Công ty có được tự đóng dấu sao y bản chính vào giấy tờ, hợp đồng, hồ sơ hóa đơn không? Doanh nghiệp có quyền sao y bản chính không? Hãy cùng Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ đi tìm câu trả lời ngay tại bài viết dưới đây nhé.
Sao y bản chính là gì?
Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch ta có thể hiểu một số khải niệm như sau:
“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Vậy, sao y bản chính là việc ghi chép lại một cách chính xác nhất những nội dung và hình thức của văn bản chính sang một bản khác. và bản sao y có giá trị pháp lý như bản gốc khi nó được chứng thực theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP bởi những Cơ quan, chủ thể có thẩm quyền.
\>>> Xem thêm: Danh sách các trang tuyển dụng việc làm
Thẩm quyền chứng thực bản sao y bản chính:
+ Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp)
+ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã)
+ Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
Công ty có tự đóng dấu sao y bản chính vào giấy tờ được không?
Con dấu là một vật không thể thiếu trong các Cơ Nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp phục vụ cho rất nhiều công việc quan trọng. Có thể nói, con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Mặt khác, tại Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
Theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu: Những cơ quan, chủ thể có thẩm quyền sau đây sẽ thực hiện đăng ký mẫu dấu:
+ Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu
+ Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Dùng trong doanh nghiệp, tổ chức: Con dấu này được sử dụng trong việc cần xác thực các giấy tờ, văn bản photo từ bản gốc do chính doanh nghiệp, tổ chức ban hành. Khi đóng dấu bắt buộc phải có bản gốc của văn bản để đối chiếu. Như vậy thì việc đóng dấu sao y bản chính đó là có giá trị. Tuy nhiên nếu như là đóng dấu sao y bản chính ở công ty khác thì không được phép.
\>>> Xem thêm: Danh sách văn phòng công chứng tại Đà Nẵng
Dùng trong các văn phòng công chứng, cơ quan nhà nước
+ Xác thực các giấy tờ bản sao từ các bản chính của mọi ngành nghề, công việc khác nhau. Khi chứng thực bắt buộc phải xuất trình chứng minh thư gốc của người cần công chứng.
+ Xác thực bản sao của các giấy tờ hợp đồng lao động của doanh nghiệp trong nước.
Từ những phân tích trên cùng với những quy định của pháp luật thì không có thẩm quyền sao y bản chính. Việc công ty tự đóng dấu sao y bản chính lên giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn… hoàn toàn không có giá trị pháp lý bởi chỉ có một số cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.
Sao y bản chính có phải là cấp bản sao từ sổ gốc không?
Lý giải việc công ty có quyền đóng dấu sao y bản chính căn cứ theo Điều 4 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Theo đó, công ty muốn đóng dấu sao y bản chính lên hợp đồng cũng như các giấy tờ khác do doanh nghiệp tự ban hành được quy định cụ thể trong sổ gốc công ty thì có quyền sao y bản chính đó.
Còn đối với các tài liệu, văn bản của công ty khác thì không được phép sao y bản chính. Theo Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì trình tự cấp bản sao từ sổ gốc, người yêu cầu phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực và cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu.
Như vậy, sổ gốc phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền lập ra. Do đó, công ty không có thẩm quyền lập sổ gốc và đương nhiên cũng sẽ không thể cấp bản sao từ sổ gốc.
Kết luận
Trên đây là các nội dung giải đáp về Công ty có được tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không? Trong quá trình tìm hiểu, nếu như bạn cần VPCC Nguyễn Huệ hướng dẫn các vấn đề sao y bản chính giấy tờ vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp.
\>>> Xem thêm: Phí công chứng sao y giấy tờ
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Hồ sổ sao y có thời hạn bao lâu?
- Không giới hạn: Thông thường các văn bản sao y công chứng sẽ không có thời hạn, cá nhân, tổ chức có thể sử dụng bản sao y công chứng vô thời hạn nếu có nhu cầu.
Hồ sổ sao y công chứng có giá trị bao lâu?
Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được chứng thực. Do vậy về nguyên tắc, bản sao được chứng thực có giá trị vô thời hạn.
Dấu sao y bản chính đóng ở đâu?
Thông thường, các cơ quan có thẩm quyền để đóng dấu sao y bản chính bao gồm phòng tư pháp quận huyện, thị xã nơi công ty của bạn có trụ sở, Ủy ban nhân dân xã, phường, hoặc thị trấn, và các văn phòng công chứng được cấp phép.
Ai có thẩm quyền ký sao y bản chính?
Thẩm quyền thực hiện sao y bản chính Căn cứ vào Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP những cơ quan được phép thực hiện sao y để xác thực bản sao đúng với bản chính bao gồm: - Phòng Tư pháp cấp huyện (bao gồm huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; - UBND cấp xã (bao gồm xã, phường, thị trấn);