Núm điều khiển điền là một công cụ hữu ích để tự động điền dữ liệu trong Excel, nhưng nó có thể gây khó chịu nếu nó không hoạt động như bình thường. Đọc tiếp để biết cách khắc phục sự cố này nếu nó phát sinh Show
Kích hoạt xử lý điềnĐiều đầu tiên là đảm bảo rằng điều khiển điền được bật. Nếu bộ điều khiển điền được bật, khi bạn đặt chuột ở góc dưới cùng bên phải của một ô, con trỏ chuột sẽ chuyển thành một chữ thập nhỏ màu đen. Nếu điều này không xảy ra, điều khiển điền của bạn chưa được bật Để kích hoạt núm điều khiển điền
Chọn tính toán tự độngNếu điều khiển điền của bạn xuất hiện, nhưng khi bạn sử dụng nó, dữ liệu không như bạn mong đợi, có thể trang tính của bạn được đặt thành tính toán thủ công Hãy xem xét bảng tính sau đây
Công thức trong ô E3 tính tổng lương nhân viên. Sử dụng núm điều khiển điền để kéo công thức xuống các nhân viên còn lại
Khi bạn làm điều này, tiền lương của mỗi nhân viên là như nhau mặc dù số giờ làm việc và mức lương theo giờ khác nhau. Tay cầm điền rõ ràng không hoạt động chính xác Để khắc phục sự cố này, trong Dải băng, hãy chọn Công thức > Tính toán > Tùy chọn Tính toán > Tự động
Bây giờ, khi bạn kéo thanh điều khiển điền xuống, kết quả sẽ chính xác
Dữ liệu đã lọcNếu bạn đã lọc dữ liệu và đang cố gắng sử dụng núm điều khiển điền để điền vào chuỗi, điều này cũng có thể gây ra sự cố Hãy xem xét bảng tính sau đây Công thức (1) được tạo để sao chép xuống (2) bằng cách sử dụng núm điều khiển điền. Tuy nhiên, (3) dữ liệu được lọc
Khi bạn sao chép dữ liệu xuống bằng núm điều khiển điền, nó sẽ hiển thị chính xác
Tuy nhiên, khi bạn xóa bộ lọc, bạn sẽ thấy một số ô trống
Bí quyết là đảm bảo dữ liệu của bạn không bị lọc trước khi sử dụng núm điều khiển điền Sửa chữa Dòng điền trong Google Trang tínhGoogle Trang tính không có tùy chọn tắt Tự động điền cũng như tính toán thủ công, vì vậy những lý do đó sẽ không giải thích cho chuỗi điền không hoạt động Tuy nhiên, Google Trang tính sẽ không điền chính xác một chuỗi nếu bạn đã đặt bộ lọc trên trang tính của mình Trong ví dụ bên dưới, bạn đã tạo công thức (1) trong F3 và sử dụng Tự động điền để sao chép công thức xuống F20. Tuy nhiên, dữ liệu được (2) lọc theo Bộ Trong Microsoft Excel, có thể có một số lý do khiến tùy chọn Tự động điền hoặc Xử lý điền không hoạt động bình thường. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy những sự cố có thể xảy ra thường xuyên khi sử dụng tùy chọn Tự động điền và cách khắc phục những sự cố này bằng các ví dụ và hình minh họa phù hợp Mục lục Tải sách bài tập thực hànhBạn có thể tải xuống sổ làm việc Excel mà chúng tôi đã sử dụng để chuẩn bị cho bài viết này Sử dụng tính năng Tự động điền với các vấn đề đã được khắc phục. xlsx Các vấn đề có thể khiến tự động điền không hoạt động bình thường trong Excel1. Bắt lặp lại một số thay vì một chuỗi khi sử dụng tính năng Tự động điềnĐây là trường hợp đầu tiên của chúng tôi trong hình ảnh sau đây. Trong