Căn cứ Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 về thanh toán khoán tiền tự túc phương tiện khi đi công tác và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, bà Nguyễn Thị Huyền (Quảng Trị) thanh toán công tác phí cho cán bộ công chức theo cách tính khoảng cách địa giới hành chính là số km từ cơ quan đến nơi công tác bao gồm cả lượt đi và lượt về.
Tuy nhiên qua thẩm định quyết toán năm 2019, cơ quan tài chính cùng cấp không chấp thuận với lý do chỉ được tính khoảng cách địa giới hành chính một lượt đi, không tính lượt về. Bà Huyền hỏi, cách tính khoảng cách địa giới hành chính như thế nào là đúng theo quy định?
Bộ Tài chính trả lời vấn đề này như sau:
Chính phủ đã ban hành Nghị định số 04/2019/NĐ-CP ngày 22/4/2019 quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng xe ô tô và Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 24/2019/TT-BTC ngày 22/4/2019 hướng dẫn một số nội dung của Nghị định số 04/2019/NĐ-CP; trong đó:
Theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 8 Nghị định số 04/2019/NĐ-CP, thì đối với đối tượng không có tiêu chuẩn được bố trí xe ô tô khi đi công tác nhưng trường hợp cần thiết do yêu cầu công tác, thủ trưởng cơ quan đơn vị quyết định bố trí xe ô tô phục vụ công tác chung hoặc khoán kinh phí sử dụng xe ô tô hoặc thuê dịch vụ xe ô tô khi đi công tác. Việc khoán kinh phí sử dụng xe ô tô, thuê dịch vụ xe ô tô thực hiện theo quy định tại Điều 22, Điều 23 Nghị định này; trong đó quy định hình thức và mức khoán kinh phí gồm: Khoán theo km thực tế và theo hình thức khoán gọn; đơn giá khoán phù hợp với đơn giá dịch vụ vận chuyển của phương tiện vận tải tương đương trên thị trường.
Khoản 7 Điều 22 Nghị định số 04/2019/NĐ-CP quy định: “7. Căn cứ quy định tại Nghị định này và điều kiện thực tế của cơ quan tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp Nhà nước, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan trung ương, Chủ tịch UBND cấp tỉnh (sau khi có ý kiến thống nhất của Ban thường vụ Tỉnh ủy, Thành ủy, Thường trực HĐND cấp tỉnh), Chủ tịch Hội đồng thành viên các Tập đoàn kinh tế quyết định hoặc phân cấp thẩm quyền quyết định:
- Việc áp dụng khoán kinh phí sử dụng xe ô tô của các chức danh quy định tại Khoản 1 và trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều 8 Nghị định này.
- Hình thức và công đoạn thực hiện khoán kinh phí sử dụng xe ô tô cho các chức danh.
- Đơn giá khoán kinh phí sử dụng xe ô tô, mức khoán kinh phí sử dụng xe ô tô áp dụng cho từng chức danh hoặc từng nhóm chức danh phù hợp với từng thời kỳ”.
Tại Điểm b Khoản 1 Điều 5 Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị, công tác phí quy định:
“Căn cứ quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, căn cứ tính chất công việc của chuyến đi công tác và trong phạm vi nguồn kinh phí được giao; thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét duyệt cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động được đi công tác bằng phương tiện máy bay, tàu hỏa, xe ô tô hoặc phương tiện công cộng hoặc các phương tiện khác bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả”.
Tại Điểm b Khoản 2 Điều 5 quy định khoán tiền tự túc phương tiện đi công tác như sau:
“b) Đối với cán bộ, công chức, viên chức không có tiêu chuẩn được bố trí xe ô tô khi đi công tác, nhưng nếu đi công tác cách trụ sở cơ quan từ 10 km trở lên (đối với các xã thuộc địa bàn kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn theo các Quyết định của Thủ tướng Chính phủ) và từ 15 km trở lên (đối với các xã còn lại) mà tự túc bằng phương tiện cá nhân của mình thì được thanh toán khoán tiền tự túc phương tiện bằng 0,2 lít xăng/km tính theo khoảng cách địa giới hành chính và giá xăng tại thời điểm đi công tác và được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị”.
Theo các quy định nêu trên, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị căn cứ vào tính chất công việc của chuyến đi công tác để xem xét, quyết định duyệt phương tiện đi lại cho người được cử đi công tác; bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả.
Trường hợp người đi công tác tự túc phương tiện cá nhân để đi công tác và được thanh toán tiền tự túc phương tiện đi công tác, thì số “km” được thanh toán khoán theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 40/2017/TT-BTC là khoảng cách từ trụ sở cơ quan đến nơi đến công tác tính theo địa giới hành chính bao gồm cả lượt đi và lượt về, phù hợp với hành trình công tác và được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị.
