Kế toán là một công việc liên quan đến nhiều sổ sách và tính toán, vậy nên không thể thoát khỏi những sai sót Dưới đây là những sai sót và những ảnh hưởng của kế toán sai sót đối với doanh nghiệp
Kế toán là một công việc liên quan đến nhiều sổ sách và tính toán, vậy nên không thể thoát khỏi những sai sót. Vậy những sai sót nào mà kế toán hay gặp phải, nó ảnh hưởng như thế nào tới doanh nghiệp, các biện pháp để khắc phục những sai sót đó tất cả vấn đề đó sẽ nằm trong nội dung ở dưới đây.
1. Tiền thu chi bị chênh lệch
Nhân viên kế toán thường phải xử lý số tiền thu chi trong tiền lương và nhiều mục đích khác của doanh nghiệp. Công việc của một kế toán thường phải ghi chép và xử lý đầy đủ một cách rõ ràng và cụ thể. Tuy nhiên, những công việc thu chi sẽ dễ bị nhầm lẫn và sai sót trong tính toán.
Những lỗi sai sót trong kế toán tiền thu chi tháng phổ biến như tiền trên phiếu thu chênh lệch với sổ sách, âm quỹ tiền mặt, sắp xếp sai sổ sách, thiếu giấy tờ, thiếu minh bạch, không báo cáo quỹ tiền mặt định kỳ, hóa đơn chi sai, chưa có báo cáo chi tiết về tiền mặt hàng tháng…
2. Khó khăn trong áp dụng giảm thuế GTGT (từ 10% xuống 8%) theo chính sách hỗ trợ của Nhà nước
Ngày 24/06/2023, tại Nghị quyết Kỳ họp thứ 5 - Quốc hội khóa XV, Quốc hội đã thông qua quyết định giảm 2% mức thuế suất thuế GTGT .
Với việc tiếp tục thực hiện chính sách giảm thuế GTGT được áp dụng cho hầu hết tất cả các loại hàng hóa và dịch vụ sẽ khắc phục được những khó khăn khi thực hiện chính sách này trong năm 2022.
Do đó, đề xuất giảm thuế VAT sẽ đảm bảo mục tiêu kích cầu tiêu dùng, thúc đẩy sản xuất kinh doanh, tạp thêm công ăn việc làm cho người lao động và góp phần ổn định kinh tế vĩ mô, phục hồi kinh tế.
Nhưng hầu hết các kế toán tại doanh nghiệp đang trưa thực sự hiểu và áp dụng đúng chính sách hỗ trợ của Nhà nước để có thể tối ưu được chi phí thuế cho doanh nghiệp của mình.
3. Sai lệch tiền gửi ngân hàng
Kế toán có thể hạch toán theo giấy báo nợ, báo cáo ngân hàng trễ, chưa có sổ theo dõi từng ngân hàng, có sự chênh lệch giữa sổ kế toán và đối chiếu với biên bản ngân hàng, thiếu thông tin khoản thu, chi trong ngân hàng, sai thông tin người nhận gửi được ủy thác, thiếu sự theo dõi với tiền nguyên tệ với tiền ngoại tệ…
Cách khắc phục tình trạng quản lý tiền trong ngân hàng chính là sự công khai minh bạch
4. Chậm trễ trong ghi chép và đối chiếu sổ sách kế toán
Bạn không thực hiện chút nào việc ghi chép sổ sách kế toán hoặc đối chiếu số liệu kinh doanh, kiểm tra các báo cáo, sổ phụ ngân hàng, tài khoản thuế hay các tài khoản tài chính khác. Điều này có nghĩa là báo cáo tài chính và các báo cáo khác của bạn không hề cập nhật; và khi thiếu thông tin đầy đủ và kịp thời thì rất khó để ra các quyết định kinh doanh hợp lý.
5. Không biết cách sử dụng phần mềm kế toán
Khi không biết phần mềm mình chọn có những chức năng gì và có thể giúp bạn những gì, bạn có thể dễ dàng làm sai hoặc bỏ qua một số chức năng hữu ích. Việc thiết lập hệ thống phần mềm không chuẩn cũng có thể dẫn đến việc không sử dụng hết khả năng báo cáo của phần mềm, dẫn tiếp đến việc không thu thập đủ thông tin, khiến việc ra quyết định không được tối ưu.
Cách khắc phục kế toán phải học phần mềm kế toán mà công ty mình đang sử dụng để tránh những sai sót không đáng có xảy ra với doanh nghiệp.
6. Sai sót trong các khoản đầu tư tài chính
Tuy nhiên nếu bộ phận kế toán không nắm bắt đầy đủ thông tin các số liệu trong quá trình đầu tư sẽ làm thất thoát lượng lớn ngân sách của công ty. Tương tự với những lỗi sai sót phía trên, với những sai sót trong kế toán ở các khoản đầu tư tài chính, các nhân viên kế toán cần nâng cao tinh thần trách nhiệm và chịu những hình phạt thích đáng.
