| Outlook 365 Email đang là một trong những ứng dụng được săn đón hiện nay, góp phần hoàn thiện quy trình làm việc của doanh nghiệp trở nên hiệu quả và tăng tính chuyên nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về Outlook 365 Email. Show
Outlook là gì? Cách đăng nhập và đăng ký Outlook 365 EmailOutlook 365 Email là gì?Outlook 365 Email là một trong những phần mềm quản lý thông tin cá nhân được ưa chuộng nhất hiện nay, thuộc Microsoft 365. Ứng dụng này bao gồm các công cụ cần thiết như: email, quản lý liên lạc, ghi chú,… Outlook 365 Email không chỉ được sử dụng như một ứng dụng độc lập mà còn có thể tích hợp với các ứng dụng khác để tối ưu các tính năng của nó. Ngoài ra, Outlook hỗ trợ người dùng trong quá trình quản lý liên lạc, tài liệu…cùng với các chức năng như phân loại thư, gửi thư theo nhóm,…  Tại sao Outlook 365 Email dành cho doanh nghiệp luôn được ưu tiên?Với Outlook 365 Email, doanh nghiệp có thể làm việc hiệu quả khi email, danh bạ,… đều ở cùng một nơi và chia sẻ tệp đính kèm ngay từ OneDrive. Hơn thế nữa, doanh nghiệp có thể dễ dàng lên kế hoạch và sắp xếp lịch làm việc. Tất nhiên, Outlook ghi điểm với doanh nghiệp bằng việc bảo mật cực kỳ tốt. Bạn vẫn có thể tải Outlook và sử dụng trên nhiều thiết bị nhưng vẫn đảm bảo được tính bảo mật của nó. Ngoài ra, Outlook 365 Email có thể dự đoán nhu cầu của doanh nghiệp. Thanh toán hóa đơn và lời nhắc thông minh giúp bạn theo dõi tiến độ một cách đơn giản. Tính năng Tìm kiếm sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm thấy thông tin. Cách đăng ký Outlook 365 EmailMuốn sử dụng được Outlook 365 Email trước tiên bạn phải sở hữu một tài khoản Microsoft. Các bước tạo vô cùng đơn giản, bạn có thể tham khảo cách đăng ký dưới đây: Bước 1: Truy cập vào trang web https://signup.live.com/, Sau đó chọn Tạo tài khoản để bắt đầu quá trình tạo tài khoản mới. Bước 2: Chọn Nhận địa chỉ email mới hoặc nhập số điện thoại của bạn. Bước 3: Tạo tài khoản riêng và chọn Tiếp theo. Bước 4: Tạo mật khẩu bao gồm chữ số và ký tự sau đó chọn Tiếp theo. Bước 5: Lần lượt nhập thông tin cá nhân của bạn gồm: họ và tên, ngày sinh,…
Bước 6: Nhập mã xác thực và bạn đã tạo thành công tài khoản Outlook 365 Email. Cách đăng nhập Outlook 365 EmailBước 1: Truy cập trang đăng nhập của Microsoft 365 hoặc Outlook.com. Bước 2: Lần lượt nhập địa chỉ email và mật khẩu của bạn.
Bước 3: Chọn Đăng nhập. Tất tần tật các cách sử dụng Outlook 365 EmailHướng dẫn cài đặt máy chủ với cấu hình Outlook 365 EmailBước 1: Chọn File sau đó chọn Info. Bước 2: Tiếp tục chọn Account Settings. Bước 3: Tại Email bạn chọn New. Bước 4: Click chọn Manually setup or additional server types. Bước 5: Sau khi chọn POP or IMAP, bạn lần lượt nhập các thông tin vào bảng hiển thị. Bước 6: Chọn More Settings, chuyển về tab Outgoing Server và click chọn như hình. Bước 7: Cuối cùng chuyển qua tab Advanced chọn OK và bạn đã hoàn thành quá trình cấu hình Outlook 365 Email. Tạo và cài đặt chữ ký Outlook 365 EmailBước 1: Sau khi đăng nhập, Click chọn biểu tượng Settings sau đó kéo xuống cuối menu chọn Xem tất cả cài đặt Outlook Bước 2: Tìm và chọn Thảo và trả lời Bước 3: Trong Chữ ký email, nhập chữ ký và sử dụng các lựa chọn định dạng có sẵn để thay đổi hình thức. Lưu ý: Mỗi tài khoản chỉ được cài đặt một chữ ký.
