Hướng dẫn how do you separate first and last names in excel? - cách tách họ và tên trong excel?

Hướng dẫn chỉ ra cách tách họ và họ trong Excel với các công thức hoặc văn bản thành các cột, và cách nhanh chóng chia một cột tên ở các định dạng khác nhau cho tên đầu tiên, cuối cùng và tên đệm, chào và hậu tố.

Đó là một tình huống rất phổ biến trong Excel mà bảng tính của bạn chứa một cột gồm đầy đủ tên và bạn muốn chia tên trước và họ thành các cột riêng biệt. Nhiệm vụ có thể được thực hiện theo một vài cách khác nhau - bằng cách sử dụng tính năng văn bản cho các cột, công thức và công cụ phân chia tên. Dưới đây bạn sẽ tìm thấy chi tiết đầy đủ về mỗi kỹ thuật.

Cách chia tên trong Excel với các cột cho các cột

Trong các tình huống khi bạn có một cột tên của cùng một mẫu, ví dụ chỉ là họ và tên đầu tiên, hoặc tên đầu tiên, giữa và cuối cùng, cách dễ nhất để chia chúng thành các cột riêng biệt là:

1. Chọn cột tên đầy đủ mà bạn muốn tách.
2. Đi đến Tab Data> Nhóm công cụ dữ liệu và nhấp vào văn bản vào các cột.Text to Columns.
   
3. Trên bước đầu tiên của Trình hướng dẫn văn bản chuyển đổi sang các cột, chọn tùy chọn được phân định và nhấp vào Tiếp theo.Delimited option and click Next.
   
4. Trên bước tiếp theo, chọn một hoặc nhiều dấu phân cách và nhấp vào tiếp theo.delimiters and click Next.

   Trong trường hợp của chúng tôi, các phần khác nhau của tên được phân tách bằng không gian, vì vậy chúng tôi chọn dấu phân cách này. Phần xem trước dữ liệu cho thấy rằng tất cả các tên của chúng tôi đều được phân tích tốt.

   

   Mẹo. Nếu bạn đang xử lý các tên được phân tách bằng dấu phẩy và không gian như Anderson, Ronnie, thì hãy kiểm tra các hộp dấu phẩy và không gian trong DELIMITERS, và chọn các dấu phân cách xử lý liên tiếp làm một hộp kiểm (thường được chọn theo mặc định). If you are dealing with names separated with a comma and space like Anderson, Ronnie, then check the Comma and Space boxes under Delimiters, and select the Treat consecutive delimiters as one checkbox (usually selected by default).

5. Ở bước cuối cùng, bạn chọn định dạng dữ liệu và đích và nhấp vào Kết thúc.data format and destination, and click Finish.

   Định dạng chung mặc định hoạt động tốt trong hầu hết các trường hợp. Là đích, chỉ định ô trên cùng trong cột nơi bạn muốn xuất kết quả (xin lưu ý rằng điều này sẽ ghi đè lên bất kỳ dữ liệu hiện có nào, vì vậy hãy chắc chắn chọn một cột trống).

   

Xong! Tên đầu tiên, giữa và cuối cùng được chia thành các cột riêng biệt:

Riêng biệt và họ trong excel với các công thức

Như bạn vừa thấy, tính năng văn bản đến cột là nhanh chóng và dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn có kế hoạch thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tên gốc và đang tìm kiếm một giải pháp động sẽ tự động cập nhật, bạn nên chia tên với các công thức tốt hơn.

Cách chia tên đầu tiên và họ từ tên đầy đủ với không gian

Các công thức này bao gồm kịch bản điển hình nhất khi bạn có tên và họ trong một cột được phân tách bằng một ký tự không gian.single space character.

Công thức để có được tên

Tên đầu tiên có thể dễ dàng được trích xuất với công thức chung này:

Trái (ô, tìm kiếm ("", ô) - 1)

Bạn sử dụng hàm tìm kiếm hoặc tìm chức năng để có được vị trí của ký tự không gian ("") trong một ô, từ đó bạn trừ 1 để loại trừ chính không gian. Số này được cung cấp cho hàm bên trái vì số lượng ký tự được trích xuất, bắt đầu ở phía bên trái của chuỗi.

