Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Trong bài viết này, Blog Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng tính năng Autofill trong Excel. Bạn sẽ biết cách tự động điền chuỗi số, ngày tháng hoặc các dữ liệu khác, tạo và sử dụng danh sách tùy chọn trong Excel 2010, 2013, 2016.Autofill trong Excel. Bạn sẽ biết cách tự động điền chuỗi số, ngày tháng hoặc các dữ liệu khác, tạo và sử dụng danh sách tùy chọn trong Excel 2010, 2013, 2016.

  • Sử dụng tùy chọn Autofill để điền vào một dãy trong Excel 2010-2016:
  • Tất cả tuỳ chọn Autofill – cách tối ưu hóa fill handle:
    • Nhấn đúp chuột để tự động điền vùng dữ liệu lớn
    • Excel – Điền vào một chuỗi giá trị dạng text:
    • Tạo danh sách tùy chọn bằng Autofill:
  • Sử dụng Autofill để lặp lại chuỗi:
  • Autofill theo chiều dọc và theo chiều ngang
  • Autofill nhiều hàng và cột
  • Chèn ô trống khi điền chuỗi:
  • Sử dụng danh sách Autofill Options để đồng bộ dữ liệu được nhập vào
  • Excel – Autofill công thức:

Sử dụng tùy chọn Autofill để điền vào một dãy trong Excel 2010-2016:

Chức năng tự động điền trong Excel sẽ giúp bạn sao chép cùng một giá trị xuống hoặc điền một chuỗi số hoặc giá trị văn bản. Đây là một phần không thể thay thế của tuỳ chọn Autofill. Chức năng này hiển thị là một hình vuông nhỏ nằm góc phải bên dưới ô hoặc vùng dữ liệu được chọn (fill handle)Autofill. Chức năng này hiển thị là một hình vuông nhỏ nằm góc phải bên dưới ô hoặc vùng dữ liệu được chọn (fill handle)

 

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Thao tác rất đơn giản. Bất cứ khi nào bạn cần điền chuỗi giá trị vào các ô liền kề, bấm vào hình vuông nói trên và con trỏ chuột sẽ hiển thị thành dấu thập màu đen (+), kéo chuột theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Khi bạn thả chuột, bạn sẽ thấy các ô đã chọn được điền giá trị dựa trên mẫu bạn chỉ định.

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Một trong những câu hỏi thường gặp là: Làm thế nào tự động điền số trong Excel? Số có thể là ngày tháng, thời gian, thứ, tháng, năm…

Ví dụ, bạn cần tiếp tục một dãy số, hãy nhập hai giá trị đầu tiên vào ô bắt đầu và kéo fill handle để sao chép dữ liệu sang vùng được chỉ định.fill handle để sao chép dữ liệu sang vùng được chỉ định.

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Tự động điền còn có thể áp dụng cho bất kỳ dãy số số học nào mà các số trong dãy cách nhau cùng lượng đơn vị. Ví dụ 3, 9, 15… (cách nhau 6 đơn vị)

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Ngoài ra, nó còn được sử dụng cho các ô tính không liên quan với nhau về mặt số học, như ví dụ dưới đây.

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Tất cả tuỳ chọn Autofill – cách tối ưu hóa fill handle:cách tối ưu hóa fill handle:

Nhấn đúp chuột để tự động điền vùng dữ liệu lớn

Excel – Điền vào một chuỗi giá trị dạng text:fill handle.

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Tạo danh sách tùy chọn bằng Autofill: Cách này chỉ có hiệu quả trong trường hợp sau. Nếu vùng dữ liệu cần tự động điền nằm kế các cột có chứa dữ liệu, Excel sẽ xem xét cột liền kề để xác định ô cuối cùng trong vùng dữ liệu cần được điền. Lưu ý rằng nó sẽ điền dựa trên cột dài nhất trong trường hợp cột bên cạnh vùng dữ liệu trống cần điền có chứa giá trị.

Sử dụng Autofill để lặp lại chuỗi:

Excel – Điền vào một chuỗi giá trị dạng text:

Tạo danh sách tùy chọn bằng Autofill:có thể sao chép dữ liệu mang giá trị number hoặc text.

Tạo danh sách tùy chọn bằng Autofill:

Sử dụng Autofill để lặp lại chuỗi:

  1. Autofill theo chiều dọc và theo chiều ngang

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Autofill nhiều hàng và cột. Một danh sách tùy chọn có thể chứa giá trị text hoặc giá trị text cùng với giá trị số. Nếu bạn cần danh sách chỉ chứa giá trị số, hãy tạo danh sách số nhưng định dạng kiểu text.

  1. Chèn ô trống khi điền chuỗi:
  2. Sử dụng danh sách Autofill Options để đồng bộ dữ liệu được nhập vàoTools > Options > Custom lists

Excel – Autofill công thức:Office > Excel options > Advanced > lăn con trỏ chuột xuống đến khi bạn thấy Edit Custom Lists… trong phần General.

