chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC. - Lập hoá đơn cho các trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
- Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên, nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
Phân hệ Hóa đơn giúp quản lý các đề nghị xuất hóa đơn mà kinh doanh chuyển sang kế toán. Cụ thể như sau: 1. Thêm mới Hóa đơnTính năng này sẽ giúp bạn tạo và lưu trữ thông tin hoá đơn một cách dễ dàng với các thông tin: mã tra cứu, số hóa đơn, số đề nghị xuất hóa đơn, khách hàng, ngày hóa đơn, tình trạng, địa chỉ, người mua hàng, tổng tiền, tình trạng gửi, chủ sở hữu … 1.1. Nhập chi tiết vào mẫu Thêm Hóa đơn
Vào phân hệ Hóa đơn, tại màn hình danh sách nhấn Thêm ở góc phải màn hình để thêm Hóa đơn.
Trên giao diện Thêm Hóa đơn, khai báo các thông tin của Hóa đơn.
Khai báo các Thông tin hàng hóa của hóa đơn. - Nhấn Chọn hàng hóa để thêm một hoặc nhiều hàng hóa vào bảng Thông tin hàng hóa.
- Nhấn Thêm dòng để thêm một dòng trống vào bảng Thông tin hàng hóa.
- Nhấn Áp dụng khuyến mãi để thêm chương trình khuyến mãi đang có áp dụng vào hàng hóa. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
- Nhấn Chiết khấu đơn hàng để điền số tiền chiết khấu hoặc % được chiết khấu áp dụng cho hàng hóa đã chọn.
- Cho phép sao chép thông tin Số lượng, Đơn giá, Đơn giá sau thuế, Chiết khấu, thuế suất của hàng hóa xuống dòng dưới bằng cách:
- Trên bảng Thông tin hàng hóa tại bản ghi của một mã hàng hóa nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm phía tay trái, chọn Sao chép dữ liệu cho các dòng bên dưới => Chọn các cột sao chép dữ liệu => Sao chép.
- Lưu ý : Nếu bật Hiển thị đơn giá sau thuế thì sẽ hiển thị trường Đơn giá sau thuế để sao chép thông tin xuống dòng dưới
Sau đó tiếp tục khai báo Thông tin mô tả và Thông tin hệ thống của hóa đơn.
Nhấn Lưu để hoàn thành.
1.2. Nhân bản Hóa đơnTại chi tiết bản ghi Hóa đơn, hãy nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm và chọn Nhân bản.
Tại màn hình Nhân bản Hóa đơn chương trình sẽ tự động lấy lên các thông tin của bản ghi trước đó, bạn sửa lại các thông tin cần thiết.
Nhấn Lưu để hoàn thành. 1.3 Nhập khẩu Hóa đơnPhần mềm AMIS CRM của MISA sẽ giúp bạn quản lý thông tin Hóa đơn khách hàng nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả bằng cách sử dụng chức năng nhập khẩu. Chức năng nhập khẩu hỗ trợ thêm nhanh hàng loạt bản ghi từ tệp dữ liệu có sẵn trong tệp nguồn có định dạng: .xls, .xlsx, .csv, .ods hoặc .vcf.
Tại màn hình danh sách phân hệ Hóa đơn, nhấn vào biểu tượng sau đó chọn Nhập khẩu.
Xem hướng dẫn nhập khẩu Hóa đơn chi tiết tại đây. 2. Quản lý Hóa đơnVới AMIS CRM bạn có thể quản lý các hoá đơn một cách dễ dàng, thuận tiện nhất. Với nhiều tính năng chuyên biệt tối ưu cho các hoạt động liên quan đến quản lý hoá đơn. 2.1. Danh sách Hóa đơnGiúp quản lý và theo dõi danh sách Hóa đơn trên ứng dụng AMIS CRM. 2.1.1. Thiết lập giao diệnGiao diện là hiển thị lên danh sách nhóm các bản ghi thỏa mãn điều kiện được thiết lập sẵn. Thiết lập giao diện giúp hiển thị danh sách dữ liệu theo nhu cầu của người dùng.
Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
2.1.2. Bộ lọc Hóa đơnCho phép thiết lập giá trị bộ lọc và lưu bộ lọc giúp tìm kiếm các bản ghi nhanh chóng. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
2.1.3. Sửa bản ghi
- Tính năng cho phép người dùng sửa các thông tin của Hóa đơn.
