Mở excel trong trình duyệt web

Một trong những điểm thu hút lớn nhất của SharePoint Online và Office 365 là khả năng truy cập tệp mọi lúc, mọi nơi. Một lợi ích bổ sung, mà theo tôi là một phần của cuộc cách mạng trong thế giới cộng tác, là khả năng mở và chỉnh sửa tài liệu trong Word, Excel và PowerPoint ngay trong trình duyệt. Điều đó có nghĩa là bạn có thể làm việc với các loại tệp đó mà không cần phải cài đặt phiên bản MS Office dành cho máy tính để bàn trên máy tính. Trong bài đăng trên blog này, tôi muốn giải thích những ưu điểm và hạn chế của việc sử dụng Office Online trong SharePoint và OneDrive

Cách mở và soạn thảo văn bản trên trình duyệt (dùng Office Online)

1. Để mở tài liệu trong trình duyệt, hãy bấm vào bất kỳ tệp Word, Excel hoặc PowerPoint nào – theo mặc định, tệp sẽ mở bằng Office Online (trong trình duyệt). Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị một ví dụ về tài liệu Word được mở trong trình duyệt, mặc dù hành vi tương tự cũng áp dụng cho Excel và PowerPoint

2. Để Chỉnh sửa tài liệu trong trình duyệt, nhấp vào menu thả xuống Chỉnh sửa Tài liệu và chọn Chỉnh sửa trong Trình duyệt (bạn cũng có thể mở tài liệu trong ứng dụng Word gốc nếu muốn)

3. Giờ đây, khả năng chỉnh sửa Word Online sẽ được hiển thị và bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với Tài liệu Word, giống như trong phiên bản đã cài đặt của phần mềm

4. Một cách khác (phím tắt) để chỉnh sửa nhanh các tệp MS Office là nhấp chuột phải vào tệp từ bên trong SharePoint và OneDrive, rồi chọn Mở > Mở trong Word Online từ menu

Ưu điểm của việc mở và chỉnh sửa văn bản trên trình duyệt

1. nó MIỄN PHÍ. Office Online được bao gồm trong tất cả các gói Office 365 Business/Enterprise và bạn không cần mua giấy phép MS Office dành cho máy tính để bàn để nó hoạt động
2. Chia sẻ đơn giản. Chia sẻ tài liệu Office Online dễ dàng hơn vì có sẵn nút Chia sẻ ở góc trên bên phải

3. Chỉnh sửa nhanh. Một tùy chọn tuyệt vời khi bạn muốn thực hiện các thay đổi nhanh đối với tài liệu – tệp mở ra nhanh hơn so với sử dụng phiên bản phần mềm đã cài đặt
4. Lưu tự động. Office Online không có nút Lưu – mọi thay đổi đều được lưu tự động. Vì vậy, nếu bạn thực hiện một thay đổi và sau đó đóng trình duyệt – đừng lo lắng – tất cả các thay đổi sẽ được lưu tự động
5. Nó không yêu cầu cài đặt MS Office trên PC để hoạt động. Vì Office Online không yêu cầu cài đặt Word, Excel hoặc PowerPoint trên máy tính – tùy chọn này rất phù hợp khi bạn cần truy cập các tệp trong SharePoint và OneDrive từ máy tính không cài đặt phần mềm này (i. e. , kết nối từ xa từ máy tính của khách sạn)
6. Hỗ trợ PDF. Ngoài Word, Excel, PowerPoint, Office Online còn có thể mở văn bản PDF ngay trên trình duyệt. Xin lưu ý rằng nó không hỗ trợ khả năng Chỉnh sửa cho các tệp PDF. Đối với điều đó, bạn sẽ cần phần mềm Adobe Acrobat

Hạn chế của việc mở và chỉnh sửa văn bản trên trình duyệt

1. Nó chỉ hoạt động trong SharePoint và OneDrive. Để mở và chỉnh sửa tài liệu MS Office trong trình duyệt (sử dụng Office Online), tài liệu phải nằm trong SharePoint hoặc OneDrive. Họ không thể cư trú trên máy tính hoặc chia sẻ tệp (ổ đĩa mạng). Đây là do thiết kế, không có nhiều hạn chế, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên khi có nhiều người dùng thắc mắc về điều này.
2. Chức năng hạn chế. Word Online, Excel Online và PowerPoint Online không phải là ứng dụng được cài đặt đầy đủ trên PC của bạn. Chúng là các phiên bản rút gọn (thu gọn) của các ứng dụng dành cho máy tính để bàn tương ứng và không có đầy đủ chức năng mà bạn có trên PC của mình. Do đó, chúng được dùng để chỉnh sửa “nhẹ” và không nhằm mục đích thay thế cho phần mềm máy tính để bàn.
3. Hỗ trợ tập tin hạn chế. Office Online chỉ hoạt động với các định dạng tệp sau. . tài liệu,. xlsx,. tệp pptx và PDF. Lưu ý “x” ở cuối phần mở rộng tệp MS Office. Điều đó có nghĩa là chỉ các tệp MS Office mới nhất mới được hỗ trợ (xem giới hạn tiếp theo)

4. Yêu cầu chuyển đổi đối với các tệp MS Office cũ hơn. Liên quan đến điểm trên – nếu các tệp Word, Excel, PowerPoint của bạn đã được lưu bằng các phiên bản phần mềm cũ hơn (i. e. , Word 97 hoặc Excel 2003), chúng cần được lưu (chuyển đổi) sang định dạng tệp mới (từ. tài liệu để. docx). Nếu bạn cố chỉnh sửa phiên bản cũ hơn của tệp trong trình duyệt, bạn sẽ nhận được thông báo yêu cầu chuyển đổi (khi bạn nhấp vào Chuyển đổi, tệp sẽ được chuyển đổi nhanh chóng sang định dạng tệp mới (từ. tài liệu để. docx)

