Hướng dẫn xuất file project sang pdf

Bạn có thể sử dụng các chương trình Office để lưu hoặc chuyển đổi tệp sang định dạng PDF nhằm chia sẻ tệp hoặc in tệp bằng máy in thương mại. Và bạn sẽ không cần bất kỳ phần bổ trợ hoặc phần mềm nào khác.

Sử dụng định dạng PDF khi bạn muốn một tệp:

• Có hình thức giống nhau trên hầu hết các máy tính.

• Có kích thước tệp nhỏ hơn.

• Tuân theo một định dạng ngành.

Các ví dụ bao gồm sơ yếu lý lịch, tài liệu pháp lý, bản tin, tệp được thiết kế để đọc (không chỉnh sửa được) và in, cũng như các tệp được thiết kế để in chuyên nghiệp.

Quan trọng: Nhiều chương trình, bao Microsoft Word, có khả năng mở và chỉnh sửa tệp PDF. Chỉ đơn giản là chia sẻ tệp dưới dạng PDF không đủ để đảm bảo người nhận không thể chỉnh sửa tệp.

Để xuất hoặc lưu dưới dạng PDF, trong tệp Office của bạn, trên menu Tệp, hãy bấm vào Xuất hoặc Lưu Dưới dạng. Để xem hướng dẫn từng bước, hãy chọn chương trình Office từ danh sách thả xuống.

1. Mở bảng hoặc báo cáo mà bạn muốn phát hành dưới dạng PDF.

2. Trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Xuất, hãy bấm PDF hoặc XPS

3. Trong trường Tên Tệp, hãy nhập hoặc chọn tên cho tài liệu đó.

4. Trong danh sách Lưu dưới dạng, bấm PDF (*.pdf).

   • Nếu tài liệu đó yêu cầu chất lượng in cao, hãy bấm Chuẩn (phát hành trực tuyến và in).

   • Nếu kích cỡ tệp quan trọng hơn chất lượng in, hãy bấm Kích cỡ tối thiểu (phát hành trực tuyến).

5. Bấm Tùy chọn để đặt trang sẽ in, chọn xem có in vết cập nhật hay không và để chọn các tùy chọn đầu ra. Bấm OK.

6. Bấm Phát hành.

Thông tin này cũng áp dụng đối với Microsoft Excel Starter 2010.

Lưu ý: Bạn không thể lưu bảng Power View thành tệp PDF.

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm vào Lưu như.
   Để thấy hộp thoại Lưu Như trong Excel 2013 hoặc Excel 2016, bạn phải chọn một vị trí và thư mục.

3. Trong hộp Tên Tệp, hãy nhập tên cho tệp nếu chưa có.

4. Trong danh sách Lưu dưới dạng, bấm PDF (*.pdf).

   • Nếu bạn muốn tệp sẽ mở ra ở định dạng đã chọn sau khi lưu, hãy chọn hộp kiểm Mở tệp sau khi phát hành.

   • Nếu tài liệu đó yêu cầu chất lượng in cao, hãy bấm Chuẩn (phát hành trực tuyến và in).

   • Nếu kích cỡ tệp quan trọng hơn chất lượng in, hãy bấm Kích cỡ tối thiểu (phát hành trực tuyến).

5. Bấm Tùy chọn để đặt trang sẽ in, chọn xem có in vết cập nhật hay không và để chọn các tùy chọn đầu ra. Để biết thêm thông tin về hộp thoại Tùy chọn trong Excel, vui lòng xem mục Tìm hiểu thêm về các tùy chọn PDF. Bấm OK khi hoàn thành.

6. Bấm Lưu.

OneNote 2013 và OneNote 2016

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm Xuất.

3. Bên dưới Xuất Hiện thời, hãy bấm vào phần sổ tay mà bạn muốn Lưu dưới dạng PDF.

4. Dưới Chọn Định dạng, hãy bấm PDF (*.pdf), rồi bấm Xuất.

5. Trong hộp thoại Lưu dưới Dạng, trong trường Tên Tệp, hãy nhập tên cho sổ ghi chép đó.

6. Bấm Lưu.

OneNote 2010

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm Lưu dưới Dạng, rồi bấm vào tùy chọn thể hiện cho phần sổ tay mà bạn muốn Lưu dưới dạng PDF.