- Hướng dẫn thực hiện:
Tại màn hình danh sách Hóa đơn, di chuột tới bản ghi cụ thể sẽ hiển thị chức năng Sửa bản ghi và nhấn vào biểu tượng chiếc bút.
Tại màn hình chi tiết Sửa Hóa đơn, sửa lại các thông tin cần thiết.
Nhấn Lưu để hoàn thành. 2.1.4. Lịch sử giao dịch - Tính năng cho phép người dùng xem lịch sử giao dịch của khách hàng.
- Hướng dẫn thực hiện:
Tại màn hình danh sách Hóa đơn, di chuột tới bản ghi cụ thể sẽ hiển thị chức năng Lịch sử giao dịch và nhấn vào biểu tượng đồng hồ để xem thông tin lịch sử giao dịch
Tại tab Thông tin hoạt động sẽ hiển thị các lịch sử hoạt động của NVKD thực hiện với Hóa đơn.
Tại tab Thông tin mua hàng: hiển thị các lịch sử thông tin đơn hàng, thông tin hóa đơn, thông tin báo giá của khách hàng.
2.2. Chức năng hàng loạt trên phân hệ Hóa đơn
2.2.1. Bàn giao công việc - Tính năng cho phép chuyển hàng loạt hóa đơn từ người dùng này sang người dùng khác. Tất cả các công việc đang thực hiện đã liên kết với hóa đơn cũng sẽ được chuyển cho chủ sở hữu mới.
- Hướng dẫn thực hiện:
Vào phân hệ Hóa đơn, nhấn vào biểu tượng ở góc phải màn hình, sau đó nhấn Bàn giao công việc.
Tại màn hình Hóa đơn – Bàn giao công việc hàng loạt, chọn chủ sở hữu mới bằng cách tích chọn NVKD trong trường Chuyển từ và trường Chuyển đến (nhấn vào biểu tượng để xem danh sách người dùng theo cơ cấu tổ chức).
Tích chọn chủ sở hữu Hóa đơn mới và các hoạt động muốn bàn giao (nhấn vào biểu tượng để xem danh sách người dùng theo cơ cấu tổ chức).
Tại màn hình Hoá đơn – Bàn giao công việc hàng loạt, thiết lập điều kiện để lọc các hoạt động muốn cập nhập, nhấn Tìm kiếm. Sau đó tích chọn hoạt động muốn cập nhập được hiển thị trên danh sách theo điều kiện lọc.
Nhấn Bàn giao công việc để hoàn thành. 2.2.2. Xóa hàng loạt - Tính năng cho phép xóa hàng loạt hóa đơn và các hoạt động liên quan tới hóa đơn đó. Các bản ghi đã xóa sẽ được chuyển vào Thùng rác.
- Hướng dẫn thực hiện:
Vào phân hệ Hóa đơn, nhấn vào biểu tượng ở góc phải màn hình, sau đó nhấn Xóa hàng loạt.
Tại màn hình Hóa đơn – Xóa hàng loạt thiết lập điều kiện để lọc các hóa đơn muốn xóa, nhấn Tìm kiếm. Sau đó tích chọn các hóa đơn muốn xóa được hiển thị trên danh sách theo điều kiện lọc.
Nhấn Xóa để hoàn thành. 2.2.3. Quản lý thẻ - Tính năng cho phép quản lý danh sách thẻ được thêm từ giao diện Quản lý thẻ – Hóa đơn.
- Hướng dẫn thực hiện:
Vào phân hệ Hóa đơn, nhấn vào biểu tượng ở góc phải màn hình, sau đó nhấn Quản lý thẻ.
Xem hướng dẫn thực hiện chi tiết tại đây. 2.2.4. In - Tính năng cho phép in toàn bộ Hóa đơn
- Hướng dẫn thực hiện:
Vào phân hệ Hóa đơn, nhấn vào biểu tượng ở góc phải màn hình, sau đó nhấn In.
Tại màn hình Hóa đơn – In hệ thống sẽ thực hiện in danh sách Hóa đơn trên AMIS CRM.
Nhấn In để hoàn thành. 2.2.5. Xuất khẩu toàn bộ - Tính năng cho phép xuất khẩu toàn bộ Hóa đơn.
- Hướng dẫn thực hiện:
Vào phân hệ Hóa đơn, nhấn vào biểu tượng ở góc phải màn hình, sau đó nhấn Xuất khẩu toàn bộ.