Cột B, FIll Handle đã được sử dụng ở đây để tạo một chuỗi số bắt đầu từ '1'. Nhưng chúng tôi đã có sự lặp lại của 1 đổi lại. Để lấy dãy số (1,2,3…) ta phải dùng tùy chọn Fill Series thủ công Trong hình bên dưới, bạn đang thấy tùy chọn Fill Series từ menu. Sau khi bạn chọn tùy chọn liên quan, bạn sẽ tìm thấy ngay chuỗi số bắt đầu từ 1 trong Cột B Đọc thêm. Đánh số tự động trong Excel 2. Tự động điền chuỗi không hoạt động khi chỉ kéo ô cuối cùngBây giờ, hãy nghĩ về trường hợp nhiều ô đang chiếm một dãy số và bạn phải điền vào các ô tiếp theo theo dãy số Giả sử, chúng ta có hai số '1' và '3' lần lượt ở B4 và B5. Điều chúng ta muốn ở đây là tạo một dãy số có hiệu chung là 2. Điều đó có nghĩa là chuỗi số học của chúng ta sẽ trông như thế này. 1,3,5,7,9… Nhưng nếu bạn chỉ kéo xuống 3 từ Ô B5 thì bạn sẽ chỉ tìm thấy sự lặp lại của 3 như trong hình sau Để có được một dãy số học thích hợp, trước tiên chúng ta phải chọn dãy ô có sẵn trong cột. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng là B4 và B5. Sau khi chọn các ô, chúng ta phải sử dụng tùy chọn Fill Handle từ Ô B5 để kéo xuống Ô B10 cuối cùng Và cuối cùng, chúng ta sẽ nhận được dãy số phù hợp mà không bị lặp lại như trong ảnh chụp màn hình bên dưới Đọc thêm. Cách điền dữ liệu xuống hàng cuối cùng trong Excel 3. Tự động điền Excel không hoạt động ở cột xa trong cùng một trang tínhTrong ví dụ này, chúng ta sẽ thấy điều gì sai khi sử dụng tùy chọn Fill Handle khi có hai cột cách xa nhau trong cùng một trang tính Giả sử rằng Cột B có một dãy số bắt đầu từ 1. Và Cột D chỉ có hai số, 1 và 3 trong D4 và D5. Có một khoảng cách giữa hai cột này đã làm cho các cột này khác biệt với nhau Bây giờ nếu chúng tôi cố gắng bấm đúp vào tùy chọn Xử lý điền trong D5, chúng tôi sẽ thấy rằng nó hoàn toàn không hoạt động. Vấn đề nằm ở khoảng trống giữa Cột B và Cột D. Do sự hiện diện của các ô trống trong Cột C, Bộ điều khiển Điền bằng bấm đúp sẽ không hoạt động bình thường trong cột riêng biệt Bây giờ dữ liệu từ Cột D đã được chuyển sang Cột C. Vì vậy, hiện tại không có khoảng trống nào nằm giữa hai cột này. Và bây giờ hãy sử dụng tùy chọn Fill Handle bằng cách nhấp đúp, bạn sẽ tìm thấy chuỗi số cùng một lúc mà không gặp bất kỳ sự phức tạp nào bài đọc tương tự
4. Tùy chọn xử lý điền không được bật trong ExcelThông thường, trong bất kỳ phiên bản Microsoft Excel nào, tùy chọn Fill Handle vẫn được kích hoạt theo mặc định. Nhưng đôi khi có thể xảy ra một số sự cố có thể vô hiệu hóa tùy chọn Xử lý điền. Trong trường hợp đó, chúng tôi phải bật tùy chọn Xử lý điền thủ công Điều bạn phải làm là chuyển đến tab Nâng cao trong menu Tùy chọn Excel trước. Sau đó, bên dưới thanh Tùy chọn chỉnh sửa, hãy đánh dấu vào các tùy chọn hiển thị các câu lệnh 'Bật xử lý điền và kéo và thả ô' và 'Bật Tự động điền cho các giá trị ô' Sau khi nhấn OK, Fill Handle sẽ hoạt động hoàn hảo trong bảng tính của bạn 5. Tự động điền không hoạt động