7. Sai sót khi hạch toán
Những sai sót trong kế toán hạch toán dễ mắc phải có thể như không lập sổ theo dõi các đối tượng thu khác nhau, hạch toán sai nội dung, chưa phân loại khoản phải thu theo quy định mới, không lập dự phòng những khoản nợ quá thời hạn kế toán, hay khách hàng đã trả lại nhưng chưa hạch toán vào sổ kế toán,…
Với mỗi sai sót trong nhiều tình huống khác nhau, kế toán viên cần phải tìm hiểu rõ để tránh những sai lầm đáng tiếc. Những biện pháp khắc phục cơ bản như:
- Sắp xếp hóa đơn theo thứ tự ngày tháng rõ ràng để tránh thiếu sót khi chỉnh sửa hóa đơn
- Lưu trữ hóa đơn, biên bản thu chi tiền, sử dụng bản photo để tránh mất hoặc sai sót
- Sử dụng các công cụ để xử lý các vấn đề về tồn kho, cân đối chi phí phát sinh,…
8. Không coi các báo cáo là công cụ
Kế toán không chỉ là công cụ cho việc nhập dữ liệu tài chính để hoàn thành nghĩa vụ thuế, hoặc để nói cho bạn biết bạn có bao nhiêu tiền trong tài khoản ngân hàng. Hơn thế, kế toán là một cơ chế vô cùng hữu ích trong việc cung cấp câu trả lời cho câu hỏi về việc chiến lược của người chủ doanh nghiệp có tốt và hiệu quả hay không.
Vì thế, sẽ là sai lầm lớn nếu bạn không sử dụng hết những báo cáo kinh doanh có thể có được từ các số liệu tài chính, bao gồm báo cáo công nợ quá hạn, báo cáo các khoản phải trả quá hạn, và báo cáo về lợi nhuận của doanh nghiệp. Các báo cáo này có thể chỉ ra vấn đề đang nằm ở đâu, bao gồm việc xác định những khách hàng nào đang chậm thanh toán, từ đó quản trị được dòng tiền. Nếu thiếu những báo cáo quá hạn này, chủ doanh nghiệp sẽ không biết khách hàng nào đang thanh toán trễ, và có thể bỏ lỡ những khách hàng đang không hài lòng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
\>>>Có thể bạn quan tâm: Hồ sơ đề nghị giảm thuế xuất nhập khẩu
9. Các lỗi kế toán phổ biến
- Lỗi của mục nhập gốc: Lỗi của mục nhập ban đầu là khi số tiền sai được đăng vào một tài khoản
- Lỗi sao chép: Lỗi trùng lặp là khi một mục kế toán bị trùng lặp, nghĩa là nó được ghi nợ hoặc ghi có hai lần cho cùng một mục.
- Lỗi thiếu sót: Lỗi bỏ sót là khi mục nhập không được thực hiện mặc dù một giao dịch đã xảy ra trong kỳ
- Lỗi đảo ngược mục nhập: Lỗi hoàn nhập bút toán là khi bút toán kế toán được ghi sai hướng, nghĩa là ghi nợ thành ghi có hoặc ngược lại.
- Lỗi nguyên tắc: Sai sót về nguyên tắc kế toán xảy ra khi nguyên tắc kế toán được áp dụng sai.
- Lỗi của hoa hồng: Sai sót về hoa hồng là lỗi xảy ra khi người ghi sổ hoặc kế toán ghi nợ hoặc ghi có vào đúng tài khoản nhưng vào tài khoản con hoặc sổ cái sai.
- Lỗi bù: Lỗi bù là khi một lỗi đã được bù bằng mục nhập bù cũng bị lỗi.
Phương pháp xử lý và hậu quả sai sót kế toán
1. Hậu quả của sai sót kế toán
Việc sai sót của kế toán trong doanh nghiệp có thể ảnh hưởng lớn tới quá trình vận hành của doanh nghiệp như :
- Không có số liệu tin cậy : Kế toán sẽ không thể xử lý đúng bản chất để có dữ liệu chính xác phản ánh đúng tình hình hoạt động của doanh nghiệp, từ đó rất khó để đưa ra các quyết định về sản xuất kinh doanh phù hợp và kịp thời.
- Tăng chi phí vận hành : Qua một thời gian dài, nhiều khả năng sẽ có sự chồng chéo giữa hai hệ thống, việc ghi hai sổ làm tăng thêm khối lượng công việc, chi phí mua phần mềm. Ngoài ra, không thể áp dụng ERP để tăng hiệu quả quản trị.
- Giảm uy tín công ty : Sự minh bạch - chính trực của công ty sẽ bị lung lay khi thông tin nghi ngờ về số liệu tài chính không chính xác, ví dụ nhà đầu tư biết thông tin Giám đốc hợp thức hóa chi phí cho gia đình, cá nhân vào chi phí chung của công ty.
- Tạo ra sự không minh bạch trong nội bộ : Tạo ra văn hóa không tuân thủ các chính sách, thủ tục quản lý, không minh bạch trong nội bộ công ty, dẫn đến các hành vi gian lận trong nội bộ của cán bộ quản lý cao cấp gây thiệt hại cho chủ doanh nghiệp và nhà đầu tư.