Đơn giá khoán bảo đảm tiết kiệm, tối đa không quá mức quy định tại Điều 22 Nghị định số 04/2019/NĐ-CP ngày 22/4/2019 của Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng xe ô tô và Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 40/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Chứng từ thanh toán tiền công tác phí bảo đảm theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính.
Việc phải thuê nhà, văn phòng đối với các doanh nghiệp hiện nay là điều hết sức dễ hiểu. Kế toán doanh nghiệp sẽ cần nắm vững cách hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng theo từng trường hợp cũng như các thủ tục, chứng từ cần thiết để đưa chi phí này vào chi phí hợp lý. Kiến thức này đã được MISA AMIS tổng hợp chi tiết và đưa vào bài viết dưới đây.
1. Các trường hợp hạnh toán chi phí thuê nhà, văn phòng
Có hai tố quan trọng để xác định số tài khoản một cách chính xác nhất khi hạch toán chi phí thuê nhà là mục đích thuê và hình thức thanh toán.
Dựa vào mục đích thuê nhà để làm gì, phục vụ bộ phận nào thì kế toán hạch toán chi phí thuê nhà vào các tài khoản tương ứng như sau:
- Nếu thuê nhà để làm nhà xưởng sản xuất: hạch toán vào tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung)
- Nếu thuê nhà làm cơ sở bán hàng, kho chứa hàng hóa bán: hạch toán vào tài khoản 6421 (chi phí bán hàng)
- Nếu thuê nhà làm văn phòng cho các bộ phận quản lý công ty: hạch toán vào tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp)
- …
Dựa vào hình thức thanh toán, hạch toán tiền thuê nhà được hướng dẫn cụ thể theo các trường hợp sau:
Hạch toán chi phí thuê nhà khi thanh toán trước
Dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà …):
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 111, TK 112,…
Chú ý: Nếu là khoản trả trước như tạm ứng cho bên chủ nhà thì hạch toán như trên, cần tránh nhầm lẫn với trường hợp đặt cọc tiền nhà. Khoản tạm ứng hay trả trước tiền nhà, DN có thể được trừ vào tiền thuê nhà cần thanh toán. Còn với tiền đặt cọc nhà, chủ nhà sẽ chỉ trả lại đến khi kết thúc hợp đồng hoặc sau một khoảng thời gian theo thống nhất giữa 2 bên. Hạch toán tiền đặt cọc nhà được hướng dẫn bên dưới.
Hạch toán tiền đặt cọc nhà
Trường hợp doanh nghiệp đặt cọc tiền cho người cho thuê, ví dụ: DN thuê văn phòng hoạt động, đơn vị cho thuê yêu cầu đặt cọc A tiền (trả lại DN A tiền khi hợp đồng thuê văn phòng kết thúc), thì doanh nghiệp đi thuê phải đặt cọc tiền hạch toán như sau:
- Khi đặt cọc tiền:
Nợ TK 244 (Nếu theo thông tư 200)
Nợ TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
Có TK 111, 112
- Khi nhận lại tiền cọc:
Nợ TK 111,112
Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
- Nếu DN phải đặt cọc tiền trong quá trình thuê văn phòng vi phạm hợp đồng và bị bên nhận tiền cọc phạt:
Nợ TK 811
Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
- Nếu DN phải đặt cọc tiền sử dụng tiền cọc để thanh toán:
Nợ TK 331
Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
Lưu ý: Các khoản tạm ứng tiền thuê nhà hoặc đặt cọc tiền nhà đều không cần có hóa đơn GTGT (theo công văn số 13675 năm 2013 của Bộ Tài Chính gửi hiệp hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam)
2. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn)
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì đưa vào TK chi phí đó )
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 331, TK 111, TK 112,…
\>> Tìm hiểu thêm: Thuế gián thu là gì? Đặc điểm, vai trò và phân loại chi tiết nhất
3. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau)
Trong trường hợp này, hàng tháng kế toán vẫn phải ghi nhận chi phí thuê nhà vào tài khoản 335 – chi phí phải trả để theo dõi và đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản chi phí.
VD: Công ty thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 – 6 nhưng chưa thanh toán. Đến tháng 6 Công ty X mới thanh toán, lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn.
- Hàng tháng kế toán viên công ty hạch toán:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)
Có TK 335 – Chi phí phải trả (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)
- Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn):
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 331, TK 111, TK 112, (Nếu là khi thanh toán)
4. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê trước nhiều kỳ
Với trường hợp này, tiền thuê nhà trả trước nhiều kỳ sẽ được kế toán hạch toán vào tài khoản 242 – chi phí trả trước. Định kỳ kế toán phân bổ vào các TK chi phí tương ứng
VD: Thuê nhà từ tháng 1 – 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn), thì hạch toán như sau:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (Tổng số tiền).
Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có hóa đơn GTGT)
Có TK 331, TK 111, TK 112
– Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)
Có TK 242 – Chi phí trả trước
5. Bài tập ví dụ hạch toán chi phí thuê nhà
Ngày 1/1/2021 Công ty A ký hợp đồng thuê nhà của bà B (Cá nhân) với mục đích làm văn phòng có thời hạn 12 tháng, mỗi tháng 10 triệu đồng và trên hợp đồng có thỏa thuận bên A sẽ phải nộp các loại thuế thay chủ nhà.