Công thức để có được họ

Công thức chung để trích xuất họ là:

Phải (ô, LEN (ô) - Tìm kiếm ("", ô))

Trong công thức này, bạn cũng sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm vị trí của char không gian, trừ số đó từ tổng chiều dài của chuỗi (được trả về bởi Len) và nhận chức năng phù hợp để trích xuất nhiều ký tự từ phía bên phải của chuỗi.

Với tên đầy đủ trong ô A2, các công thức đi như sau:

Nhận tên đầu tiên:first name:

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

Nhận họ:last name:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Bạn nhập các công thức trong các ô B2 và C2, và kéo tay cầm điền để sao chép các công thức xuống các cột. Kết quả sẽ trông giống như thế này:

Nếu một số tên gốc chứa tên đệm hoặc giữa ban đầu, bạn sẽ cần một công thức khó khăn hơn một chút để trích xuất tên cuối cùng:middle name or middle initial, you'd need a bit more tricky formula to extract the last name:

=RIGHT(A2, LEN(A2) - SEARCH("#", SUBSTITUTE(A2," ", "#", LEN(A2) - LEN(SUBSTITUTE(A2, " ", "")))))

Dưới đây là một lời giải thích cấp cao về logic của công thức: bạn thay thế không gian cuối cùng trong tên bằng dấu băm (#) hoặc bất kỳ ký tự nào khác không xuất hiện trong bất kỳ tên nào và tìm ra vị trí của char đó. Sau đó, bạn trừ đi số trên khỏi tổng chiều dài chuỗi để có độ dài của họ và có hàm chiết chức phù hợp mà nhiều ký tự.

Vì vậy, đây là cách bạn có thể tách tên và họ trong Excel khi một số tên gốc bao gồm một tên đệm:

Cách tách họ và họ ra khỏi tên với dấu phẩy

Nếu bạn có một cột tên trong tên cuối cùng, định dạng tên đầu tiên, bạn có thể chia chúng thành các cột riêng biệt bằng cách sử dụng các công thức sau.

Công thức để trích xuất tên đầu tiên

Phải (ô, LEN (ô) - Tìm kiếm ("", ô))

Trong công thức này, bạn cũng sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm vị trí của char không gian, trừ số đó từ tổng chiều dài của chuỗi (được trả về bởi Len) và nhận chức năng phù hợp để trích xuất nhiều ký tự từ phía bên phải của chuỗi.

Công thức để trích xuất họ

Trái (ô, tìm kiếm ("", ô) - 2)

Để có được họ, bạn sử dụng kết hợp tìm kiếm bên trái được thảo luận trong ví dụ trước với sự khác biệt mà bạn trừ 2 thay vì 1 để giải thích cho hai ký tự phụ, dấu phẩy và không gian.

Với tên đầy đủ trong ô A2, các công thức có hình dạng sau:

Nhận tên đầu tiên:first name:

=RIGHT(A2, LEN(A2) - SEARCH(" ", A2))

Nhận họ:last name:

=LEFT(A2, SEARCH(" ", A2) - 2)

Ảnh chụp màn hình dưới đây cho thấy kết quả:

Cách chia tên đầy đủ cho tên đầu tiên, cuối cùng và tên đệm

Tách tên bao gồm tên đệm hoặc giữa ban đầu đòi hỏi các cách tiếp cận hơi khác nhau, tùy thuộc vào định dạng tên.

Nếu tên của bạn ở định dạng tên đệm tên tên đầu tiên, các công thức dưới đây sẽ hoạt động một điều trị:

Để có được tên, bạn sử dụng công thức tìm kiếm bên trái đã quen thuộc.first name, you use the already familiar LEFT SEARCH formula.

Để có được họ, hãy xác định vị trí của không gian thứ 2 bằng cách sử dụng các hàm tìm kiếm lồng nhau, trừ vị trí từ tổng chiều dài chuỗi và nhận được độ dài của tên cuối cùng là kết quả. Sau đó, bạn cung cấp số trên cho chức năng phù hợp hướng dẫn nó kéo số lượng ký tự đó từ cuối chuỗi.last name, determine the position of the 2nd space by using nested SEARCH functions, subtract the position from the total string length, and get the length of the last name as the result. Then, you supply the above number to the RIGHT function instructing it to pull that number of characters from the end of the string.

