản cam kết sử dụng mẫu con dấu cũ và mới. 4.4. Cơ quan nào có thẩm quyền nào có nhiệm vụ cấp lại mẫu con dấu mới khi nhận được hồ sơ đề nghị của Ủy ban nhân dân phường?Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về cơ quan có thẩm quyền cấp mẫu dấu như sau: “2. Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với cơ quan, tổ chức, gồm:
Như vậy, cơ quan có thẩm quyền cấp mẫu con dấu mới cho Ủy ban nhân dân phường chính là Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. V. Dịch vụ tư vấn khi thay đổi con dấu của công ty.Hiện nay thị trường có rất nhiều công ty luật/văn phòng luật cung cấp dịch vụ tư vấn thay đổi con dấu của công ty. Trong đó, NPLAW là công ty có kinh nghiệm chuyên môn cao với đội ngũ nhân viên làm việc tận tâm, chỉn chu và chuyên nghiệp. Công ty luôn sẵn sàng tư vấn và đưa ra các giải pháp để khách hàng lựa chọn một cách tiết kiệm thời gian và tiền bạc nhất. Các dịch vụ tại NPLAW khi tư vấn về thay đổi con dấu của công ty cụ thể như sau: - Soạn thảo hồ sơ thay đổi dấu công ty - Liên hệ với cơ quan khắc dấu để tiến hành làm dấu mới - Đại diện khách hàng nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư - Điều chỉnh, sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (nếu có) - Nhận dấu mới và tiến hành thủ tục công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia - Tư vấn các vấn đề khác liên quan (nếu có) sau khi đăng ký thay đổi dấu Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về thay đổi con dấu của công ty mà NPLAW gửi đến Quý độc giả. Nếu Quý độc giả có bất kỳ vướng mắc nào liên quan cần giải đáp thêm, xin vui lòng liên hệ với NPLAW theo thông tin liên hệ sau: |
