Dashboard xài như thế nào

Trang dashboard có thể chứa các số, bảng và biểu đồ thô. Tuy nhiên, nó sẽ trở thành công cụ mạnh mẽ khi kết hợp các yếu tố trực quan để làm phong phú thêm thông tin truyền tải, chẳng hạn như thông qua màu sắc, biểu đồ và định dạng có điều kiện.

Tại sao Dashboards lại hữu ích như vậy?

Trang dashboard có thể được sử dụng trong hầu hết các trường hợp sử dụng của ngành và doanh nghiệp. Chúng là một công cụ để cải thiện quy trình ra quyết định của doanh nghiệp và có thể thực hiện các phân tích dữ liệu phức tạp.

Dưới đây là một số lý do tại sao trang dashboard rất hữu ích trong các tổ chức. Chúng cho phép bạn:

• Theo dõi KPI.
• Thực hiện các phép tính và phân tích phức tạp.
• Thúc đẩy việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.
• Chẩn đoán, điều tra và giải quyết các vấn đề kinh doanh.
• Khám phá các kịch bản để dự báo và lập kế hoạch kinh doanh.

Trước khi tạo Excel Dashboard

Để xây dựng dashboard có giá trị cao mà mọi người trong tổ chức của bạn thực sự sử dụng, trước tiên hãy bắt đầu với một chiến lược. Bạn cần biết trước lý do tại sao bạn xây dựng trang dashboard này. Bạn xây dựng trang dashboard cho ai, cách xây dựng trang dashboard và cách bạn phân phối trang dashboard cho người dùng của mình.

Quá trình chiến lược dashboard có thể được tóm tắt thành năm thành phần chính sau:

• Mục đích
• Đối tượng tiếp cận
• Dữ liệu
• Cách trình bày
• Chia sẻ

Mục đích

Mục tiêu của bạn là gì? Bảng điều khiển này có trả lời một câu hỏi kinh doanh cụ thể hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể không?

Đôi khi, các phòng ban trong tổ chức có thể đã có sẵn một hoặc nhiều mục tiêu cho bảng dashboard. Họ có thể có một nhiệm vụ phải hoàn thành và biết rằng một bảng dashboard sẽ giúp họ thực hiện công việc của mình tốt hơn.

Tuy nhiên, những trường hợp khác, người dùng doanh nghiệp không biết rằng phương pháp tiếp cận theo hướng dữ liệu thậm chí có thể thực hiện được hoặc hữu ích đối với họ. Trong những trường hợp này, bạn hoặc người quản lý của bạn có thể cần phải tìm kiếm các lĩnh vực có thể có mà trang dashboard có thể tăng giá trị cho doanh nghiệp và đề xuất nó như một giải pháp. Ở đây, điều quan trọng hơn là phải xác định rõ ràng mục đích và mục tiêu của trang dashboard trước khi bạn bắt đầu xây dựng nó.

Đối tượng tiếp cận

Trong bước này, bạn cần xác định trang dashboard này dành cho ai. Tìm hiểu đối tượng tiếp cận là ai và mục tiêu của họ là gì khi họ nhìn vào bảng dashboard. Đó là dành cho các nhà quản lý tài chính theo định hướng chi tiết, những người muốn xem nhiều chi tiết hay cho các nhà điều hành cấp C chỉ muốn có cái nhìn tổng quan ở cấp độ cao về KPI của doanh nghiệp?

Biết đối tượng của bạn là điều kiện tiên quyết quan trọng để trả lời các câu hỏi trong một vài phần tiếp theo của chiến lược trang dashboard của bạn.

Dữ liệu

Bạn sẽ sử dụng dữ liệu nào? Dữ liệu đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu hoặc tệp mà bạn có thể chỉ cần nhập vào Excel cho trang dashboard của mình không? Hay trước tiên bạn cần giải nén và chuẩn bị dữ liệu?

Ngoài ra, hãy hiểu lượng dữ liệu cần thiết. Bạn cần một lượng lớn dữ liệu lịch sử hay bạn đang xử lý các sự kiện gần đây hơn?

Dữ liệu có cần được làm sạch và chuyển đổi trước khi bạn có thể tạo trang dashboard không? Bạn có cần kiểm tra lỗi hoặc loại bỏ các bản sao không? Điều này thường xảy ra đối với dữ liệu mới được trích xuất và dữ liệu thu được từ cơ sở dữ liệu thường đã được chuyển đổi và sẵn sàng sử dụng.

Dữ liệu và trang dashboard cần được cập nhật thường xuyên như thế nào? Các tệp có xu hướng dẫn đến trang dashboard tĩnh, trong khi các kết nối cơ sở dữ liệu sử dụng ODBC có thể được cập nhật khi cần thiết và dẫn đến trang dashboard động.

Cách trình bày

Bạn có thể xác định bố cục tốt nhất cho trang dashboard của mình ở giai đoạn này. Các giai đoạn trước của chiến lược trang dashboard sẽ thông báo cho bước này.