Nếu bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện ở phần footer của tất cả các email mới mà bạn soạn, chọn Tự động bao gồm chữ ký của tôi trên các thư mới mà tôi đã soạn. Nếu bạn muốn chữ ký xuất hiện trên các thư bạn chuyển tiếp hoặc trả lời, chọn Tự động bao gồm chữ ký của tôi trên các thư tôi và chuyển tiếp hoặc trả lời. Nếu không chọn các lựa chọn trên, bạn có thể thêm chữ ký vào thư đã chọn theo cách thủ công. Bước 4: Chọn Save nếu không chữ ký email sẽ không lưu. Tạo (hoặc chỉnh sửa) chuyển tiếp trong Outlook 365 EmailBước 1: Sau khi đăng nhập tài khoản, bạn chọn Cài đặt. Bước 2: Cuộn xuống cuối menu và bấm vào Mail để truy nhập các tùy chọn cho Thư Outlook. Bước 3: Từ menu Tùy chọn, hãy nhấp vào Chuyển tiếp để truy cập cài đặt cho phép Outlook 365 Email forwarding cho tài khoản của bạn. Sao lưu Outlook 365 EmailNếu bạn dùng email để giải quyết công việc, thì có thể bạn đang dùng tài khoản Exchange hoặc IMAP. Chúng sẽ tự động lưu email để thuận tiện cho việc truy cập của bạn. Việc Outlook 365 Email back up bạn chỉ có thể tiến thành trên ứng dụng Outlook. Bước 1: Chọn Tệp. Sau đó bấm chọn Mở & Xuất. Bước 2: Chọn Nhập/Xuất. Bấm Xuất sang một tệp rồi chọn Tiếp. Bước 3: Tiếp tục chọn Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) rồi chọn Tiếp. Bước 4: Chọn thư mục thư bạn muốn sao lưu, rồi chọn Tiếp theo. Bước 5: Sau khi chọn vị trí và cho tệp đó, bấm Kết thúc là bạn đã hoàn thành. Tạo Outlook 365 Email templatesViệc sử dụng mẫu email để gửi tin nhắn gồm thông tin thường xuyên bị thay đổi từ tin nhắn này sang tin nhắn khác. Soạn và lưu thư dưới dạng mẫu, sau đó sử dụng lại khi bạn muốn. Bước 1: Soạn email mới như bình thường. Đảm bảo rằng bạn đã thêm tất cả các chi tiết bạn quan trọng mẫu email như: nội dung văn bản, chủ đề, tệp đính kèm, địa chỉ người nhận… Bước 2: Sau đó bạn truy cập vào menu File, chọn Save. Bước 3: Chọn mục Outlook Template (*.oft) từ menu thả xuống tại mục Save as type rồi đặt tên mới cho mới cho nó. Thêm hoặc xóa bí danh email trong Outlook 365 EmailBước 1: Sau khi đăng nhập tài khoản Microsoft của bạn. Bước 2: Trong Add an alias, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
Cách tạo group trong Outlook 365 EmailBước 1: Mở Outlook 365 Email app, chọn Home sau đó chọn New Group Bước 2: Điền các thông tin group: tên, miêu tả, phân loại, quyền riêng tư,.. Bước 3: Send all group conversations and events to members’ inboxes Click chọn để cho phép các thành viên xem tất cả các cuộc trò chuyện nhóm và sự kiện mà không cần phải truy cập các không gian làm việc nhóm riêng biệt. Các thành viên có thể dễ dàng thay đổi cài đặt này cho hộp thư của riêng họ. Bước 4: Bấm Tạo là bạn đã hoàn thành quá trình tạo group. Tìm kiếm và lọc Outlook 365 EmailBước 1: Chọn thanh tìm kiếm và nhập tên hoặc chủ đề. Bước 2: Chọn một tùy chọn để tinh chỉnh hoặc mở rộng tìm kiếm của bạn: Tất cả Hộp thư, Mailbox, Thư mục con hoặc Tất cả các Mục Outlook. Bước 3: Bạn cũng có thể chọn một danh mục trong nhóm Filter để lọc thêm kết quả tìm kiếm của mình: From – chỉ hiển thị kết quả từ một người cụ thể. Subject – chỉ hiển thị kết quả dựa trên chủ đề. Có tệp đính kèm – chỉ hiển thị các email có tệp đính kèm. Đã phân loại – chỉ hiển thị các kết quả có một danh mục cụ thể được chỉ định cho chúng. Đã gửi đến – tìm kiếm các tin nhắn Đã gửi cho Bạn, Không Gửi Trực tiếp cho Bạn, hoặc Đã Gửi cho Người nhận Khác. Chưa đọc – chỉ hiển thị các tin nhắn chưa đọc. Được đánh dấu – chỉ hiển thị các tin nhắn do bạn gắn cờ. Quan trọng – chỉ hiển thị các email được đánh dấu là Quan trọng. Nhiều hơn – lọc kết quả của bạn dựa trên các tiêu chí nâng cao hơn. Bước 4: Chọn Tìm kiếm gần đây để chạy lại các tìm kiếm gần đây. Bước 5: Chọn Đóng Tìm kiếm để đóng tab Tìm kiếm. Thu hồi Outlook 365 EmailBước 1: Sau khi mở Microsoft Outlook, chọn Sent Items và tiếp tục chọn email bạn muốn thu hồi. Bước 2: Chọn Actions và hệ thống sẽ hiển thị một menu, tiếp tục chọn Recall This Message. Bước 3: Bạn sẽ có 2 lựa chọn: Delete unread copies and replace with a new message: để thu hồi email và thay thế bằng thư mới. Delete unread copies of this message: chỉ thu hồi email đã gửi. Ngoài ra, nếu bạn tick vào ô Tell me if recall succeeds or fails for each recipient để nhận thông báo email đã thu hồi hay chưa. Theo dõi một email trên Outlook 365 EmailVới Dynamics 365 for Outlook, bạn có thể dễ dàng theo dõi email Outlook. Bạn bấm chọn vào nút Theo dõi (Track) hoặc Thiết lập lại (Set Regarding) với hồ sơ mà bạn muốn theo dõi. Cả 2 đều dùng để theo dõi hồ sơ, nhưng đa phần mọi người thường sử dụng Set Regarding. Với nút này bạn sẽ có thể liên kết với một thông báo trong email, một cuộc hẹn hoặc một tác vụ,… Mã hóa Outlook 365 EmailNếu bạn muốn bảo vệ quyền riêng tư tối đa cho email, hãy tìm hiểu để mã hóa nó. Tại Outlook 365 Email, bạn sẽ được hỗ trợ 2 lựa chọn mã hóa:
Bước 1: Sau khi chọn File, bạn chọn Options. Bước 2: Tiếp tục lần lượt chọn Trust Center và Trust Center Settings. Ở cột bên trái, bạn chọn Email Security. Bước 3: Tìm và chọn Encrypted email và chọn Settings. Bước 4: Sau khi chọn Certificates and Algorithms tiếp tục chọn S/MIME certificate. Bước 5: Cuối cùng chọn OK. Outlook 365 Email view changedBước 1: Chọn Cài đặt. Sau đó chọn Xem tất cả cài đặt Outlook Bước 2: Vào mục Mail và chọn Bố trí. Tại đây bạn sẽ có thể tùy chỉnh chế độ xem trước theo sở thích của bạn. Lưu trữ Outlook 365 EmailBạn nên sử dụng tính năng Archive để giữ cho Hộp thư đến không có các thư đã trả lời hoặc đã xử lý. Bạn có thể lưu trữ các mục trong thư mục Archive. Bạn cũng có thể xóa tin nhắn hoặc di chuyển chúng vào các thư mục