Có thể thấy, trong các doanh nghiệp thường gặp hai loại con dấu là dấu tròn và dấu vuông. Vậy dấu tròn và dấu vuông khác nhau thế nào về giá trị cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây. Show
Giá trị pháp lý của con dấu trong doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp đều có con dấu riêng và con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Con dấu doanh nghiệp không trùng lặp để phân biệt giữa các doanh nghiệp với nhau. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý đồng thời khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, giấy tờ do doanh nghiệp ban hành. Tuy nhiên, giá trị pháp lý của con dấu trong doanh nghiệp hiện nay đã không còn rõ nét như trước, theo , doanh nghiệp được quyền quyết định số lượng con dấu. Theo đó, doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu, không quy định bắt buộc chỉ được sử dụng một con dấu như trước, do đó, con dấu không còn vị trí “độc tôn”. Giá trị của dấu tròn và dấu vuông khác nhau thế nào?Trước khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực (ngày 01/7/2015): Việc sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005 và các văn bản hướng dẫn Luật này. Cụ thể, theo Điều 6 , mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một con dấu, nếu cần có thêm con dấu thì phải được sự đồng ý của bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền đồng thời phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu trước. Sau khi khắc xong con dấu phải đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an, nộp lệ phí và chỉ được sử dụng con dấu khi đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Khi bắt đầu sử dụng cần thông báo giới thiệu mẫu con dấu. Con dấu doanh nghiệp bắt buộc phải có hình tròn và thống nhất dùng mực đỏ. Do đó, chỉ con dấu tròn mới có giá trị trong các hoạt động của doanh nghiệp. Sau khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực (ngày 01/7/2015): Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau: - Tên doanh nghiệp; - Mã số doanh nghiệp. Việc quản lý, sử dụng, lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Theo đó, Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm: - Mẫu con dấu: Hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực dấu; - Số lượng con dấu; - Quy định về quản lý và sử dụng con dấu. Mẫu con dấu doanh nghiệp có thể có hình tròn, hình đa giác… Tuy nhiên mỗi doanh nghiệp sẽ có 01 mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước. Căn cứ: Điều 12 Như vậy, con dấu doanh nghiệp dù có là dấu tròn hay dấu vuông đều có giá trị pháp lý khi doanh nghiệp thông báo mẫu con dấu tới Phòng Đăng ký kinh doanh để công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, con dấu tròn và dấu vuông đều có giá trị pháp lý ngang nhau khi được doanh nghiệp thông báo mẫu dấu. Pháp luật nước ta đều có quy định về việc đóng dấu chuẩn trên văn bản phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, sử dụng mực dấu đúng quy định của từng loại con dấu. Vậy đóng dấu đúng là đóng như thế nào? Làm sao biết một văn bản đã đóng đúng hay sai? Hãy cùng Văn phòng phẩm FAST tìm hiểu về những quy định của việc đóng dấu nhé. Tìm hiểu về con dấu doanh nghiệpCon dấu doanh nghiệp là gì?Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp, được tạo ra nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Con dấu là đại diện pháp lý của một công ty, doanh nghiệp, tổ chức có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận. Chính bởi vậy, con dấu doanh nghiệp phải được quản lý vô cùng cẩn thận để tránh những rủi ro bị thất lạc, hay bị làm giả mạo,… Con dấu doanh nghiệp, dù là dấu tròn hay dấu vuông thì cũng đều có giá trị pháp lý. Kể từ ngày 1/7/2015, doanh nghiệp đã được quyền chủ động trong việc quản lý và sử dụng con dấu. Theo quy định này, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý đến quy định về khắc con dấu trong quá trình thành lập cũng như hoạt động của doanh nghiệp: Con dấu là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp để phân biệt giữa các doanh nghiệp với nhau Xem thêm: Mách bạn cách thay mực con dấu nhanh và hiệu quả tại nhà Tại điều 44 luật doanh nghiệp 2014 quy định: “1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin dưới đây:
