Nhiệm vụ của quản lý nhân sự thường làm là gì?
I. Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp
Một Quản lý nhân sự có thể được gọi là Trưởng phòng nhân sự ở một số công ty, tổ chức. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, công việc này có thể đơn giản hay phức tạp. Với quy mô công ty nhỏ, Quản lý nhân sự là người chịu trách nhiệm tổng thể cho hoạt động tuyển dụng và quản lý nhân sự, trong khi ở những công ty hoặc tập đoàn lớn, bên trên Quản lý nhân sự thường có Giám đốc nhân sự.
Vai trò của Quản lý nhân sự chủ yếu xoay quanh quản lý, giảm sát nhân viên/chuyên viên nhân sự, xây dựng về duy trì, áp dụng các chính sách nhân sự, xử lý vấn đề tiền lương, bồi thường và đào tạo, phát triển nhân viên. Quản lý nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường làm việc, văn hóa công ty và chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
II. Công việc của Quản lý nhân sự
Các nhà Quản lý nhân sự lập kế hoạch, chỉ đạo và điều phối các chức năng nhân sự, hành chính của một tổ chức. Họ giám sát việc tuyển dụng, phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên mới, tham khảo ý kiến của các giám đốc điều hành hàng đầu về hoạch định chiến lược và phục vụ như một liên kết giữa quản lý và nhân viên. Nhiệm vụ chính của một Quản lý nhân sự bao gồm:
- Quản lý, giám sát bộ phận nhân sự.
- Lập kế hoạch tuyển dụng và quản lý nhân viên.
- Xây dựng văn hóa công ty.
- Lập kế hoạch và giám sát các chương trình lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên.
- Tư vấn cho ban giám đốc về các vấn đề nhân sự.
- Hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên/chuyên viên nhân sự.
- Xử lý các vấn đề nhân sự khác như hòa giải tranh chấp và chỉ đạo thực hiện các thủ tục kỷ luật khi cần.
Mọi doanh nghiệp đều muốn thu hút, thúc đẩy và giữ chân những nhân viên tài năng, phù hợp với môi trường làm việc. Quản lý nhân sự là người trực tiếp thực hiện các mục tiêu này bằng cách thúc đẩy bộ phận thực hiện các chức năng hành chính của các bộ phận nhân sự. Công việc của họ liên quan đến việc giám sát các mối quan hệ của nhân viên, đảm bảo tuân thủ quy định và quản lý các dịch vụ liên quan đến nhân viên như bảng lương, đào tạo và lợi ích. Họ giám sát bộ phận nhân sự và đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành chính xác, đúng hạn.
Các nhà quản lý nhân sự cũng tham khảo ý kiến của giám đốc điều hành về vấn đề lập kế hoạch chiến lược và quản lý nhân tài. Họ xác định các cách để tối đa hóa giá trị của nhân viên và đảm bảo rằng thế mạnh của nhân viên được khai thác hiệu quả nhất có thể. Ví dụ, họ có thể đánh giá năng suất của nhân viên, sau đó đề xuất thay đổi cấu trúc tổ chức để giúp đạt được các mục tiêu ngân sách.
Mô tả công việc của quản lý nhân sự chi tiết nhất
III. Các hình thức Quản lý nhân sự chính
Có một số hình thức Quản lý nhân sự khác nhau. Một công ty có thể chỉ cần một Quản lý nhân sự hoặc nhiều hơn, tùy theo quy mô và cơ cấu. Về cơ bản, có 3 kiểu Quản lý nhân sự là:
- Quản lý nhân sự (chung): Chịu trách nhiệm giám sát các chính sách việc làm, soạn thảo, đàm phán và điều hành các hợp đồng lao động bao gồm các vấn đề như khiếu nại, tiền lương, phúc lợi và quản lý, công đoàn. Họ cũng xử lý các khiếu nại lao động giữa nhân viên và quản lý hoặc giữa các nhân viên với nhau. Quản lý nhân sự đồng thời chỉ đạo hoạt động tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.
- Quản lý tiền lương: Quản lý tiền lương là người đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của bảng lương được xử lý chính xác và đúng thời gian. Họ quản lý các thủ tục tiền lương, chuẩn bị báo cáo cho bộ phận kế toán và giải quyết bất kỳ vấn đề nào liên quan đến bảng lương. Vai trò này thường xuất hiện trong các công ty, tập đoàn lớn.
- Quản lý tuyển dụng: Quản lý tuyển dụng phụ trách các công việc liên quan đến tuyển dụng nhân viên cho công ty. Họ thường giám sát một nhóm các nhà tuyển dụng và thường chỉ "ra mặt" khi cần tuyển nhân sự cấp cao. Quản lý nhân sự có thể phát triển một chiến lược tuyển dụng giúp đáp ứng nhu cầu nhân sự cho công ty và tạo ra môi trường cạnh tranh hiệu quả cho những nhân viên giỏi nhất.
