Thời gian chúng ta có đều như nhau, chỉ 24 giờ/ngày. Nhưng nếu bạn biết cách phân bổ và sử dụng thời gian hiệu quả thì chắc chắn năng suất làm việc sẽ cao hơn và bạn có thể sống tận hưởng nhiều hơn đấy. Hãy cùng Prudential khám phá 9 cách “hack” thời gian sau đây nhé! Show
Mỗi tối trước khi đi ngủ, bạn hãy lập sẵn “to-do-list” (những việc cần hoàn thành) cho ngày hôm sau. “To-do-list” sẽ nhắc bạn cần phải làm gì và nên phân bổ thời gian như thế nào cho từng việc. Lần lượt hoàn thành những việc này sẽ giúp bạn từng bước đạt được các mục tiêu từ công việc hằng ngày đến những kế hoạch trong tương lai đấy. >>> Tham khảo ngay: Cách xác định và lập kế hoạch hoàn thành mục tiêu cá nhân Bí quyết hack thời gian thành công chính là quyết định phân bổ thời gian sao cho hiệu quả dựa trên mức độ ưu tiên của công việc. Bạn có thể phân bổ công việc thành ba hạng mục để biết việc nào cần được ưu tiên:
Buổi sáng thường là khi chúng ta nhiều năng lượng nhất, đầu óc minh mẫn nhất, tinh thần sảng khoái nhất, nên hãy dành những giờ đầu tiên trong ngày để hoàn thành các công việc quan trọng nhằm đạt kết quả tốt nhất. Các công việc bạn nên làm vào buổi sáng là sắp xếp các cuộc họp thảo luận ý tưởng với đồng nghiệp, đàm phán hay thỏa thuận với đối tác, lên ngân sách dự trù cho dự án sắp tới… Mỗi người sẽ có một khung thời gian làm việc hiệu quả hơn hẳn các khung giờ khác. Có người tập trung tốt nhất vào buổi sáng, có người là tầm 3-4 giờ chiều; lại có người thấy mình tỉnh táo nhất khi làm việc vào giờ ăn trưa trong văn phòng yên tĩnh. Hãy quan sát hiệu quả làm việc của bản thân vào từng khung giờ khác nhau trong ngày để tìm ra “giờ vàng” của mình. Sau đó bạn hãy cố gắng sắp xếp làm những việc cần sự tập trung, tỉnh táo, sáng tạo nhất vào khung giờ này. >>> Đừng bỏ lỡ: Cơ thể của chúng ta hoạt động như thế nào trong vòng 24 giờ?  Lúc làm việc thì nên tắt mạng xã hội (trừ khi đó là một phần của công việc). Chuyện kiểm tra các like, comment mới từ bạn bè chỉ mang tính giải trí thôi, không quan trọng, cũng chẳng gấp gáp, nên hãy chỉ làm khi rảnh. Bạn sẽ không thể nào tập trung làm việc khi mà Facebook, Instagram liên tục gửi thông báo mời gọi sự chú ý của bạn. Việc trả lời email ngay tức khắc sẽ khiến bạn mất tập trung làm các bản báo cáo, nghĩ ý tưởng. Mỗi ngày làm việc, bạn chỉ nên kiểm tra và trả lời email khoảng 4-6 lần. Bạn có thể đặt ra thời gian trả lời mail cố định (9 giờ sáng, 11 giờ sáng, 3 giờ chiều, 5 giờ chiều) hoặc trả lời email mỗi hai tiếng một lần. Sau khi bạn giải quyết xong các email đó, hãy thoát khỏi hộp thư để không bị email mới làm phiền trong lúc tập trung làm các việc khác. Nếu đồng nghiệp hay đối tác có việc gấp cần sự hỗ trợ của bạn thì họ sẽ nhắn tin, gọi điện thoại ngay thôi. Tập thể dục hay thiền không chỉ tốt cho sức khoẻ và trí não, mà còn là cách để bạn tăng khả năng tập trung của mình. Nếu có thể thì bạn nên sắp xếp rèn luyện vào buổi sáng để khởi động ngày mới. Còn nếu thời gian biểu không cho phép, bạn có thể tập vào chiều tối và cuối tuần. Mỗi lần tập chỉ cần khoảng 30 phút thôi là đủ hữu ích rồi. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, cứ mỗi 52 phút tập trung thì bạn nên nghỉ ngơi khoảng 17 phút. Tất nhiên, trong thực tế thì chẳng phải ai cũng có thể thảnh thơi và tự do như vậy, nhưng bạn vẫn nên sắp xếp để xả hơi một quãng ngắn sau khi hoàn thành một phần nhỏ công việc. Cơ thể và trí não chúng ta giống như một cái máy, nếu bạn cứ làm việc hoài hoài không ngơi nghỉ thì sẽ giảm năng suất. Khi cảm thấy đầu óc trống trơn, thay vì ép bản thân phải tiếp tục, bạn nên dành 10 đến 15 phút nghe nhạc thư giãn, đọc vài trang sách, hoặc lên YouTube tìm kiếm các video về đề tài liên quan đến công việc hoặc sở thích để tìm cảm hứng. Những giây phút nghỉ ngơi này sẽ kích thích trí sáng tạo của bạn, giúp tăng hiệu quả công việc. >>> Có thể bạn quan tâm: Điều kỳ diệu từ 5 phút thư giãn sẽ khiến bạn ngạc nhiên Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng một bàn làm việc bề bộn sẽ dễ làm cho chúng ta xao nhãng, mất tập trung. Và khi mất tập trung thì chúng ta sẽ tiêu hao nhiều thời gian hơn để hoàn thành một công việc, hoặc tệ hơn là chúng ta sẽ không thể làm xong việc. Vì vậy, hãy xắn tay áo lên và sắp xếp lại góc làm việc của bạn. Dọn dẹp các ngăn kéo, xem món đồ hay giấy tờ nào không cần thiết thì huỷ đi. Phân loại các tập hồ sơ và cất gọn vào tủ. Dọn trống mặt bàn và thanh lý ngay những món đồ trang trí rườm rà không cần thiết. Tham khảo cách sắp xếp bàn làm việc từ “phù thủy dọn nhà” Marie Kondo để có góc làm việc hiệu quả hơn tại đây. >>> Xem thêm: Thời gian biểu lý tưởng cho một ngày làm việc ở nhà
Quy trình đào tạo hội nhập đối với nhân sự mới được đánh giá là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp dù hoạt động ở trong lĩnh vực nào. Vậy doanh nghiệp cần làm gì để nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc và xây dựng một quy trình đào tạo hội nhập thành công? Quy trình đào tạo nhân viên mới là gì?Tham khảo thêm: >> Xây dựng quy trình đào tạo nhân sự toàn diện chỉ với 5 bước >> Quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh chuẩn cho nhà quản lý >> 5 bước xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới chuẩn nhất Chúng ta có thể hiểu, quy trình đào tạo nhân viên mới là quãng thời gian đầu tiên và vô cùng quan trọng để doanh nghiệp hỗ trợ nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với môi trường mới. Nhằm giúp xóa bỏ sự bỡ ngỡ của nhân viên mới, giúp gắn kết nhân viên mới với doanh nghiệp tuyển dụng . Đồng thời, giúp phát huy được năng lực của bản thân, đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp. Tại sao cần phải đào tạo nội bộ cho nhân viên mới?Có thể nói, sau khi tuyển dụng được người phù hợp thì quy trình đào tạo cho nhân viên mới đòi hỏi cần có sự chuẩn bị chu đáo và cẩn thận. Nếu nhà quản lý xây dựng được cho mình quy trình đào tạo nhân viên mới hội nhập hiệu quả thì có thể phát huy được năng lực tối ưu của đội ngũ nhân viên, giữ chân được nhân viên cũng như thỏa mãn và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Mọi doanh nghiệp đều cần phải xây dựng riêng cho doanh nghiệp mình một quy trình đào tạo nội bộ phù hợp với đặc thù của công ty. Giảm thiểu chi phí và thời gian đào tạoQuy trình đào tạo nhân sự sẽ giúp nhân viên mới thích nghi công việc mới một cách nhanh chóng. Từ đó, giảm thiểu thời gian hướng dẫn cho người quản lý, nhân viên mới bắt nhịp với công việc và hòa vào dòng chảy công việc nhanh hơn. Tối ưu năng lực bản thân và doanh số từ nhân viênQuy trình đào tạo nhân sự mới giúp nhân viên nhận thức được vị trí, tầm quan trọng của mình. Mỗi quy trình đào tạo nhân viên mới tại mỗi bộ phận cùng với những quy trình đào tạo nhân viên là khác nhau. Đặc biệt, quy trình đào tạo nhân viên bán hàng giúp phát huy khả năng, chuyên môn nghiệp vụ của từng người. Từ đó, tạo ra động lực hăng say làm việc, phát triển bản thân và quan trọng nhất là giúp nâng cao doanh số cho doanh nghiệp. Xây dựng môi trường làm việc lành mạnhChưa dừng lại ở đó, quy trình đào tạo hội nhập có tác dụng mở rộng các lợi ích thiết thực như nhân viên mới học hỏi từ những nhân viên có trình độ và kinh nghiệm. Từ đó, nâng cao ý thức làm việc tập thể, tác phong nơi đông người, luôn niềm nở với khách hàng. Rộng ra, một quy trình tối ưu sẽ giúp xây dựng môi trường làm việc lành mạnh cùng phát triển, tăng thêm sự hài lòng của nhân viên. Doanh nghiệp cần làm gì để quy trình đào tạo hội nhập thành công?Rõ ràng, mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc điểm riêng nên không thể áp dụng một quy trình đào tạo nhân viên chung cho tất cả các doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình 5 bước để có một quy trình đào tạo hội nhập thành công cho riêng mình. 1. Lập danh sách đầu việcLập một danh sách liệt kê các thông tin cần làm cho từng vai trò chức danh hoặc toàn công ty. Nhà quản lý cần đảm bảo danh sách