Một bảng tính Microsoft Excel có thể chứa rất nhiều thông tin. Với nhiều hàng và cột hơn các phiên bản trước, Excel 2007 cung cấp cho bạn khả năng phân tích và làm việc với một lượng dữ liệu khổng lồ. Để sử dụng hiệu quả nhất dữ liệu này, bạn có thể cần điều khiển nó theo những cách khác nhau.analyze and work with an enormous amount of data. To most effectively use this data, you may need to manipulate it in different ways.
Trong bài học này, bạn sẽ học cách sắp xếp, nhóm và lọc dữ liệu theo nhiều cách khác nhau cho phép bạn sử dụng bảng tính hiệu quả và hiệu quả nhất để xác định và phân tích thông tin.sort, group, and filter data in various ways that will enable you to most effectively and
efficiently use spreadsheets to locate and analyze information.
Sắp xếp, nhóm và lọc
Tải xuống ví dụ để làm việc cùng với video.
Một bảng tính Microsoft Excel có thể chứa rất nhiều thông tin. Đôi khi bạn có thể thấy rằng bạn cần sắp xếp lại hoặc sắp xếp thông tin đó, tạo nhóm hoặc lọc thông tin để có thể sử dụng nó một cách hiệu quả nhất.
Sắp xếp
Sắp xếp danh sách là một tác vụ bảng tính phổ biến cho phép bạn dễ dàng sắp xếp lại dữ liệu của mình. Loại phân loại phổ biến nhất là thứ tự bảng chữ cái, mà bạn có thể làm theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. is a common spreadsheet task that allows you to easily reorder your data. The most common type of sorting is alphabetical ordering, which you can do in ascending or descending order.
Để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái:
Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp (trong ví dụ này, chúng tôi chọn một ô trong cột A).
Nhấp vào lệnh Sắp xếp & Bộ lọc trong nhóm chỉnh sửa trên tab Trang chủ.Sort & Filter command in the Editing group on the Home tab.
Chọn Sắp xếp A đến Z. Bây giờ thông tin trong cột danh mục được tổ chức theo thứ tự bảng chữ cái.Sort A to Z. Now the information in the Category column is organized in alphabetical order.
Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái ngược bằng cách chọn Sắp xếp Z thành A trong danh sách.Sort Z to A in the list.
Sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất:
Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp (một cột có số).
Nhấp vào lệnh Sắp xếp & Bộ lọc trong nhóm chỉnh sửa trên tab Trang chủ.Sort & Filter command in the Editing group on the Home tab.
Chọn Sắp xếp A đến Z. Bây giờ thông tin trong cột danh mục được tổ chức theo thứ tự bảng chữ cái.From Smallest to Largest. Now the information is organized from the smallest to largest amount.
Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái ngược bằng cách chọn Sắp xếp Z thành A trong danh sách.reverse numerical order by choosing From Largest to Smallest in the list.
Sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất:
Nhấp vào lệnh Sắp xếp & Bộ lọc trong nhóm chỉnh sửa trên tab Trang chủ.Sort & Filter command in the Editing group on the Home tab.
Chọn Sắp xếp A đến Z. Bây giờ thông tin trong cột danh mục được tổ chức theo thứ tự bảng chữ cái.Custom Sort from the list to open the dialog box. OR
Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái ngược bằng cách chọn Sắp xếp Z thành A trong danh sách.Data tab.
Sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất:Sort and Filter group.
Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp (một cột có số).Sort command to open the Custom Sort dialog box. From here, you can sort by one item or multiple items.
Chọn từ nhỏ nhất đến lớn nhất. Bây giờ thông tin được tổ chức từ số tiền nhỏ nhất đến lớn nhất.Column Sort by field, then choose one of the options—in this example, Category.
Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự số ngược bằng cách chọn từ lớn nhất đến nhỏ nhất trong danh sách.sort on. In this example, we'll leave the default
as Value.
Để sắp xếp nhiều cấp độ:order the results. Leave it as A to Z so it is organized alphabetically.
Chọn Sắp xếp tùy chỉnh từ danh sách để mở hộp thoại. HOẶCAdd Level to add another item to sort by.
Chọn tab Dữ liệu.Column Then by field. In this example, we chose Unit Cost.
Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự số ngược bằng cách chọn từ lớn nhất đến nhỏ nhất trong danh sách.sort
on. In this example, we'll leave the default as Value.
Để sắp xếp nhiều cấp độ:order the results. Leave it as smallest to largest.
Chọn Sắp xếp tùy chỉnh từ danh sách để mở hộp thoại. HOẶCOK.
Chọn tab Dữ liệu.
Xác định vị trí nhóm sắp xếp và lọc.
Nhấp vào lệnh Sắp xếp để mở hộp thoại Sắp xếp tùy chỉnh. Từ đây, bạn có thể sắp xếp theo một mục hoặc nhiều mục.
Nhấp vào mũi tên thả xuống trong loại sắp xếp cột, sau đó chọn một trong các tùy chọn trong ví dụ này, danh mục. is a useful Excel feature that gives you control over how the information is displayed. You must sort before you can group. In this section, we will learn how to create groups using the Subtotal command.
Chọn những gì để sắp xếp trên. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ để lại giá trị mặc định.