3. Dưới Lưu Phần Dưới dạng, hãy bấm PDF (*.pdf), rồi bấm Lưu dưới Dạng.

4. Trong trường Tên Tệp, hãy nhập tên cho sổ tay.

5. Bấm Lưu.

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm vào Lưu như.
   Để thấy hộp thoại Lưu Như trong PowerPoint 2013 và PowerPoint 2016, bạn phải chọn một vị trí và thư mục.

3. Trong hộp Tên Tệp, hãy nhập tên cho tệp nếu chưa có.

4. Trong danh sách Lưu dưới dạng, bấm PDF (*.pdf).

   • Nếu bạn muốn tệp sẽ mở ra ở định dạng đã chọn sau khi lưu, hãy chọn hộp kiểm Mở tệp sau khi phát hành.

   • Nếu tài liệu đó yêu cầu chất lượng in cao, hãy bấm Chuẩn (phát hành trực tuyến và in).

   • Nếu kích cỡ tệp quan trọng hơn chất lượng in, hãy bấm Kích cỡ tối thiểu (phát hành trực tuyến).

5. Bấm Tùy chọn để đặt trang sẽ in, chọn xem có in vết cập nhật hay không và để chọn các tùy chọn đầu ra. Bấm OK khi hoàn thành.

6. Bấm Lưu.

1. Trên tab Tệp, chọn Lưu như.
   Để thấy hộp thoại Lưu Như trong Project 2013 hoặc Project 2016, bạn phải chọn một vị trí và thư mục.

2. Trong hộp Tên tệp, nhập tên cho tệp nếu chưa có.

3. Trong danh sách Lưu dưới dạng, chọn Tệp PDF (*.pdf) hoặc Tệp XPS (*.xps), rồi chọn Lưu.

4. Trong hộp thoại Tùy chọn xuất tài liệu, chọn Phạm vi phát hành, chọn xem có Bao gồm thông tin không in và Tuân thủ ISO 19500-1 hay không (chỉ dành cho PDF).

Mẹo định dạng

Project không hỗ trợ mọi tính năng định dạng PDF hoặc XPS nhưng bạn vẫn có thể sử dụng một số tùy chọn in để thay đổi hình thức của tài liệu hoàn thiện.

Chọn Tệp > In, rồi thay đổi bất cứ tùy chọn nào sau đây:

• Ngày

• Hướng

• Kích cỡ giấy

• Thiết lập trang

Trong hộp thoại Thiết lập trang, bạn có thể thay đổi tùy chọn trên các tab sau:

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm vào Lưu như.
   Để thấy hộp thoại Lưu như trong Publisher 2013 hoặc Publisher 2016, bạn phải chọn một vị trí và thư mục.

3. Trong hộp Tên Tệp, hãy nhập tên cho tệp nếu chưa có.

4. Trong danh sách Lưu dưới dạng, bấm PDF (*.pdf).

5. Nếu bạn muốn thay đổi cách tối ưu hóa tài liệu, hãy bấm vào Thay đổi. (Bấm vào Tùy chọn trong Publisher 2013 hoặc Publisher 2016.)

   • Thực hiện mọi thay đổi bạn muốn cho độ phân giải hình ảnh và thông tin không in.

   • Bấm Tùy chọn In để thực hiện thay đổi với các tùy chọn in dành cho tài liệu.

   • Bấm OK khi hoàn thành.

6. Nếu bạn muốn tệp sẽ mở ra ở định dạng đã chọn sau khi lưu, hãy chọn hộp kiểm Mở tệp sau khi phát hành.

7. Bấm Lưu.

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm vào Lưu như.
   Để thấy hộp thoại Lưu Như trong Visio 2013 hoặc Visio 2016, bạn phải chọn một vị trí và thư mục.

3. Trong hộp Tên Tệp, hãy nhập tên cho tệp nếu chưa có.

4. Trong danh sách Lưu dưới dạng, bấm PDF (*.pdf).

   • Nếu bạn muốn mở tệp ở định dạng đã chọn sau khi lưu, hãy chọn hộp kiểm Tự động xem tệp sau khi lưu.

   • Nếu tài liệu đó yêu cầu chất lượng in cao, hãy bấm Chuẩn (phát hành trực tuyến và in).

