Phân tích mục đích và vai trò của chức năng hoạch định của to chức

Quản trị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống cũng như trong công việc, đặc biệt đối với doanh nghiệp quản trị đóng vai trò thiết yếu không thể thiếu nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục đích, sứ mệnh trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào. 5 Chức năng cơ bản trong quá trình quản trị chính là: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều phối và kiểm soát; trong đó hoạch định chính là nền tảng của hoạt động quản trị. 

Hoạch định là gì?

Hoạch định là một tiến trình trong đó nhà quản trị cần định hướng, xác định hướng đi cho doanh nghiệp trong tương lai; trong quá trình hoạch định nhà quản trị cần phải xác định mục tiêu, hoạch ra những hành động nhằm đạt được mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. Để dễ hiểu hơn thì hoạch định chính sự ra quyết định doanh nghiệp, tổ chức nên làm gì, làm như thế nào, … dựa trên nền tảng mục đích, sứ mệnh chung của cả doanh nghiệp.

Vậy để cụ thể hơn thì các công việc trong hoạch định chính là phương thức xử lý giải quyết các vấn đề theo kế hoạch, hành động cụ thể đã đề ra trước đó. Để công tác hoạch định diễn ra ở mức tốt nhất đòi hỏi cần có sự tham gia của cả doanh nghiệp, tổ chức trong việc đề ra các mục tiêu, xây dựng một chiến lược tổng thể, triển khai và phối hợp các hoạt động đó một cách thống nhất.

Do đó hoạch định giữ chức năng mở đường cho các hoạt động quản trị khác trong doanh nghiệp. Để công tác hoạch định đạt kết quả tối ưu nhất thì phải đáp ứng được các yêu cầu như: Nhất quán, khả thi, cụ thể, linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, khoa học, linh hoạt, khách quan nhất có thể. 

Vai trò của hoạch định trong quản trị doanh nghiệp

• Hoạch định giúp doanh nghiệp định hướng được hướng đi để có những chiến lược, kế hoạch phù hợp trong tương lai.
• Hoạch định giúp đề ra được mục tiêu, phương pháp, cách thức cho các hoạt động của tổ chức. 
• Là công cụ thiết yếu trong việc phối hợp, thống nhất sự nỗ lực của các thành viên trong tổ chức, từ đó tạo sự gắn kết thống nhất trong doanh nghiêp. 
• Giúp làm giảm được rủi ro trong các hoạt động kinh doanh và tính bất ổn định trong các hoạt động khác của doanh nghiệp. 
• Hoạch định đảm bảo được sự hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp trong môi trường luôn thay đổi và hạn chế sự chồng chéo và các hoạt động  lãng phí công việc.
• Hoạch định giúp thiết lập nên những tiêu chuẩn hỗ trợ cho công tác kiểm tra kết quả sau quá trình quản trị. 

Ý nghĩa của công tác hoạch định trong quản trị 

Hoạch định là một chức năng cơ bản nhưng lại khá quan trọng trong công tác quản trị của doanh nghiệp trong bất cứ lĩnh vực nào; hoạch định được thực hiện với mục đích làm nền tảng vững chắc cho các hoạt động khác trong doanh nghiệp. Một nhà lãnh đạo tài giỏi sẽ giúp cho quá trình hoạt định trở nên hiệu quả có tầm nhìn mang tính dài hạn và thúc đẩy đạt được mục tiêu chung của tổ chức. 

Ưu điểm và những hạn chế của công tác hoạch định 

Ưu điểm:

1. Hoạch định giúp các nhà lãnh đạo phát hiện thêm nhiều cơ hội mới, thấy được và giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra; từ đó vạch ra những hành động hữu hiệu nhằm tăng sự phát triển, nâng cao chất lượng làm việc của tổ chức, doanh nghiệp.
2. Giúp cho các bộ phận trong doanh nghiệp có cơ sở để phối hợp tốt hơn, tăng hiệu quả trong làm việc nhóm và định hướng nỗ lực của các thành viên trong từng bộ phận. 
3. Tạo nên sự chuẩn bị tốt trước tình hình kinh tế thay đổi liên tục và tạo ra hệ thống đánh giá hiệu quả cao hơn trong công việc.