• Mục đích - dựa trên các mục tiêu bạn đã xác định trong bước này, bạn biết mình nên tập trung vào điều gì khi thiết kế trang dashboard - đây là các chỉ số, KPI và thông tin cốt lõi cần được hiển thị trên trang dashboard.
• Đối tượng - vì bạn biết trang dashboard dành cho ai, bạn biết bố cục tốt nhất cho họ. Ví dụ: bạn có thể kết hợp nhiều bảng và trang tính bổ sung cho những người thích chi tiết hoặc hình ảnh nhanh chóng, bắt mắt cho giám đốc điều hành cấp C.
• Dữ liệu - vì bạn biết thêm về dữ liệu cần thiết cho trang dashboard, bạn có thể xác định phương pháp tốt nhất để nhập dữ liệu và liệu bạn có cần cân nhắc đặc biệt để hiển thị khối lượng lớn dữ liệu trên trang dashboard hay không.

Ngoài ra, hãy xác định xem trang dashboard có cần các yếu tố tương tác để người dùng có thể khám phá dữ liệu, tự chẩn đoán và điều tra các vấn đề kinh doanh có thể xảy ra hay không.

Chia sẻ

Bạn sẽ chia sẻ bảng dashboard với đối tượng dự định của mình như thế nào? Có một số tùy chọn để chia sẻ tệp Excel, chẳng hạn như đính kèm tệp đó vào email, lưu tệp vào thư mục OneDrive được chia sẻ hoặc xuất tệp sang PDF.

Hãy nhớ rằng các phương pháp này (ngoại trừ xuất sang PDF) cung cấp cho người dùng khả năng chỉnh sửa trang tổng quan và dữ liệu. Nếu bạn không muốn bất kỳ ai có thể thực hiện thay đổi, bạn có thể bảo vệ workbook và khóa các ô bằng mật khẩu. Hoặc, bạn buộc workbook mở ở chế độ read-only.

Các phương pháp hay nhất về thiết kế Excel Dashboard

Thực hiện theo các phương pháp hay và đơn giản nhất sau khi bạn thiết kế và tạo trang dashboard của mình:

• Đơn giản - chọn các biểu đồ đơn giản và các yếu tố thiết kế đơn giản cho trang dashboard. Điều này sẽ giúp duy trì sự tập trung vào những gì quan trọng.
• Đừng lấp đầy trang dashboard - đừng cố lấp đầy mọi khoảng trống có sẵn bằng hình ảnh, dữ liệu hoặc màu sắc. Bảng dashboard càng trở nên chật chội thì thông tin mà nó truyền tải càng ít đi vì nó trở thành một mớ hỗn độn khó hiểu. Hãy cho mỗi yếu tố trên bảng dashboard của bạn không gian để thở.
• Quy tắc năm giây - đây là quy tắc thiết kế chung. Trong ngữ cảnh của bảng dashboard, bạn có thể truyền tải thông tin có giá trị cao nhất, có tác động lớn nhất trong vòng năm giây. Điều này đòi hỏi phải liên lạc thường xuyên với người dùng doanh nghiệp để xác định loại thông tin nào phù hợp và quan trọng nhất đối với họ và để đảm bảo thông tin đó phù hợp với mục đích được mô tả ở trên.
• Sử dụng màu sắc một cách khôn ngoan - màu sắc nên được sử dụng một cách tiết kiệm và cũng nên truyền đạt một số ý nghĩa lý tưởng.
  • Ví dụ: sử dụng một tập hợp màu cụ thể để biểu thị các danh mục khác nhau trên tất cả các hình ảnh trong trang dashboard
  • Hoặc, sử dụng một màu sắc cụ thể để biểu thị các giá trị tốt hoặc xấu.
  • Luôn sử dụng bảng màu thân thiện với người mù màu - đỏ và xanh lá cây là hai màu có vấn đề nhất, đặc biệt là khi sử dụng cùng nhau
• Sử dụng ngăn cố định cho các bảng lớn để nâng cao khả năng đọc
• Luôn nhất quán (màu sắc, bố cục, định dạng, v.v.) - nếu bạn sử dụng một màu cụ thể trong một trang dashboard để biểu thị giá trị 'tốt' thì hãy đảm bảo rằng bạn cũng sử dụng màu này cho cùng mục đích trong các trang dashboard khác. Làm như vậy sẽ giúp các trang dashboard trực quan hơn và dễ hiểu hơn.

Hướng dẫn từng bước để tạo Excel Dashboard

Hướng dẫn từng bước này sẽ đưa bạn qua quy trình cách tạo trang dashboard Excel từ đầu. Nếu bạn muốn làm theo hướng dẫn này, bạn có thể tìm thấy tập dữ liệu trên DataCamp Workspaces.

Trong tình huống giả tưởng này, hãy tưởng tượng bạn làm việc cho một công ty dịch vụ tài chính. Nhiệm vụ của bạn là giúp bộ phận tiếp thị hiểu rõ hơn về cách các campaign đang hoạt động, đặc biệt là campaign gần đây nhất của họ. Họ đã gửi cho bạn dữ liệu trong tệp CSV và yêu cầu bạn chuẩn bị trang dashboard cho họ.

