Hướng dẫn exporting to excel from quickbooks - xuất sang excel từ sách nhanh

Bạn có thể xuất báo cáo QuickBooks cho Microsoft Excel chỉ trong một vài bước dễ dàng.

1. Từ cửa sổ báo cáo, nhấp vào Excel và chọn Tạo bảng tính mới từ menu thả xuống.
   
2. Trong hộp thoại Gửi đến Excel, bấm export.quickBooks khởi chạy excel và xuất dữ liệu vào một bảng tính mới. Định dạng báo cáo sẽ tương tự như định dạng báo cáo QuickBooks và sử dụng cùng một công thức, nhãn, tính toán, tiêu đề và chân trang từ báo cáo được tạo.
   
   QuickBooks launches Excel and exports data into a new worksheet. The report format will be similar to the QuickBooks report format and use the same formulas, labels, calculations, headers, and footers from the generated report.
   

Bạn có thể lưu báo cáo trong Microsoft Excel và định dạng nó như mong muốn. Các thay đổi đối với báo cáo trong Excel không ảnh hưởng đến bất kỳ dữ liệu báo cáo nào trong QuickBooks.

QuickBooks là một ứng dụng kế toán rất linh hoạt. Tuy nhiên, với tất cả các tính năng của nó, đôi khi, chúng tôi thấy mình ước mình có MS Excel để chạy một vài tính toán hoặc tạo một báo cáo tùy chỉnh.

Tin tốt là, bạn không cần phải chọn cái này hay cái khác. Ứng dụng & NBSP; làm cho nó cực kỳ dễ dàng để xuất các báo cáo từ QuickBooks sang Excel. Bạn có thể hưởng lợi từ tất cả các lợi thế của QuickBooks trong khi vẫn có khả năng thực hiện một số công việc trong Excel.

Cách xuất Báo cáo trực tuyến QuickBooks để Excel trong 4 bước

Nó là siêu đơn giản để xuất các báo cáo QuickBooks để Excel nếu bạn sử dụng phiên bản QuickBooks trực tuyến. Đây là những gì bạn nên làm:

1. Truy cập Tổng quan về Business> Báo cáo (hoặc chỉ tìm menu báo cáo nếu bạn đang ở trong chế độ xem kế toán).
2. Chọn báo cáo bạn cần xuất.
3. Ở đầu báo cáo, chọn Xuất và nhấp vào xuất sang Excel.
4. Lưu tệp Excel.

Rất nhiều báo cáo từ QuickBooks Online có thể được tự động hóa. Với Coupler.io, bạn có thể xuất các báo cáo chọn từ QBO sang sổ làm việc Excel và làm mới theo lịch trình. Xuất tự động sẽ được thảo luận trong phần Cách xuất từ ​​QB sang Excel tự động. Dưới đây, bạn có thể tìm thấy hướng dẫn chi tiết về xuất khẩu thủ công.

Báo cáo thủ công Xuất từ ​​QuickBooks Online

Bước 1: Trong chế độ xem kinh doanh, hãy chuyển đến Tổng quan về kinh doanh> Báo cáo. Trong chế độ xem kế toán, bạn sẽ muốn nhấp vào các báo cáo trong menu. In the Business view, go to Business overview > Reports. In the Accounting view, you’ll want to just click on Reports in the menu.

Giả sử bạn đã đăng nhập, điều đầu tiên bạn nên làm là truy cập phần tổng quan về doanh nghiệp và chọn các báo cáo trong menu con.

Bước 2: Xác định vị trí báo cáo cần thiết. Locate the needed report.

Bước tiếp theo của bạn là tìm báo cáo bạn muốn xuất. Bạn có thể cuộn qua danh sách các tùy chọn được đề xuất, tham khảo các báo cáo mà bạn đã tham gia hoặc tìm kiếm danh sách báo cáo. Khi bạn tìm thấy báo cáo đúng, nhấp vào nó để mở nó.

Bước 3: Nhấp vào nút Xuất. Click on the export button.

Khi bạn đã mở báo cáo, hãy tìm nút xuất ở góc trên cùng bên phải. Nhấp vào nó mang đến một menu cho phép xuất tài liệu trong Excel hoặc PDF. Nhấp vào tùy chọn xuất Excel và chọn nơi lưu tệp.

Bước 4: Lưu và xem lại tệp. Save and review the file.