bình thường với bảng đã lọcMột số người dùng với các phiên bản Microsoft Excel cũ hơn đã báo cáo rằng tùy chọn Tự động điền không hoạt động trong bảng đã lọc. Sau khi xóa tùy chọn Bộ lọc, Fill Handle đã bắt đầu hoạt động bình thường trở lại. Để xóa Bộ lọc khỏi bảng của bạn, bạn chỉ cần nhấn CTRL+SHIFT+L cùng nhau. Sau khi sử dụng Fill Handle, bạn có thể giữ lại các nút tương tự trên bàn phím để kích hoạt lại các tùy chọn Bộ lọc cho các tiêu đề trong bảng Excel của bạn 6. Tính toán tự động bị tắtTrong hình dưới đây, Ô C4 chứa một giá trị được tính toán đã được thực hiện bằng cách nhân giá trị trong Ô B4 với 5 Bây giờ nếu chúng tôi sử dụng tùy chọn Xử lý điền để lấy tất cả dữ liệu kết quả khác trong Cột C, chúng tôi có thể tìm thấy các giá trị lặp lại thay vì nhận được kết quả chính xác. Và sự cố này xảy ra khi Tính toán tự động vẫn bị tắt Để khắc phục sự cố này, trước tiên chúng tôi phải chuyển đến tab Công thức. Sau đó, từ menu thả xuống Tùy chọn tính toán, chúng tôi sẽ chọn tùy chọn 'Tự động' Và các giá trị trả về là số lặp lại của 5 trước đó sẽ chuyển thành bội số của 5 ngay lập tức dựa trên các giá trị ô có trong Cột B 7. Tự động điền với Flash Fill không hoạt động bình thườngTrong phần cuối cùng, chúng ta sẽ tìm hiểu vấn đề khi sử dụng tùy chọn Flash Fill để trả lại dữ liệu đã trích xuất. Tùy chọn Flash Fill tìm kiếm một mẫu cụ thể trong một cột cho một giá trị ô được chỉ định, sau đó trích xuất dữ liệu bằng cách làm theo mẫu Ví dụ: chúng tôi có một số giá trị văn bản nằm trong Cột B dưới tiêu đề Văn bản. Chúng tôi phải trích xuất tốc ký tên quốc gia từ dữ liệu văn bản trong Cột C bằng cách sử dụng tùy chọn Flash Fill Để làm điều này, chúng ta phải trích xuất tên quốc gia theo cách thủ công chỉ từ ô đầu tiên và nhập tên đó vào Ô C5. Bây giờ, sử dụng Fill Handle để tự động điền vào cột và sau đó chọn tùy chọn Flash Fill từ menu Trong cột đầu ra, các giá trị trả về không như chúng ta mong đợi, phải không? . Nhưng chúng tôi chỉ cần trích xuất các bảng chữ cái Vì vậy, nếu dữ liệu văn bản được sắp xếp theo một mẫu cụ thể như trong hình dưới đây ở Cột B, thì các giá trị được trích xuất bằng cách sử dụng tùy chọn Flash Fill sẽ chỉ trả về tất cả các chữ cái đầu của tên quốc gia lời kếtTôi hy vọng tất cả những vấn đề được đề cập ở trên giờ đây sẽ nhắc bạn sử dụng tùy chọn Tự động điền đúng cách trong bảng tính Excel của mình. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào, vui lòng cho tôi biết trong phần bình luận. Hoặc bạn có thể xem các bài viết khác của chúng tôi liên quan đến hàm Excel trên trang web này Tại sao tôi không thể thay đổi màu tô trong Excel?Trong Excel, bạn không thể thay đổi màu tô mặc định cho trang tính. Theo mặc định, tất cả các ô trong sổ làm việc không chứa ô . Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên tạo sổ làm việc chứa các trang tính có các ô đều có một màu tô cụ thể, thì bạn có thể tạo một mẫu Excel. |
