Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử, hóa đơn GTGT - những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn. Các nội dung bắt buộc phải ghi trên hóa đơn - nội dung không nhất thiết phải có trên hóa đơn theo quy định: 1. Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn gồm:Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.
Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG - PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG - PHIẾU THU TIỀN, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN) …
Ví dụ: Công ty Kế toán Thiên Ưng thông báo phát hành hóa đơn tự in vào ngày 7/6/2017 với số lượng hóa đơn là 500 số, từ số 201 đến hết số 700. Đến hết năm 2017, Cty chưa sử dụng hết 500 số hóa đơn đã thông báo phát hành. Năm 2018, cty được tiếp tục sử dụng cho đến hết 500 số hóa đơn đã thông báo phát nêu trên. Trường hợp Cty không muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn mới theo quy định.
Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng chỉ tạo hóa đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.
đ) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
(Theo Mục 2 Công văn 1839/TCT-CS) Bỏ hướng dẫn: Trên hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Lưu ý: Trên hóa đơn đặt in vẫn phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.
- Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán; - Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra). Đơn giá là nội dung bắt buộc trên hóa đơn: - Theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, Phiếu xuất kho gửi bán đại lý (mẫu 5.5 Phụ lục 5) được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn. - Đồng thời, theo điểm g khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, "đơn giá" là tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn. -> Theo đó, trên Phiếu xuất kho gửi bán đại lý cũng bắt buộc phải có tiêu thức "đơn giá". (Công văn 1566/CT-TTHT ngày 28/2/2018 của Cục Thuế TP. HCM) Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử: Theo điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định: Nội dung của hóa đơn điện tử:
------------ 2. Hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc gồm:
Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”
không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này: - Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán. - Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua. - Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”. - Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. ------------ 3. Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập.
(Những quy định trên được quy định tại Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC và được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC) --------- Số tài khoản là nội dung không bắt buộc trên hóa đơn: - Căn cứ quy định trên, hóa đơn do Công ty khởi tạo phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc nêu trên. Tiêu thức “số tài khoản” là nội dung không bắt buộc trên hóa đơn do đó Công ty có thể khởi tạo hoặc không khởi tạo. (Công văn 965/CT-TTHT ngày 01/02/2016 của Cục thuế TP Hồ Chí Minh) Thủ trưởng đơn vị là nội dung không bắt buộc trên hóa đơn: - Căn cứ quy định trên, hóa đơn do Cung Văn hóa khởi tạo phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc nêu trên. Tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” là nội dung không bắt buộc trên hóa đơn do đó Cung Văn hóa có thể khởi tạo hoặc không khởi tạo, Cung Văn hóa thực hiện gửi mẫu hóa đơn mới (nếu có thay đổi) đến Cục Thuế TP. Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn. (Công văn 7593/CT-TTHT ngày 10/8/2017 của Cục thuế TP Hồ Chí Minh) Hình thức thanh toán là nội dung không bắt buộc trên hóa đơn: - Căn cứ quy định trên, tiêu thức “hình thức thanh toán” là nội dung không bắt buộc phải có trên hóa đơn. Trường hợp theo trình bày, Công ty khi lập hóa đơn giao cho khách hàng tại tiêu thức này có ghi: TM/CK, các nội dung bắt buộc khác lập đúng theo quy định thì hóa đơn vẫn hợp lệ để kê khai thuế. |