Thẻ sinh viên (sinh viên đang học) hoặc chứng minh thư nhân dân (sinh viên đã ra trường). 3.THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ TRONG NƯỚC * Văn bản áp dụng: + Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 7 năm2010 về chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan Nhà nước và đơn vị sự nghiệp. + Điều 24 quy chế thu chi nội bộ quy định về chế độ công tác phí trong nước của Trường Đại học Kinh tế quốc dân 3.1. Tạm ứng TT Danh mục chứng từ yêu cầu Các quy định đối với từng loại chứng từ Ghi chú 1 Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính ( Nếu có) 2 Quyết định của Hiệu trưởng cử đi công tác 1 bản gốc 3 Dự toán kinh phí cho đoàn công tác Mẫu số 07 4 Tiền vé máy bay:
Với đối tượng được TT tiền vé máy bay - Thời gian: Khi có quyết định được cử đi công tác trưởng đoàn hoặc cán bộ giảng viên phải chuyển hồ sơ xuống Phòng TC-KT trước 02 ngày làm việc để làm thủ tục tạm ứng cho đoàn. - Hồ sơ tạm ứng 3.2. Thanh toán tạm ứng: - Thời gian: Trong thời gian 7 ngày kể từ khi đoàn về, trưởng đoàn hoặc người được cử đi công tác phải chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT để làm thủ tục quyết toán cho đoàn. - Hồ sơ thanh toán tạm ứng: TT Danh mục chứng từ yêu cầu Các quy định đối với từng loại chứng từ Ghi chú 1 Quyết toán kinh phí cho đoàn đi công tác Phòng TC - KT xem xét và trình ban giám hiệu 2 Giấy đi đường - Giấy đi đường hợp lệ phải có xác nhận của nơi đến công tác hoặc nơi tổ chức hội thảo, hội nghị, tập huấn... - Đi dự hội nghị, hội thảo, dự họp... phải kèm giấy mời hoặc giấy triệu tập và được sự đồng ý của lãnh đạo đơn vị và BGH - Riêng CBGD đưa sinh viên đi thực tập phải kèm theo Quyết định triển khai đi thực tập. mẫu số 08 3 Vé máy bay, tàu xe - Nếu đi bằng phương tiện máy bay: Hóa đơn GTGT, vé điện tử, thẻ lên máy bay (Boarding Pass). - Nếu đi bằng phương tiện tàu hỏa, ô tô thì có cuống vé tàu và vé xe hợp lệ` 4 Giấy đề nghị thanh toán tiền phòng nghỉ - Kế toán thanh toán căn cứ vào vé tàu, xe và ngày đi, về trên quyết định cử người đi công tác để thanh toán số ngày lưu trú và ngày ngủ trọ của cán bộ. Thanh toán tiền thuê phòng hoặc khoán ngủ theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Nhà trường. Nếu là thuê phòng thì phải có hoá đơn GTGT của nơi nghỉ - Trường hợp đi công tác mà không có hoá đơn tài chính thì thanh toán tiền ở bằng mức khoán được quy định tại quy chế thu chi nội bộ (Mức khoán theo vùng) Mẫu C37-HD – Mẫu số 01 5 Giấy đề nghị thanh toán tiền ăn và tiêu vặt (Phụ cấp lưu trú) 150.000đ/ngày/người (khoán) Mẫu C37-HD – Mẫu số 01 6 Vé taxi - Nếu số tiền đi taxi trên 200.000 phải có hoá đơn tài chính 7 Thuê xe - Trong trường hợp không đi xe cơ quan, mà phải thuê xe ngoài, thì phải có tờ trình được Hiệu trưởng phê duyệt về việc thuê xe ngoài, giá thuê xe phải được phòng TC-KT thẩm định. Có hợp đồng (chi tiết quãng đường, lịch trình đi, thời gian đi về); thanh lý hợp đồng và hóa đơn tài chính. 