cụ thể. Đối với người dùng có hộp thư lớn trong tổ chức Office 365 Enterprise, người quản trị nên cài đặt Chính sách lưu trữ để chuyển các mục vào Kho lưu trữ trực tuyến sau một năm hoặc ít hơn nếu hộp thư của họ quá đầy. Điều này đảm bảo người dùng không phải xóa thư cũ để nhường chỗ cho thư mới. Thư cũ hơn thời gian đã chỉ định có thể được di chuyển từ Hộp thư đến sang Lưu trữ cục bộ. Xem tiêu đề thư trong Outlook 365 Email trên màn hình của bạnBước 1: Bấm đúp vào một email để mở nó bên ngoài Reading Pane. Bước 2: Nhấp vào Tệp> Thuộc tính. Bước 3: Thông tin tiêu đề xuất hiện trong Internet Headers. Các lỗi mắc phải khi sử dụng Outlook 365 EmailKhông gửi email được do tệp đính kèm quá lớnNếu bạn bị giới hạn dung lượng tệp đính kèm, hãy tham khảo một trong các cách sau để khắc phục lỗi này: Cách 1: Lưu tệp vào dịch vụ đám mây. Bạn có thể tham khảo một số dịch vụ như: OneDrive, Dropbox, iCloud, Google Drive,… Cách 2: Nén tệp: Kích thước của tệp sẽ giảm để phù hợp với giới hạn kích thước của Outlook đối với tệp đính kèm. Cách 3: Giảm kích cỡ ảnh: Với các tệp hình ảnh lớn, bạn hãy giảm kích cỡ hình ảnh để giúp tệp nhẹ hơn. Cách 4: Lưu vào thư viện máy chủ SharePoint: Với Outlook 365 Email được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp, bạn có thể dễ dàng lưu và chia sẻ tệp vào thư viện SharePoint. Gửi email đang bị kẹt trong Outlook 365 Email OutboxNếu trong quá trình gửi Outlook 365 Email, thông báo không được gửi ngay lập tức và nó không xuất hiện trong hộp thư đi của bạn. Điều này xảy ra có thể do nhiều nguyên nhân. Bạn có thể thử các cách sau đây: Cách 1: Cài đặt làm việc ngoại tuyến Cách 2: Di chuyển email vào mục Thư nháp Cách 3: Lưu tệp vào một vị trí khác. Tính năng tự động điền địa chỉ người nhận không hoạt độngTự động điền hiển thị tên và địa chỉ email khi bạn bắt đầu nhập. Đây là những kết quả phù hợp với tên và địa chỉ email được thu thập từ email mà bạn đã gửi trước đây. Nếu Tự động điền không hoạt động, hãy thử cách sau: Bước 1: Trong Outlook, chọn File, sau đó chọn Options Bước 2: Chọn Mail. Bước 3: Cuộn xuống cho đến khi bạn thấy Send Messages. Tick chọn như hình. Nếu nó đã được bật, bạn phải chọn nút Empty AutoComplete List. Bước 4: Bạn sẽ thấy cửa sổ xác nhận, chọn Có. Vậy là bạn đã hoàn thành. Không thể nâng cấp Outlook 365 Email trên IphoneTrên iOS, người phải đảm bảo đã bật Làm mới ứng dụng nền cho Outlook. Nếu không, ứng dụng không cập nhật đúng thông tin email, danh bạ hoặc lịch của bạn. Đi tới Cài đặt> Outlook và bật Background App Refresh, nếu bị tắt. Trên đây là những tin mà MSO có thể cung cấp cho bạn về Outlook 365 Email. Trong quá trình tìm hiểu nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui long liên hệ đến tổng đài 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ chuyên gia của chúng tôi. |
