CHƯƠNG 1................................................................................................................................................................................................
CHƯƠNG 1................................................................................................................................................................................................TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN.........................................................................................................................1. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN..........................................................................................1.1. Hệ thống thông tin.................................................................................................................................................................1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin Show
Để cung cấp dữ liệu đầu ra thích hợp cho việc hỗ trợ nhà quản trị và các đối tượng sử dụng thông tin khác, một hệ thống thông tin phải thu thập dữ liệu và chuyển đổi chúng thành thông tin có các đặc tính quan trọng. Xem xét một số yếu tố đặc điểm thông tin cho phép thiết kế và kiểm soát việc thu thập và xử lý dữ liệu. Tính có thể hiểu được cho phép người sử dụng nhận thức được ý nghĩa của thông tin. Từ đánh giá theo quan điểm nhìn nhận của người sử dụng, thông tin có thể hiểu được phải được trình bày theo một cách thức cho phép người sử dụng ứng dụng nó trong quá trình ra quyết định. Ví dụ, thông tin phải theo một ngôn ngữ mà người ra quyết định có thể hiểu được. Bằng ngôn ngữ của mình, có thể trình bày qua lời nói hoặc văn bản, chẳng hạn như tiếng Anh hoặc tiếng Việt, cũng như ngôn ngữ kỹ thuật, chẳng hạn những ngôn ngữ được sử dụng trong vật lý hoặc khoa học máy tính. Nếu thông tin mà lạm dụng những mật mã và ký hiệu sẽ không đạt tính dễ hiểu được. Thông tin thích hợp khi chúng có khả năng tạo sự khác biệt trong trường hợp ra quyết định thông qua việc giảm thiểu tính không chắc chắn hoặc tăng sự hiểu biết về quyết định cụ thể đó. Ví dụ, một nhà quản trị tín dụng đưa ra quyết định về việc hỗ trợ tín dụng cho một khách hàng có thể sử dụng BCTC và lịch sử tín dụng của khách hàng hay không bởi vì thông tin đó có thể thích hợp cho việc ra quyết định hỗ trợ tín dụng. Cơ cấu tổ chức quản lý của khách hàng là thông tin không thích hợp, sự thích hợp là một phạm trù sử dụng thay thế cho tinh đáng tin cậy. Thông tin sẵn có đối với người ra quyết định trước khi nó mất đi khả năng ảnh hưởng đến quyết định đó là tính kịp thời của thông tin. Sự thiếu kịp thời có thể khiến cho thông tin không còn phù hợp. Ví dụ, nhà quản trị tín dụng phải nhận được lịch sử tín dụng của khách hàng trước khi đưa ra quyết định nới lỏng tín dụng, nếu quyết định được thực hiện mà không có thông tin, lịch sử tín dụng sẽ trở nên không còn thích hợp. Do đó, tính sẵn có sẽ tăng khả năng kịp thời của thông tin. Giá trị dự đoán và giá trị khẳng định giúp người ra quyết định khi dự đoán, xác nhận hoặc điều chỉnh kế hoạch sớm hơn. Thông tin có thể có hai dạng giá trị vì hiểu về kết quả hoạt động đã đưa ra sẽ giúp khả năng dự đoán kết quả các hoạt động tương tự trong tương lai của người ra quyết định. Một khách hàng của một cửa hàng bán lẻ có thể dự đoán lượng hàng bán được – sự xét đoán – để thiết lập số lượng Hàng tồn kho. Người mua tiếp tục sử dụng những phương pháp dự đoán này và kiểm tra sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho trước đây – phản hồi lại – nâng cao khả năng ra quyết định về Hàng tồn kho. Nếu có một sự nhất trí cao về thông tin sử dụng các giá trị đo lường độc lập mà cùng sử dụng