Danh sách ưu tiên của Google Trang tính

Trong khi bạn đang làm việc chăm chỉ để luôn cập nhật những việc cần làm hàng ngày, bạn nhận thấy một số nhiệm vụ quanh nhà đang chồng chất lên. Những việc như làm sạch máng xối hoặc sắp xếp tủ quần áo mà bạn muốn đến, nhưng những món đồ có mức độ ưu tiên cao hơn cứ cản trở bạn

Nghe có vẻ không mong muốn, bạn có thể cần lên kế hoạch cho một ngày bắt kịp và hoàn thành tất cả chúng cùng một lúc—hoặc ít nhất là càng nhiều việc càng tốt. Mẫu danh sách việc cần làm trong Google Trang tính sẽ giúp bạn làm điều đó, đồng thời giúp bạn tìm ra nơi bắt đầu

Cách tìm và sử dụng mẫu danh sách việc cần làm trong Google Sheets

Sau khi đăng nhập vào tài khoản Google Trang tính của mình, bạn sẽ thấy lời nhắc ở đầu trang để Bắt đầu một bảng tính mới. Tại đây, bạn có thể chọn làm việc với trang tính trắng hoặc mẫu được sử dụng gần đây. Google cũng đề xuất những thứ khác mà bạn có thể sử dụng

Nếu không thấy mẫu danh sách Việc cần làm trên màn hình, bạn có thể tìm mẫu này bằng cách chọn Thư viện mẫu ở góc trên cùng bên phải. Nó nằm dưới tiêu đề Cá nhân gần trên cùng. Nhấp vào trang tính và đặt tên là Ngày bắt kịp, bao gồm cả ngày bên cạnh

Bạn sẽ nhận thấy một số thông tin giữ chỗ cho bạn biết mẫu hoạt động như thế nào. Nó sử dụng định dạng có điều kiện để gạch ngang và tô xám các nhiệm vụ khi bạn đánh dấu chúng. Tất nhiên, bạn có thể thay đổi điều này nếu muốn, nhưng danh sách bắt kịp của bạn không cần phải đẹp để hoàn thành công việc

Cách lên kế hoạch cho một ngày bắt kịp bằng Google Trang tính

Ý tưởng về một ngày hoàn thành là bạn cố gắng giải quyết càng nhiều công việc tồn đọng càng tốt trong ngày đó. Các nhiệm vụ tồn đọng là những nhiệm vụ bạn muốn hoặc cần thực hiện, nhưng bạn đã tạm dừng chúng để giải quyết các ưu tiên khác. Tuy nhiên, họ có thể cằn nhằn bạn. Bạn có thể nghĩ về một hoặc hai ngay bây giờ

Một ngày bắt kịp sẽ xóa một số nhiệm vụ đó khỏi tâm trí bạn. Bạn có thể lên kế hoạch làm như vậy vào một ngày nghỉ hoặc một ngày không quá bận rộn với các nghĩa vụ khác. Ý tưởng không phải là giải quyết toàn bộ công việc tồn đọng của bạn, mà là giải quyết càng nhiều mục càng tốt

Vì vậy, để lập kế hoạch cho một ngày học bù bằng cách sử dụng mẫu danh sách việc cần làm, bạn sẽ không cần cột ngày. Thay vào đó, bạn có thể hoán đổi nó với Mức độ ưu tiên hoặc Trọng số

Cột ưu tiên

Ý tưởng về cột ưu tiên là gán một số từ một đến ba cho nhiệm vụ của bạn. Một là ưu tiên cao nhất và ba là thấp nhất. Thay vì dành thời gian để tập trung vào thứ tự bạn muốn làm mọi việc mà không biết ngày hôm đó sẽ trôi qua như thế nào, bạn có thể chọn việc tiếp theo khi làm việc

Cột trọng lượng

Sử dụng cột trọng số, bạn chỉ định một số từ một đến ba dựa trên thời gian hoặc độ khó của một nhiệm vụ. Một là đơn giản nhất và ba sẽ đòi hỏi nhiều sự tập trung hoặc năng lượng nhất. Bằng cách đó, bạn không mất nhiều thời gian để sắp xếp danh sách của mình khi tạo kế hoạch