Xem hướng dẫn chi tiết . 2.2.6. Xuất khẩu toàn bộ kèm chi tiết HH - Hệ thống sẽ thực hiện xuất khẩu toàn bộ bản ghi tại danh sách kèm theo thông tin chi tiết của hàng hóa.
- Hướng dẫn thực hiện:
Vào phân hệ Hóa đơn, nhấn vào biểu tượng ở góc phải màn hình, sau đó nhấn Xuất khẩu toàn bộ kèm chi tiết HH.
Xem hướng dẫn chi tiết . 2.2.7. Thùng rác - Tính năng cho phép hiển thị tất cả các bản ghi mà bạn có quyền truy cập đã bị xóa trong tài khoản AMIS CRM của bạn
- Hướng dẫn thực hiện:
Vào phân hệ Hóa đơn, nhấn vào biểu tượng ở góc phải màn hình, sau đó nhấn Thùng rác.
Sau khi bản ghi bị xóa, chúng sẽ được lưu trữ trong thùng rác 60 ngày. Sau đó chúng sẽ bị xóa vĩnh viễn. Chỉ người dùng có vai trò Quản trị hệ thống mới có quyền xóa bản ghi trong thùng rác. Người dùng không phải Quản trị hệ thống có thể khôi phục bản ghi của chính họ từ thùng rác. Tùy thuộc vào quyền của họ, họ cũng có thể khôi phục bản ghi của người dùng khác.
Nhấn Xóa/Khôi phục để hoàn thành. 2.3. Chức năng cho từng bản ghiTại màn hình danh sách phân hệ Hóa đơn, tích chọn bản ghi, chương trình sẽ hiển thị thêm các chức năng.
2.3.1. Gắn thẻ - Phục vụ việc giao nhiệm vụ để thực hiện quản lý Hóa đơn.
- Hướng dẫn thực hiện:
Trên màn hình danh sách, tích chọn một hoặc nhiều bản ghi và chọn Gắn thẻ.
Chương trình hiển thị danh sách thẻ đã được thêm tại Quản lý thẻ, người dùng chọn thẻ cần gắn.
Nếu thẻ chưa được tạo, anh/chị có thể gõ và thêm thẻ ngay tại đây bằng cách gõ tên thẻ => Sau đó nhấn Enter
Nhấn Lưu để hoàn thành. 2.3.2. Bỏ gắn thẻ - Tính năng cho phép gỡ thẻ đã gắn trước đó để thực hiện quản lý Hóa đơn.
- Hướng dẫn thực hiện:
Trên màn hình danh sách, tích chọn một hoặc nhiều bản ghi và chọn Bỏ thẻ.
Khi xóa thẻ, thẻ sẽ bị gỡ khỏi các bản ghi đang được gắn.
Nhấn Xóa để hoàn thành. 2.3.3. Đề nghị xuất hóa đơn - Tính năng cho phép người dùng gửi đề nghị xuất hóa đơn cho kế toán.
Lưu ý: Chỉ Hóa đơn có tình trạng là Bản nháp, Từ chối, Từ chối xuất hóa đơn mới có thể thực hiện xuất hóa đơn.
- Hướng dẫn thực hiện:
Trên màn hình danh sách, tích chọn một hoặc nhiều bản ghi và chọn Đề nghị xuất hóa đơn.
Hệ thống chuyển đề nghị xuất hóa đơn sang kế toán.
Tại ô thông tin Tình trạng, người dùng sẽ xem được tình trạng của hóa đơn sau khi đề nghị xuất.
2.3.4. Thu hồi đề nghị xuất hóa đơn - Tính năng cho phép người dùng thu hồi đề nghị xuất hóa đơn đã gửi trước đó cho quản lý.
- Hướng dẫn thực hiện:
Lưu ý: Chỉ Hóa đơn có tình trạng là Đề nghị xuất mới có thể thực hiện thu hồi đề nghị xuất hóa đơn.
Trên màn hình danh sách, tích chọn một hoặc nhiều bản ghi và chọn Thu hồi đề nghị xuất hóa đơn.
Hệ thống thu hồi đề nghị xuất hóa đơn đã chuyển sang kế toán.
2.3.5. Bàn giao công việc - Tính năng cho phép người dùng bàn giao Hóa đơn đang quản lý cho người dùng khác thực hiện.
- Hướng dẫn thực hiện:
Trên màn hình danh sách, tích chọn một hoặc nhiều bản ghi và chọn Bàn giao công việc.
