Microsoft® Office chứa nhiều công cụ giúp mọi người đạt được nhiều mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp. Microsoft Excel có lẽ là ứng dụng linh hoạt và được sử dụng rộng rãi nhất trong tất cả các ứng dụng Office. Cho dù bạn chọn con đường sự nghiệp nào, bạn có thể sẽ cần sử dụng Excel để hoàn thành các mục tiêu nghề nghiệp của mình, một số trong số đó có thể xảy ra hàng ngày. Chương này cung cấp thông tin tổng quan về ứng dụng Excel cùng với hướng truy nhập các lệnh và tính năng của sổ làm việc Excel Show
Nhìn một cách rất đơn giản, Excel là một công cụ cho phép bạn nhập dữ liệu định lượng vào một bảng tính điện tử để áp dụng một hoặc nhiều phép tính toán học. Những tính toán này cuối cùng chuyển đổi dữ liệu định lượng đó thành thông tin. Thông tin được tạo trong Excel có thể được sử dụng để đưa ra quyết định trong cả ngữ cảnh chuyên nghiệp và cá nhân. Ví dụ: nhân viên có thể sử dụng Excel để xác định số lượng hàng tồn kho cần mua cho một nhà bán lẻ quần áo, số lượng thuốc cần dùng cho bệnh nhân hoặc số tiền cần chi tiêu để duy trì trong phạm vi ngân sách. Đối với các quyết định cá nhân, bạn có thể sử dụng Excel để xác định số tiền bạn có thể chi cho một ngôi nhà, số tiền bạn có thể chi cho các khoản thanh toán tiền thuê ô tô hoặc số tiền bạn cần tiết kiệm để đạt được các mục tiêu về hưu của mình. Chúng tôi sẽ trình bày cách bạn có thể sử dụng Excel để đưa ra các quyết định này và nhiều quyết định khác trong suốt bài viết này Hình 1. 1 hiển thị một trang tính Excel hoàn chỉnh sẽ được xây dựng trong chương này. Thông tin hiển thị trong bảng tính này chứa dữ liệu bán hàng cho một công ty bán lẻ hàng hóa giả định. Dữ liệu bảng tính có thể giúp nhà bán lẻ phân tích hoạt động kinh doanh và xác định số lượng nhân viên bán hàng cần thiết cho mỗi tháng chẳng hạn 
Các phiên bản phần mềm Excel cho Windows và Excel cho Mac rất giống nhau. Hầu hết các tính năng, công cụ và lệnh đều có sẵn trong cả hai phiên bản. Tuy nhiên, có một số khác biệt với giao diện Excel. Ngoài ra còn có một vài tính năng không có trong phiên bản Excel cho Mac. Ảnh chụp màn hình và hướng dẫn từng bước trong sách giáo khoa này dành riêng cho Excel cho Windows. Chúng tôi đã cố gắng cung cấp các hướng dẫn và ảnh chụp màn hình thay thế cho phiên bản Mac khi có sự khác biệt đáng kể. Khi bạn nhìn thấy biểu tượng này, điều đó có nghĩa là chúng tôi đang cung cấp thông tin dành riêng cho người dùng Mac Sổ làm việc Excel Sổ làm việc là một tệp Excel chứa một hoặc nhiều trang tính (gọi tắt là bảng tính). Excel sẽ gán tên tệp cho sổ làm việc, chẳng hạn như Book1, Book2, Book3, v.v., tùy thuộc vào số lượng sổ làm việc mới được mở. Hình 1. 2 hiển thị sổ làm việc trống sau khi khởi động Excel. Hãy dành chút thời gian để làm quen với màn hình này. Màn hình của bạn có thể hơi khác một chút tùy theo phiên bản bạn đang sử dụng Sổ làm việc của bạn phải được phóng to tối đa (hoặc hiển thị ở kích thước đầy đủ) sau khi khởi động Excel, như thể hiện trong Hình 1. 2. Tuy nhiên, nếu màn hình của bạn giống như Hình 1. 3 sau khi khởi động Excel, bạn nên nhấp vào nút Phóng to, như thể hiện trong hình Dữ liệu được nhập và quản lý trong bảng tính Excel. Trang tính chứa một số hình chữ nhật được gọi là các ô để nhập dữ liệu số và không phải số. Mỗi ô trong một trang tính Excel chứa một địa chỉ, địa chỉ này được xác định bằng một ký tự cột theo sau là một số hàng. Ví dụ: ô hiện đang được kích hoạt trong Hình 1. 3 là A1. Điều này sẽ được gọi là ô vị trí A1 hoặc ô tham chiếu ô A1. Các bước sau giải thích cách bạn có thể dẫn hướng trong trang tính Excel
Điều này được gọi là một phạm vi ô và được ghi lại như sau. A1. D5. Hai vị trí ô bất kỳ được phân tách bằng dấu hai chấm được gọi là một phạm vi ô. Ô đầu tiên là góc trên cùng bên trái của phạm vi và ô thứ hai là góc dưới bên phải của phạm vi
Các phím tắt bàn phímĐiều hướng trang tính cơ bản
Các tính năng và lệnh của Excel được tìm thấy trong Dải băng, là khu vực phía trên của màn hình Excel có chứa một số tab chạy ngang trên cùng. Mỗi tab cung cấp quyền truy cập vào một nhóm lệnh Excel khác nhau. Hình 1. 6 hiển thị các lệnh có sẵn trong tab Trang chủ của Dải băng. Bảng 1. 1 “Tổng quan về lệnh cho từng tab của Dải băng” cung cấp thông tin tổng quan về các lệnh được tìm thấy trong mỗi tab của Dải băng Ruy-băng Excel cho Mac, như thể hiện trong Hình 1. 6a bên dưới, có hai điểm khác biệt chính
Tên tiêu đề nhóm trên RibbonNếu bạn nhìn kỹ vào thanh Ribbon Excel (Xem Hình 1. 6 ở trên), bạn sẽ thấy Ribbon được phân tách thành các nhóm nút công cụ và mỗi nhóm có một tên tiêu đề. Trên tab Trang chủ, tên tiêu đề của nhóm là “Clipboard”, “Phông chữ”, “Căn chỉnh”, “Số”, “Kiểu”. “Các ô”, “Chỉnh sửa”, v.v. Các nút công cụ trong mỗi nhóm đều liên quan đến tiêu đề nhóm Chỉ người dùng Mac. “Chế độ xem” mặc định cho dải băng Excel cho Mac không hiển thị các “tên tiêu đề nhóm” này. Thông báo trong Hình 1. 6a ở trên, không có tên tiêu đề nhóm. Bạn nên thay đổi “chế độ xem” này để bạn có thể thấy tên tiêu đề của nhóm. Dưới đây là các bước
Bảng 1. 1 Tổng quan về lệnh cho mỗi tab của Ribbon Tên tab Mô tả của CommandsFileCòn được gọi là dạng xem Backstage của sổ làm việc Excel. Chứa tất cả các lệnh để mở, đóng, lưu và tạo sổ làm việc Excel mới. Bao gồm các lệnh in, thuộc tính tài liệu, tùy chọn gửi email và các tính năng trợ giúp. Các cài đặt và tùy chọn mặc định cũng được tìm thấy trong tab này. Trang chủChứa các lệnh Excel được sử dụng thường xuyên nhất. Các lệnh định dạng được tìm thấy trong tab này cùng với các lệnh cắt, sao chép, dán, chèn và xóa các hàng và cột. ChènĐược sử dụng để chèn các đối tượng như biểu đồ, ảnh, hình, PivotTable, liên kết Internet, ký hiệu hoặc hộp văn bản. Bố cục trang Chứa các lệnh được sử dụng để chuẩn bị trang tính để in. Cũng bao gồm các lệnh được sử dụng để hiển thị và in các đường lưới trên trang tính. FormulasBao gồm các lệnh để thêm các hàm toán học vào trang tính. Cũng chứa các công cụ để kiểm tra các công thức toán học. Dữ liệuĐược sử dụng khi làm việc với các nguồn dữ liệu ngoài như Microsoft® Access®, tệp văn bản hoặc Internet. Cũng chứa các lệnh sắp xếp và truy cập vào các công cụ kịch bản. Đánh giáBao gồm các tính năng Chính tả và Theo dõi Thay đổi. Cũng chứa các tính năng bảo vệ để bảo vệ bảng tính hoặc sổ làm việc bằng mật khẩu. Chế độ xemĐược sử dụng để điều chỉnh giao diện trực quan của sổ làm việc. Các lệnh phổ biến bao gồm chế độ xem Thu phóng và Bố cục trang. Trợ giúp Tab này cung cấp quyền truy cập vào các tính năng trợ giúp và hỗ trợ, chẳng hạn như liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Microsoft, gửi