Phụ thuộc dấu vết excel nhiều ô

Bạn đã bao giờ kế thừa một trang tính do người khác thiết lập hoặc bạn đã tạo và không sử dụng trong một thời gian chưa? . Bạn cũng có thể đang tính toán sai và cần biết công thức lấy dữ liệu từ đâu

Excel cung cấp một cách đơn giản để xem lại các ô nào vừa phụ thuộc vừa phụ thuộc vào các ô khác. Tính năng này được gọi là tiền lệ theo dõi và phụ thuộc

Tìm công thức, hàm và ô được kết nối với một ô

1. Mở sổ làm việc của bạn tới một trang tính chứa các ô có tiền lệ hoặc phụ thuộc
2. Chọn ô mà bạn muốn kiểm tra tiền lệ và/hoặc phụ thuộc
3. Nhấp vào nút Trace Precedents hoặc Trace Dependents trong nhóm Formula Auditing của tab Formulas

1. Mũi tên dẫn từ ô đã chọn mở rộng và trỏ đến những ô sử dụng dữ liệu của ô đó trong tính toán của chúng. Bây giờ bạn có thể làm việc với dữ liệu trong các ô phụ thuộc bằng cách sử dụng các mũi tên để tham khảo

1. Khi bạn đang làm việc với dữ liệu cho ô đó, hãy nhấp vào nút Xóa Mũi tên để xóa tất cả các mũi tên phụ thuộc và tiền lệ khỏi màn hình

Sử dụng tiền lệ theo dõi và phụ thuộc để sửa chữa các công thức và hàm, thực hiện cập nhật mà không làm hỏng bảng tính của bạn và để nhanh chóng trực quan hóa tất cả dữ liệu bị ảnh hưởng bởi các tính toán của bạn

Như bạn đã thấy, một số lỗi công thức là do tham chiếu các ô khác chứa lỗi hoặc giá trị không phù hợp. Bước đầu tiên để khắc phục sự cố loại công thức này là xác định ô (hoặc nhóm ô) nào đang gây ra lỗi. Điều này đơn giản nếu công thức chỉ tham chiếu đến một ô duy nhất, nhưng nó sẽ ngày càng khó khăn hơn khi số lượng tham chiếu tăng lên. (Một yếu tố phức tạp khác là việc sử dụng tên dải ô vì sẽ không rõ ràng mỗi tên đang tham chiếu đến dải ô nào. )

Để xác định những ô nào đang tàn phá công thức của bạn, bạn có thể sử dụng các tính năng kiểm tra của Excel để trực quan hóa và theo dõi các giá trị đầu vào của công thức và nguồn lỗi

Hiểu về kiểm toán

Các tính năng kiểm tra công thức của Excel hoạt động bằng cách tạo các dấu vết—các mũi tên chỉ ra các ô liên quan đến một công thức theo đúng nghĩa đen. Bạn có thể sử dụng công cụ theo dõi để tìm ba loại ô

• tiền lệ. Đây là những ô được tham chiếu trực tiếp hoặc gián tiếp trong một công thức. Ví dụ: giả sử ô B4 chứa công thức =B2; . Bây giờ, giả sử rằng ô B2 chứa công thức =A2/2;

• người phụ thuộc. Đây là những ô được tham chiếu trực tiếp hoặc gián tiếp bởi một công thức trong một ô khác. Trong ví dụ trước, ô B2 là ô phụ thuộc trực tiếp của A2 và B4 là ô phụ thuộc gián tiếp của A2

• lỗi. Đây là những ô chứa giá trị lỗi và được tham chiếu trực tiếp hoặc gián tiếp trong một công thức (và do đó gây ra cùng một lỗi xuất hiện trong công thức)

Hình 3-7 hiển thị một trang tính với ba ví dụ về mũi tên vạch

• Ô B4 chứa công thức =B2 và B2 chứa =A2/2. Các mũi tên (chúng có màu xanh lam trên màn hình) chỉ ra các tiền lệ (trực tiếp và gián tiếp) của B4

• Ô D4 chứa công thức =D2 và D2 ​​chứa =D1/0. Cái sau tạo ra #DIV/0. lỗi. Do đó, lỗi tương tự xuất hiện trong ô D4. Mũi tên (màu đỏ trên màn hình) đang chỉ ra nguồn gốc của lỗi

• Ô G4 chứa công thức =Sheet5. A1. Excel hiển thị mũi tên nét đứt với biểu tượng trang tính bất cứ khi nào tiền lệ hoặc phụ thuộc tồn tại trên một trang tính khác

HÌNH 3-7 Bảng tính này minh họa ba loại mũi tên vạch

Truy tìm tiền lệ tế bào

Để theo dõi tiền lệ ô, hãy làm theo các bước sau

1. Chọn ô chứa công thức có tiền lệ mà bạn muốn theo dõi

2. Chọn Công thức > Tiền tố theo dõi. Excel thêm một mũi tên theo dõi vào từng tiền lệ trực tiếp

3. Tiếp tục lặp lại bước 2 để xem thêm các mức tiền lệ

Theo dõi tế bào phụ thuộc

Dưới đây là các bước để làm theo để theo dõi phụ thuộc tế bào

1. Chọn ô có người phụ thuộc bạn muốn theo dõi

2. Chọn Công thức > Dấu vết phụ thuộc. Excel thêm một mũi tên đánh dấu cho mỗi người phụ thuộc trực tiếp

3. Tiếp tục lặp lại bước 2 để xem thêm các cấp độ người phụ thuộc

Theo dõi lỗi ô

Để theo dõi lỗi ô, hãy làm theo các bước sau

1. Chọn ô chứa lỗi mà bạn muốn theo dõi

2. Chọn Công thức > Kiểm tra Lỗi > Theo dõi Lỗi. Excel thêm một mũi tên theo dõi vào mỗi ô tạo ra lỗi

Loại bỏ mũi tên đánh dấu

Để loại bỏ các mũi tên đánh dấu, bạn có ba lựa chọn

• Để xóa tất cả các mũi tên theo dõi, hãy chọn Công thức > Xóa Mũi tên

• Để xóa các mũi tên ưu tiên từng cấp một, chọn Công thức, thả xuống danh sách Xóa Mũi tên và chọn Xóa Mũi tên Ưu tiên

