Hướng dẫn pre populate google form from spreadsheet - điền trước biểu mẫu google từ bảng tính

Tìm hiểu cách đặt trước các câu trả lời trong các biểu mẫu của Google bằng cách sử dụng dữ liệu từ một tờ Google và gửi các biểu mẫu Google được sử dụng trước dưới dạng email được cá nhân hóa.

Các biểu mẫu của Google, trong đó một số trường trong biểu mẫu được đông dân cư với các câu trả lời bạn đã có, làm cho quá trình điền vào các biểu mẫu của bạn dễ dàng hơn và nhanh hơn.

1. Danh bạ của bạn có nhiều khả năng điền vào biểu mẫu vì họ mất ít thời gian hơn để họ hoàn thành các trường còn lại.
2. Người trả lời biểu mẫu ít có khả năng nhập dữ liệu không chính xác vào các trường, như ID nhân viên, được sử dụng trước.
3. Các hình thức cảm thấy cá nhân hơn khi mọi người nhìn thấy tên của họ và thông tin được cá nhân hóa khác được điền trước trong biểu mẫu.

Tạo các biểu mẫu Google đầy đủ với Google Sheets

Hướng dẫn video từng bước này giải thích cách bạn có thể tạo các biểu mẫu Google đầy đủ với thông tin động từ một tờ Google. Sau đó, bạn có thể sử dụng Mail Merge hoặc Document Studio để tự động gửi các biểu mẫu được đặt sẵn cho các liên hệ của bạn với số lượng lớn với Gmail.

Trong ví dụ của chúng tôi, tổ chức duy trì cơ sở dữ liệu nhân viên của họ trong bảng tính Google và họ muốn cung cấp cho nhân viên một tùy chọn để tự cập nhật chi tiết của họ trong bảng tính với sự trợ giúp của các mẫu Google.

Nếu bạn nhìn vào hồ sơ nhân viên trong tờ Google một cách cẩn thận, bạn sẽ thấy rằng chỉ có một số chi tiết của nhân viên bị mất trong tờ. Đây là một trường hợp sử dụng hoàn hảo để sử dụng các biểu mẫu của Google vì nó là lãng phí năng suất của nhân viên nếu chúng tôi gửi cho họ một biểu mẫu Google trống và yêu cầu chúng phải điền vào mọi trường.

Chẳng hạn, ở hàng số 2, chúng tôi biết vị trí và giới tính của Angus nhưng ngày sinh của anh ấy không có sẵn trong hồ sơ của chúng tôi. Đối với hàng số 4, ID nhân viên và email được biết đến nhưng các chi tiết khác của Kiran đã bị thiếu.

Tạo biểu mẫu Google

Để xây dựng quy trình công việc này, chúng tôi sẽ tạo một biểu mẫu Google với các trường tương ứng với các cột trong trang Google nguồn. Ở đây, cách thức hình thức cuối cùng trông như thế nào:

Tạo liên kết biểu mẫu được đặt sẵn

Bên trong trình soạn thảo Google Form, nhấp vào menu 3 DOT Chọn tùy chọn Get pre-filled link. Ở đây, điền vào mọi trường bằng dữ liệu giả dễ nhận biết và thay thế sau. Khi các trường đã được điền, nhấp vào nút Get Link để tạo liên kết được đặt sẵn và sao chép nó vào bảng tạm của bạn.

Liên kết đến biểu mẫu Google được đặt sẵn sẽ trông giống như thế này.

https://docs.google.com/forms/d/e/xxxx/viewform
   ?entry.1808207196=EMPLOYEEID&entry.1663131167=EMPLOYEENAME
   &entry.1819275928=2020-06-03&entry.2071782719=Female
   &entry.175059757=Hyderabad

Nó dài và phức tạp nhưng nếu bạn xem xét kỹ hơn, đây chỉ đơn giản là một tập hợp các cặp tên và giá trị được thêm vào URL của Google Form. Google Forms sẽ gán một ID duy nhất cho từng trường trong biểu mẫu và chúng được gắn vào URL mẫu với giá trị đông dân của bạn.

Chẳng hạn, trường tên trong biểu mẫu Google của bạn được biểu diễn bên trong là entry.1663131167 trong URL mẫu. Nếu chúng ta thay thế giá trị tham số EMPLOYEENAME trong URL bằng một giá trị khác, điều đó sẽ được đông dân cư ở dạng Google.