3.3. Thanh toán trực tiếp: Trường hợp đơn vị cá nhân có quyết định được cử đi công tác không làm thủ tục tạm ứng kinh phí. Trong thời gian 07 ngày kể từ khi đoàn về phải chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT làm thủ tục thanh toán (hồ sơ thanh toán giống như trường hợp thanh toán tạm ứng) 4.THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ NƯỚC NGOÀI * Văn bản áp dụng: - Thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21 tháng 6 năm 2012của Bộ tài chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ và công chức nhà nước đi công tác ngứn hạn ở nước ngoài do ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí và các văn bản hiệp định, thỏa thuận khác nếu có. - Quy định về chế độ công tác phí nước ngoài cho cán bộ, giảng viên thuộc các dự án liên kết đào tạo với nước ngoài. 4.1. Tạm ứng công tác phí - Thời gian: Khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền. Trưởng đoàn hoặc cán bộ, giảng viên được cử đi công tác, học tập phải hoàn thiện thủ tục và chuyển cho Phòng TC-KT trước (07 ngày làm việc) để làm thủ tục tạm ứng với Kho Bạc mua ngoại tệ cho đoàn theo quy định. - Hồ sơ tạm ứng TT Danh mục chứng từ yêu cầu Các quy định đối với từng loại CT Ghi chú 1 Quyết định cử đi công tác Hiệu trưởng ký duyệt (2 bản: 1 gốc + 1 bản sao) 2 Dự toán kinh phí cho đoàn công tác Được phòng TC-KT thẩm định và Hiệu trưởng (phó hiệu trưởng phụ trách tài chính )duyệt Mẫu số 07 3 Lịch trình công tác Kế hoạch làm việc trong thời gian đi công tác 4 Tiền vé máy bay -Nhỏ hơn 5 triệu (3 báo giá, vé điện tử, hóa đơn) - Từ 20 triệu (3 báo giá, Quyết định lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, hóa đơn, vé điện tử xác nhận đặt chỗ) Trường hợp sử dụng kinh phí của trường 5 Thư mời có liên quan đến chi phí tài chính Bản gốc + 01 bản dịch có chữ ký người dịch và xác nhận Nếu có 6 Đơn xin mua và mang ngoại tệ ra nước ngoài Mẫu của Ngân hàng 4.2. Thanh toán tạm ứng - Thời gian Trong thời gian 10 ngày kể từ khi đoàn về nước, trưởng đoàn hoặc người được cử đi công tác phải chuyển hồ sơ kèm theo đầy đủ chứng từ cho Phòng TC-KT để làm thủ tục quyết toán. - Hồ sơ thanh toán tạm ứng TT Danh mục chứng từ yêu cầu Các quy định đối với từng loại chứng từ Ghi chú 1 Quyết toán kinh phí cho đoàn đi công tác nước ngoài Được phòng TC-KT thẩm định và Hiệu trưởng (phó hiệu trưởng phụ trách tài chính )duyệt (02 bản gốc) Mẫu số 09 2 Báo cáo kết quả công tác 01 bản 3 Hoá đơn GTGT tiền vé máy bay + cuống vé máy bay 4 Tiền phòng nghỉ Thanh toán khoán theo thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012. Đối với trường hợp thanh toán theo thực tế thì thanh toán theo quy định tại điểm b khoản 2 điều 3 của thông tư 4 Tiền ăn và tiêu vặt Thanh toán khoán theo thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012 5 Tiền thuê phương tiện ra sân bay Thanh toán khoán theo thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012 6 Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày và tiền điện thoại liên lạc Thanh toán theo hóa đơn nhưng không quá 80 