• Để xóa các mũi tên phụ thuộc mỗi lần một cấp, hãy chọn Công thức, thả xuống danh sách Xóa Mũi tên và chọn Xóa Mũi tên Phụ thuộc

Đánh giá công thức

Trước đó, bạn đã học được rằng bạn có thể khắc phục sự cố cho một công thức sai lầm bằng cách đánh giá các phần của nó. Bạn làm điều này bằng cách chọn một phần của công thức mà bạn muốn đánh giá và sau đó chọn F9. Điều này hoạt động tốt, nhưng nó có thể tẻ nhạt trong một công thức dài hoặc phức tạp và luôn có nguy cơ là bạn có thể vô tình xác nhận một công thức được đánh giá một phần và mất công

Một giải pháp tốt hơn là sử dụng tính năng Công thức Đánh giá của Excel. Nó thực hiện tương tự như kỹ thuật F9, nhưng dễ dàng và an toàn hơn. Đây là cách nó hoạt động

1. Chọn ô chứa công thức bạn muốn đánh giá

2. Chọn Công thức > Đánh giá Công thức. Excel hiển thị hộp thoại Đánh giá Công thức

3. Thuật ngữ hiện tại trong công thức được gạch chân trong hộp Đánh giá. Tại mỗi bước, bạn chọn một hoặc nhiều nút sau

   • Thúc giục. Hiển thị giá trị hiện tại của thuật ngữ được gạch chân

   • Bước vào. Hiển thị phụ thuộc đầu tiên của thuật ngữ được gạch chân. Nếu người phụ thuộc đó cũng có người phụ thuộc, hãy chọn lại nút này để xem (xem Hình 3-8)

     

     HÌNH 3-8 Với tính năng Đánh giá Công thức, bạn có thể “bước vào” công thức để hiển thị các ô phụ thuộc của nó

   • Bước ra khỏi. Ẩn một người phụ thuộc và đánh giá tiền lệ của nó

4. Lặp lại bước 3 cho đến khi bạn hoàn thành đánh giá của mình

5. Chọn Đóng

Xem giá trị ô

Trong ví dụ về công cụ theo dõi tiền lệ được hiển thị trong Hình 3-7, công thức trong ô G4 đề cập đến một ô trong một trang tính khác, ô này được biểu thị trong công cụ theo dõi bằng một biểu tượng trang tính. Nói cách khác, bạn không thể nhìn thấy ô công thức và ô tiền lệ cùng một lúc. Điều này cũng có thể xảy ra nếu tiền lệ tồn tại trên một sổ làm việc khác hoặc thậm chí ở nơi khác trên cùng một trang tính nếu bạn đang làm việc với một mô hình lớn

Đây là một vấn đề vì không có cách nào dễ dàng để xác định nội dung hoặc giá trị hiện tại của tiền lệ chưa từng thấy. Nếu bạn đang gặp sự cố, việc khắc phục sự cố yêu cầu bạn theo dõi tiền lệ xa xưa để xem liệu đó có thể là thủ phạm hay không. Điều đó đủ tệ với một ô không nhìn thấy, nhưng nếu công thức của bạn đề cập đến 5 hoặc 10 ô như vậy thì sao?

Mức độ rắc rối này—không hề hiếm gặp trong thế giới bảng tính—chắc chắn là nguồn cảm hứng đằng sau một giải pháp tao nhã. cửa sổ xem. Cửa sổ này cho phép bạn giữ các tab trên cả giá trị và công thức trong bất kỳ ô nào trong bất kỳ trang tính nào trong bất kỳ sổ làm việc đang mở nào. Đây là cách bạn thiết lập đồng hồ

1. Chuyển sang sổ làm việc có chứa ô hoặc các ô bạn muốn xem

2. Chọn Công thức > Cửa sổ xem. Excel hiển thị Cửa sổ xem

3. Chọn Thêm đồng hồ. Excel hiển thị hộp thoại Thêm theo dõi

4. Chọn ô bạn muốn xem hoặc nhập công thức tham chiếu cho ô (ví dụ: =A1). Lưu ý rằng bạn có thể chọn một phạm vi để thêm nhiều ô vào Cửa sổ xem

5. Chọn Thêm. Excel thêm ô hoặc nhiều ô vào Cửa sổ Xem, như trong Hình 3-9

HÌNH 3-9 Sử dụng Cửa sổ theo dõi để theo dõi các giá trị và công thức của các ô không nhìn thấy nằm trong các trang tính hoặc sổ làm việc khác

Khi không cần đồng hồ nữa, bạn nên tháo nó ra để tránh làm lộn xộn Watch Window. Để xóa đồng hồ, hãy chọn Công thức > Cửa sổ đồng hồ để mở Cửa sổ đồng hồ, chọn đồng hồ rồi chọn Xóa đồng hồ

Bạn có thể sử dụng dấu vết phụ thuộc cho nhiều ô không?

Khi truy tìm người phụ thuộc trong Excel Điều gì xảy ra khi bạn bấm vào tùy chọn Truy tìm người phụ thuộc nhiều lần?

Sự khác biệt giữa tiền lệ theo dõi và người phụ thuộc là gì?