Hướng dẫn is there a quick way to delete duplicates in excel? - có cách nào nhanh chóng để xóa các bản sao trong excel không?

Tìm và xóa các bản sao

Dữ liệu trùng lặp đôi khi rất hữu ích, nhưng nó thường chỉ làm cho dữ liệu khó hiểu hơn. & NBSP; Tìm kiếm, làm nổi bật và xem xét các bản sao trước khi loại bỏ tốt hơn so với việc loại bỏ tất cả các bản sao trực tiếp. & NBSP;

1. Chọn phạm vi của các ô chứa các giá trị trùng lặp cần được loại bỏ. Lưu ý: Cách tốt nhất để loại bỏ các bản sao là xóa bất kỳ phác thảo hoặc phụ nào khỏi dữ liệu của bạn.Note: The best way to remove duplicates is to remove any outlines or subtotals from your data.
2. Bằng cách chọn dữ liệu> Xóa các bản sao và sau đó kiểm tra hoặc bỏ chọn các cột bạn muốn thanh lọc, bạn có thể xóa các bản ghi trùng lặp.Data > Remove Duplicates and then checking or unchecking the columns you wish to purge, you can remove duplicate records.
3. Sau đó bấm OK.click OK.

Cách xóa các giá trị trùng lặp trong Excel

Excel có một công cụ tích hợp giúp xóa các mục được lặp lại trong bộ dữ liệu của bạn. Hãy để một cái nhìn vào các bước cần tuân theo để loại bỏ các bản sao trong Excel.

• Bước 1: Đầu tiên, nhấp vào bất kỳ ô hoặc phạm vi cụ thể nào trong tập dữ liệu mà bạn muốn xóa các bản sao. Nếu bạn nhấp vào một ô duy nhất, Excel sẽ tự động xác định phạm vi cho bạn trong bước tiếp theo.click on any cell or a specific range in the dataset from which you want to remove duplicates. If you click on a single cell, Excel automatically determines the range for you in the next step.

• Bước 2: Tiếp theo, hãy xác định vị trí ‘Xóa tùy chọn trùng lặp và chọn nó. Tab dữ liệu → Công cụ dữ liệu Phần → Xóa các bản saoRemove Duplicates’ option and select it. DATA tab → Data Tools section → Remove Duplicates

• Bước 3: Một hộp thoại xuất hiện, như hình dưới đây. Bạn có thể chọn các cột bạn muốn so sánh và kiểm tra dữ liệu trùng lặp. & NBSP;

Trong trường hợp dữ liệu của bạn bao gồm các tiêu đề cột, chọn Tùy chọn Dữ liệu của tôi có tiêu đề, sau đó nhấp vào OK. & NBSP;

Khi kiểm tra tùy chọn tiêu đề, hàng đầu tiên sẽ không được xem xét để xóa các giá trị trùng lặp.

• Bước 4: Excel bây giờ sẽ xóa các hàng trùng lặp và hiển thị hộp thoại. Hộp thoại cho thấy một bản tóm tắt về số lượng giá trị trùng lặp được tìm thấy và loại bỏ cùng với số lượng của các giá trị duy nhất. & NBSP;

• Bước 5: & NBSP; Như bạn có thể nhận thấy, các bản ghi trùng lặp được xóa.

Chúng ta hãy tiến về phía trước và hiểu cách loại bỏ các bản sao trong Excel bằng tùy chọn Bộ lọc nâng cao. & NBSP;

Hiểu lọc lọc cho các giá trị duy nhất hoặc xóa các giá trị trùng lặp

Với mục tiêu để có được danh sách các giá trị duy nhất, bạn có thể lọc cho các giá trị duy nhất hoặc xóa các giá trị trùng lặp. Các nhiệm vụ phục vụ một mục đích chung. Tuy nhiên, có một sự khác biệt quan trọng. Khi lọc cho các giá trị duy nhất, các giá trị trùng lặp được ẩn tạm thời, trong khi tùy chọn xóa các giá trị trùng lặp xóa vĩnh viễn các giá trị trùng lặp.

Ngoài ra, điều quan trọng là phải hiểu rằng việc so sánh các giá trị trùng lặp phụ thuộc vào những gì xuất hiện trong ô chứ không phải là giá trị cơ bản có trong ô. Chẳng hạn, nếu hai ô có cùng giá trị ngày được định dạng là 3/9/2022 và ngày 9 tháng 3 năm 2022, chúng được coi là hai giá trị duy nhất. & NBSP;

Do đó, làm cho nó một thực hành để kiểm tra trước khi loại bỏ các bản sao. Cố gắng lọc hoặc định dạng có điều kiện các giá trị duy nhất để có được kết quả dự kiến.

Lọc cho các giá trị duy nhất

Thực hiện các bước sau để lọc cho các giá trị duy nhất:

1. Bắt đầu bằng cách chọn phạm vi của các ô. Bạn sẽ phải đảm bảo rằng ô hoạt động nằm trong một bảng.
2. Tiếp theo, bạn phải xác định vị trí và chọn tùy chọn Bộ lọc nâng cao trong nhóm Sắp xếp & Bộ lọc. & NBSP;

Tab dữ liệu → Sắp xếp & Bộ lọc Phần → Nâng cao.

Tùy chọn Sắp xếp & Bộ lọc

3. Hộp bật lên bộ lọc nâng cao sẽ xuất hiện trên màn hình của bạn. Bạn có thể thực hiện một trong các hành động sau:

• Nếu bạn phải lọc phạm vi của các ô/ bảng tại chỗ, hãy nhấp vào Lọc danh sách tại chỗ.
• Nếu bạn phải sao chép kết quả của bộ lọc vào một vị trí khác, thì hãy thực hiện các biện pháp sau:
• Nhấp vào tùy chọn Sao chép vào một vị trí khác để sao chép các giá trị. & NBSP;
• Trong hộp sao chép vào hộp vào, nhập một tham chiếu ô trong đó các giá trị kết quả phải được sao chép.
• Bạn có thể tạm thời nhấp vào tùy chọn hộp thoại sụp đổ trên mạng (& nbsp;) để ẩn cửa sổ bật lên. Sau đó, một khi bạn đã chọn một ô trên bảng tính, hãy nhấp vào tùy chọn mở rộng trên mạng ().
• Kiểm tra hộp tùy chọn ‘Bản ghi duy nhất và sau đó bấm OK.

Hộp bật lên bộ lọc nâng cao

Sử dụng tùy chọn bộ lọc nâng cao

Tùy chọn Bộ lọc nâng cao trong Excel giúp bạn lọc các giá trị trùng lặp và sao chép các giá trị duy nhất vào một vị trí khác. Nhìn vào các bước sau để tìm hiểu tùy chọn bộ lọc nâng cao hoạt động.

• Đầu tiên, nhấp vào ô hoặc phạm vi trong bộ dữ liệu mà bạn muốn xóa các bản sao. Nếu bạn nhấp vào một ô duy nhất, Excel sẽ tự động xác định phạm vi khi bạn nhấp vào Bộ lọc nâng cao.

• Xác định vị trí tùy chọn bộ lọc nâng cao.

Tab dữ liệu & NBSP; → Sắp xếp & Bộ lọc Phần → Nâng cao và nhấp vào nó.

• & nbsp; bạn sẽ thấy một hộp thoại. Nó bao gồm một danh sách các tùy chọn để lọc nâng cao.

• Chọn tùy chọn ‘Sao chép vào một vị trí khác để sao chép các giá trị duy nhất vào một vị trí khác.
• Kiểm tra phạm vi hồ sơ của bạn trong trường ‘Danh sách phạm vi và đảm bảo đó là phạm vi mà bạn đã chỉ định.
• Trong trường ‘Sao chép vào:, nhập phạm vi có các giá trị duy nhất kết quả phải được sao chép.
• Kiểm tra hộp ’bản ghi duy nhất. Bước này là quan trọng nhất.
• Bấm vào OK.

• & nbsp; các giá trị duy nhất sẽ được sao chép vào ô G1.

Đây là những chức năng được xây dựng trong Excel giúp chúng tôi loại bỏ các bản sao. Bây giờ, hãy để Lừa tiến về phía trước và tìm hiểu làm thế nào chúng ta có thể tạo chức năng của riêng mình để làm điều tương tự. & NBSP;

Cũng đọc: Hướng dẫn tốt nhất để hiểu các chức năng Excel nâng cao

Làm thế nào để sử dụng các công thức để loại bỏ các bản sao trong Excel?

Chúng tôi sẽ sử dụng một ví dụ đơn giản có chứa các cột: loại thể thao, tên vận động viên và huy chương giành được để chứng minh phương pháp này.

Phương pháp này liên quan đến việc kết hợp các cột bằng công thức Excel và tìm ra số lượng. Sau đó, chúng tôi sẽ lọc ra các giá trị trùng lặp (các giá trị có số lượng lớn hơn 1). & NBSP;

• Hãy để kết hợp các cột A, B và C bằng cách sử dụng toán tử nối. Vì vậy, công thức Excel sẽ là:

=A2&B2&C2

Công thức này được nhập vào ô D2 và sau đó sao chép xuống tất cả các hàng. & NBSP;

• Bây giờ, chúng ta sẽ cần một cột khác có tên ‘Đếm, để tìm hiểu các bản sao trong cột D. Do đó, chúng ta sử dụng chức năng Countif trên ô E2. Công thức sẽ là:

=COUNTIF($D$2:D2,D2)

Công thức này giúp đếm số lần xuất hiện của từng giá trị trong cột D.

Nếu giá trị của số lượng là 1 1, thì nó chỉ xuất hiện một lần và là duy nhất. Nếu giá trị là 2 2 hoặc nhiều hơn, thì nó được coi là giá trị trùng lặp.

• Bây giờ thêm một bộ lọc vào cột đếm bằng cách chọn tùy chọn bộ lọc.

Bạn sẽ tìm thấy nó trong tab Data → Sắp xếp & Bộ lọc phần → Bộ lọc

Nhấp vào bộ lọc ở đầu cột E. Chọn 1 1 để chỉ giữ các giá trị duy nhất và xóa các bản sao. & NBSP; & NBSP;

• Khi nhấp vào OK, các giá trị trùng lặp sẽ bị xóa khỏi bảng. Bạn có thể sao chép các bản ghi độc đáo này và dán chúng ở nơi khác.

Hãy để tiến hành bằng cách hiểu cách tiếp cận cuối cùng để xóa các bản sao: sử dụng truy vấn sức mạnh. & NBSP;

Các vấn đề loại bỏ các bản sao khỏi dữ liệu được phác thảo hoặc phân chia

Một vấn đề phổ biến khi loại bỏ các bản sao là bạn không thể xóa các giá trị trùng lặp khỏi dữ liệu được phác thảo hoặc phân chia. Để loại bỏ các bản sao, bạn phải xóa cả phác thảo và phụ.

Định dạng có điều kiện Các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp

Định dạng có điều kiện giúp tìm và làm nổi bật các khu vực trùng lặp. Tuy nhiên, Excel không thể làm nổi bật các bản sao trong khu vực giá trị báo cáo có thể pivottable. Đối với các lĩnh vực khác, hãy làm theo các bước được đưa ra dưới đây:

1.Begin bằng cách chọn các ô bạn muốn kiểm tra các giá trị trùng lặp. & NBSP;

2. Tiếp theo, bạn sẽ phải tìm tùy chọn giá trị trùng lặp trong định dạng có điều kiện trong tab Trang chủ. & NBSP;

Tab Trang chủ → Định dạng có điều kiện → Làm nổi bật các quy tắc ô → Các giá trị trùng lặp.

3. Khi bạn nhấp vào tùy chọn Giá trị trùng lặp, hộp bật lên sẽ xuất hiện. & NBSP;

4. Bây giờ, trong hộp bên cạnh các giá trị trên mạng với tùy chọn, hãy chọn định dạng cho các giá trị trùng lặp từ menu thả xuống. Sau đó bấm OK.