Chọn những gì bạn muốn làm dựa trên thời gian và cảm giác của bạn. Nơi tốt nhất để bắt đầu là với một trong những nhiệm vụ ít mong muốn nhất hoặc khó khăn nhất của bạn để hoàn thành nó

Thêm nhiệm vụ của bạn

Tránh suy nghĩ quá nhiều về những việc cần làm khi bạn viết chúng ra. Bước đầu tiên là đưa chúng vào danh sách của bạn và bước tiếp theo là thêm mức độ ưu tiên hoặc trọng số thay vì cố gắng dự đoán thứ tự tốt nhất

Cách sử dụng chức năng sắp xếp trong mẫu danh sách việc cần làm của Google Sheets

Nếu bạn muốn nhanh chóng xác định tất cả các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu của mình hoặc những nhiệm vụ nặng nề nhất, hãy nhấp vào ba dòng bên cạnh tiêu đề cột. Một menu xuất hiện nơi bạn có thể chọn Sắp xếp A-Z hoặc Sắp xếp Z-A

Sắp xếp từ A-Z sẽ cho bạn số thấp nhất trước và Z-A cao nhất. Cách nhanh nhất để ngừng sắp xếp là sử dụng tùy chọn Hoàn tác trong menu Chỉnh sửa hoặc CMD + Z hoặc CTRL + Z

Một số mẹo để lập kế hoạch và theo dõi ngày bắt kịp của bạn

Lập danh sách của bạn là một việc, nhưng bây giờ bạn cần phải làm theo. Khi bạn kiểm tra một số mục, bạn sẽ rất vui vì bạn đã làm. Dưới đây là một số mẹo cần ghi nhớ trong suốt quá trình

• Tạo danh sách của bạn trước để tránh sử dụng thời gian bắt kịp của bạn để lập kế hoạch. Bạn có thể làm tốt điều này trước thời hạn và thêm vào khi bạn nghĩ về mọi thứ hoặc thậm chí vào ngày hôm trước. Bất cứ điều gì làm việc tốt nhất cho bạn
• Tránh suy nghĩ quá nhiều khi bạn viết danh sách ban đầu của mình. Ghi lại mọi thứ khi chúng đến với bạn, rồi lướt qua chúng
• Khi bạn xem qua danh sách của mình để ưu tiên hoặc thêm trọng lượng cho các nhiệm vụ của mình, bạn có thể nhận thấy một số điều khó sắp xếp. Đặc biệt với những nhiệm vụ bạn luôn tồn đọng, bạn có thể muốn đánh giá xem liệu nó có cần thực hiện hay bạn có thể bỏ qua để tập trung vào những thứ khác
• Google Tài liệu và Trang tính có thể dễ dàng chia sẻ, điều đó có nghĩa là bạn có thể hợp tác với bạn bè trong một ngày giao lưu
• Đừng lo lắng nếu bạn không thể hoàn thành danh sách của mình trong một ngày; . Ngoài ra, hãy viết chúng vào hồ sơ tồn đọng trong phần mềm như Notion và thực hiện chúng khi bạn có thể
• Nếu bạn đang xếp hạng các nhiệm vụ của mình theo trọng lượng, điều đó không có nghĩa là bạn nên thực hiện tất cả ba nhiệm vụ trước. Đi với dòng chảy về điều này
• Nơi tốt nhất để bắt đầu là nhiệm vụ khó khăn nhất của bạn, nhưng nếu bạn đang đấu tranh để có động lực, hãy giành lấy một số chiến thắng nhanh chóng để bắt đầu
• Để giải quyết các nhiệm vụ còn sót lại trong danh sách của bạn và tránh phải làm việc gấp vào một ngày khác, hãy giải quyết một mục tồn đọng mỗi ngày nếu bạn có thể—ngay cả khi chỉ có mười lăm phút

Bắt kịp với mẫu danh sách việc cần làm trong Google Sheets

Đối mặt với những nhiệm vụ dai dẳng trong hồ sơ tồn đọng của bạn thật đáng sợ. Có một lý do khiến bạn không thực hiện chúng ngay lập tức, nhưng loại bỏ chúng khỏi danh sách của bạn sẽ là một sự giải thoát. Đôi khi, bạn chỉ cần một ngày mới để bắt đầu suy nghĩ về việc hoàn thành công việc—và mẫu danh sách việc cần làm trong Google Trang tính là nơi lý tưởng để lập kế hoạch dễ dàng