Chức năng tự động điền trong Excel sẽ giúp bạn sao chép cùng một giá trị xuống hoặc điền một chuỗi số hoặc giá trị văn bản. Đây là một phần không thể thay thế của tuỳ chọn Autofill. Chức năng này hiển thị là một hình vuông nhỏ nằm góc phải bên dưới ô hoặc vùng dữ liệu được chọn (fill handle)File > Options > Advanced > lăn con trỏ chuột xuống phần General để tìm nút Edit Custom Lists… 

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

  1. Thao tác rất đơn giản. Bất cứ khi nào bạn cần điền chuỗi giá trị vào các ô liền kề, bấm vào hình vuông nói trên và con trỏ chuột sẽ hiển thị thành dấu thập màu đen (+), kéo chuột theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Khi bạn thả chuột, bạn sẽ thấy các ô đã chọn được điền giá trị dựa trên mẫu bạn chỉ định.Import list from cells…

 

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

  1. Một trong những câu hỏi thường gặp là: Làm thế nào tự động điền số trong Excel? Số có thể là ngày tháng, thời gian, thứ, tháng, năm…Import để thấy nội dung danh sách tùy chọn của bạn trong cửa sổ Custom lists.

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

  1. Ví dụ, bạn cần tiếp tục một dãy số, hãy nhập hai giá trị đầu tiên vào ô bắt đầu và kéo fill handle để sao chép dữ liệu sang vùng được chỉ định.OK > OK để lưu danh sách.

Tự động điền còn có thể áp dụng cho bất kỳ dãy số số học nào mà các số trong dãy cách nhau cùng lượng đơn vị. Ví dụ 3, 9, 15… (cách nhau 6 đơn vị)fill handle vùng dữ liệu bạn muốn.

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Ngoài ra, nó còn được sử dụng cho các ô tính không liên quan với nhau về mặt số học, như ví dụ dưới đây.

Sử dụng Autofill để lặp lại chuỗi:

Autofill theo chiều dọc và theo chiều ngang fill handle để nhập lại chuỗi giá trị, Ví dụ, bạn cần lặp lại các giá trị YES, NO, TRUE, FALSE. Đầu tiên, bạn cần gõ thủ công tất cả các giá trị này để đưa mẫu cho Excel. Sau đó fill handle sang các ô cần thiết.

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Autofill theo chiều dọc và theo chiều ngang

Autofill nhiều hàng và cộtthường được sử dụng để tự động điền các ô trong một cột. Tuy nhiên, tính năng này cũng có thể áp dụng cho việc điền các ô theo chiều ngang, qua trái hoặc lên trên. Bạn chỉ cần chọn ô tính chứa giá trị và fill handle nó theo hướng mong muốn.

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Autofill nhiều hàng và cột

Autofill có thể tự động điền dữ liệu vào nhiều cột và hàng. Nếu bạn chọn hai, ba ô tính hoặc nhiều hơn, fill handle sẽ tự động điền tất cả chúng.có thể tự động điền dữ liệu vào nhiều cột và hàng. Nếu bạn chọn hai, ba ô tính hoặc nhiều hơn, fill handle sẽ tự động điền tất cả chúng.

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Chèn ô trống khi điền chuỗi:

Bạn cũng có thể tạo chuỗi giá trị có chứa ô trống như hình dưới đây.

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Excel 2010

Sử dụng danh sách Autofill Options để đồng bộ dữ liệu được nhập vào

Bạn có thể thiết lập cài đặt với danh sách Autofill Options để có kết quả chính xác. Có hai cách để tạo danh sách này.Autofill Options để có kết quả chính xác. Có hai cách để tạo danh sách này.

  1. Nhấp phải vào góc vùng sẽ kéo, kéo thả chuột, danh sách các tùy chọn tự động xuất hiện như hình dưới đây.

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

  • Copy Cells – tự động điền vào vùng dữ liệu các giá trị giống nhau. – tự động điền vào vùng dữ liệu các giá trị giống nhau.
  • Fill Series – điền các giá trị khác nhau vào một hay nhiều ô tính. Autofill sẽ điền vào vùng dữ liệu dựa trên mẫu có sẵn. – điền các giá trị khác nhau vào một hay nhiều ô tính. Autofill sẽ điền vào vùng dữ liệu dựa trên mẫu có sẵn.
  • Fill Formatting Only – tùy chọn này sẽ sao chép định dạng từ ô tính được chọn, sau đó bạn chỉ cần nhập các giá trị vào ô tính. – tùy chọn này sẽ sao chép định dạng từ ô tính được chọn, sau đó bạn chỉ cần nhập các giá trị vào ô tính.
  • Fill Without Formatting – chỉ sao chép giá trị. Ví dụ, nếu ô tính bắt đầu có nền đỏ, tùy chọn sẽ không sao chép màu nền đó sang ô mới. – chỉ sao chép giá trị. Ví dụ, nếu ô tính bắt đầu có nền đỏ, tùy chọn sẽ không sao chép màu nền đó sang ô mới.
  • Fill Days/Weekdays/Months/Years – Nếu ô bắt đầu chứa giá trị ngày, thứ, tháng, năm, bạn có thể nhanh chóng điền vào vùng dữ liệu bằng cách nhấp vào một trong các tùy chọn. – Nếu ô bắt đầu chứa giá trị ngày, thứ, tháng, năm, bạn có thể nhanh chóng điền vào vùng dữ liệu bằng cách nhấp vào một trong các tùy chọn.
  • Linear Trend – tạo ra các dãy số liền kề hoặc  dãy số phù hợp nhất với dữ liệu đã có. – tạo ra các dãy số liền kề hoặc  dãy số phù hợp nhất với dữ liệu đã có.
  • Growth Trend – tạo ra một dãy số tăng theo quy tắc số học. – tạo ra một dãy số tăng theo quy tắc số học.
  • Flash Fill – giúp bạn nhập nhiều thông tin lặp lại có cùng định dạng. – giúp bạn nhập nhiều thông tin lặp lại có cùng định dạng.
  • Series … – lựa chọn này sẽ mở hộp thoại Series với nhiều lựa chọn mở rộng. – lựa chọn này sẽ mở hộp thoại Series với nhiều lựa chọn mở rộng.