IV. Vai trò của Quản lý nhân sự đang dần thay đổi
Vai trò của Quản lý nhân sự nói riêng và bộ phận nhân sự nói chung đang dần thay đổi để phù hợp với nhu cầu của các công ty hiện đại. Trước đây, các chức năng nhân sự ban đầu thường tích hợp với bộ phận hành chính hoặc kế toán. Ngày nay, các chương trình tuyển dụng, quản lý, giữ chân nhân viên và các khía cạnh khác của quản lý tài năng được xem trọng hơn, do đó cần có một Quản lý nhân sự xuất sắc để phụ trách toàn bộ công việc. Dĩ nhiên, Quản lý nhân sự vẫn chỉ đạo và giám sát các nhiệm vụ hành chính nhưng phần công việc này không còn nhiều như trước đây mà chủ yếu vẫn tập trung vào quy trình nhân sự liên quan tới con người.
Quản lý nhân sự phụ trách nhiều công việc khác nhau, có áp lực và căng thẳng nhưng đổi lại vai trò này mang lại thu nhập tốt và có cơ hội thăng tiến hơn nữa. Để trở thành một Quản lý nhân sự, ngoài bằng cấp chính quy - bằng cử nhân hoặc thạc sĩ trở lên - bạn còn phải có kỹ năng quản lý, giao tiếp tốt và kinh nghiệm làm việc từ 3 - 5 năm trở lên.
Quản lý nhân sự là những công việc không mang lại cho doanh nghiệp giá trị lợi nhuận về kinh tế nhưng nó lại đóng vai trò quan trọng hàng đầu quyết định sự thành bại của các chiến lược khác trong doanh nghiệp.
Công tác quản lý nhân sự dù tồn tại dưới hình thức trực tiếp hay gián tiếp thì ở bất cứ lĩnh vực, ngành nghề nào cũng cần có bộ phận quản lý nhân sự này. Khi quản lý nhân sự thực hiện hiệu quả sẽ cho người lao độg niềm tin vào tổ chức, động lực lao động và cống hiến, từ đó hình thành nguồn nhân lực mạnh toàn diện và nâng cao năng suất lao động.
Vậy Quản lý nhân sự là gì? Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả như thế nào? Cùng Lê Ánh Hr và đội ngũ chuyên gia nhân sự tìm hiểu trong bài viết dưới đây
>>> Xem thêm: Review khóa học hành chính nhân sự tốt nhất Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh
1. Quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự có thể hiểu ngắn gọn là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả. Bộ phận nhân sự là cầu nối thu hút và giữ chân những nhân viên có đủ tiêu chuẩn nhất và sắp xếp những công việc thích hợp nhất với họ để họ có thể phát huy hết tiềm năng tại tổ chức.
Quản lý nhân sự bao gồm công tác quản lý, khai thác, sử dụng lao động - nhân sự - của một công ty, doanh nghiệp, tổ chức,…một cách hợp lý và hiệu quả. Chức năng quản lý nhân sự liên quan đến các công việc như thu hút, tuyển dụng, đào tạo, tính lương, đánh giá, khen thưởng nhân viên,… Không chỉ vậy quản lý nhân sự còn liên quan đến các công tác kiểm tra, điều chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu và sử dụng, duy trì, bảo vệ, phát triển tiềm năng của người lao động một cách hiệu quả nhất.
Nhân sự trong doanh nghiệp là nguồn lực con người bao gồm tất cả các thành viên tham gia vào trong hoạt động của các doanh nghiệp hay tổ chức. Họ sẽ sử dụng các kiến thức, kĩ năng, các giá trị đạo đức và các hành vi ứng xử nhằm mục đích thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp. Việc quản lý nhân sự đòi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của sự phát triển. Các kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để con người phát huy hết khả năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tổ chức.
2. Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả
Để quản lý nhân sự hiệu quả luôn là bài toán khó khiến không ít nhà quản lý nhân sự và lãnh đạo doanh nghiệp phải đau đầu. Lúc này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải nắm được các bước của quy trình quản lý nhân sự hiệu quả để phù hợp với từng bước đi chiến lược của công ty. Dưới đây là 05 bước cơ bản của quy trình quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp.
Bước 1: Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự
Một hệ thống quản lý nhân sự cần đầy đủ thông tin về người lao động, khi cần xuất thông tin của bất cứ nhân sự nào thì có thể có ngay trong thời gian ngắn nhất.