các phương pháp đo lường như nhau, thông tin sẽ có tính có thể xác minh được. Trong kế toán, việc ghi chép tài sản ban đầu theo giá gốc bởi bằng chứng về chi phí tài sản cho phép các chuyên gia độc lập đưa ra ước tính tương tự về giá trị ghi sổ. của tài sản đó. Tính trung lập hay khách quan có nghĩa là thông tin là khách quan. Sự thiên vị là xu hướng thông tin liên quan đến một sự kiện công bố nghiêng về lợi ích của một số đối tượng nào đó. Đó là thông tin về các vấn đề hoặc sự kiện bị khai khống hoặc ghi giảm. Tính có thể so sánh được là đặc điểm thông tin cho phép người dùng xác định sự tương tự và khác nhau giữa hai bộ thông tin. Nếu bạn có thể so sánh được thông tin về hai vấn đề hoặc sự kiện tương tự, thông tin đó là thông tin có thể so sánh được. Thông thường các nguyên tắc kế toán được áp dụng luôn cố gắng làm cho thông tin kế toán có thể so sánh được với các DN bằng cách sử dụng phương pháp kế toán giống nhau cho kế toán Hàng tồn kho, tài sản cố định, hoạt động thuê .. 1.1.1. Đặc điểm thông tin Tính có ảnh hưởng: Thông tin có tính ảnh hưởng nếu nó đáp ứng các yêu cầu thông tin mà người tiêu dùng sử dụng cho nhiệm vụ cụ thể. Nếu đối tượng sử dụng thông tin có thể thực hiện nhiệm vụ với thông tin đó, thì thông tin đó có tính ảnh hưởng. Điều này liên quan đến các đặc điểm thông tin sau đâu: tính thích hợp, tính phủ hợp, tính có thể hiểu được, tính có thể giải thích được, tính khách quan. Tính hiệu quả: Trong khi tính có ảnh hưởng coi thông tin như một sản phẩm, thì tính hiệu quả liên quan nhiều hơn đến các quy trình thu nhận và sử dụng thông tin, do đó nó hướng thông tin theo quan điểm là một dịch vụ. Nếu thông tin đáp ứng được những nhu cầu của người sử dụng thông tin có thể thu thập và sử dụng được một cách dễ dàng (cần tiêu tốn một số nguồn lực – sự nỗ lực vật chất, sự nỗ lực từ kinh nghiệm hiểu biết, thời gian, tiền của), và do đó việc sử dụng thông tin trở nên hiệu quả. Điều này liên quan đến các đặc điểm thông tin sau: độ tin cậy, khả năng tiếp cận dễ dàng, dễ vận hành, uy tín. Tính trung thực: Nếu thông tin có tính trung thực, nó sẽ tránh được sai sót và đảm bảo đầy đủ. Điều này phù hợp với các đặc điểm thông tin: tính đầy đủ và chính xác Độ tin cậy: Độ tin cậy thường được xem như một khái niệm đồng nghĩa với tính chính xác; tuy nhiên, nó có thể cũng được cho rằng thông tin sẽ tin cậy nếu nó trung thực và đáng tin tưởng. So sánh với tính trung thực, độ tin cậy mang tính chủ quan hơn, liên quan nhiều hơn đến sự nhận thức, chứ không phải là từ cơ sở thực tế. Nó phù hợp với các đặc điểm thông tin sau: độ tin cậy, uy tín, khách quan. Sự sẵn có: Sự sẵn có là một trong những đặc điểm thông tin liên quan năng tiếp cận dễ dàng và an toàn. Tính bảo mật: Tính bảo mật liên quan đến sự hạn chế truy cập thông tin Tính tuân thủ: Tính tuân thủ của thông tin phải phù hợp với những yêu cầu chi tiết của bất cứ một đặc điểm thông tin nào, nó phụ thuộc vào các yêu cầu đó. Tính tuân thủ các quy định là mục tiêu hay yêu cầu sử dụng thông tin phổ biến nhất, chứ không phải là một đặc điểm vốn có của thông tin. Trong một tổ chức nói chung và DN nói riêng, thông tin là các dữ liệu có ích được tổ chức theo một quy tắc, cấu trúc nhất định, sao cho trên cơ sở đó, có thể đưa ra được các quyết định đúng đắn trong quá trình quản lí và điều hành DN hoạt động để thực hiện mục đích kinh doanh của mình. 1.1. Hệ thống thông tin kế toán....................................................................................................................................................2.1. Khái niệm thiết kế tài liệu hệ thống thông tin..................................................................................................................
3.1. Xác định nhu cầu thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng.....................................................................................
loại hình DN (các báo cáo có cấu trúc). Với đặc điểm như vậy, chức năng này hầu như đều được đáp ứng ở tất cả các hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là trong điều kiện có sự hỗ trợ của máy tính và công nghệ thông tin. - Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: hệ thống thông tin kế toán thông qua việc thu thập các dữ liệu của hoạt động trong các chu trình kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình thực hiện các hoạt động trong chu kỳ kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình thực hiện các hoạt động đã diễn raác thông tin được tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho các quá trình ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định. Có cấu trúc trong việc quản lý các hoạt động như quyết định bán chịu, đặt thêm hàng, chiết khấu, giảm giá hàng bán. Cùng với việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán, chức năng này hầu như có thể thực hiện được đối với hầu hết các hệ thống thông tin kế toán. - Hỗ trợ ra các quyết định quản trị: Thông tin cấn thiết cung cấp cho các quyết định quản trị DN rất da dạng, tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng thông tin. Các thông tin này thường không có những tiêu chuẩn hay những báo cáo cụ thể, do đó đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải có những phải ứng linh hoạt nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản lý. đây là yêu cầu mà không phải hệ thống thông tin kế toán nào cũng có thể đáp ứng được, ví dụ như một hệ thống kế toán ghi chép thủ công đơn thuẩn. Tuy nhiên, nêu thực hiện được chức năng này, vai trò kế toán sẽ được nâng lên trong quá trình quản trị DN, bởi các thông tin được tạo ra từ hệ thống kế toán sẽ là những tài sản vô hình tạo nên lợi thế cạnh tranh của DN đối với các DN khác. - Hoạch định và kiểm soát: Thông tin được cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán cũng rất cần cho quá trình hoạch định chiến lược và kiểm soát thực hiện mục tiêu. Thông qua những dữ liệu thu thập được theo thời gian từ tất cả các hoạt động của DN, những dữ liệu dự toán, hệ thống kế toán sẽ tiến hành làm các phép so sánh tình hình hoạt động của DN trong khoảng thời gian dài, từ đó phân tích và đưa ra những dự báo, xu hướng và các chiến lược phát triển trung và dài hạnh Thông tin cần cho quá trình quản trị này rất phong phú, mang tính tổng hợp và khái quát cao, đòi hỏi hệ thống kế toán thu thập và lưu trữ rất nhiều các dữ liệu theo thời gian và không gian, những dữ liệu tài chính và phi tài chính. Đây là đòi hỏi rất cao đối với hệ thống kế toán và chỉ có thể thực hiện được khi 1.3. Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán.................................................................mạnh mẽ. Việc ứng dụng các Hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) sẽ là cơ hội để kế toán thực hiện được chức năng này. - Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của DN, trong đó có rủi ro liên quan đến thông tin cung cấp. Thông qua việc thiết lập hệ thống thông tin kế toán nhằm kiểm tra, kiểm soát việc DN thực hiện các chính sách, chế độ quản lý kinh tế của mình. Hơn nữa, chính hệ thống thông tin kế toán sẽ là kênh thông tin và truyền thông quan trọng để góp phần tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong DN. 1. CÁC YẾU TỐ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN.....................................................................................................Hệ thống thông tin kế toán phải được thực hiện đồng thời các yêu cầu cơ bản nhằm cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng thống tin, bao gồm các yêu cầu: Trung thực: Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khách quan: Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo. Đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót. Kịp thời: Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định, không được chậm trễ. Dễ hiểu: Các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong BCTC phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng. Người sử dụng ở đây được hiểu là người có hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, tài chính và kế toán ở mức trung bình. Có thể so sánh: Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỷ kế toán trong một DN và giữa các DN chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán. Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng BCTC có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các DN hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN....................................................................................................................................Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các DN phải thực hiện các nguyên tắc tuân thủ; nguyên tắc thống nhất, nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả Nguyên tắc tuân thủ: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phải đảm bảo tính khoa học và hợp lý, trên cơ sở chấp hành khuôn khổ pháp lý về kế toán (Luật kế toán, CMKT và chế độ kế toán) phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. tổ chức hệ thống thông tin kế toán đảm bảo tính tiên tiến, hiện đại thì yêu cầu tính khoa học tổ chức công tác kế toán là cần thiết. Khi tổ chức kế toán có ứng dụng phần mềm, yêu cầu phải có sự kết hợp, kiểm tra đối chiếu, kết xuất, sử dụng thông tin giữa các bộ phận trong phòng kế toán với nhau, nếu không tổ chức khoa học và hợp lý thì không thể phát huy hết vị trí, vai trò của từng nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán của đơn vị đồng nghĩa với việc làm giảm đi chức năng kiểm tra, giám sát và cung cấp thông tin của kế toán. Mặt khác, tổ chức hệ thống thông tin kế toán từ việc lập, luân chuyển chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán... cho đến khâu cung cấp thông tin, lập báo cáo, phân thích thông tin, lưu trữ tài liệu kế toán phải tuân thủ theo khuôn khổ pháp lý về kế toán và các nguyên tắc, chính sách, chế độ, thể lệ và quy chế quản lý kinh tế tài chính - kế toán của Nhà nước, của ngành và của từng DN; Nguyên tắc thống nhất: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo sự thống nhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ, giữa tổ chức công tác kế toán ở công ty mẹ và các công ty con. Đó là sự thống nhất về nội dung, phương pháp kế toán, chính sách kế toán giữa các đơn vị trong một DN, hoặc trong một Tập đoàn. Đặc biệt là việc chia sẻ, liên kết giữa kế toán và các bộ phận quản lý khác trong doanh nghiệp cần phải có sự thống nhất cao. Kế toán là một trong các công cụ quản lý thuộc hệ thống các cong cụ quản lý chung của toàn doanh nghiệp. Vì vậy, để phát huy hết vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong hệ thống quản lý chung khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán phải chú ý đến mối quan hệ của kế toán với các bộ phân quản lý khác nhằm đảm bảo tính thống nhất trong xử lý, cung cấp thông tin, kiểm soát, điều hành các hoạt động của doanh nghiệp. Mặt khác, cũng phải đảm bảo sự thống nhất giữa các nội dung của công tác kế toán, đảm bảo sự thống nhất giữa đối tượng, phương pháp, hình thức tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Nguyên tắc phù hợp: Mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm, điều kiện thực tế khác nhau về tổ chức sản xuất kinh doanh, ngành nghề kinh doanh, tổ chức quản lý, quy mô và trình độ sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý... Do vậy tổ chức hệ thống thông tin kế toán ở doanh nghiệp, muốn phát huy tốt tác dụng thì phải tổ chức phù hợp với qui mô, lĩnh vực hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý thực tế của đơn vị. Khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán, mỗi DN cần phải quan tâm đến các vấn đề sau: Về trang bị phần cứng: Doanh nghiệp cần số lượng bao nhiêu máy, các thiết bị ngoại vi, nối mạng nội bộ phòng kế toán hay nội bộ toàn công ty... Về trang bị phần mềm: Thông thường, mỗi nhà cung cấp phần mềm có thế mạnh riêng trong công tác sản xuất phần mềm: phần mềm chuyên sử dụng cho các doanh nghiệp sản xuất, phần mềm chuyên dùng cho các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, phần mềm đạt chuẩn ERP... và giá cả của các phần mềm cũng tuỳ thuộc vào chất lượng và khả năng đáp ứng dịch vụ. Chính vì vậy mà doanh nghiệp cần nghiên cứu, cân nhắc nên sử dụng phần mềm nào cho phù hợp với đặc điểm hoạt động của mình.. Về nhân sự: Biên chế nhân sự vận hành các phần mềm kế toán; phần mềm quản lý phải phù hợp với đội ngũ cán bộ kế toán hiện có và trình độ nghiệp vụ chuyên môn hiện tại để bố trí, sắp xếp nhân viên cho phù hợp với trình độ từng người. Thường xuyên tổ chức bồi dưỡng cập nhật nghiệp vụ chuyên môn và nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ tin học cho cán bộ, nhân viên kế toán. Đòi hỏi nhất thiết nhân viên phòng kế toán công ty phải có trình độ tin học nhất định. Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Đòi hỏi phải được thực hiện một cách đồng bộ trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp để cung cấp thông tin kế toán đảm bảo tính hiệu quả. Đồng thời, trong điều kiện CM 4 hiện nay các DN phát huy tối đa chức năng của CNTT trong việc thu nhận, xử lý và hệ thống hoá các thông tin kế toánệc trang bị phần cứng, phần mềm và con người sử dụng các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả. 4. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH DOANH.....................................................................................1.2. Yếu tố công nghệ....................................................................................................................................................................Khả năng lập kế hoạch và điều hành các hoạt động kinh doanh phụ thuộc một phần vào kiến thức về công nghệ. Ví dụ, có thể quản lý sản xuất mà không cần kiến thức về robot không? Rõ ràng, sự phát triển của công nghệ có ảnh hưởng sâu rộng đến hệ thống thông tin; hệ thống DN, hệ thống ERP, kinh doanh điện tử, cơ sở dữ liệu và hệ thống có thể dự trữ và xử lý thông tin, nhưng đó mới chỉ là một số ví dụ. Công nghệ cung cấp cơ sở hình thành Hệ thống thông tin kế toán và hoạt động kinh doanh, và kiến thức về công nghệ là một vấn đề quan trọng, then chốt đối với sự hiểu biết về các nguyên tắc trong hệ thống thông tin kế toán. theo sơ đồ 1 mô tả các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán để xác định các thách thức và cơ hội về công nghệ mà kế toán chuyên nghiệp phải đối mặt. 1.2. Yếu tố cơ sở dữ liệu...............................................................................................................................................................Hiện nay, nghề kế toán đóng vai trò như một chức năng báo cáo. Tuy nhiên, chu thập và lưu giữ dữ liệu, và những vấn đề này phải trở thành một phần trong kiến thức cơ sở của bạn. Ngoài ra, điều quan trọng đối sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống thông tin kế toán là sự đa dạng của cơ sở dữ liệu, cả dữ liệu bên trong và bên ngoài đơn vị, số lượng và các loại dữ liệu sẵn có trong cơ sở dữ liệu đó và phương pháp kết xuất những dữ liệu đó. Để thực hiện phân tích, cung cấp thông tin cho quyết định của nhà quản trị, và để kiểm toán BCTC của một DN, một kế toán viên phải có khả năng truy cập và sử dụng dữ liệu từ cơ sở dữ liệu bên trong và bên ngoài. 1.2. Yếu tố báo cáo........................................................................................................................................................................Để thiết lập báo cáo tạo ra từ hệ thống thông tin, kế toán viên phải biết được các báo cáo được thiết kế và yêu cầu cung cấp nội dung thông tin gì. Thông thường, người sử dụng sẽ chuẩn bị báo cáo dựa trên cơ sở các công cụ và hệ thống ngôn ngữ 14 trình bày cơ sở dữ liệu. Những báo cáo này thường hỗ trợ các quyết định quản trị cũng như hoàn thành việc cung cấp thông tin trên báo cáo theo yêu cầu. BCTC theo yêu cầu của GAAP là một ví dụ về báo cáo được xem xét khi nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán. 1.2. Yếu tố kiểm soát Theo truyền thống, kế toán viên đều có kinh nghiệm về kiểm soát các quy trình kinh doanh. Khi là một kế toán thực hành, có thể sẽ dành nhiều thời gian cho việc củng cố những kiến thức đó. Xét xem nó sẽ khó khăn khi kiểm soát các quy trình kinh doanh hiện đại, phức tạp. Phải nâng cao hiểu biết về sự kiểm soát cụ thể đối với từng trường hợp, có tính khả thi trong tương lai.