Tại màn hình bàn giao công việc, chọn người thực hiện Hóa đơn mới và tích chọn các hoạt động liên quan đến hóa đơn muốn bàn giao (nhấn vào biểu tượng để tìm kiếm người dùng theo cơ cấu tổ chức).
Nhấn Bàn giao công việc để hoàn thành. 2.3.6. Chức năng khác - Xuất khẩu
Cho phép người dùng xuất khẩu bản ghi Hóa đơn đã chọn.
Tại màn hình danh sách, tích chọn bản ghi sau đó nhấn vào biểu tượng chọn Xuất khẩu.
Phần mềm tự động tải về file excel danh sách các bản ghi được chọn.
- Xuất khẩu kèm HH
Cho phép người dùng xuất khẩu bản ghi Hóa đơn kèm chi tiết thông tin hàng hóa đã chọn.
Tại màn hình danh sách, tích chọn bản ghi sau đó nhấn vào biểu tượng chọn Xuất khẩu kèm HH.
Phần mềm tự động tải về file excel danh sách các bản ghi được chọn.
- Chia sẻ
Giúp người dùng chia sẻ các quyền tương tác trên Hóa đơn cho người khác để cùng thực hiện chăm sóc, bán hàng.
Tại màn hình danh sách, tích chọn bản ghi sau đó nhấn vào biểu tượng chọn Chia sẻ.
Tại màn hình Chia sẻ hóa đơn, chọn đối tượng được chia sẻ theo Người dùng hoặc Cơ cấu tổ chức/Nhóm và chọn Người dùng/Cơ cấu tổ chức/Nhóm cụ thể. (nhấn vào biểu tượng để xem danh sách người dùng theo cơ cấu tổ chức và tích vào biểu tượng để thêm điều kiện chia sẻ). Chọn quyền bàn giao theo Toàn quyền/Sửa/Xem theo mong muốn của người dùng.
Nhấn Chia sẻ để hoàn thành.
- Xóa
Tính năng cho phép xóa bản ghi được chọn.
Tại màn hình danh sách, tích chọn bản ghi sau đó nhấn vào biểu tượng chọn Xóa.
Nhấn Đồng ý để hoàn thành.
3. Chi tiết bản ghi Hóa đơnNhấn vào thông tin Số đề nghị xuất hóa đơn, hoặc nhấp chuột trái liên tục hai lần vào bản ghi cần thao tác để hiển thị giao diện Chi tiết bản ghi.
3.1. Gửi Email Cho phép người dùng thực hiện gửi Email nội dung của bản ghi Hóa đơn đến khách hàng. Hướng dẫn thực hiện:Lưu ý: Chỉ sử dụng được tính năng này khi kết nối email
Tại chi tiết bản ghi, nhấn chọn Gửi Email
Xem hướng dẫn chi tiết tại đây. 3.2. Đề nghị xuất hóa đơn Tính năng cho phép người dùng đề nghị xuất hóa đơn sang kế toán. Hướng dẫn thực hiện:Lưu ý: Chỉ Hóa đơn có tình trạng là Bản nháp, Từ chối, Từ chối xuất hóa đơn mới có thể thực hiện xuất hóa đơn.
Tại chi tiết bản ghi Hóa đơn, nhấn Đề nghị xuất hóa đơn.
Hệ thống thực hiện đề nghị xuất hóa đơn sang Kế toán. 3.3. Thu hồi đề nghị xuất hóa đơn Tính năng cho phép thu hồi đề nghị xuất hóa đơn đã chuyển sang Kế toán. Hướng dẫn thực hiện:Lưu ý: Chỉ Hóa đơn có tình trạng là Đề nghị xuất mới có thể thực hiện thu hồi đề nghị xuất hóa đơn.
Tại chi tiết bản ghi Hóa đơn, nhấn Thu hồi ĐNX hóa đơn.
Hệ thống thu hồi đề nghị xuất hóa đơn đã chuyển sang Kế toán.
3.4. Sửa Tính năng cho phép người dùng sửa lại thông tin của bản ghi. Hướng dẫn thực hiện:
Lưu ý: Bạn không được phép sửa Đề nghị xuất hóa đơn có tình trạng Đề nghị xuất, Duyệt đề nghị, Đã xuất, Hủy bỏ.
|