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

  1. Một cách khác để tạo danh sách đó là nhấp vào fill handle, kéo thả chuột, sau đó nhấp vào biểu tượng Autofill Options.fill handle, kéo thả chuột, sau đó nhấp vào biểu tượng Autofill Options.

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Khi đó, danh sách tùy chọn Autofill sẽ hiện ra.Autofill sẽ hiện ra.

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Danh sách này chỉ chứa một số tùy chọn đã đề cập ở trên.

Excel – Autofill công thức:

Tự động điền các công thức là quá trình khá giống với việc sao chép các giá trị xuống, tương tự việc kéo thả fill handle. Bạn sẽ tìm thấy một số mẹo và thủ thuật hữu ích trong  một trong những bài viết trước đây của chúng tôi Cách nhanh nhất để chèn công thức vào toàn bộ cột.fill handle. Bạn sẽ tìm thấy một số mẹo và thủ thuật hữu ích trong  một trong những bài viết trước đây của chúng tôi Cách nhanh nhất để chèn công thức vào toàn bộ cột.

Flash fill trong Excel 2013, 2016

Nếu bạn sử dụng Office 2013, 2016 bạn có thể thử Flash Fill, một tính năng mới được giới thiệu trong phiên bản Excel gần đây nhấtFlash Fill, một tính năng mới được giới thiệu trong phiên bản Excel gần đây nhất

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Tìm hiểu thêm: học Excel 2013, học Excel 2016: học Excel 2013, học Excel 2016

Một cách ngắn gọn, Flash Fill nghiên cứu dữ liệu bạn nhập vàp và định dạng được sử dụng, kiểm tra dữ liệu đó đã xuất hiện trong trang tính chưa. Nếu Flash Fill nhận biết được những giá trị này, nó sẽ chọn và đề xuất với bạn một danh sách dựa trên chúng. Bạn có thể nhấn Enter để dán chúng hay bỏ qua. Hãy xem các thao tác trong hình dưới đây.Flash Fill nghiên cứu dữ liệu bạn nhập vàp và định dạng được sử dụng, kiểm tra dữ liệu đó đã xuất hiện trong trang tính chưa. Nếu Flash Fill nhận biết được những giá trị này, nó sẽ chọn và đề xuất với bạn một danh sách dựa trên chúng. Bạn có thể nhấn Enter để dán chúng hay bỏ qua. Hãy xem các thao tác trong hình dưới đây.

Hướng dẫn autofill options excel - tùy chọn tự động điền excel

Flash Fill cho phép bạn định dạng tên, ngày sinh, số điện thoại chỉ bằng một cú click chuột. Bạn gõ vào dữ liệu đầu tiên để Excel có thể nhận dạng và sử dụng. Phần tiếp theo của bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết hơn cách sử dụng tính năng hữu ích này.cho phép bạn định dạng tên, ngày sinh, số điện thoại chỉ bằng một cú click chuột. Bạn gõ vào dữ liệu đầu tiên để Excel có thể nhận dạng và sử dụng. Phần tiếp theo của bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết hơn cách sử dụng tính năng hữu ích này.

Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi Hocexcel Online. Ablebits, dịch và biên tập bởi Hocexcel Online.

Để có thể biết thêm nhiều hàm nâng cao trong Excel cũng như sử dụng tốt hơn các công cụ của Excel, các bạn hãy tham gia ngay khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới nâng cao của Học Excel Online. Đây là khóa học chi tiết và đầy đủ nhất, giúp bạn phát triển kiến thức một cách đầy đủ, có hệ thống. Đặc biệt khóa học này không giới hạn thời gian học tập, nên bạn có thể học thoải mái và xem lại bất cứ khi nào.

Hiện nay hệ thống đang có nhiều ưu đãi khi bạn đăng ký khóa học này. Chi tiết xem tại: