(c) Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm CRM - Các khách hàng dữ liệu tiềm năng (leads) chưa thành lập một mối quan hệ nào, nó chứa thông tin có giá trị để nhận thấy một cơ hội bán hàng trong tương lai.
- Các dữ liệu tiềm năng có thể lấy được từ các nguồn: -
Online: Email, Facebook, Instagram, Zalo, các trang mạng xã hội,… -
Offline: Nguồn trực tiếp thông qua các event, workshop,... a. Tạo mới các dữ liệu tiềm năng - Bước 1: Bạn chọn “Dữ liệu tiềm năng” trên Danh mục của phần mềm CRM. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách dữ liệu tiềm năng đã được tạo.
- Bước 2: Kích chọn “Tạo” để tạo mới dữ liệu tiềm năng. Với các thông tin bạn đã thu thập được từ các nguồn khác nhau, bạn sẽ nhập vào hệ thống để tạo thành một dữ liệu tiềm năng.
- Bước 3: Nhập các thông tin về khách hàng tiềm năng đã thu thập được lên phần mềm CRM
Tại đây bạn cần lưu ý các trường sau:
- Trường “Dữ liệu tiềm năng”: Nhập mô tả dữ liệu tiềm năng (bắt buộc nhập)
- Tên Công ty: Tên của công ty của khách hàng tiềm năng
- Địa chỉ: Nhập địa chỉ chi tiết của khách hàng (Số nhà, đường, thành phố, tỉnh, quốc gia ...)
- Trang web: Trang web của KH (nếu có)
- Nhân viên bán hàng: Người sẽ được chỉ định chăm sóc khách hàng
- Đội ngũ bán hàng: Có thể là phòng ban, cửa hàng hoặc khu vực
- Tên liên hệ: Là tên dữ liệu tiềm năng đại diện cho nguồn dẫn
- Tiêu đề: có thể lựa chọn danh xưng: Ông, Bà, Chị, Anh, Em…
- Email: Là địa chỉ thư của khách hàng/người liên hệ
- Chức vụ: Điền thông tin về chức danh của khách hàng/người liên hệ
- Điện thoại: Điền thông tin số điện thoại của khách hàng/người liên hệ
- Số di động: Số điện thoại của khách hàng/người liên hệ
- Độ ưu tiên: Xác định được mức độ ưu tiên để nhân viên chăm sóc KH nắm được, hỗ trợ quá trình chăm sóc KH hiệu quả
- Từ khóa: Giúp tìm kiếm nhanh dữ liệu tiềm năng
- Ghi chú nội bộ: là những ghi chú thêm cần lưu ý trong quá trình ghi nhận và theo dõi nguồn dẫn
- Các thông tin thêm:
- Công ty: Công ty của khách hàng tiềm năng - Chiến dịch: khách hàng tiềm năng đến từ chiến dịch marketing nào - Trung gian: Phương thức để chuyển giao thông tin - Nguồn: nguồn thu thập khách hàng tiềm năng Lưu ý: Nếu nguồn dẫn từ 1 công ty cụ thể và có đại diện thì khi đến bước tạo khách hàng liên quan đến nguồn dẫn, 2 đối tượng tương ứng sẽ được tạo ra trong danh sách khách hàng: - Công ty - Đại diện của công ty: Địa chỉ mail và số điện thoại b. Chỉnh sửa thông tin của khách hàng tiềm năng trên phần mềm CRM Mục đích: Để sửa các thông tin một khách hàng tiềm năng sẵn có, thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Bạn chọn tiềm năng cần Sửa
- Bước 2: Bạn kích nút “Sửa” và thực hiện sửa các thông tin của dữ liệu tiềm năng
- Bước 3: Bạn kích chọn “Lưu” để lưu lại dữ liệu tiềm năng đã chỉnh sửa c. Xóa dữ liệu tiềm năng trong phần mềm CRM Mục đích: Xóa các dữ liệu tiềm năng dư thừa, nguồn dẫn sai thông tin. - Bước 1: Bạn chọn dữ liệu tiềm năng trên danh mục - Bước 2: Check chọn “Các dữ liệu tiềm năng” cần xóa. Chọn “Hành động” rồi chọn “Xóa”.
