Nếu bạn cần soạn thảo các loại văn bản, biểu mẫu thì công cụ Word luôn là sự lựa chọn hàng đầu. Tuy nhiên trong một số trường hợp, bạn phải dùng Excel để thực hiện điều này. Bài viết dưới đây sẽ bật mí cho bạn những cách trình bày văn bản đẹptrong Excel có thể dắt túi đấy, cùng theo dõi nhé!
BƯỚC 1: THIẾT LẬP VÙNG IN
Bước đầu tiên rất quan trọng, khi bạn muốn thực hiện trình bày một mẫu hợp đồng, tờ trình trên Excel thì việc thiết lập vùng chứa nội dung muốn in ra là cần phải có. Bạn vào Page Setup tại thẻ Page Layout để thực hiện thiết lập vùng in.
BƯỚC 2:CHỈNH LẠI VÙNG IN
Tại bước này, bạn thực hiện điều chỉnh lại các thông số như kích cỡ, các lề, khổ giấy, cho vùng in.
BƯỚC 3: TRỘNÔ VÀ CĂNĐỀU 2 BÊN CHO VĂN BẢN
Excel được thiết kế đặc thù với nhiều ô tính, khi bạn thực hiện gõ một đoạn văn bản trong một ô tính, nếu như chiều dài văn bản đó lớn hơn độ rộng của cột thì tất nhiên đoạn văn bản đó sẽ bị tràn sang các ô khác. Để đoạn văn bản có thể nằm gọn trong một ô, bạn có thể gia tăng độ rộng, độ cao của ô, sử dụng Merge các ô lại với nhau và thao tác Wrap text (Alt + =) để xuống dòng trong 1 ô.
Khi đã thực hiện xong 2 bước trên, bước này bạn tiến hành căn chỉnh lại văn bản. Ví dụ như một mẫu hợp đồng lao động dưới đây, với những đoạn văn bản dài như ở điều 5 và điều 6, nó sẽ bị tràn ra khỏi vùng in mà bạn đã thiết lập ban đầu.
- Bạn cần thực hiện Merge với độ rộng bằng với độ rộng của vùng in đã thiết lập, còn đối với số dòng mà bạn muốn Merge thì sẽ tuỳ vào độ dài của đoạn văn bản mà bạn muốn hiển thị (bạn thực hiện ấn Wrap text để kiểm tra cho phù hợp).
- Tiếp tục chọn ô vừa Merge, tiếp đó mở hộp thoại Format Cell (Ctrl + 1) rồi chuyển sang Tab Alignment. Tại phần Horizontal bạn di chuyển tới Justify, lúc này bạn sẽ nhìn thấy các dòng văn bản tại ô bạn chọn đã được căn lề 2 bên.
Qua những bước thiết lập như trên thì kết quả mang đến cho bạn là một mẫu trang in đẹp không khác gì khi bạn trình bày trên Word đâu đấy. Chúc bạn thao tác thành công trên Excel nhé!
Nov 06 2020
- Admin
- Bài viết
Một trong những điểm quan trọng của bảng tính Excel trong kế toán, tài chính là trình bày file Excel chuyên nghiệp và dễ đọc.
Bạn có thể có một báo cáo hoàn toàn chính xác nhưng cũng cần phải trình bày sao cho người sử dụng dễ dàng hiểu được các thông tin trên bảng tính Excel. Bài viết này đề xuất 5 cách format bảng tính chuyên nghiệp như sau:
1. Tắt Gridlines
Gridlines giúp bạn dễ dàng trong thao tác khi xử lý dữ liệu và tính toán tuy nhiên không phù hợp với trình bày file Excel. Tắt chế độ này giúp bảng tính bạn dễ nhìn và chuyên nghiệp hơn.
2. Hạn chế sử dụng nhiều fonts chữ khác nhau
Bạn nên sử dụng font chữ của nhất quán trong các báo cáo, sử dụng nhiều hơn 2 phông chữ trong bảng tính của bạn khó đọc hơn. Font chữ phổ biến thường được sử dụng trong các báo cáo chuyên nghiệp là Arial và Calibri.
3. Bắt đầu với ô B2
Bạn nên bắt đầu với B2 thay vì A1. Chừa trống cột và dòng giúp bạn dễ dàng làm việc, trình bày bảng tính và format in ấn, đồng thời cũng tạo không gian trống khi cần ghi chú thêm.
4. Màu sắc
Để tạo một bảng tính chuyên nghiệp, màu sắc là yếu tố rất quan trọng trong trình bày file Excel. Có nhiều nguyên tắc sử dụng màu sắc tuy nhiên, nếu có thể bạn nên hạn chế sử dụng quá hai màu trong một báo cáo. Quá nhiều màu sắc sẽ gây khó khăn cho người đọc bảng tính để hiểu ý nghĩa của mỗi màu sắc đó (mặc dù có thể dễ đọc hơn cho người lập báo cáo đó).
5. Dùng Freeze Panes
Nếu bạn đang dùng một file Excel có nhiều dòng cột, không hiển thị được trong một màn hình làm việc, bạn nên sử dụng chức năng Freeze Panes để cố định những dòng và cột luôn hiển thị (thông thường là dòng và cột đầu tiên) khi di chuyển trong bảng tính.
Để cố định dòng và cột khi in ấn, các bạn vào Page Layout, Print Titles vàchọn dòng, cột muốn hiển thị ở tất cả các trang khi in.
Freeze Panes
Print Titles
Hy vọng rằng những mẹo nhỏ này sẽ giúp bạn trong việc trình bày file Excel/bảng tính chuyên nghiệp.
Xem thêm các khóa học thực hành xử lý dữ liệu, thiết kế, trình bày file Excel đẹp và chuyên nghiệp.
- Khóa học Dashboard reporting trong Excel
- Khóa học Thực hành Excel trong kiểm toán
- Khóa học Ứng dụng Excel xử lý dữ liệu
Ưu đãi đón Tết Nhâm Dần
31/01/20229 kỹ năng Excel hàng đầu cho kế toán năm 2022
31/01/2022Quà tặng Tết & Lì xì ý nghĩa E-voucher khóa học kỹ năng
31/01/20225 công cụ BI hàng đầu cho trực quan hóa dữ liệu
31/01/2022Tình trạng thiếu nhân viên sẽ mất từ 3 đến 5 năm để khắc phục: KPMG
31/01/2022