Chọn cách đặt hàng kết quả. Để lại nó như A đến Z nên nó được tổ chức theo thứ tự bảng chữ cái.
Nhấp vào Thêm cấp độ để thêm một mục khác để sắp xếp theo.Subtotal command on the Data tab. The information in your spreadsheet is automatically selected, and the Subtotal dialog box appears.
Chọn một tùy chọn trong cột sau đó theo trường. Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn chi phí đơn vị.Category.
Chọn cách đặt hàng kết quả. Để nó nhỏ nhất đến lớn nhất.function. In this
example, we will leave the SUM function selected.
Bấm OK.
Bảng tính đã được sắp xếp. Tất cả các danh mục được tổ chức theo thứ tự bảng chữ cái, và trong mỗi danh mục, chi phí đơn vị được sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất.OK. The selected cells are organized into groups with subtotals.
Hãy nhớ rằng tất cả các thông tin và dữ liệu vẫn ở đây, nó chỉ theo một thứ tự khác.
Nhóm các ô bằng cách sử dụng lệnh phụblack
minus sign, which is the hide detail icon, to collapse the group.
Nhóm là một tính năng Excel hữu ích cho phép bạn kiểm soát cách hiển thị thông tin. Bạn phải sắp xếp trước khi bạn có thể nhóm. Trong phần này, chúng tôi sẽ tìm hiểu cách tạo các nhóm bằng lệnh Subtotal.black plus sign, which is the show detail icon, to expand the group.
Để tạo các nhóm với các tổng phụ:Show Details and Hide Details commands in the Outline group to collapse and display the group as well.
Chọn bất kỳ ô với thông tin trong đó.
Nhấp vào lệnh Subtotal trên tab Dữ liệu. Thông tin trong bảng tính của bạn được tự động chọn và hộp thoại Subtotal xuất hiện.remove from the group.
Quyết định cách bạn muốn mọi thứ được nhóm lại. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ tổ chức theo thể loại.Ungroup command.
Chọn một chức năng. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ để lại chức năng tổng được chọn.Ungroup from the list. A dialog box will appear.
Chọn Sắp xếp tùy chỉnh từ danh sách để mở hộp thoại. HOẶCOK.
Chọn tab Dữ liệu.
Xác định vị trí nhóm sắp xếp và lọc.
Nhấp vào lệnh Sắp xếp để mở hộp thoại Sắp xếp tùy chỉnh. Từ đây, bạn có thể sắp xếp theo một mục hoặc nhiều mục.Clear Outline from the menu.
Nhấp vào mũi tên thả xuống trong loại sắp xếp cột, sau đó chọn một trong các tùy chọn trong ví dụ này, danh mục.
Chọn những gì để sắp xếp trên. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ để lại giá trị mặc định.
Chọn cách đặt hàng kết quả. Để lại nó như A đến Z nên nó được tổ chức theo thứ tự bảng chữ cái.
Nhấp vào Thêm cấp độ để thêm một mục khác để sắp xếp theo.Filter command on the Data tab. Drop-down arrows will appear beside each column heading.
Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh tiêu đề bạn muốn lọc. Ví dụ: nếu bạn muốn chỉ xem dữ liệu về hương vị, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh danh mục.Flavors, click the drop-down arrow next to Category.
Bỏ chọn Chọn tất cả.Select
All.
Chọn hương vị.
Bấm OK. Tất cả các dữ liệu khác sẽ được lọc, hoặc ẩn và chỉ hiển thị dữ liệu hương vị.
Để xóa một bộ lọc:
Chọn một trong các mũi tên thả xuống bên cạnh cột được lọc.
Chọn bộ lọc rõ ràng từ ...Clear Filter From...
Để xóa tất cả các bộ lọc, nhấp vào lệnh bộ lọc.
Lọc có thể trông hơi giống nhóm, nhưng sự khác biệt là bây giờ bạn có thể lọc trên một trường khác nếu bạn muốn. Ví dụ, hãy để nói rằng bạn muốn chỉ thấy các hương vị liên quan đến vani. Chỉ cần nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh mục, sau đó chọn Bộ lọc văn bản. Từ menu, chọn chứa vì bạn muốn tìm bất kỳ mục nào có từ vani trong đó. Một hộp thoại xuất hiện. Nhập vani, sau đó bấm OK. Bây giờ chúng ta có thể thấy rằng dữ liệu đã được lọc lại và chỉ có các hương vị liên quan đến vani xuất hiện.vanilla-related flavors. Just click the drop-down arrow next to Item, then select Text Filters. From the menu, choose Contains because you want to find any entry that has the word vanilla in it. A dialog box appears. Type vanilla, then click OK. Now we can see that the
data has been filtered again and that only the vanilla-related flavors appear.
Challenge!
Sử dụng sổ làm việc hàng tồn kho hoặc bất kỳ sổ làm việc nào bạn chọn để hoàn thành thử thách này.
Sử dụng lệnh sắp xếp để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái.Sort command to sort data alphabetically.
Sử dụng lệnh Sắp xếp để sắp xếp dữ liệu bằng số từ nhỏ nhất đến lớn nhất.Sort command to sort data numerically from smallest to largest.
Tạo các nhóm bằng lệnh Subtotal.
Thực hành bằng cách sử dụng lệnh bộ lọc.Filter command.