Và đây chính xác là những gì chúng tôi sẽ làm để tạo các liên kết được đặt sẵn được cá nhân hóa cho tất cả các hàng trong tờ Google của chúng tôi.

Thêm các công thức biểu mẫu vào bảng Google

Bên trong bảng tính Google của bạn, hãy tạo một tờ mới và đổi tên liên kết biểu mẫu CNTT. Dán liên kết biểu mẫu Google được đặt sẵn vào ô đầu tiên (A1) của bảng trống này.

Tiếp theo, hãy quay lại bảng Google có cơ sở dữ liệu nhân viên và tạo một cột mới, giả sử liên kết Google Form.

Bây giờ chúng ta cần thay thế các giá trị giả trong liên kết được đặt sẵn của chúng ta bằng các giá trị thực tế từ các hàng trong trang tính và điều này có thể dễ dàng thực hiện với chức năng SUBSTITUTE của Google Sheets.

Chẳng hạn, chúng ta cần thay thế EMPLOYEENAME trong liên kết được đặt sẵn với các tên thật trong cột B của bảng tính. Công thức của chúng tôi sẽ là một cái gì đó như thế này:

 =SUBSTITUTE('Form Link'!$A$1, "EMPLOYEENAME", B2)

Chúng tôi sẽ cung cấp kết quả của công thức này vào một chức năng SUBSTITUTE khác để thay thế một trường khác, nói.

=SUBSTITUTE(
   SUBSTITUTE('Form Link'!$A$1, "EMPLOYEENAME", B2),
   "EMPLOYEEID", A2)

Điều này phải được lặp lại cho mọi trường được đặt sẵn trong mẫu Google.

Nếu dữ liệu được thực hiện sẵn của bạn chứa không gian, bạn cần quấn kết quả thành một chức năng thay thế khác sẽ thay thế tất cả các lần xuất hiện của không gian bằng ký hiệu cộng.

Liên kết được đặt sẵn cuối cùng của chúng tôi sẽ là:

=SUBSTITUTE(
  SUBSTITUTE(
   SUBSTITUTE(
    SUBSTITUTE(
     SUBSTITUTE(
      SUBSTITUTE('Form Link'!$A$1, "EMPLOYEEID", A2),
     "EMPLOYEENAME", B2),
    "2020-05-31",E2),
   "Female", C2),
  "Hyderabad", D2),
 " ", "+")

Bạn có thể kiểm tra quy trình công việc bằng biểu mẫu Google được đặt sẵn này sẽ viết trình gửi biểu mẫu của bạn vào một hàng mới của Google Sheet này.

Sao chép công thức Google Forms

Bạn có thể sử dụng

 =SUBSTITUTE('Form Link'!$A$1, "EMPLOYEENAME", B2)

Xử lý ngày trong các biểu mẫu của Google

Nếu bạn có kế hoạch đặt trước ngày trong biểu mẫu Google, bạn cần viết lại ngày của mình trong các bảng Google theo định dạng mà Google Forms có thể nhận ra.

Điều này rất dễ thực hiện. Chỉ cần chọn cột trong tờ Google của bạn có chứa ngày, sau đó chuyển đến menu Định dạng, chọn Số> Thêm định dạng> Định dạng ngày và giờ nhiều hơn và chọn Định dạng

 =SUBSTITUTE('Form Link'!$A$1, "EMPLOYEENAME", B2)

Cũng xem: Tạo PDF từ Google Forms

Cách gửi email liên kết biểu mẫu Google được đặt sẵn

Bạn có thể sử dụng Mail Hợp nhất với Gmail để gửi các biểu mẫu được đặt sẵn cho tất cả các địa chỉ email trong một lần từ bản thân Google.

Khi sáng tác mẫu email để hợp nhất, chọn bất kỳ văn bản nào trong thân email và chuyển đổi nó thành một siêu liên kết.Bạn có thể đặt tiêu đề của cột -

 =SUBSTITUTE('Form Link'!$A$1, "EMPLOYEENAME", B2)

Vui lòng xem hướng dẫn hợp nhất thư để tìm hiểu thêm.

Google Forms có thể tự động xuất hiện từ bảng tính không?