- Khó vay ngân hàng : Do cơ sở tính thuế bị giảm (Giảm doanh thu, tăng chi phí), nếu ngân hàng có sự đối chiếu với cơ quan thuế thì tình trạng công ty có ít lãi sẽ làm suy giảm khả năng đáp ứng điều kiện vay.
- Cản trở việc huy động vốn: Các nhà đâu tư, đặc biệt là các nhà đầu tư nước ngoài luôn có yêu cầu đối soát xét, cũng như tiến tới niêm yết trên thị trường chứng khoán.
- Khó khăn trong tổ chức nhân sự : Khó khăn trong tuyển dụng nhân sự kế toán giỏi về quản trị, chuyên môn cao , nhân sự kế toán thường xuyên bỏ việc để thoát khỏi tình huống khi đánh giá rủi ro nguy cơ bị phát hiện cao.
2. Phương pháp xử lý
Có thể khắc phục những sai sót của kế toán doanh nghiệp bằng một sốt phương pháp sau:
- Phát hiện và phòng ngừa sai sót kế toán: Các lỗi kế toán không cố ý thường xảy ra nếu người ghi sổ nhật ký không cẩn thận hoặc phần mềm kế toán đã lỗi thời. Việc phát hiện ra những sai sót như vậy thường xảy ra khi các công ty tiến hành khóa sổ cuối tháng. Một số công ty có thể thực hiện nhiệm vụ này vào cuối mỗi tuần. Hầu hết các lỗi, nếu không phải là tất cả, có thể được sửa chữa khá dễ dàng.
- Đào tạo nhân viên về độ chính xác của việc nhập dữ liệu: Đảm bảo rằng nhân viên đang nhập chi phí vào hệ thống kế toán của bạn hiểu các tài khoản và mô tả của bạn. Hãy dành thời gian để giải thích đầy đủ về hệ thống của bạn. Một số phần mềm có thể cung cấp đào tạo nhân viên, vì vậy hãy tận dụng tùy chọn này. Đặt chính sách của công ty về các thủ tục tài liệu để các mục nhập có thể được thực hiện đúng và chính xác. Ví dụ: ghi lại các khoản hoàn trả cho nhân viên khi được thực hiện sau khi họ đã gửi báo cáo chi phí để bạn biết các con số là chính xác. Và hãy đảm bảo rằng có người am hiểu về các bút toán kế toán có thể trả lời các câu hỏi khi chúng phát sinh.
- Đừng làm quá tải nhân viên: Những nhân viên bị quá tải với công việc có thể dễ dàng mắc phải những lỗi nhập đơn giản hơn là nếu họ được dành đủ thời gian để xử lý hoạt động này. Tuy nhiên, điều quan trọng là kế toán của bạn luôn cập nhật và bạn không bị tụt lại phía sau . Xem xét các cách để đơn giản hóa và cải thiện việc nhập dữ liệu và tránh sai sót, chẳng hạn như sử dụng phần mềm báo cáo chi phí để dễ dàng nhập dữ liệu vào hệ thống kế toán của bạn.
- Sử dụng phần mềm kế toán mới nhất: Sử dụng phiên bản mới nhất của hệ thống kế toán của bạn. Các phiên bản phần mềm và đám mây liên tục được cải tiến để đơn giản hóa toàn bộ quy trình kế toán. Hệ thống dựa trên đám mây cập nhật tự động, phần mềm máy tính để bàn yêu cầu mua vài năm một lần để luôn cập nhật.
- Thực hiện các kiểm soát nội bộ: Áp dụng các phương pháp thực hành có thể giúp phát hiện và sửa chữa các sai sót kế toán. Ví dụ: tiến hành đối chiếu ngân hàng hàng tháng để bạn có thể phát hiện ra vấn đề và lỗi không còn trên sổ sách của bạn. Tương tự đối với bảng sao kê thẻ tín dụng. Xem lại chúng hàng tháng để đảm bảo các khoản phí đã được nhập chính xác vào hệ thống kế toán của bạn.
- Kiểm tra sự khác biệt giữa ngân sách và chi phí thực tế: Sử dụng hệ thống kế toán của bạn để giúp bạn đi đúng hướng tài chính. Ngân sách của bạn có thể cho thấy một số tiền nhất định sẽ được chi cho một mục hoặc hoạt động cụ thể, nhưng mục nhập không khớp. So sánh chi phí thực tế của bạn với số tiền bạn dự trù có thể giúp bạn phát hiện ra phân loại sai (hoặc ít nhất là giải thích cho sự khác biệt).
- Sử dụng dịch vụ thuê ngoài : Có thể dùng những dịch vụ kế toán thuê ngoài để có thể giải quyết các vấn đề mắc phải hiện tải của công ty bạn , lợi ích của kế toán thuê ngoài là tối ưu chi phí lương của công ty và các vấn đề được giải quyết êm đẹp.
Lời kết
Trên đây là những sai sót, cách khắc phục và những hậu quả khi sai sót kế toán của các doanh nghiệp. Còn những vấn đề nào cần giải đáp và hỗ trợ hãy liên hệ tới Kế toán Trường Thành để được tư vấn và hỗ trợ sớm nhất !