Hạn chế:

1. Gò bó trong công việc, đôi khi thiếu sự linh hoạt vì luôn thực hiện theo một kế hoạch đã đề ra, giảm sự sáng tạo.
2. Không chỉ rõ được các điểm bất cập trong môi trường làm việc thực tế của nhân viên như trình độ chuyên môn, cơ sở vật chất,…
3. Trong một số trường hợp kết quả của hoạch định không phản ánh được khả năng vốn có của doanh nghiệp. 

Tiến trình hoạch định của doanh nghiệp

Bước 1: Xây dựng sứ mệnh và đề ra các mục tiêu 

Việc vạch ra sứ mệnh và mục tiêu là bước đầu tiên cho mọi công tác quản trị, bởi nó sẽ giúp bạn xác định được những vấn đề sau: công ty kinh doanh ngành gì trên những lĩnh vực nào? công ty sẽ cam kết những điều gì? Kết quả công ty cần đạt được là gì?,…

Bước 2: Phân tích môi trường vi mô và vĩ mô 

Các hoạt động của doanh nghiệp không chỉ bị ảnh hưởng bởi yếu tố bên trong công ty mà còn phải chịu sự tác động của môi trường bên ngoài. Vì vậy là một nhà quản trị bạn cần phải xác định được các cơ hội, mối đe dọa có thể ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh hoạt động của doanh nghiệp. Để xác định được cơ hội và đe dọa bạn có thể dựa trên mô hình 5 tác lực cạnh tranh của Michael Porter: đối thủ cạnh tranh trực tiếp, đối thủ cạnh tranh tiềm năng, khách hàng, nhà cung cấp, các sản phẩm và dịch vụ thay thế. 

Bên cạnh việc xác định về môi trường bên ngoài bạn cũng cần phải quan tâm các yếu tố bên trong nội bộ doanh nghiệp để xác định điểm mạnh điểm yếu dựa trên đó làm nền tảng xây dựng chiến lược cho công ty. Đó cũng là điều tất yếu để bạn có thể định vị cho thương hiệu và tạo sự khác biệt cho sản phẩm của doanh nghiệp bạn so với các đối thủ khác trên thị trường. 

Bước 3: Xây dựng và thiết kế chiến lược

Dựa các bước trên đã phân tích bạn sẽ lựa chọn cho doanh nghiệp chiến lược phù hợp nhất để phát triển các hoạt động của công ty, ví dụ như một số chiến lược sau: Chiến lược thâm nhập thị trường, chiến lược phát triển thị trường, chiến lược phát triển sản phẩm,…

Bước 4: Chuẩn bị kế hoạch cho các chiến lược

Kế hoạch cho các chiến lược cần được cụ thể, khả thi và có thể đo lường được và phải đảm bảo được các nội dung sau: mục tiêu hướng đến của doanh nghiệp, sản phẩm dịch vụ của công ty, phương thức tiếp cận các đối tượng mục tiêu, sử dụng các chiến thuật phù hợp với năng lực đội ngũ nhân viên,…

Bước 5: Kiểm tra và đánh giá kết quả

Đây là bước để các nhà quản lý có thể giám sát biết được công tác hoạch định cũng như kết quả thực hiện của các chiến lược có thật sự hiệu quả để điều chỉnh, đề xuất biện pháp đưa ra hướng đi tốt nhất cho các hoạt động kinh doanh, marketing và các bộ phận khác trong doanh nghiệp.

Bước 6: Tiếp tục việc hoạch định 

Vì hoạch định là một tiến trình liên tục không ngừng nghỉ của doanh nghiệp nên hoạch định cần được thực hiện một cách thường xuyên để luôn đưa ra được những định hướng dự báo tương lai sự phát triển của doanh nghiệp. 

Hoạch định chiến lược là một quá trình nghiên cứu có tính hệ thống, đòi hỏi sự nỗ lực tham gia của cả lãnh đạo và nhân viên. Vậy quy trình hoạch định chiến lược hiệu quả tại doanh nghiệp được xậy dựng như thế nào?

Cùng Lê Ánh Hr tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!

>>> Xem thêm: Review khóa học hành chính nhân sự tốt nhất Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh

I. Tổng quan về hoạch định và hoạch định chiến lược

1. Khái niệm về hoạch định

Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra những hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu.

Hoạch định có vai trò:

+ Định hướng các chức năng quản trị: tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Phát hiện các cơ hội mới. Lường trước và né tránh những bất trắc trong tương lai. 

+ Hoạch định giúp đề ra mục tiêu, biện pháp, nguồn lực, cách thức. Vạch ra các hành động hữu hiệu. Nhận thức rõ những rủi ro trong hoạt động của tổ chức. Cải tiến, đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh. 

+ Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi (sự phối hợp của các cá nhân tốt hơn, tập trung suy nghĩ về tương lai, kích thích sự tham gia, hoàn thiện hệ thống kiểm tra hiệu quả hơn)

Hoạch định được xem là chức năng quản trị tiên quyết vì nó định hướng cho các chức năng quản trị còn lại. Trong tổ chức, hoạch định được phân chia thành 2 loại: Hoạch định chiến thuật và hoạch định chiến lược.

»»» Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online - Tương Tác Trực Tiếp Với Chuyên Gia Nhân Sự Trên 15 Năm Kinh Nghiệm

2. Hoạch định chiến lược 

Hoạch định chiến lược được xây dựng nhằm bảo đảm hiệu qủa và sự tăng trưởng trong dài hạn, khẳng định sự tồn tại và cạnh tranh của tổ chức trên thị trường như thế nào.

Hoạch định chiến lược phát triển cung cấp tầm nhìn tổng quát, mục tiêu phát triển một công ty, một ngành, một quốc gia và tổng hợp các chính sách để thực hiện các mục tiêu đó.

Đây được xem là phương tiện để quản lý, theo đuổi những lựa chọn để đảm bảo đối tượng chiến lược có khả năng cạnh tranh hướng đến phát triển. Hoạch định chiến lược thường có 2 chức năng cơ bản là: Chức năng phát triển và chức năng quản lý phát triển.

Những đặc tính của hoạch định chiến lược

– Tính hệ thống: Chiến lược phát triển phải có tính hệ thống và đã mang tính hệ thống thì nó phải có tính ổn định tương đối. 

– Tính bao quát: Chiến lược phát triển bao quát những vấn đề dài hạn, vừa đề cập thỏa đáng những vấn đề ngắn hạn có tính quyết định.

– Tính chọn lựa: Thời kỳ chiến lược thường là khoảng thời gian 5 năm, 10 năm, tuy không phải là ngắn nhưng cũng không đủ để làm tất cả mọi việc. Trong khi nguồn lực phát triển là có hạn và luôn biến đổi. Các yếu tố huy động cho phát triển ở mỗi thời kỳ sẽ thay đổi. Do đó, chiến lược phát triển phải chọn lựa những vấn đề then chốt để tìm cách giải quyết.

– Tính linh hoạt và mềm dẻo: Chiến lược phát triển phải có khả năng điều chỉnh nhanh, thích ứng rộng, phù hợp với hoàn cảnh.

– Tính dài hạn: Những vấn đề lớn và phức tạp có ý nghĩa chiến lược thường cần nhiều thời gian để hoàn thành. Tuy nhiên, trong chiến lược có vấn đề sẽ được giải quyết trong thời gian ngắn, cũng có nhiều vấn đề phải được giải quyết trong thời gian dài.

– Tính thời đại: biểu hiện ở tính hiện đại, tính liên kết, không chỉ và không quá bó hẹp bởi ranh giới hành chính của một quốc gia. Trong bối cảnh toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế sâu rộng, một quốc gia phải cùng các quốc gia khác phát triển. Những thành tựu của nhân loại phải được phát huy và những thất bại của thế giới phải được rút kinh nghiệm và tránh.

– Tính cụ thể: hể hiện ở việc mục tiêu chiến lược phải cụ thể các vấn đề trọng yếu mà chiến lược đề cập (hay những nhiệm vụ chiến lược phải làm), các bước thực hiện và tổ chức thực hiện cũng phải được thể hiện một cách cụ thể.

– Tính lượng hóa: được thể hiện ở việc làm rõ mục tiêu tổng quát cần tính toán dự báo các chỉ tiêu cụ thể. Các chỉ tiêu cụ thể phải được tính toán và thể hiện bằng con số với biên độ nhất định nhằm cụ thể hóa mục tiêu tổng quát của chiến lược.

II. Quy trình hoạch định chiến lược hiệu quả tại doanh nghiệp

Các bước trong quy trình hoạch định chiến lược hiệu quả: Xây dựng sứ mệnh và tầm nhìn, phân tích môi trường bên trong và môi trường bên ngoài, hình thành các mục tiêu chung, tạo lập và chọn lựa các chiến lược và phân bổ các nguồn lực để tạo mục tiêu.

1. Xác định triết lý kinh doanh, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp

Xây dựng các mục tiêu hoặc là mục đích mà công ty mong muốn đạt được trong tương lai. Các mục tiêu đó phải mang tính thực tế và được lượng hóa thể hiện chính xác những gì công ty muốn thu được.

Trong quá trình hoạch định chiến lược, các mục tiêu đặc biệt cần là: doanh thu, lợi nhuận, thị phần, tái đầu tư.

Những yếu tố cần nhắc khi thiết lập mục tiêu là:

• Nguyện vọng của cổ đông
• Khả năng tài chính
• Cơ hội

2. Phân tích và dự báo môi trường bên ngoài

Đánh giá môi trường kinh doanh: Nghiên cứu môi trường kinh doanh để xác định xem yếu tố nào trong môi trường hiện tại đang là nguy cơ hay cơ hội cho mục tiêu và chiến lược của công ty.

Đánh giá môi trường kinh doanh gồm một số các yếu tố như: kinh tế, các sự kiện chính trị, công nghệ, áp lực thị trường, quan hệ và xã hội.

3. Phân tích môi trường bên trong doanh nghiệp

Phân tích môi trường bên trong doanh nghiệp được xem là phân tích theo chuỗi giá trị của Porter hoặc theo các nguồn lực của doanh nghiệp.

Đánh giá nội lực: Phân tích đầy đủ những điểm mạnh và điểm yếu của công ty về các mặt sau: Quản lý, Marketing, tài chính, hoạt động sản xuất, nghiên cứu và phát triển

4. Phân tích Ma trận SWOT cho doanh nghiệp 

Sau khi hoàn thành bước đánh giá, nhà hoạch định sẽ chuyển sang giai đoạn lựa chọn. Để có được lựa chọn, cần cân nhắc các biến nội lực cũng như các biến khách quan.

Sự lựa chọn thông thường là rõ ràng từ tất cả những thông tin có liên quan trong các phần đánh giá của quá trình hoạch định. Tuy nhiên, để có được sự lựa chọn, mỗi dự án phải được xem xét theo các phần chi phí, sử dụng các nguồn lực khan hiếm, thời gian – tiến độ và liên quan tới khả năng chi trả.

>>> Xem thêm: Kaizen là gì? Cách áp dụng phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp hiệu quả

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về Hoạch định là gì? Quy trình hoạch định trong doanh nghiệp.

Nếu bạn cần trang bị thêm các kiến thức về nghiệp vụ Quản trị nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm các Khóa học hành chính nhân sự tại trung tâm Lê Ánh Hr. Khóa học này sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng của một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp, được giảng dạy bởi các chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực nhân sự.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.

Lê Ánh Hr chúc bạn thành công!