   • Nếu kích cỡ tệp quan trọng hơn chất lượng in, hãy bấm Kích cỡ tối thiểu (phát hành trực tuyến).

5. Bấm Tùy chọn để đặt trang sẽ in, chọn xem có in vết cập nhật hay không và để chọn các tùy chọn đầu ra. Bấm OK.

6. Bấm Lưu.

Word 2013 và mới hơn

1. Chọn Tệp > Xuất > Tạo PDF/XPS.

2. Nếu các thuộc tính trong tài liệu Word của bạn chứa thông tin bạn không muốn đưa vào tệp PDF, trong cửa sổ Phát hành dạng PDF hoặc XPS, chọn Tùy chọn. Rồi chọn Tài liệu và bỏ chọn Thuộc tính tài liệu. Đặt bất cứ tùy chọn nào khác mà bạn muốn rồi chọn OK.

   Để biết thêm thông tin về thuộc tính tài liệu, hãy xem mục Xem hoặc thay đổi thuộc tính cho tệp Office 2016.

3. Trong Phát hành dạng PDF hoặc XPS, dẫn hướng đến vị trí bạn muốn lưu tệp. Ngoài ra, sửa đổi tên tệp nếu bạn muốn một tên khác.

4. Bấm Phát hành.

Tìm hiểu thêm về tùy chọn PDF

• Để tạo tệp PDF từ chỉ một vài trong số các trang thuộc tài liệu của bạn, hãy chọn một tùy chọn bên dưới Phạm vi trang.

• Để đưa thay đổi được theo dõi vào tệp PDF, bên dưới mục Phát hành gì, hãy chọn Tài liệu hiển thị đánh dấu. Nếu không, hãy đảm bảo chọn Tài liệu.

• Để tạo một bộ thẻ đánh dấu trong tệp PDF, hãy chọn Tạo thẻ đánh dấu bằng. Sau đó, chọn Đầu đề hoặc Thẻ đánh dấu Word nếu bạn đã thêm thẻ đánh dấu vào tài liệu.

• Nếu bạn muốn đưa thuộc tính tài liệu vào tệp PDF, hãy đảm bảo chọn Thuộc tính tài liệu.

• Để phần mềm đọc màn hình dễ đọc tài liệu hơn, hãy chọn Thẻ cấu trúc tài liệu cho khả năng truy nhập.

• Tuân thủ ISO 19005-1 (PDF/A) Tùy chọn này cung cấp tài liệu PDF dưới dạng phiên bản PDF 1.7, đây là một tiêu chuẩn lưu trữ. PDF/A giúp bảo đảm tài liệu sẽ hiển thị đồng nhất khi mở trên một máy tính khác về sau.

• Văn bản bitmap khi không thể nhúng phông chữ Nếu không thể nhúng phông chữ vào tài liệu, tệp PDF sẽ sử dụng các hình ảnh bitmap của văn bản để PDF hiển thị giống như tài liệu gốc. Nếu tùy chọn này không được chọn và tệp sử dụng phông chữ không thể nhúng được thì bộ đọc PDF có thể thay thế bằng phông chữ khác.

• Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu Để hạn chế truy nhập sao cho chỉ những người có mật khẩu mới có thể mở tệp PDF, chọn tùy chọn này. Khi bạn bấm vào OK, Word sẽ mở hộp Mã hóa tài liệu PDF, bạn có thể nhập và nhập lại mật khẩu ở đây.

Mở và sao chép nội dung từ PDF bằng Word

Bạn có thể sao chép bất kỳ nội dung nào bạn muốn từ PDF bằng cách mở tệp trong Word.

Đi tới Tệp > Mở và duyệt đến tệp PDF. Word sẽ mở nội dung PDF trong một tệp mới. Bạn có thể sao chép bất kỳ nội dung nào bạn muốn từ đó, kể cả hình ảnh và sơ đồ.

Word 2010

Thông tin này cũng áp dụng đối với Microsoft Word Starter 2010.

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm vào Lưu như.
   Để thấy hộp thoại Lưu Như trong Word 2013 và Word 2016, bạn phải chọn một vị trí và thư mục.