Để trích xuất tên đệm, bạn cần biết vị trí của cả hai không gian trong tên. Để xác định vị trí của không gian đầu tiên, hãy sử dụng hàm tìm kiếm đơn giản ("", A2), mà bạn thêm 1 để bắt đầu trích xuất với ký tự tiếp theo. Số này đi đến đối số start_num của hàm mid. Để tìm ra chiều dài của tên đệm, bạn trừ đi vị trí của không gian thứ nhất khỏi vị trí của không gian thứ 2, trừ 1 từ kết quả để loại bỏ không gian kéo dài và đặt số này vào đối số Num_chars của Mid, Nói với nó có bao nhiêu ký tự để trích xuất.middle name, you need to know the position of both spaces in the name. To determine the position of the first space, use a simple SEARCH(" ",A2) function, to which you add 1 to start the extraction with the next character. This number goes to the start_num argument of the MID function. To work out the length of the middle name, you subtract the position of the 1st space from the position of the 2nd space, subtract 1 from the result to get rid of a trailing space, and put this number in the num_chars argument of MID, telling it how many characters to extract.

Và đây là các công thức để riêng biệt tên của họ, tên đầu tiên tên tên:

Để có được tên, bạn sử dụng công thức tìm kiếm bên trái đã quen thuộc.

Để có được tên, bạn sử dụng công thức tìm kiếm bên trái đã quen thuộc.

Để có được họ, hãy xác định vị trí của không gian thứ 2 bằng cách sử dụng các hàm tìm kiếm lồng nhau, trừ vị trí từ tổng chiều dài chuỗi và nhận được độ dài của tên cuối cùng là kết quả. Sau đó, bạn cung cấp số trên cho chức năng phù hợp hướng dẫn nó kéo số lượng ký tự đó từ cuối chuỗi. In Excel 365, you can make use of the TEXTSPLIT function to separate names by any delimiter that you specify.

Để trích xuất tên đệm, bạn cần biết vị trí của cả hai không gian trong tên. Để xác định vị trí của không gian đầu tiên, hãy sử dụng hàm tìm kiếm đơn giản ("", A2), mà bạn thêm 1 để bắt đầu trích xuất với ký tự tiếp theo. Số này đi đến đối số start_num của hàm mid. Để tìm ra chiều dài của tên đệm, bạn trừ đi vị trí của không gian thứ nhất khỏi vị trí của không gian thứ 2, trừ 1 từ kết quả để loại bỏ không gian kéo dài và đặt số này vào đối số Num_chars của Mid, Nói với nó có bao nhiêu ký tự để trích xuất.

Và đây là các công thức để riêng biệt tên của họ, tên đầu tiên tên tên:

1. Tên đệm
2. Họ
   
3. Tên cuối cùng, FirstName MiddlenameEnter key :)

________số 8 Usually the Flash Fill feature is enabled by default. If it does not work in your Excel, click the Flash Fill button on the Data tab > Data tools group. If it still doesn't work, then go to File > Options, click Advanced, and make sure the Automatically Flash Fill box is selected under Editing options.

=RIGHT(A2, LEN(A2) - SEARCH(" ", A2, SEARCH(" ", A2, 1)+1))

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))0

Trắng, David Mark

1. Một cách tiếp cận tương tự có thể được sử dụng để phân chia tên với hậu tố:Split Names icon on the Ablebits Data tab > Text group.
   
2. Hậu tố
   

Tên đầu tiên, hậu tố

Nếu bạn tò mò muốn thử công cụ phân chia tên trong bảng tính của riêng bạn, vui lòng tải xuống phiên bản đánh giá của Ultimate Suite cho Excel.

Tải xuống có sẵn

Các công thức để phân chia tên trong Excel (tệp .xlsx) Ultimate Suite phiên bản đầy đủ chức năng 14 ngày (tệp .exe)
Ultimate Suite 14-day fully-functional version (.exe file)

Bạn cũng có thể quan tâm