Vai trò của con dấu trong hoạt động doanh nghiệp, cơ quan
Xem thêm: Học cách bảo quản và sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học Những lợi ích khi dùng con dấuChứng thực văn bản: Một văn bản được công nhận phải có chữ ký của người có chức sắc cao nhất, nhưng nếu có con dấu thì mọi chuyện sẽ đơn giản, nhanh chóng hơn mà vẫn đúng theo quy trình, thủ tục của pháp luật. Giúp cơ quan, doanh nghiệp dễ dàng quản lý và giám sát những giấy tờ hay thủ tục. Tạo sự uy tín: Văn bản có đóng dấu của doanh nghiệp hay của cá nhân sẽ đem lại hiệu quả rất cao, chứng minh được đó là giấy tờ thật và chính xác, nhờ vậy công việc sẽ được thực hiện đơn giản và hiệu quả hơn. Các văn bản khi có dấu sẽ tăng được độ uy tín nhờ vậy công việc sẽ đơn giản và hiệu quả hơn Xem thêm: Điểm danh những dụng cụ văn phòng không thể thiếu trong phòng làm việc Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu có giá trị pháp lý và khẳng định giá trị của văn bản: Cách đóng dấu chữ ký đúng luật căn cứ vào Điều 32,33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020:
Cách đóng dấu treo cho văn bảnĐóng dấu treo là dùng con dấu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Thông thường, tên doanh nghiệp thường được viết bên trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu sẽ được đóng trùm lên tên cơ quan, tổ chức, tên phụ lục đó. Theo khoản 3 điều 26 nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về việc đóng dấu treo như sau: “Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo.” Việc đóng dấu treo để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ. Đóng dấu treo được coi như một quá trình xác minh không thể thiếu của tài liệu. Trong trường hợp doanh nghiệp xác minh hay sửa đổi những điều mới trong nội quy hay trong trường hợp để đóng dấu thì có thể dùng dấu treo để xác nhận lại những thay đổi. Đóng dấu treo trên đầu trang trùm lên một phần tên cơ quan, doanh nghiệp Cách đóng dấu giáp lai đúng luật cho giấy tờĐóng dấu giáp lai là sử dụng con dấu đóng lên trên lề trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản. Ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo của văn bản đó. Cách đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản. Việc đóng dấu giáp lai được thực hiện riêng theo quy định của bộ trưởng, thủ tướng cơ quan quản lý ngành. Các quy định cần lưu ý về đóng dấuĐối với các văn bản giấyĐối với các văn bản giấy, việc đóng dấu chuẩn trên văn bản là rất cần thiết, dù là dấu chữ ký, dấu treo hay dấu giáp lai thì khi đóng dấu cũng phải đáp ứng yêu cầu sau:
Đối với đóng dấu chữ ký: Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đối với dấu treo: Dấu treo thường được đóng trên các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục. Con dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. Đối với dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Dấu giáp lai được đóng ở giữa mép phải trùm lên một phần các giấy tờ là cách đóng dấu chuẩn trên các loại văn bản Đối với các văn bản điện tửDấu của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử (chữ ký số của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức) là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng dưới dạng .png nền trong, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền về bên trái. Dấu trên văn bản kèm văn bản chính thức được thể hiện:
Xem thêm: 8 cách tiết kiệm giấy in tối đa cho dân văn phòng Trên đây là tất cả những thông tin về cách đóng dấu chuẩn trên văn bản giấy và văn bản điện tử cho bạn tham khảo. Đối với các con dấu, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo con dấu được khắc rõ ràng, đẹp kích thước đúng quy định, thông tin được đảm bảo đúng. Để có được một con dấu chuẩn đảm bảo về chất lượng cũng như giá cả, hãy liên hệ ngay với Văn phòng phẩm FAST – Là một trong những đơn vị cung cấp con dấu lâu năm trên thị trường, chúng tôi cam kết sẽ mang tới cho các doanh nghiệp các con dấu đúng chuẩn quy định của pháp luật. |