này cung cấp đủ các thông tin cần thiết đến từng nhân viên mới ngay từ ngày nhận việc đầu tiên. Các thông tin bao gồm như: quy chế, nội quy, sổ tay nhân viên viên, quy trình làm việc, danh sách chương trình huấn luyện & đào tạo hội nhập,… để nhân viên mới cần ghi nhận và thực hiện 2. Chuẩn bị trước và sau khi nhân viên nhận việcBước tiếp theo, phòng nhân sự cần đảm bảo đã thông báo đến các bộ phận về sự kiện chào đón nhân viên mới. Tránh trường hợp có bộ phận không nắm rõ thông tin, gây ra tình huống ngượng ngùng. Đi kèm danh sách công việc cần thực hiện tại mỗi bộ phận, nhà quản lý cũng nên đưa ra quy định rõ thời gian cần hoàn tất từng công việc đó. Nhà quản lý cũng đảm bảo phải theo dõi tình trạng thực hiện để nắm được tiến độ quá trình đào tạo nhân sự mới. Danh sách công việc này nhà quản lý có thể chia làm hai giai đoạn: trước khi nhân viên nhận việc và sau khi nhân viên nhận việc. 3. Cung cấp tài nguyên trong môi trường làm việcBước tiếp theo, cung cấp tài nguyên trong môi trường làm việc cho nhân viên. Cần đảm bảo nhân viên có được sự trợ giúp đầy đủ từ mọi công cụ, dụng cụ, thiết bị, tài nguyên hạ tầng, phần mềm nghiệp vụ & nguồn lực (nếu có). Kế đến, bản mục tiêu công việc cần thực hiện trong giai đoạn thử việc cần được chuẩn bị sẵn sàng ngay từ ngày đầu tiên nhân viên mới nhận việc. 4. Cung cấp danh sách thông tin liên lạcNhà quản lý nên ghi nhớ việc cung cấp danh sách thông tin liên lạc cho nhân viên mới. Kèm với đó là danh sách liên hệ khẩn cấp quy trình (nếu có) với các bộ phận khác. Đây là thông tin quan trọng mà nhân viên mới có thể sẽ cần trong quá trình làm việc. Do đó nhà quản lý có thể cập nhật chúng vào một file online và share quyền truy cập cho nhân viên mới, để tránh trường hợp thất lạc hoặc sai thông tin. 5. Khảo sát mức độ hài lòng nhân viên mớiCuối cùng chính là khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên mới. Bước này bao gồm:
Phòng Nhân sự và nhà quản lý có thể chia các cột mốc để thực hiện khảo sát như: 7 ngày đầu tiên, 30 tiếp theo … Từ thông tin đa chiều này, sẽ hiểu được mức độ làm quen của nhân viên mới, hiiểu được nhân viên mới có nắm bắt công việc kịp thời hay các vấn đề cần hỗ trợ. Thông tin này còn giúp nhà quản lý cải tiến quy trình hội nhập thường xuyên và hiệu quả hơn cho các lớp nhân viên mới tiếp theo của doanh nghiệp. Giải pháp cho quy trình đào tạo hội nhập hiệu quả cho nhà quản lýTham khảo thêm: >> Mẫu các chương trình đào tạo cho nhân viên cho doanh nghiệp >> Xây dựng nội dung đào tạo nhân viên mới cho doanh nghiệp >> Cẩm nang quản trị nhân sự thời đại số hiệu quả dành cho nhà quản lý Để quy trình đào tạo hội nhập hiệu quả, nhà quản lý cần có những giải pháp cụ thể và chi tiết. Ví dụ, chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết về chính sách, quy định cần phổ biến cũng như các công cụ và thiết bị cần có phục vụ cho công việc của các nhân viên mới để tránh sự lúng túng, thiếu chuyên nghiệp trong công việc chào đón nhân viên mới. Nhà quản lý cần thể hiện được giá trị văn hoá doanh nghiệp năng động thân thiện và gắn kết để nhân viên mới. Xây dựng ấn tượng ban đầu, tích cực và có sự hứng thú mong muốn được phát triển trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Để hiểu được sở thích của nhân viên, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng bài test trắc nghiệm tính cách ngay từ khâu tuyển dụng. Từ đó, xây dựng chương trình hội nhập phù hợp. Trong đó, không thể bỏ qua công cụ test online TestCenter.vn với kho đề thi đa dạng. Ví dụ như trắc nghiệm tính cách MBTI, DISC, trắc nghiệm trí thông minh MI, IQ, EQ và nhiều đề test chuyên môn như Marketing, Sales, IT,… Kết luậnHy vọng những thông tin hữu ích trong bài viết này đã giúp nhà quản trị và doanh nghiệp có thêm những hướng dẫn chi tiết để thực hiện quy trình đào tạo hội nhập thành công. TestCenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)… Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter. |