Thông tin quản lý nhân sự có thể dựa vào cách xây dựng và quản lý dữ liệu thông qua việc triển khai sau:
- Xây dựng bảng theo dõi theo phòng ban (Họ tên, năm sinh, quê quán, chức danh, ... các thông tin thuộc cá nhân nhân sự)
- File hồ sơ theo dõi tuyển dụng, nhằm lưu giữ và có thể tuyển chọn được những ứng viên đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng về sau.
- Bảng kết quả đánh giá thực hiện công việc, lưu giữ quá trình hoàn thành công việc của nhân sự, từ đó có những chiến lược nhân sự phù hợp như: đào tạo, cơ cấu lại nhân sự kịp thời và hợp lý hơn.
- Bảng theo dõi lương: nắm bắt được mức lương nhân viên đang được hưởng và có thể điều chuyển mức lương phù hợp cho từng vị trí
Khâu lưu trữ những thông tin này là vô cùng quan trọng, giúp người quản lý có thể nắm được tình trạng nhân viên của mình bất cứ lúc nào. Bên cạnh đó, đảm bảo đảm bảo quyền lợi mà mỗi nhân viên trong doanh nghiệp xứng đáng được nhận trong quá trình làm việc.
Bước 2: Xây dựng quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự chuyên nghiệp
Để quản lý nhân sự hiệu quả, cần phải xây dựng một quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp. Việc xây dựng này phụ thuộc vào mô hình của mỗi doanh nghiệp. Các chiến lược cần quan tâm ở đây:
- Quy trình tuyển dụng phỏng vấn nhân sự
- Kế hoạch đào tạo và quy trình điều chuyển nhân sự giữa các phòng ban
- Các chế độ đãi ngộ, lương thưởng
- Những nội quy, quy định và văn hóa được áp dụng tại doanh nghiệp
Vì nhân sự là lực lượng nòng cốt của mỗi doanh nghiệp nên tuyển dụng nhân sự là một khâu vô cùng quan trọng cần được quan tâm đúng mực, cân nhắc và xây dựng hợp lý, đảm bảo chọn được cho doanh nghiệp những ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Từ đó có thể triể khai và thực hiện các chiến lược khác hiệu quả
Bước 3: Bản mô tả công việc rõ ràng và phân công phù hợp cho từng nhân sự
Căn cứ trên quy trình làm việc cụ thể, nhân viên sẽ định hướng nhiệm vụ được giao nhanh và chính xác hơn. Nhân viên làm việc theo nhóm hoặc theo phòng, ban sẽ không bị chồng chéo công việc để đảm bảo thực hiện đủ các công việc cần làm.
Bên cạnh việc giúp nhân viên thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn, việc mô tả rõ ràng này còn giúp người quản lý theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả của nhân viên một cách dễ dàng và chính xác
Bộ phận quản lý nhân sự cần định hướng công việc một cách rõ ràng, phân công công việc phù hợp với mỗi cá nhân, cần biết được năng lực của từng nhân viên để phân công vào vị trí phù hợp, giúp họ phát huy tối đa tiềm năng.
Bước 4: Đặt ra mục tiêu làm việc và có tiêu chuẩn đánh giá thành tích
Mục tiêu là động lực thúc đẩy của mọi tổ chức, giúp thành viên tham gia tổ chức ấy có quyết tâm trong công việc để tạo ra hiệu quả hơn. Doanh nghiệp càng có mục tiêu rõ ràng, khả năng thành công sẽ càng cao và lợi ích nhận được sẽ càng lớn.
Để đánh giá công việc theo từng giai đoạn thời gian, mỗi phòng ban nên lập ra bảng vừa để người quản lý trực tiếp biết được hiệu quả công việc của nhân viên đến đâu, vừa để đánh giá mức độ công việc hoàn thành ra sao.
Bước 5: Đánh giá hiệu quả thực hiện công việc
Mỗi bộ phận, phòng ban nên lập ra bảng đánh giá kết quả công việc của nhân viên theo từng giai đoạn thời gian cụ thể (tuần, tháng, quý,...).
Nếu nhân viên có thành tích tốt, sau khi được đánh giá công việc, người quản trị cần có một lời khen ngợi hoặc động viên trong trường hợp ngược lại.
>>> Xem thêm: Quản trị là gì? Phân biệt quản lý và quản trị
Trên đây là những chia sẻ hữu ích về Quản lý nhân sự là gì? Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả. Nếu bạn cần trang bị thêm các kiến thức về nghiệp vụ Quản trị nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm các khóa học Hành chính nhân sự tại trung tâm Lê Ánh Hr. Khóa học này sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng của một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp, được giảng dạy bởi các chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực nhân sự.
Lê Ánh Hr chúc bạn thành công!