Bước cuối cùng là lưu tệp khi thích hợp và xem xét nó nếu cần thiết. Đó là nó. QuickBooks của bạn để xuất khẩu Excel đã hoàn tất!

Tuy nhiên, có một số bước bổ sung bạn có thể phải thực hiện tùy thuộc vào mục tiêu của bạn. Hãy cùng xem xét những cái phổ biến nhất.

Cách xuất Báo cáo từ QuickBooks sang Excel bao gồm tất cả người dùng

QuickBooks Online cung cấp khả năng xuất toàn bộ danh sách khách hàng. Bạn có thể tìm thấy nó trong báo cáo danh sách liên hệ khách hàng được đặt tên khéo léo trong phần báo cáo. Bạn có thể xuất báo cáo QuickBooks này để Excel nơi bạn có thể phân tích thêm.

QuickBooks Desktop cung cấp cho bạn một chế độ xem tinh vi hơn với tất cả các hoạt động của người dùng. Để truy cập nó, hãy chuyển đến Cài đặt> Nhật ký kiểm toán. Báo cáo cho thấy tất cả hoạt động của người dùng, nhưng bạn không thể xuất nó. Tùy chọn duy nhất là in nó hoặc lưu nó dưới dạng PDF.

Một giải pháp thay thế sẽ là truy cập báo cáo Audit Trail. Bạn sẽ tìm thấy nó bằng cách đi đến Báo cáo> Tài khoản & Thuế> Trail kiểm toán. Báo cáo này hiển thị các hành động được thực hiện bởi người dùng trong phiên bản QuickBooks của bạn và có thể được người dùng hoặc loại hành động của bạn thực hiện.

Mặc dù vậy, không phải tất cả các khía cạnh của tài khoản người dùng có thể được xuất trong một báo cáo. Quyền của người dùng không thể được nộp vào báo cáo; Cách duy nhất để xem họ là bằng cách đi đến tab công ty và xem danh sách người dùng. Bạn có thể thấy các quyền được trao cho người dùng cá nhân trong tab này.

Cách xuất Báo cáo QuickBooks vào bảng tính Excel hiện có

Hiện tại, QuickBooks Online không có cách nào để cập nhật các tệp Excel hiện có trong quá trình xuất. Tùy chọn duy nhất bạn có nếu bạn không có phiên bản máy tính để bàn là thêm tệp được xuất theo cách thủ công dưới dạng bảng tính mới vào bảng tính hiện có của bạn.

Nếu bạn có phiên bản Desktop của QuickBooks, bạn có thể xuất Báo cáo QuickBooks để Excel và cập nhật nó trong quá trình xuất.

Cách xuất Báo cáo trực tuyến QuickBooks tự động

Xuất mỗi báo cáo bạn cần thủ công là rất nhiều công việc không cần thiết. Nó có thể tự động hóa nhiệm vụ này bằng cách sử dụng một công cụ bên ngoài. Coupler.io có thể thực hiện hầu hết mọi xuất khẩu từ QuickBooks sang Excel tự động - có hơn 25 báo cáo có sẵn.

Nó chỉ hoạt động cho QuickBooks trực tuyến, mặc dù. Phiên bản máy tính để bàn QuickBooks không được hỗ trợ và không có nhu cầu vì phiên bản máy tính để bàn cho phép báo cáo lập lịch. Vì QBO không tự mình hỗ trợ xuất khẩu tự động, Coupler.io là một công cụ tiện dụng để sử dụng cùng với QBO.

Khi bạn thiết lập xuất khẩu, nó sẽ chạy theo lịch trình và tìm nạp các báo cáo mà không có sự tham gia của bạn. Bạn sẽ được tự do tiết kiệm thời gian xuất khẩu thủ công và chi tiêu để xử lý dữ liệu từ các báo cáo hàng ngày của bạn.

Đây là những gì bạn phải làm để tự động hóa bất kỳ xuất khẩu nào.

• Bước 1: Đăng ký cho Compler.io dùng thử miễn phí.

Nếu bạn đã có một tài khoản, bạn có thể bỏ qua bước này. Nếu bạn không và bạn muốn xem cách tự động hóa xuất khẩu, hãy lấy một bản dùng thử miễn phí. Nó kéo dài 14 ngày và không yêu cầu thẻ tín dụng được liên kết với tài khoản, vì vậy, đó là một cách dễ dàng để thử nghiệm tự động hóa.

• Bước 2: Chọn nguồn và đích cho dữ liệu của bạn.