(ii) Chuyển Dữ liệu tiềm năng thành Cơ hội - Cơ hội (Opportunity) trong phần mềm CRM Odoo là đại diện cho một hợp đồng dữ liệu tiềm năng. - Mỗi Cơ hội phải được theo dõi, đánh giá bởi một nhân viên bán hàng hoặc một đội ngũ bán hàng. Ngoài ra bạn cũng có thể theo dõi một cơ hội xem nó đã được tạo Báo giá chưa hay đang bị Hủy . - Mục đích: Sau quá trình đánh giá và nhận thấy các dữ liệu tiềm năng có cơ hội cao hơn, thì người quản trị chuyên biệt chăm sóc cho dữ liệu tiềm năng đó sẽ chuyển các dữ liệu tiềm năng đó thành cơ hội. - Bước 1: Bạn chọn Dữ liệu tiềm năng có thể trở thành Cơ hội
- Bước 2: Bạn kích vào “Chuyển thành cơ hội”.
Đối với hoạt động chuyển dữ liệu tiềm năng thành cơ hội bạn cần lưu ý các thông tin sau về cách dùng chức năng phần mềm CRM: - Hành động chuyển đổi: Hệ thống đưa ra hai lựa chọn
+ Chuyển thành cơ hội: Tạo mới một cơ hội từ dữ liệu tiềm năng hiện tại
+ Hợp nhất cơ hội đã tồn tại: Với một dữ liệu tiềm năng gồm các thông tin trùng với một cơ hội đã tồn tại, khi bạn lựa chọn hành động này thì hệ thống sẽ chuyển dữ liệu tiềm năng thành cơ hội và hợp nhất cơ hội vừa tạo với cơ hội đã tồn tại thành một. + Nhân viên bán hàng: Chỉ định nhân viên sẽ trực tiếp quản lý, chăm sóc cơ hội hiện tại
+ Đội ngũ bán hàng: Chỉ định nhóm bán hàng cho việc chăm sóc khách hàng - Khách hàng: hệ thống cung cấp tính năng liên kết khách hàng với cơ hội
+ Liên kết với một khách hàng đã tồn tại: Hoạt động này sẽ chỉ định đến một khách hàng đã tồn tại trên hệ thống
+ Tạo mới một khách hàng: Tạo một khách hàng mới từ chính cơ hội hiện tại
+ Không liên kết tới một khách hàng: Bạn chọn hoạt động này thì khi chuyển dữ liệu tiềm năng thành cơ hội sẽ không chỉ định đến khách hàng nào.
- Bước 3: Bạn kích nút “Tạo cơ hội”. Khi đó dữ liệu tiềm năng sẽ chuyển thành một cơ hội mới Sau khi tiềm năng được chuyển thành cơ hội thì việc chăm sóc cơ hội sẽ sát sao hơn, quy trình chặt chẽ hơn, để phục vụ cho việc quản lý một các dễ dàng hơn, hệ thống ứn dụng -CRM - phần mềm ERP cung cấp một tính năng qua cách nhìn Kanban kéo thả.
Việc tạo ra các giai đoạn sẽ giúp bạn hiểu rõ được tình hình hiện tại để có một cái nhìn rõ hơn về cơ hội và đi đến các hoạt động kế tiếp như thế nào.