USD/1 người / 1 nước công tác đối với phương tiện đi làm và 80 USD/đoàn đối với tiền điện thoại liên lạc 7 Phiếu thu lệ phí visa Nếu có 8 Bảng thông báo tỷ giá của Vietcombank Căn cứ vào thời gian đi công tác 4.3. Thanh toán trực tiếp: Trường hợp đơn vị cá nhân có quyết định được cử đi công tác không làm thủ tục tạm ứng kinh phí. Trong thời gian 07 ngày kể từ khi đoàn về phải chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT làm thủ tục thanh toán (hồ sơ thanh toán giống như trường hợp thanh toán tạm ứng) 5.THANH TOÁN KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI NCKH 5.1. Đề tài 1 năm - Hồ sơ tạm ứng: TT Danh mục chứng từ yêu cầu Các quy định đối với từng loại chứng từ Ghi chú 1 - Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài đã được ký với chủ nhiệm đề tài. 2 Thuyết minh đề tài 3 - Hợp đồng thuê khoán chuyên môn - Dự toán kinh phí đi khảo sát; kinh phí hội thảo thực hiện đề tài đã được duyệt. - Ký giữa chủ nhiệm đề tài với các thành viên tham gia đề tài theo dự toán kinh phí đề tài đã được duyệt - Theo dự toán kinh phí đề tài đã được duyệt - Hồ sơ thanh toán TT Danh mục chứng từ yêu cầu Các quy định đối với từng loại chứng từ Ghi chú 1 Hợp đồng thuê khoán chuyên môn Ký giữa chủ nhiệm đề tài với các thành viên tham gia đề tài theo dự toán kinh phí đề tài đã được duyệt 2 Thanh lý hợp đồng thuê khoán chuyên môn 3 Hoá đơn Thanh toán cho các khoản chi khác theo thuyết minh như: Văn phòng phẩm, photo tài liệu... 4 Giấy đề nghị thanh toán Thanh toán cho các khoản họp, tiền quản lý của chủ nhiệm đề tài, kế toán đề tài... (chi tiết theo thuyết minh) * Chú ý: - Sau khi nhận được 1 bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ kế toán giao dịch sẽ lập chứng từ rút kinh phí trình ký và chuyển kho bạc sau 3 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, chứng từ tạm ứng, thanh toán kinh phí thực hiện đề tài NCKH (đã hợp lệ) của các chủ nhiệm đề tài. - Kinh phí của đề tài được nhập quỹ hoặc chuyển về tài khoản của trường vào thời điểm nào thì các đề tài mới nhận được kinh phí vào thời điểm đó. 5.2. Đề tài nhiều năm: - Hồ sơ tạm ứng,thanh toán : như đề tài 1 năm - Chú ý: Tạm ứng lần 2 chỉ thực hiện được sau khi đã hoàn thành khối lượng công việc của lần tạm ứng 1. 6. TIẾP KHÁCH TT Danh mục chứng từ yêu cầu Các quy định đối với từng loại chứng từ Ghi chú 1 Kế hoạch tiếp khách Hiệu trưởng duyệt 2 Hóa đơn Hóa đơn GTGT hợp lệ 3 Giấy đề nghị thanh toán Mẫu đính kèm (C37-HD – Mẫu số 01) 7. LÀM THÊM NGOÀI GIỜ, TRỰC ĐÊM TT Danh mục chứng từ yêu cầu Các quy định đối với từng loại chứng từ Ghi chú 1 Bảng chấm công Có bảng chấm công được Phòng Tổ chức cán bộ xác nhận (Mẫu 10) 2 Kế hoạch làm thêm ngoài giờ Phải có kế hoạch làm thêm ngoài giờ được phòng TCCB và BGH duyệt. 