Hộp bật lên giá trị trùng lặp

Các giá trị trùng lặp sẽ được tô sáng trong trang tính. Trước khi sử dụng tính năng Xóa các bản sao, hãy nhớ rằng nó sẽ xóa vĩnh viễn tất cả các dữ liệu trùng lặp. Vì vậy, sẽ khôn ngoan hơn khi sao chép dữ liệu gốc vào một bảng tính riêng biệt để tránh mất vô tình của bất kỳ thông tin nào.

Bây giờ hãy thực hiện các bước sau để xóa các giá trị trùng lặp:

1. Chọn phạm vi của các ô có giá trị trùng lặp bạn muốn xóa.

2. Tiếp theo, xác định vị trí tùy chọn ‘Xóa các bản sao và chọn nó.

Tab dữ liệu → Công cụ dữ liệu Phần → Xóa trùng lặp.

3. Trong các cột, kiểm tra hoặc bỏ chọn các cột nơi bạn muốn xóa các bản sao. Sau đó, bấm OK.

Xóa tùy chọn trùng lặp

Chẳng hạn, chúng tôi muốn giữ cột tháng một với thông tin giá trong bảng tính sau.

Bảng tính mẫu

Vì vậy, bỏ chọn tùy chọn tháng 1 trong hộp Xóa trùng lặp. & NBSP;

Tùy chọn tháng một không được kiểm soát

Tất cả các bản sao khác sẽ được xóa ngoại trừ các cột không được kiểm soát. & NBSP;

Truy vấn sức mạnh trong Excel cho phép bạn nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, làm sạch và chuyển đổi dữ liệu của bạn. Công cụ này làm cho nó dễ dàng để loại bỏ các bản sao trong Excel.

• Chọn một ô hoặc phạm vi, định vị tab dữ liệu & nbsp; → & nbsp; Nhận & chuyển đổi phần dữ liệu & NBSP; → & nbsp; Từ bảng/phạm vi và nhấp vào nó.

• Khi nhấp, bạn sẽ thấy một hộp thoại để tạo bảng truy vấn nguồn. Đảm bảo rằng phạm vi của các giá trị được chỉ định chính xác. Bấm vào OK.

• Cửa sổ Trình chỉnh sửa truy vấn nguồn sau đây xuất hiện.

Bây giờ bạn có hai tùy chọn. Bạn có thể xóa các bản sao dựa trên:

• Một hoặc nhiều cột
• Toàn bộ bảng

Để loại bỏ các bản sao dựa trên một hoặc nhiều cột, nhấp chuột phải vào tiêu đề cột cụ thể. Bạn có thể chọn nhiều cột bằng nút Ctrl và xóa các bản sao phù hợp. & NBSP;

Để xóa các bản ghi trùng lặp dựa trên toàn bộ bảng, nhấp vào nút có ở góc trên cùng bên trái của bản xem trước dữ liệu. Và sau đó chọn tùy chọn ‘Xóa bản sao. & NBSP;

Bằng cách này, dữ liệu sẽ không có giá trị trùng lặp.

Khi nhấp vào tùy chọn ‘Đóng & Tải, dữ liệu sẽ được tải vào bảng tính của bạn.

Bạn đang tìm kiếm sự phát triển nghề nghiệp trong phân tích kinh doanh? Đăng ký cho khóa học PGP độc quyền của chúng tôi trong phân tích kinh doanh và giải quyết các vấn đề kinh doanh phức tạp một cách nhanh chóng!

Sự kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi đã học các cách tiếp cận khác nhau để xóa các bản ghi trùng lặp. Cho dù bạn có quan tâm đến việc tìm hiểu những điều cơ bản của Excel hay muốn phát triển các kỹ năng Microsoft Excel tiên tiến hơn, SimpleIleArn có một phân tích kinh doanh với khóa học miễn phí Excel cho bạn. Đó là một nhiệm vụ rất tẻ nhạt để loại bỏ các bản sao trong Excel và chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn học cách loại bỏ các bản sao một cách hiệu quả.

Xin vui lòng đăng bất kỳ câu hỏi nào trong phần bình luận của Cách làm thế nào để loại bỏ các bản sao trong Excel ?: Một bài viết hướng dẫn từng bước. Các chuyên gia của chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn, sớm nhất.