Các giai đoạn của cơ hội bao gồm: - Tạo mới – Bạn có thể tạo mới 1 cơ hội mà không cần qua giai đoạn dữ liệu tiềm năng
- Thẩm định – Xác định nhu cầu của họ. Sau giai đoạn này kết quả mong đợi là:
- Nhu cầu mua đã được xác nhận. - Kinh phí đã được xác nhận. - Đề xuất - Thảo luận về một số giải pháp để xác định nhu cầu khách hàng và đưa ra giải pháp cụ thể để trả lời các nhu cầu đó. Sau giai đoạn này kết quả mong đợi là:
- Đề xuất đã được thông qua. - Đưa ra quyết định xác nhận việc quan tâm mua hàng của khách hàng. - Đưa ra mức giá sơ bộ. - Đàm phán - Gửi đề xuất cuối cùng cho khách hàng và bắt đầu đàm phán. Sau giai đoạn này kết quả mong đợi là:
- Kết thúc đàm phán. - Các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng. - Gửi hợp đồng chờ ký. - Thắng/Thua – Giai đoạn cuối cùng của Cơ hội. Sau giai đoạn này kết quả mong đợi là:
- Hợp đồng được ký hoặc không. - Chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Hệ thống cho phép người dùng có thể tạo mới cơ hội không phải thông qua các dữ liệu tiềm năng. - Bước 1: Nhấp chọn vào “Cơ hội” trên danh mục “Bán Hàng”.
- Bước 2: Nhấp chọn dấu cộng trên cột “Mới” và thêm thông tin cơ hội rồi nhấn “Thêm”.
2) Sửa cơ hội - Bước 1: Kích vào cơ hội cần sửa trong giao diện danh mục Cơ hội.
- Bước 2: Nhấn “Sửa” và thêm/sửa những thông tin cần sửa trong Cơ hội.
Bạn chú ý các thông tin: - Cơ hội: Mô tả cơ hội
- Doanh thu mong đợi: Nếu bạn có ước tính doanh thu mà cơ hội này sẽ mang đến và nhập vào trường này.
- Xác suất: Ước tính xác suất đạt được doanh thu mong đợi từ cơ hội hiện tại
- Khách hàng: Cơ hội này liên quan đến KH/Công ty nào.
- Đóng được dự kiến: Dự kiến ngày mà cơ hội được đánh dấu là chiến thắng
- Nhân viên bán hàng: Nhân viên sẽ theo dõi và phụ tráchs cơ hội này
- Đội ngũ bán hàng: Nhóm bán hàng sẽ phụ trách cơ hội này
- Độ ưu tiên
- Từ khóa: Tìm kiếm nhanh cơ hội bằng từ khóa này
- Báo giá mới: Click vào báo giá mới cho phép người dùng tạo một báo giá cho khách hàng
- Đánh dấu thắng: Cơ hội thắng, đơn hàng được bán và hoàn thành mục tiêu tư vấn
- Đánh dấu thất bại: Cơ hội thất bại, cho phép bạn chọn lý do thất bại đã được cấu hình
- Cuộc gặp: Cho phép bạn đặt lịch các công việc cần làm với khách hàng tại mỗi giai đoạn để thông báo và nhắc lịch để hoàn thành công việc tư vấn với khách hàng nếu cần.
- Ngoài ra bạn có thể di chuyển cơ hội của mình về các giai đoạn để tăng tỷ lệ thành công của cơ hội.
- Ngoài ra bạn có thể di chuyển cơ hội bán hàng của mình giữa các giai đoạn một cách nhanh chóng.
Tổng quan cơ hội: Ngoài ra nhìn vào chuỗi cơ hội, chúng ta hiển thị các cơ hội đang ở các giai đoạn khách nhau, đồng thời nhìn thấy được lịch hẹn đang ở trạng thái bị chậm trễ, tương lai, và hiện tại của khách hàng
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng của cơ hội cần xóa và nhấn vào “Xóa”
(iv) Cách sử dụng báo giá trong phần mềm chăm sóc khách hàng CRM Cơ hội qua quá trình chăm sóc và đàm phán thành công, ta có thể tiến hành tạo báo giá từ cơ hội đó.
- Bước 1: Kích vào 1 cơ hội. Trên form cơ hội, kích vào “Báo giá mới”
- Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị Báo giá với những thông tin tương ứng từ cơ hội
Từ đây bạn có thể nhập thông tin chi tiết cho báo giá và gửi đến cho KH. (Chi tiết gửi báo giá và bán hàng xem mục Bán hàng)
| 