Cụ thể, họ muốn trả lời những câu hỏi này bằng dashboard này:

• Campaign hoạt động tổng thể tốt như thế nào? Nói cách khác, có bao nhiêu người đã đăng ký sản phẩm?
• Hồ sơ nhân khẩu học của những người đã được liên hệ trong campaign là gì? Hồ sơ của những người đã đăng ký thành công sản phẩm có khác biệt so với những người không đăng ký không?
• Số lượng địa chỉ liên hệ có ảnh hưởng đến khả năng một người sẽ đăng ký sản phẩm không?

Hãy tiếp tục và mở một workbook Excel trống và bắt đầu bằng cách tạo hai trang tính có tên là 'Data' và 'Dashboard'.

1. Import

Vì nhóm tiếp thị đã gửi tệp CSV tĩnh, nên chúng ta sẽ nhập tệp đó vào workbook Excel bằng cách sao chép và dán tệp đó vào sheet 'Data'.

Chúng ta chọn "Format as Table" để Excel coi tập dữ liệu này là một bảng. Ngoài việc làm cho dữ liệu trông đẹp mắt, nó còn bổ sung một số chức năng, chẳng hạn như tham chiếu tiêu đề cột theo tên trong công thức (thay vì tham chiếu đến ký tự cột).

Lưu ý rằng bạn có thể tìm thấy tất cả các điều khiển khác liên quan đến việc nhập dữ liệu trên tab 'Data' của ribbon.

2. Chuyển đổi và Tính toán

Trong bước này, bạn sẽ chuyển đổi, chuẩn bị và làm sạch dữ liệu của mình để dữ liệu sẵn sàng sử dụng trong trang dashboard. Bạn cũng nên dành chút thời gian cho các tính toán cần thiết cho bảng điều khiển của mình. Excel có hàng trăm hàm và công thức mà bạn có thể sử dụng để xây dựng các phép tính mà bạn cần.

3. Xây dựng

Cuối cùng chúng ta đã đạt đến giai đoạn xây dựng dashboard. Bạn cần chọn những yếu tố trực quan mà bạn sẽ sử dụng trong trang dashboard của mình để đạt được các mục tiêu mà bạn đã đặt ra khi bắt đầu.

Bảng dashboard này có ba yếu tố chính dựa trên các mục tiêu mà bộ phận tiếp thị đặt ra. Đó là:

• Cung cấp thông tin tổng quan nhanh về hiệu suất tổng thể của campaign - tại đây, chúng ta sẽ hiển thị các chỉ số này dưới dạng số để người dùng có thể xem nhanh.
• Tạo biểu đồ hiển thị hồ sơ khách hàng của những người đã đăng ký so với những người chưa đăng ký - đối với điều này, chúng ta có thể sử dụng biểu đồ thanh ngang để hiển thị danh mục của một số tính năng nhân khẩu học trong dữ liệu của mình.
• Tạo các biểu đồ cho thấy các liên hệ ảnh hưởng như thế nào đến tỷ lệ thành công - đối với điều này, chúng ta có thể sử dụng kết hợp biểu đồ đường và biểu đồ thanh dọc.

Bài viết này sẽ không giới thiệu cách tạo mọi biểu đồ trong Excel. Tuy nhiên, đây là quy trình bạn thường làm theo:

• Tạo sheet mới cho biểu đồ bạn muốn
• Chèn một Pivot Table từ tab 'Insert' của Ribbon. Nhập tên của bảng hoặc phạm vi chứa dữ liệu. Bảng điều khiển sẽ bật lên ở phía bên tay phải nơi bạn có thể thêm cột, hàng, giá trị và bộ lọc vào Pivot Table của mình.

• Sau đó, bạn có thể chèn một biểu đồ dựa trên Pivot Table. Nhấp chuột phải vào biểu đồ bạn đã thêm và chọn 'Format Chart Area' để điều chỉnh các tùy chọn định dạng.
• Khi bạn đã hài lòng với giao diện của biểu đồ, hãy nhấp chuột phải vào biểu đồ đó và chọn 'Cut'. Sau đó, dán nó vào trang dashboard của bạn. Từ bây giờ, thông tin trong Pivot Table cung cấp dữ liệu cho biểu đồ, vì vậy hãy cẩn thận nếu bạn cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với Pivot Table hoặc dữ liệu. Bạn có thể ẩn các trang tính có Pivot Table để giữ cho workbook Excel gọn gàng.

Đây là kết quả cuối cùng của ví dụ dashboard mà chúng ta vừa tạo.

Hãy bắt đầu tạo Excel Dashboard ngay hôm nay

Bây giờ bạn đã biết cách tạo trang dashboard trong Excel, bạn sẽ có sự tự tin để trình bày dữ liệu của mình một cách đẹp mắt và hiệu quả. Cho dù bạn đang bắt đầu với một bảng excel hay nguồn dữ liệu đơn giản, bạn có thể sử dụng các kỹ năng trên để biến dữ liệu thô thành một thứ gì đó có ý nghĩa.