3 Giấy đề nghị thanh toán Mẫu đính kèm (C37-HD – Mẫu số 01) 4 Lưu ý Ngoài ra nếu nội dung làm thêm có liên quan trực tiếp đến đơn vị nào thì phải có xác nhận của Trưởng hoặc phó đơn vị đó. 8. HỘI NGHỊ, HỘI THẢO CHUYÊN MÔN Căn cứ vào nhu cầu thực tế và tính cấp thiết, Hiệu trưởng đồng ý cho tổ chức Hội thảo bằng văn bản. TT Danh mục chứng từ yêu cầu Các quy định đối với từng loại chứng từ Ghi chú 1 Công văn Công văn hoặc quyết định đồng ý cho tổ chức hội thảo chuyên môn 2 Kế hoạch hội thảo Trong bản kế hoạch ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, số lượng người, ... của cuộc hội thảo 3 Lập dự toán chi tiết Lập dự toán chi tiết những khoản chi cho Hội thảo thông qua Phòng TC-KT thẩm định, trình Hiệu trưởng ký 4 Bảng kê chứng từ thanh toán Lập bảng kê thứ tự các chứng từ đề nghị thanh toán, trong mỗi phần đề nghị đó đều có các chứng từ kế toán kèm theo và tuân thủ đúng nguyên tắc chi (Mẫu số 05) 5 Giấy mời Kèm theo chứng từ 3-5 giấy mời 6 Báo cáo Lập báo cáo kết quả đạt được của hội thảo và kèm theo báo cáo của báo cáo viên nếu có khoản chi cho báo cáo viên 7 Hóa đơn Nếu có phát sinh mua hàng hóa dịch vụ ≥ 200.000 đồng thì cần có hóa đơn GTGT hợp lệ. 8 Chứng từ khác (nếu có) Bảng kê chi tiền cho người tham dự Hội nghị, hội thảo chuyên môn: (C40a-HD - Mẫu 11) 9. THANH TOÁN MUA VẬT TƯ, DỤNG CỤ, THIẾT BỊ VÀ VPP PHỤC CỤ CÔNG TÁC CHUYÊN MÔN TT Danh mục chứng từ yêu cầu Các quy định đối với từng loại chứng từ Ghi chú 1 Bảng Kế hoạch mua sắm vật tư, dụng cụ, thiết bị, văn phòng phẩm Bảng kế hoạch, dự trù phải được lập chi tiết, phòng chức năng thẩm định, chuyển phòng TCKT kiểm soát trình Hiệu trưởng duyệt 2 Đề nghị mua sắm vật tư, dụng cụ, thiết bị, văn phòng phẩm Hiệu trưởng phê duyệt 3 Báo giá Của 3 đơn vị kinh doanh khác nhau và được Phòng TC-KT thẩm định 4 Quyết định chỉ định chọn đơn vị, nhà cung cấp Dựa trên 03 báo giá, chọn 01 báo giá hợp lý nhất, Hiệu trưởng ra quyết định chọn nhà cung cấp (đối với những hợp đồng có giá trị từ >20.000.000đ) 6 Hợp đồng cung cấp Chọn đơn vị cung cấp, ký hợp đồng cung cấp. Theo đúng mẫu hợp đồng. 7 Hoá đơn tài chính Hoá đơn tài chính, bản sao kê xuất nhập theo mẫu quy định. 8 Phiếu nhập, phiếu xuất Khi thanh toán kèm phiếu nhập, phiếu xuất để phòng TC-KT theo dõi 9 Thanh lý hợp đồng Chi tiết theo các danh mục vật tư, dụng cụ, thiết bị và VPP. Phù hợp về thời gian. 10 Giấy đề nghị thanh toán Mẫu đính kèm (C37-HD – Mẫu số 01) 11 Giấy thanh toán tạm ứng Mẫu đính kèm (C33-HD – Mẫu số 04 10. THANH TOÁN TIỀN MUA VẬT LIỆU SỬA CHỮA, LẮP MẠNG TT Danh mục chứng từ yêu cầu Các quy định đối với từng loại chứng từ Ghi chú 1 Giấy đề nghị sửa chữa, lắp mạng Có ý kiến của Phòng QTTB và BGH. 2 Bảng kê những nguyên vật liệu cần thiết Có ý kiến của Trung tâm Công nghệ phần mềm và Phòng QTTB 3 Báo giá 03 báo giá tại 3 đơn vị cung ứng. Lập biên bản xét chọn báo giá, thành phần gồm: Đơn vị mua, Phòng TCKT và Hiệu trưởng duyệt. 4 Hoá đơn Hoá đơn giá trị gia tăng đối với tổng số tiền ≥ 200.000đ, nếu tổng tiền mua dưới 200.000đ thì cần có hoá đơn bán lẻ của đơn vị cung ứng. 6 Biên bản nghiệm thu gồm có chữ ký của hai bên, bên A và bên B. Bên A gồm: Đơn vị đề nghị mua hoặc sửa chữa, phòng QTTB, Phòng TCKT; Bên B là đơn vị cung ứng dịch vụ. |