Khi bạn đã đăng nhập, hãy tạo một nhà nhập khẩu mới. Chọn Báo cáo QuickBooks dưới dạng nguồn và Excel làm ứng dụng đích. Ngoài ra, bạn có thể xuất QuickBooks sang BigQuery hoặc Google Sheets.

• Bước 3: Kết nối tài khoản QuickBooks.

Tiếp theo, bạn cần kết nối tài khoản trực tuyến QuickBooks của mình. Bạn có thể làm điều này bằng cách trải qua một loạt các lời nhắc khi bạn nhấp vào Kết nối trong giai đoạn này của thiết lập.Connect during this stage of the setup.

• Bước 4: Chọn báo cáo bạn muốn xuất.

Không phải mọi báo cáo đều có sẵn để xuất với Coupler.io. Bạn có thể chọn giữa hơn 25 báo cáo bao gồm các báo cáo hữu ích nhất như bảng cân đối kế toán, dòng tiền và báo cáo lợi nhuận và lỗ, trong số nhiều báo cáo khác.

Chọn báo cáo mà bạn cần xuất và chuyển sang bước tiếp theo.

• Bước 5: Thiết lập các tham số bổ sung.

Với Coupler.io, bạn có thể thêm nhiều tham số bổ sung vào xuất. Bạn có thể chọn khoảng thời gian cho báo cáo bạn muốn xuất hoặc thay đổi bố cục của báo cáo.

Nếu bạn cần một báo cáo tùy chỉnh, bạn có thể chọn phần nào của nó để hiển thị bằng cách thêm các tham số truy vấn. Các lệnh cho phép bạn chọn các cột, sắp xếp báo cáo hoặc chạy nó vào ngày cụ thể.

• Bước 6: Thiết lập điểm đến.

Một khi tất cả các chi tiết của xuất khẩu được đưa ra, tất cả những gì bạn phải làm là thiết lập điểm đến. Chọn Excel làm điểm đến của bạn. Sau đó, bạn sẽ được nhắc liên kết tài khoản Microsoft của mình.

Khi bạn làm điều đó, chỉ định bảng tính mà bạn muốn nhập dữ liệu và nó đã hoàn thành.

• Bước 7: Thiết lập khoảng thời gian làm mới.

Bước tiếp theo là quyết định tần suất dữ liệu Excel nên được làm mới. Bạn có thể xuất thường xuyên như cứ sau 15 phút, nhưng trừ khi bạn có một khối lượng rất lớn, đó là điều cần thiết. Thiết lập một lịch trình thoải mái và đi đến bước tiếp theo.

• Bước 8: Lưu và chạy tích hợp.

Sau khi bạn đã trải qua tất cả các bước này, tất cả những gì bạn còn lại để làm là lưu và chạy tích hợp. Hãy chắc chắn kiểm tra kỹ cách báo cáo xuất hiện để loại trừ bất kỳ sự không chính xác nào.

Ở đây, một bảng cân đối kế toán mẫu xuất khẩu trong Excel:

Thiết lập tự động hóa cho QuickBooks Online Export có thể là một quá trình dài, đặc biệt nếu bạn cần tùy chỉnh báo cáo, nhưng bạn chỉ phải làm điều đó một lần. Từ đó, Coupler.io sẽ chạy báo cáo theo lịch trình và bạn có thể tập trung vào việc phân tích dữ liệu.

Báo cáo xuất sang Excel trong QuickBooks - Khắc phục sự cố

Mặc dù quá trình xuất khẩu báo cáo để Excel cực kỳ đơn giản, đôi khi, những khó khăn kỹ thuật phát sinh. Ở đây, làm thế nào để khắc phục các vấn đề phổ biến nhất.

Báo cáo xuất khẩu QuickBooks để Excel không hoạt động

Trong trường hợp bạn sử dụng phiên bản Desktop của QuickBooks, bạn có thể thấy rằng nút xuất bị mờ đi và bạn có thể chạy xuất khẩu. Nó có thể không hoạt động nếu bạn không có phiên bản máy tính để bàn của Microsoft 365 được cài đặt. Nếu bạn sử dụng MS Excel từ ứng dụng Trình duyệt, ứng dụng QuickBooks trên máy tính để bàn của bạn có thể từ chối cho phép bạn xuất.

Ngoài ra, đây là một vài điều bạn có thể cố gắng khắc phục vấn đề này.

• Cập nhật cả Excel và QuickBooks.
• Sửa chữa MS Office Suite.
• Cài đặt lại cả Excel và QuickBooks.