phản hồi, đề xuất tính năng mới và các nhóm thảo luận cộng đồng. Tab này không khả dụng với Excel cho Mac. DrawCung cấp các tùy chọn vẽ để sử dụng bút kỹ thuật số, chuột hoặc ngón tay tùy thuộc vào loại thiết bị (máy tính xách tay có màn hình cảm ứng, máy tính bảng, máy tính, v.v.). Tab này không hiển thị theo mặc định. Xem bên dưới về cách tùy chỉnh Dải băng để thêm hoặc xóa tab. Nhà phát triểnCung cấp quyền truy cập vào một số tính năng nâng cao như macro, điều khiển biểu mẫu và lệnh XML. Tab này không hiển thị theo mặc định. Xem bên dưới về cách tùy chỉnh Dải băng để thêm hoặc xóa tabDải băng hiển thị trong Hình 1. 6 và Hình 1. 6a (ở trên) đã đầy hoặc phóng to. Lợi ích của việc có đầy đủ Ribbon là các lệnh luôn hiển thị trong khi bạn đang phát triển trang tính. Tuy nhiên, tùy thuộc vào kích thước màn hình của máy tính, bạn có thể thấy rằng Dải băng chiếm quá nhiều không gian theo chiều dọc trên trang tính của bạn. Trong trường hợp này, bạn có thể thu nhỏ Dải băng bằng cách nhấp vào nút được hiển thị trong Hình 1. 6. Khi được thu nhỏ, Ribbon sẽ chỉ hiển thị các tab chứ không hiển thị các nút lệnh. Khi bạn bấm vào một tab, các nút lệnh sẽ xuất hiện cho đến khi bạn chọn một lệnh hoặc bấm vào bất kỳ đâu trên trang tính của mình Để ẩn thanh Ribbon bằng Excel cho Mac bạn có thể sử dụng phím tắt Giữ phím “Command and Option” và nhấn phím “R” Phím tắt tương tự cũng sẽ hiện Ribbon Dưới đây là các bước để thêm các tab bổ sung vào Dải băng Excel
Các phím tắt bàn phímThu nhỏ hoặc Tối đa hóa Dải băng
Thanh công cụ Truy cập nhanh được tìm thấy ở phía trên bên trái của màn hình Excel phía trên Dải băng, như thể hiện trong Hình 1. 7. Khu vực này cung cấp quyền truy cập vào các lệnh được sử dụng thường xuyên nhất, chẳng hạn như Lưu và Hoàn tác. Bạn cũng có thể tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh bằng cách thêm các lệnh mà bạn sử dụng thường xuyên. Bằng cách đặt các lệnh này trong Thanh công cụ truy cập nhanh, bạn không cần phải điều hướng qua Dải băng để tìm chúng. Để tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh, hãy nhấp vào mũi tên xuống như trong Hình 1. 8. Thao tác này sẽ mở một menu các lệnh mà bạn có thể thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh. Nếu bạn không thấy lệnh bạn đang tìm kiếm trong danh sách, hãy chọn tùy chọn Lệnh khác Ngoài Ribbon và Quick Access Toolbar, bạn cũng có thể truy cập nhiều lệnh bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên trang tính. Hình 1. 9 hiển thị ví dụ về các lệnh có sẵn trong trình đơn nhấp chuột phải Không có tùy chọn “Nhấp chuột phải” cho Excel cho Mac. Để truy cập các lệnh tương tự với Excel cho Mac, hãy giữ phím Control và bấm nút chuột Tab Tệp còn được gọi là dạng xem Backstage của sổ làm việc. Nó chứa nhiều tính năng và lệnh liên quan đến sổ làm việc hiện đang mở, sổ làm việc mới hoặc sổ làm việc được lưu trữ ở các vị trí khác trên máy tính hoặc mạng của bạn. Hình 1. 10 hiển thị các tùy chọn có sẵn trong tab Tệp hoặc chế độ xem Hậu trường. Để thoát khỏi dạng xem Backstage và quay lại trang tính, hãy bấm vào mũi tên ở góc trên bên trái như minh họa bên dưới Hình 1. 10 Tab tệp hoặc Chế độ xem hậu trường của sổ làm việcBao gồm trong tab Tệp là các cài đặt mặc định cho ứng dụng Excel có thể được truy cập và sửa đổi bằng cách nhấp vào nút Tùy chọn. Hình 1. 