5. Nó không hỗ trợ tệp CSV. Trong trường hợp cần chỉnh sửa tệp CSV (các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy hoặc các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy), bạn sẽ cần sử dụng phiên bản Excel dành cho máy tính để bàn. Không thể xem hoặc chỉnh sửa các tệp CSV trong Office trực tuyến
6. Nó không hỗ trợ các tệp được bảo vệ bằng mật khẩu. Nếu tệp của bạn đã được mã hóa (lưu) bằng mật khẩu, Office Online sẽ nhắc bạn mở tệp đó bằng phiên bản dành cho máy tính để bàn của ứng dụng

7. Giới hạn kích thước tệp. Nếu bạn có các tệp lớn (kích thước>10MB), bạn sẽ được nhắc mở tệp trong bản gốc (phiên bản dành cho máy tính để bàn) của Office. Ví dụ: bên dưới là thông báo bạn nhận được khi cố gắng mở sổ làm việc Excel có kích thước lớn hơn 10 MB. Đây là một bài viết của Microsoft nói về giới hạn này hơn nữa

8. Một số hình SmartArt nhất định không được hỗ trợ. Nếu bạn đang sử dụng hình dạng SmartArt để vẽ biểu đồ và sơ đồ trong Word, Excel hoặc PowerPoint, xin lưu ý rằng một số hình dạng không được hỗ trợ. Nếu Office Online gặp sự cố – ​​nó sẽ nhắc bạn mở tệp ở phiên bản gốc (máy tính để bàn) của ứng dụng

9. Không thể chạy macro trong Office Online. Bạn vẫn có thể truy cập tài liệu bằng macro bằng Office Online, nhưng để chạy macro, bạn sẽ cần phiên bản ứng dụng dành cho máy tính để bàn
10. Nhiều hạn chế tồn tại. Để biết danh sách đầy đủ các tính năng không được hỗ trợ trong Office Online, hãy tham khảo biểu đồ so sánh này, do Microsoft cung cấp

Cách tắt Office Online (khả năng mở và chỉnh sửa Word, Excel, PowerPoint trên trình duyệt)

Hành vi mặc định để mở các tệp Office trong SharePoint khi bạn nhấp vào chúng là qua Office Online (thông qua trình duyệt) chứ không phải qua ứng dụng gốc trên máy tính. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi hành vi đó nếu muốn

lựa chọn 1. Tắt Office Online (Chế độ trình duyệt) cho Thư viện tài liệu

1. Chuyển đến thư viện nơi bạn muốn thay đổi hành vi của trình duyệt. Nhấp vào Biểu tượng bánh răng > Cài đặt thư viện

2. Chọn Cài đặt nâng cao

3. Trong Mở tài liệu trong trình duyệt, chọn nút Mở trong ứng dụng khách. Nhấp vào OK

Lựa chọn 2. Tắt Office Online (Chế độ trình duyệt) trên toàn cầu

1. Chuyển đến thư mục gốc của tuyển tập trang (trang trên cùng)
2. Chuyển đến Biểu tượng bánh răng > Cài đặt trang

3. Trong phần Quản trị tuyển tập trang, chọn Các tính năng của tuyển tập trang

4. Cuộn xuống Mở tài liệu trong ứng dụng khách theo mặc định. Nhấp vào Kích hoạt. Xin lưu ý rằng điều này sẽ thay đổi hành vi cho toàn bộ tuyển tập trang (tất cả thư viện tài liệu) cùng một lúc .

5. Nếu bạn có nhiều tuyển tập trang trong môi trường của mình, bạn sẽ cần lặp lại các bước trên cho tất cả chúng

Mặc dù tôi đã cung cấp các hướng dẫn ở trên để bạn tham khảo, nhưng tôi thực sự không khuyến khích bạn thực hiện chúng . Office Online cung cấp một cách tuyệt vời, hiện đại và thuận tiện để làm việc với các tệp và bạn thực sự nên nắm bắt và tận dụng nó chứ không quay lại cách bạn làm việc với các tài liệu trong những năm 1990.

Tóm tắt (Bản in đẹp)

Khả năng mở và chỉnh sửa tài liệu Office trong trình duyệt (thông qua Word Online, Excel Online và PowerPoint Online) mang lại giá trị tuyệt vời và chế độ cộng tác bổ sung cho người dùng SharePoint và OneDrive

Một điều quan trọng cần lưu ý là…

Office Online không phải là sự thay thế cho các ứng dụng Office trên máy tính, như Word, Excel và PowerPoint

Office Online được dùng để bổ sung cho phần mềm máy tính để bàn, không phải là giải pháp thay thế hoặc thay thế hoàn toàn. Nếu bạn đang cố gắng tiết kiệm giấy phép, xin đừng làm vậy . Bạn sẽ không thể chỉ sử dụng các phiên bản trình duyệt của phần mềm do nhiều hạn chế được liệt kê ở trên. Tôi đã làm việc với một số khách hàng đã chuyển sang SharePoint Online và nghĩ rằng họ có thể tiết kiệm được vài đô la bằng cách mua các giấy phép rẻ hơn không bao gồm bộ Office dành cho máy tính để bàn và giả sử tôi có thể giàu có nếu tôi đặt cược với họ khi bắt đầu dự án.

Về tôi

Tôi là Greg Zelfond, một U. S. nhà tư vấn dựa trên SharePoint và tôi cung cấp hỗ trợ tư vấn, đào tạo và cấu hình SharePoint sẵn có với giá phải chăng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên toàn thế giới

Chúng tôi có thể mở tệp Excel trong trình duyệt không?