Nếu vấn đề là báo cáo được đưa ra với Zeroes thay vì dữ liệu của bạn và lời khuyên ở trên không giúp đỡ, hãy thử đi đến phiên bản Excel của bạn và cập nhật cài đặt chế độ xem được bảo vệ.

Có thể xuất khẩu QuickBooks trực tuyến báo cáo trực tuyến cho Excel

Đối với người dùng phiên bản QuickBooks trực tuyến, việc khắc phục sự cố với xuất khẩu có thể đi xuống cookie. Đôi khi chúng chồng chất và can thiệp vào các chức năng của ứng dụng web.

Để kiểm tra xem đó có phải là trường hợp đó hay không, hãy đăng nhập vào QuickBooks trực tuyến thông qua cửa sổ ẩn danh. Nếu nó hoạt động tốt, hãy tiến hành xóa bộ đệm QuickBooks trong trình duyệt bạn sử dụng để giải quyết vấn đề.

Vấn đề này không phải là kết quả của một vấn đề kỹ thuật, mà chỉ đơn giản là một sự hiểu lầm về các quy tắc xuất khẩu. Nếu bạn không thấy một tiêu đề trong báo cáo mà bạn đã xuất, hãy quay lại ứng dụng Desktop QB của bạn và bắt đầu xuất khẩu khác. Lần này, đi đến các cài đặt nâng cao.

Trong các cài đặt nâng cao, hãy chuyển đến phần Tùy chọn In và chuyển đổi tùy chọn để hiển thị các tiêu đề báo cáo trên bản in và trên màn hình. Theo mặc định, nó được đặt thành chỉ hiển thị khi bạn in báo cáo. Với tùy chọn này được bật, bạn sẽ luôn xuất các báo cáo với các tiêu đề.

QuickBooks Online - Báo cáo xuất khẩu sang các dòng thiếu excel

Một vấn đề phổ biến bạn có thể gặp phải là có một tài liệu quá lớn để xuất khẩu. Nếu bạn đang xuất sang tệp CSV, báo cáo sẽ bị cắt ở mức 32.770 hàng. Bạn có thể làm việc xung quanh điều này bằng cách tạo một bảng tính mới hoặc xuất nó dưới dạng tệp XLS.

Trong một số trường hợp, QBO có thể đặt các loại dữ liệu khác nhau vào một cột (ví dụ: số điện thoại di động và fax). Điều này dẫn đến các báo cáo xuất khẩu không có các dòng này. Thật không may, QuickBooks không có cách nào để khắc phục sự cố này và bạn phải sử dụng một công cụ của bên thứ ba để tự động sửa các dòng.

Nếu báo cáo máy tính để bàn QuickBooks của bạn bị thiếu các hàng trống, bạn có thể sửa nó bằng cách thay đổi các tùy chọn xuất. Chuyển đến Tùy chỉnh Báo cáo> Nhãn cột và đảm bảo tùy chọn ngoại trừ số lượng không được tắt. Khi bật, tùy chọn này xóa khoảng trống khỏi báo cáo.

QuickBooks Online - Xuất tiết kiệm số dưới dạng văn bản

Đôi khi, báo cáo QuickBooks trực tuyến lưu số dưới dạng văn bản. Bạn có thể phát hiện ra điều này nếu các số được liên kết trái. Điều này từng là một vấn đề lớn, nhưng bây giờ nó có thể dễ dàng được sửa chữa trong Excel.

Chọn phạm vi dữ liệu được lưu không đúng cách, chuyển đến tab Dữ liệu và nhấp vào văn bản vào các cột. Điều này sẽ thay đổi định dạng dữ liệu thành số.

Xuất QuickBooks để xuất sắc theo cách dễ dàng

Mặc dù có một số vấn đề nhỏ liên quan đến việc xuất dữ liệu, QuickBooks vẫn là một công cụ kế toán tuyệt vời. Nếu bạn muốn giảm thiểu thời gian bạn dành cho xuất khẩu để tập trung vào phân tích, hãy sử dụng công cụ của bên thứ ba như Coupler.io để tự động hóa quy trình và xuất dữ liệu báo cáo từ QuickBooks để vượt trội theo lịch trình tùy chỉnh.

Bạn chỉ phải thiết lập sự tích hợp giữa QuickBooks và Excel một lần, và sau đó bạn có thể quên thực hiện nó theo cách thủ công.

Quay lại blog