Theo phản ánh của ông Vũ Văn Bình (TP. Hà Nội), căn cứ phân cấp quản lý thì Giám đốc (người đại diện theo pháp luật) sẽ có văn bản ủy quyền cho các Phó Giám đốc, các Trưởng phòng hoặc Trưởng các đơn vị trực thuộc ký hóa đơn GTGT bán hàng. Tuy nhiên, tại doanh nghiệp của ông Bình, do số lượng hóa đơn GTGT lớn và phân cấp cho nhiều bộ phận sử dụng nên doanh nghiệp đóng trước dấu treo bằng dấu mộc tròn lên tất cả các hóa đơn chưa phát hành. Khi xuất hóa đơn bán hàng, các thông tin trên hóa đơn sẽ được ghi đầy đủ, trình ký Thủ trưởng đơn vị và giao cho khách hàng. Ông Bình hỏi, trường hợp các hóa đơn nêu trên thể hiện tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)" là Giám đốc ký và đóng dấu chức danh, không đóng dấu tròn lên chữ ký; những người được Giám đốc ủy quyền ký và đóng dấu chức danh, không đóng dấu tròn lên chữ ký thì các hóa đơn này có được coi là hợp lệ không? Về vấn đề này, Bộ Tài chính có ý kiến như sau: Căn cứ Khoản 4, Điều 19 và Khoản 1, Điều 20 Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 về việc lập và ký chứng từ kế toán. Căn cứ Điểm 2.2, Mục 3 Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 6/5/2002 hướng dẫn về quản lý và sử dụng con dấu: “Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền gồm: cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được uỷ quyền của cơ quan, tổ chức đó; không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, đóng dấu trước khi ký”. Theo hướng dẫn tại Điểm d, Khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, “Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn”. Từ căn cứ nêu trên, về nguyên tắc khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bên bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng và phải phản ánh đầy đủ chỉ tiêu trên hóa đơn. Tại tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” thì thủ trưởng đơn vị của bên bán phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) đầy đủ theo quy định. Nếu trên mẫu hóa đơn của doanh nghiệp đã làm thủ tục thông báo phát hành với cơ quan thuế có các tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” và "Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)" thì thực hiện như sau: - Giám đốc của doanh nghiệp ký trực tiếp vào tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị" thì con dấu của doanh nghiệp được đóng trực tiếp tại tiêu thức này. - Trường hợp doanh nghiệp có nhiều bộ phận bán hàng nên Giám đốc của doanh nghiệp không trực tiếp ký vào chỉ tiêu "Thủ trưởng đơn vị" mà ủy quyền cho người khác ký thay trên hóa đơn thì phải có giấy ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật dân sự. Trước khi người được ủy quyền ký tại chỉ tiêu "Thủ trưởng đơn vị" phải ghi rõ "TUQ" trước tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị", người được ủy quyền tại tiêu thức này, ghi rõ họ tên và đóng dấu của doanh nghiệp vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Trường hợp Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc, hoặc Trưởng các bộ phận, phòng ban ký, đóng dấu của doanh nghiệp trên hóa đơn và chịu trách nhiệm thay Giám đốc khi lập hóa đơn bán hàng, con dấu của đơn vị được đóng trực tiếp tại tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị". Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp không được vừa đóng dấu vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn, vừa đóng dấu trực tiếp tại tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị". Đối với trường hợp chuyển đối hóa đơn điện tử sang giấy, doanh nghiệp có cần đóng dấu treo trên hóa đơn giấy được chuyển từ hóa đơn điện tử? Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn hóa đơn giấy. Tuy nhiên, nhiều đơn vị gặp vướng mắc khi áp dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt đối với trường hợp chuyển đối hóa đơn điện tử sang giấy, doanh nghiệp có cần đóng dấu treo trên hóa đơn giấy được chuyển từ hóa đơn điện tử? Câu hỏi trên cũng là mối băn khoăn của một số doanh nghiệp gửi tới Cục Thuế TP Hà Nội như sau: Doanh nghiệp A có hệ thống cửa hàng tại TP. Hà Nội với rất nhiều chi nhánh, cơ sở với số lượng trên 10 nghìn hóa đơn trung bình mỗi tháng, nên việc đóng dấu treo trên hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy gây nhiều khó khăn cho công ty: tốn thời gian, không kịp giao dấu cho khách. Vậy Doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy không phải đóng dấu tròn của công ty? 1. Nguyên tắc hóa đơn điện tử chuyển đổi tại Thông tư 32/2011/TT-BTCVề nguyên tắc, theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu trên. Do vậy, nếu doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy theo quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hệ thống hóa đơn điện tử cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy không nhất thiết phải có dấu của người bán. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc lập và chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy. (Các nội dung hướng dẫn nêu trên được quy định Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011 của Bộ Tài chính, tham khảo hướng dẫn tại 5305/TCT-DNL ngày 25/12/2018 của Tổng cục Thuế) Giải pháp hóa đơn điện tử iVAT cho phép khách hàng xử lý nhanh gọn mọi nghiệp vụ hóa đơn như: Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy, điều chỉnh, xóa bỏ, phát hành hóa đơn,…. |