- Cùng ngày hôm đó, công ty A đã thanh toán trước cho bà B 10 triệu đồng
- Đến ngày 10/1/2021, sau khi hoàn thành các thủ tục pháp lý, công ty thanh toán nốt cho bà B số tiền còn lại (110 triệu đồng)
- Cùng ngày đó, kế toán công ty đã đi nộp thuế thay chủ nhà, số tiền thuế phải nộp là 12,3 triệu đồng, bao gồm:
- Thuế môn bài: 300 nghìn đồng
- Thuế GTGT 5%: 6 triệu đồng
- Thuế TNCN 5%: 6 triệu đồng
Cách hạch toán chi phí thuê nhà của công ty A năm 2021 như sau:
Ngày 1/1/2021:
- Hạch toán khoản trả trước (Dựa vào hợp đồng và phiếu chi…)
Nợ TK 331: 10.000.000
Có TK 111: 10.000.000
- Hạch toán chi phí thuê nhà phải trả:
Nợ TK 242: 120.000.000
Có TK 331: 120.000.000
Ngày 10/1/2021:
- Khi thanh toán nốt số tiền còn lại cho chủ nhà
Nợ TK 331: 110.000.000
Có TK 112: 110.000.000
- Dựa vào chứng từ nộp tiền thuế thay:
Nợ TK 642 (242): 12.300.000
Có TK 111, 112: 12.300.000
Hàng tháng phân bổ vào chi phí:
Nợ TK 642: 10.000.000
Có TK 242: 10.000.000
Hiện nay, phần mềm kế toán online MISA AMIS đã đáp ứng tính năng tự động phân bổ chi phí trả trước với các bước thực hiện đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian cho kế toán doanh nghiệp và tối ưu hiệu quả công việc:
Dùng ngay miễn phí
- Cách đưa chi phí thuê nhà vào chi phí hợp lý
Để đưa khoản chi phí thuê nhà, thuê văn phòng vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện mà Pháp luật đã quy định, theo đó:
- Nếu thuê nhà của Doanh nghiệp: phải cung cấp đầy đủ Hóa đơn, Chứng từ thanh toán (chứng từ thanh toán qua ngân hàng với khoản chi > 20.000.000 VND), Hợp đồng với đầy đủ các điều khoản thanh toán, điều khoản điều kiện khác….
- Nếu thuê nhà của Cá nhân:
Khoản 2 (2.5) điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về chi phí thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ như sau:
Theo Công văn 2994/TCT-TNCN ngày 24/7/2015 của Tổng cục thuế cho biết:
Như vậy, để đưa chi phí thuê nhà của cá nhân vào chi phí hợp lý thì kế toán cần có những chứng từ sau:
- Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận chủ nhà là người đi nộp thuế thì cần có chứng từ trả tiền thuê nhà và hợp đồng thuê nhà
- Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho chủ nhà thì doanh nghiệp cần có các giấy tờ như trên cộng thêm chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
Ngoài ra, số tiền thuế GTGT, TNCN doanh nghiệp nộp thay sẽ được đưa vào chi phí hợp lý nếu giá thuê trên hợp đồng chưa tính thuế GTGT, TNCN.
Trường hợp chi phí thuê nhà của Cá nhân trên 20 triệu đồng, cần lưu ý như sau: Nếu doanh nghiệp thuê nhà, văn phòng của cá nhân tức là không có hóa đơn. Khi đó việc chuyển khoản là không bắt buộc nhưng vẫn phải có biên bản đã nhận tiền thuê nhà kèm theo chữ ký xác nhận của chủ nhà.
6. Tạm kết
Hạch toán tiền thuê nhà là nghiệp vụ quen thuộc với các kế toán tuy nhiên vẫn khó tránh được sai sót do xác định sai hình thức trả tiền thuê nhà hoặc sai loại tài khoản. Hi vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn hạch toán thuần thục khi gặp nghiệp vụ này.
Để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả trong việc hạch toán thì việc sử dụng các phần mềm kế toán được coi là giải pháp tối ưu đối với các doanh nghiệp. Một trong số những phần mềm được tin dùng nhất hiện nay chính là phần mềm kế toán online MISA AMIS.
Phần mềm MISA AMIS Kế toán đã thiết lập sẵn danh sách các cặp định khoản tự động gắn loại chứng từ: thu tiền mặt, chi tiền mặt, thu tiền gửi, chi tiền gửi, giúp giảm thiểu các thao tác của kế toán khi nhập chứng từ. Khi đó, kế toán chỉ cần chọn nghiệp vụ phát sinh, hệ thống sẽ tự động ngầm định luôn tài khoản Nợ, Có trên chứng từ.