-Tính đa dạng về nội dung và hình thức của thông tin kế toán. -Tính pháp lý của thông tin kế toán vẫn dựa trên quan điểm truyền thống: In trên giấy, ký tên và đóng dấu.
1. MỨC ĐỘ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN..............................Các DN rất khác nhau về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, tùy theo quy mô, yêu cầu quản lý cũng như quan điểm của người quản lý. Có thể chia thành ba mức độ chính là bán thủ công, tự động hóa công tác kế toán và tự động hóa công tác quản lý doanh nghiệp. 1.3.2. Xử lý bản thủ công DN có thể làm kế toán thủ công với sự trợ giúp của một hệ thống xử lý. bảng tính như Excel. Trong trường hợp này, hầu hết chứng từ gốc đều là chứng từ bằng giấy như trong hệ thống thủ công, DN sử dụng Excel chỉ để hỗ trợ trong quá trình nhập liệu, tận dụng các hàm, lệnh của Excel để hỗ trợ trong quá trình xử lý dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập các BCTC, báo cáo thuế. Một số DN nếu nhân viên kế toán thông thạo Excel, có thể tự động hóa hoàn toàn quá trình xử lý số liệu kể từ sau khi nhập liệu cho đến khi in ra các số, báo cáo cần thiết. Mô hình này thường hữu hiệu trong những DN vừa và nhỏ, tổ chức bộ máy kế toán tập trung, nhu cầu chuyển giao hay chia sẻ dữ liệu giữa các phần hành kế toán không lớn. 1.3.2. Tự động hóa công tác kế toán Ở mức độ này, DN làm kế toán với một phần mềm kế toán. Các bộ phận, phòng ban khác có thể sử dụng máy tính nhưng hoàn toàn không có sự khai thác và chia sẻ dữ liệu trong hệ thống máy tính của kế toán với các bộ phận, phòng ban khác. Một số chứng từ do kể toán lập có thể do phần mềm kể toán in, các chứng từ đến từ bên ngoài hay do các bộ phận, phòng ban khác lập phải được in, ký duyệt như trong trường hợp thủ công và kế toán phải nhập liệu vào máy. Đây là mô hình phổ biến. Hầu hết quả trình xử lý dữ liệu kế toán được lập trình. Các phần mềm kế toán có thể do DN mua, tự viết hay thuê các DN tin học viết. Các phần mềm này có phẩm cấp chất lượng khác nhau và rất phong phú về chủng loại. 1.3.2. Tự động hóa công tác quản lý Các DN có thể ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận, các phòng ban trong đơn vị. Trong mô hình này, DN tổ chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng, có thể là mạng nội bộ (mạng LAN), mạng diện rộng (mạng WAN), mạng Intranet hay có thể kết nối Internet. Tất cả các phần mềm trong DN đều có thể khai thác, chia sẻ dữ liệu cho nhau và phần mềm kế toán có thể khai thác, truy xuất, chia sẻ số liệu và cung cấp thông tin thông qua hệ thống này. Với mô hình này, dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán có thể là các chứng từ bằng giấy, có thể là dữ liệu do các hệ thống khác chuyển đến, cũng có thể sử dụng các chứng từ điện tử. Phân lớn quá trình xử lý dữ liệu nằm trong những quy trình khép kín và có liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, các phòng ban. Xu hướng hiện nay các DN tự động hóa công tác quản lý thường sử dụng các phần mềm Hệ thống quản trị các nguồn lực của DN (ERP) do các DN sản xuất phần mềm trong nước hay nước ngoài cung cấp. TOÁN..................................................................................................................................................................................................... 1. CÁC NHÂN TỐ TÁC ĐỘNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾKẾ TOÁN Khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các DN thường bị tác động bởi các nhân tố, như: Nhận thức về vị trí vai trò của 1.4. Đặc điểm tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp...........................................................................1.4. Nhận thức về vị trí vai trò của công nghệ thông tin...........................................................................................................Các doanh nghiệp hiện nay đang tiến hành những hoạt động kinh doanh trong một môi trường cạnh tranh ngày càng quyết liệt hơn. Trong đó, quá trình toàn cầu hóa các hoạt động kinh doanh đã và đang diễn ra rất nhanh chóng dưới các hình thức khác nhau. Trong lĩnh vực quản trị DN hiện nay, nhiều vấn đề phát sinh như kiểm soát thị trường quốc tế, cạnh tranh toàn cầu hay các vấn đề về liên minh, liên kết chiến lược giữa các đối tác v... đang đặt ra những thách thức rất lớn đối với các doanh nghiệp. Trong tiến trình toàn cầu hóa kinh tế, các cuộc cách mạng về khoa học – công nghệ không ngừng đạt được những tiến bộ vượt bậc, đã thúc đẩy lĩnh vực công nghệ quản trị phát triển mạnh mẽ. Một trong những yếu tố cốt lõi để đổi mới quản trị doanh nghiệp là ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý. Các nhà lãnh đạo cần nhận thức rõ về tái cấu trúc công ty bằng cách xây dựng một HTTTKT quản lý đủ khả năng phản ứng tích cực với mọi biến đổi bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Việc thiết kế một HTTTKT quản lý sao cho phù hợp với mọi quy trình hoạt động kinh doanh lại có khả năng tiến hóa thích nghi, luôn đòi hỏi những ý tưởng sáng tạo có tính đột phá. Nhận thức về vai trò của CNTT của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có tác động đáng kể đến tổ chức công tác kế toán của đơn vị. 1.4. Ảnh hưởng của môi trường kinh doanh..............................................................................................................................Môi trường kinh doanh của một doanh nghiệp có tác động đến nhu cầu thông tin kế toán mà kế toán đơn vị phải cung cấp, điều đó có ảnh hưởng đến tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, do vậy sẽ ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán. Môi trường kinh doanh bao gồm môi trường pháp lý và môi trường kinh tế - xã hội. Môi trường pháp lý :
Quy mô doanh nghiệp càng lớn, đặc điểm sản xuất kinh doanh càng phức tạp, không gian bố trí các đơn vị càng phân tán thì 3. TỔ CHỨC XỬ LÝ VÀ HỆ THỐNG HOÁ THÔNG TIN KẾ TOÁN....................................................................................Mỗi doanh nghiệp khác nhau có những đặc điểm riêng về tổ chức quản lý, về trình độ quản lý và có quy mô hoạt động cũng như yêu cầu quản lý cụ thể khác nhau. Do đó, tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp muốn đạt được hiệu quả cao cần phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp có sự phân chia quyền hạn về quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới, khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán phải dựa vào phân cấp này kết hợp với trình độ kế toán ở các đơn vị bộ phận của doanh nghiệp để xác định mô hình tổ chức kế toán phù hợp. 1. MỐI TƯƠNG QUAN GIỮA CÁC QUY TRÌNH KINH DOANH VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN.................Hệ thống thông tin kế toán như một hệ thống nắm bắt, ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Thông tin được thu nhận là kết quả của giao dịch kinh tế tài chính trong một đơn vị hoặc giữa đơn vị với các khách hàng và nhà cung cấp. Khi một giao dịch phát sinh thì một số bư Đối tượng sử dụng thông tin của kế toán quản trị là ai?Đối tượng sử dụng thông tin của kế toán quản trị là các thành viên bên trong doanh nghiệp: Ban giám đốc, chủ sở hữu, những nhà quản lý, giám sát viên,… Hệ thống thông tin kế toán bao gồm những gì?Thành phần của hệ thống thông tin kế toán Một hệ thống thông tin kế toán cơ bản thường bao gồm bốn thành phần chính: con người, thủ tục và hướng dẫn, dữ liệu, phần mềm. Đối tượng của hạch toán kế toán là gì?Đối tượng nghiên cứu của hạch toán kế toán thường là về các hoạt động kinh tế tài chính như sau: Sự biến động về tài sản, vốn. Sự luân chuyển của tài sản. Quá trình vận động của vốn trong các đơn vị, tổ chức. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán là gì?Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là cấu trúc mà cơ quan hoặc doanh nghiệp sử dụng để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính-kế toán của mình. |