3. Trong hộp Tên Tệp, hãy nhập tên cho tệp nếu chưa có.

4. Trong danh sách Lưu dưới dạng, bấm PDF (*.pdf).

   • Nếu bạn muốn tệp sẽ mở ra ở định dạng đã chọn sau khi lưu, hãy chọn hộp kiểm Mở tệp sau khi phát hành.

   • Nếu tài liệu đó yêu cầu chất lượng in cao, hãy bấm Chuẩn (phát hành trực tuyến và in).

   • Nếu kích cỡ tệp quan trọng hơn chất lượng in, hãy bấm Kích cỡ tối thiểu (phát hành trực tuyến).

5. Bấm Tùy chọn để đặt trang sẽ in, chọn xem có in vết cập nhật hay không và để chọn các tùy chọn đầu ra. Bấm OK khi hoàn thành.

6. Bấm Lưu.

Để lưu tệp dưới dạng PDF trong Office for Mac, hãy làm theo các bước đơn giản sau:

1. Chọn Tệp

2. Chọn Lưu như

3. Chọn Định dạng Tệp ở cuối cửa sổ

4. Chọn PDF từ danh sách các định dạng tệp sẵn có

5. Đặt tên cho tệp của bạn nếu tệp chưa có tên, rồi chọn Xuất

Lưu ý: Khi sử dụng Tốt nhất để in,các siêu kết nối có thể không chuyển đổi đúng cách. Đây là một vấn đề đã biết trong Word cho Mac. 

Bạn có thể sử dụng Word, PowerPoint và OneNote cho Web để chuyển đổi tài liệu của bạn thành PDF.

1. Chọn Tệp > in >(ở dạng PowerPoint chọn một trong ba định dạng).

2. Trong menu thả xuống bên dưới Máy in, chọn Lưu dưới dạng PDF, rồi chọn Lưu.

3. Sau đó, trong menu Explorer mở ra, bạn có thể đặt tên cho tệp PDF và chọn vị trí lưu tệp, rồi chọn Lưu.

Lệnh này sẽ tạo một PDF cơ bản giúp giữ nguyên bố trí và định dạng trong tài liệu gốc của bạn.

Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn đối với các tùy chọn cho PDF, chẳng hạn như thêm thẻ đánh dấu, hãy sử dụng ứng dụng trên máy tính để chuyển đổi tài liệu của bạn thành PDF. Bấm vào Mở trong Ứng dụng trên máy tính ở thanh công cụ của PowerPoint và OneNote để bắt đầu sử dụng ứng dụng trên máy tính và trong Word, chọn danh sách thả xuống Chỉnh sửa trước tiên, rồi chọn Mở trong Ứng dụng trên máy tính.

Nếu bạn không sở hữu ứng dụng trên máy tính, bạn có thể thử hoặc mua phiên bản mới nhất của ứng dụng ngay Office.

Để xuất tài liệu Word hoặc sổ làm việc Excel sang định dạng PDF trên iOS, nhấn nút Tệp ở trên cùng bên trái, chọn Xuất, rồi PDF.

Định dạng Tài liệu Di động (PDF)    duy trì định dạng tài liệu và cho phép chia sẻ tệp. Khi xem tệp định dạng PDF trực tuyến hoặc in ra, tệp sẽ giữ nguyên định dạng như bạn muốn. Định dạng PDF cũng hữu ích đối với các tài liệu sẽ được chế bản theo phương thức in thương mại. PDF được chấp nhận là định dạng hợp lệ đối với nhiều cơ quan và tổ chức, đồng thời có các trình xem trên nhiều nền tảng hơn so với XPS.

Thông số giấy XML (XPS)    là định dạng tệp điện tử giữ nguyên định đạng của tài liệu và cho phép chia sẻ tệp. Định dạng XPS đảm bảo rằng khi được xem trực tuyến hoặc in ra, tệp vẫn giữ nguyên định dạng như bạn muốn và khó có thể thay đổi dữ liệu trong tệp.

Quan trọng: Hầu hết các trình duyệt web hiện đại đều có thể mở và hiển thị tệp PDF. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng hệ điều hành cũ hơn thì có thể bạn sẽ cần cài đặt trình đọc PDF trên thiết bị của mình, chẳng hạn như Acrobat Reader,sẵn dùng từ Adobe Systems.