11 hiển thị cửa sổ Tùy chọn Excel, cho phép bạn truy cập vào các cài đặt như kiểu phông chữ mặc định, cỡ chữ và số lượng trang tính xuất hiện trong sổ làm việc mới Để truy cập các tùy chọn tương tự này trong Excel dành cho Mac, bạn phải nhấp vào tùy chọn menu “Excel” và chọn “Preferences” (xem Hình 1. 12 bên dưới) Sau khi tạo sổ làm việc mới, bạn sẽ cần thay đổi tên tệp và chọn một vị trí trên máy tính hoặc mạng của mình để lưu tệp đó. Điều quan trọng là phải nhớ nơi bạn lưu sổ làm việc này trên máy tính hoặc mạng của mình vì bạn sẽ sử dụng tệp này trong Phần 1. 2 “Nhập, chỉnh sửa và quản lý dữ liệu” để tạo sổ làm việc như trong Hình 1. 1. Quá trình lưu có thể khác nhau với các phiên bản Excel khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bạn làm theo các bước cho phiên bản Excel bạn đang sử dụng. Các bước sau giải thích cách lưu sổ làm việc mới và gán tên tệp cho sổ làm việc đó Lưu sổ làm việc trong Excel 365
Các phím tắt bàn phímLưu thành
bồi dưỡng kỹ năngLưu sổ làm việc (Save As)
Thanh trạng thái nằm bên dưới tab trang tính trên màn hình Excel (xem Hình 1. 13). Nó hiển thị nhiều thông tin khác nhau, chẳng hạn như trạng thái của một số phím nhất định trên bàn phím của bạn (e. g. , CAPS LOCK), các dạng xem khả dụng cho sổ làm việc, độ phóng đại của màn hình và các hàm toán học có thể được thực hiện khi dữ liệu được tô sáng trên trang tính. Bạn có thể tùy chỉnh Status Bar như sau
Tính năng Trợ giúp cung cấp nhiều thông tin về ứng dụng Excel. Mặc dù một số thông tin này có thể được lưu trữ trên máy tính của bạn, cửa sổ Trợ giúp sẽ tự động kết nối với Internet, nếu bạn có kết nối trực tiếp, để cung cấp cho bạn các tài nguyên có thể trả lời hầu hết các câu hỏi của bạn. Bạn có thể mở cửa sổ Trợ giúp Excel bằng cách bấm vào dấu chấm hỏi ở khu vực phía trên bên phải của màn hình hoặc dải băng. Với các phiên bản Excel mới hơn, hãy sử dụng hộp câu hỏi để nhập câu hỏi của bạn và chọn từ các liên kết tùy chọn hữu ích hoặc chọn dấu chấm hỏi từ danh sách thả xuống để khởi chạy cửa sổ Trợ giúp Excel Hình 1. 15 Cửa sổ Trợ giúp ExcelCác phím tắt bàn phímTrợ giúp Excel
Chìa khóa rút ra
Được điều chỉnh bởi Barbara Lave từ Cách sử dụng Microsoft Excel. Sê-ri Nghề nghiệp trong thực hành, được The Saylor Foundation điều chỉnh mà không ghi công theo yêu cầu của người sáng tạo hoặc người được cấp phép ban đầu của tác phẩm, và được cấp phép theo CC BY-NC-SA 3. 0 Trình đơn tùy chọn Excel ở đâu?Dưới đây là các bước. Nhấp vào tùy chọn menu “Excel” ở trên cùng bên trái phía trên Dải băng . Chọn “Tùy chọn”
Trình đơn Công cụ trong Excel 2013 ở đâu?Nhấp vào tab Menu để trải nghiệm giao diện kiểu cổ điển và dễ dàng tìm thấy menu Công cụ. Nhấp vào mũi tên bên cạnh Công cụ để truy cập các chức năng quen thuộc từ menu thả xuống.
Tùy chọn Excel trên máy Mac ở đâu?Các bước để mở tùy chọn Excel trên máy Mac
. Sau đó, nhấp vào “Preferences…” để mở các tùy chọn Excel. click on “Excel” from the menu bar that you have on the top. After that, click on “Preferences…” to open the Excel options.
Tại sao tôi không thấy các tùy chọn trong Excel?Mở Tùy chọn Excel từ Dải băng Excel 2010/2013/2016/2019 nếu bạn không có Menu cổ điển cho Office. Nhấp vào tab Tệp chuyển sang chế độ xem hậu trường; . Nhấp vào nó vào cửa sổ Tùy chọn Excel |
