Hiện nay, giao việc cho nhân viên cấp dưới sao cho hiệu quả là vấn đề đau đầu của nhiều nhà quản lý. Bởi mỗi nhiệm vụ hay dự án nào để hoàn thành đúng thời hạn cũng nhờ vào kỹ năng giao việc và ủy quyền công việc của nhà quản lý. Vậy làm thế nào để giao việc một cách hiệu quả và những vấn đề băn khoăn khác, hãy cùng PMS xem tiếp ngay tại bài viết bên dưới nhé. Show
Mục lục Kỹ năng giao việc là cách truyền đạt thông tin và phân chia nhiệm vụ theo đúng vai trò, khả năng của mỗi nhân viên trong tổ chức. Khi giao việc hiệu quả sẽ giúp các nhà quản lý giảm bớt gánh nặng công việc để đảm bảo công việc luôn được hoàn thành đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng. Ngoài ra, đây còn là cơ hội để nhân viên cấp dưới được phát triển bản thân cũng như học được cách chủ động trong công việc.  \>> Xem ngay: Kỹ năng mềm là gì? Các kỹ năng mềm cần thiết và quan trọng 2. Lợi ích khi giao việc đúng cho nhân viên cấp dướiKhi biết giao việc cho cấp dưới hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho nhà quản lý, cụ thể như: 2.1 Giảm tải công việc cho nhà quản lýGiao việc một cách hiệu quả giúp nhà quản lý thời gian và nguồn nhân lực để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Điều này giúp nâng cao hiệu suất công việc và tạo điều kiện cho họ có thêm thời gian cho cuộc sống cá nhân. 2.2 Tạo điều kiện phát triển cho nhân viênViệc phân công công việc phù hợp tạo cơ hội cho nhân viên phát triển và phát huy tối đa năng lực cũng như kỹ năng cá nhân. Khi được giao nhiệm vụ phù hợp với khả năng, nhân viên sẽ tự tin hơn và có động lực để hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất. Đặc biệt, khi họ đạt được kết quả xuất sắc và nhận được sự công nhận cũng như niềm tin từ các quản lý và đồng nghiệp, điều này sẽ thúc đẩy họ tham gia vào các nhiệm vụ mang đầy thách thức trong tương lai. 2.3 Tạo sự gắn kết với nhân viênKhi nhiệm vụ được giao một cách rõ ràng và cụ thể, nhân viên sẽ hiểu rõ về trách nhiệm của mình và những mong đợi mà tổ chức đặt ra. Điều này giúp xác định mục tiêu cụ thể và đảm bảo rằng họ hiểu rõ việc cần làm và phương pháp để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất. Giao việc một cách hiệu quả không chỉ là việc phân công, mà còn bao gồm việc đánh giá và công nhận nỗ lực của nhân viên. Khi công việc được đánh giá và công nhận đúng giá trị của nó, nhân viên cảm nhận được sự tôn trọng và thấy mình đóng góp quan trọng vào tổ chức. Để đánh giá thành tích và công nhận nỗ lực nhân viên hiệu quả, chúng tôi giới thiệu đến cho các bạn Khóa học xây dựng hệ thống đánh giá thành tích KPIs được nhiều Học viên đánh giá cao, được giảng dạy bởi nhiều chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm. Vui lòng xem thông tin chương trình tại đây 2.4 Tạo ra sự tổ chức chặt chẽ trong công việcKỹ năng giao việc hiệu quả giúp mỗi người tổ chức và sắp xếp công việc theo một cách có hệ thống. Nó cho phép xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, chia công việc thành các giai đoạn. Điều này giúp mỗi cá nhân có cái nhìn toàn diện về công việc và tạo ra một kế hoạch chi tiết để hoàn thành nhiệm vụ một cách có tổ chức. 2.5 Tăng năng suất và hiệu quả công việcKhi nhiệm vụ được giao cho người phù hợp với năng lực của họ, nhân viên có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Điều này mang lại lợi ích cho doanh nghiệp với việc tiết kiệm thời gian và chi phí, cũng như nâng cao năng suất và hiệu quả trong công việc. 3. Tổng hợp 9 cách giao việc cho nhân viên cho nhà quản lý3.1 Thúc đẩy tinh thần, động viên trước khi giao việcTrước khi quyết định giao nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới, nhà quản lý cần thúc đẩy tinh thần, tạo động lực cho nhân viên. Cụ thể, việc này bao gồm việc liệt kê các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên cùng với hướng dẫn chi tiết. Điều này giúp nhân viên có cái nhìn rõ ràng về những gì cần làm, có mục tiêu để hoàn thành công việc tốt hơn. Hơn thế nữa, việc thông báo rõ ràng về các chế độ thưởng liên quan đến nhiệm vụ cụ thể cũng quan trọng. Điều này sẽ là nguồn động lực tinh thần lớn giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn nhiều lần. \>> Xem ngay: Các kỹ năng lãnh đạo cần có để gắn kết với nhân viên 3.2 Giao việc đúng ngườiTiêu chuẩn hàng đầu khi quyết định giao việc cho ai đó là kỹ năng chuyên môn và trách nhiệm đối với công việc. Hai yếu tố này cần đi đôi với nhau vì nếu người được chọn có kinh nghiệm mà thiếu tinh thần trách nhiệm, điều này có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. 3.3 Phân chia việc theo đúng năng lựcĐây là một nguyên tắc cực kỳ quan trọng trong kỹ năng giao việc, vì nó đảm bảo rằng công việc được hoàn thành hiệu quả và đúng thời hạn. Quan trọng nhất là việc quản lý cần nhận ra điểm mạnh và yếu của từng nhân viên. Khi nhiệm vụ được giao phù hợp với năng lực, nhân viên sẽ có đủ khả năng để hoàn thành công việc mà không gặp áp lực hoặc căng thẳng do công việc vượt ngoài chuyên môn của họ. Điều này giúp họ phát triển tối đa năng lực, nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng của họ với công việc của mình. 3.4 Phân chia công việc rõ ràng, cụ thểKhi nhiệm vụ được phân chia cụ thể và rõ ràng, từng thành viên sẽ hiểu rõ trách nhiệm của mình, gia tăng sự tập trung và hiệu suất làm việc. Điều này cũng giúp ngăn chặn xung đột, tình trạng không hài lòng và đảm bảo rằng không có công việc nào bị bỏ sót. 3.5 Đưa ra thời gian hoàn thành công việcBên cạnh việc phân chia công việc rõ ràng ở trên, để nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, quan trọng nhất là phải xác định rõ các yêu cầu bao gồm cả mục tiêu và thời hạn hoàn thành công việc. Điều này sẽ giúp họ có những định hướng cơ bản trước khi bắt tay vào công việc. Giao việc không chỉ đơn thuần là phân công công việc mà quan trọng nhất là việc định hướng cho công việc và phát triển năng lực của họ. Quan trọng là bạn có thể theo dõi và tạo điều kiện để nhân viên phát huy hết tiềm năng của họ. \>>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian là gì? 8 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả 3.6 Thường xuyên đánh giá, giám sát tiến độ công việcKhi thường xuyên kiểm tra, giám sát và cập nhật tiến độ công việc, nhà quản lý có thể nắm bắt được tình hình thực tế và phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh, từ đó áp dụng các biện pháp xử lý phù hợp. Điều này đảm bảo việc hoàn thành công việc đúng tiến độ, đúng chất lượng và đáp ứng mục tiêu đề ra. Hơn nữa, điều này còn giúp nhà quản lý hiểu rõ về năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên. Nhờ điều này, họ có thể đưa ra các định hướng phù hợp để giúp nhân viên phát triển và hoàn thiện bản thân hơn. 3.7 Đưa ra feedbackNgoài việc theo dõi tiến độ công việc, quản lý cũng cần feedback và đề xuất cho nhân viên sau khi họ hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Nếu dự án không hoàn thành như mong đợi, đừng ngần ngại đưa ra phản hồi mang tính xây dựng cho họ. Điều này sẽ giúp nhân viên học hỏi và cải thiện bản thân trong những nhiệm vụ sau này. Với một dự án hoàn thành, nhà quản lý nên chia sẻ những phản hồi tích cực, đánh giá nỗ lực của nhân viên và chia sẻ những chiến lược hay bí quyết giúp họ cải thiện và hoàn thành công việc tốt hơn trong tương lai. 3.8 Ghi nhận kết quả làm việcSau khi hoàn thành các nhiệm vụ, nhà quản lý có thể ghi lại kết quả và công sức cho người thực hiện các nhiệm vụ được giao. Hành động này thể hiện sự ghi nhận, tin tưởng và đánh giá cao từ bạn đối với họ. 3.9 Xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viênMột môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ sẽ thúc đẩy sự hài lòng, tăng động lực và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Mối quan hệ tốt giữa nhân viên và quản lý sẽ tạo ra sự hài lòng và cam kết từ phía nhân viên. Khi họ cảm thấy được tôn trọng, lắng nghe và đánh giá công bằng, họ sẽ phát triển một tinh thần gắn bó với công ty và có xu hướng làm việc chăm chỉ hơn. Với kỹ năng giao việc hiệu quả, các nhà quản lý có thể cùng với nhân viên cấp dưới của mình hoàn thành công việc hiệu quả, đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng công việc. |
