Hiện nay, vấn đề về việc Ban quản trị nhà chung cư lạm quyền, “bắt nạt” cư dân trong chung cư đang diễn ra ngày một nhiều. Tại Hội thảo “Ai bảo vệ quyền lợi cư dân trong chung cư” được tổ chức mới đây tại thành phố Hồ Chí Minh, rất nhiều ý kiến phản ánh thực trạng về Ban quản trị nhà chung cư được thành lập để thực hiện các công việc quản lý và vận hành nhà chung cư. Các cư dân trong chung cư cần hiểu rõ mô hình hoạt động cũng như phạm vi quyền và trách nhiệm của Ban quản trị nhà chung cư để có thể bảo vệ tốt nhất quyền lợi chính mình. QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ NHÀ CHUNG CƯ THE VĂN PHÚ VICTORIA NHIỆM KỲ 2016- 2019 (“QUY CHẾ BAN QUẢN TRỊ”) Căn cứ:
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng: 1. Quy chế này quy định về hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư The Văn Phú Victoria, lô CT9, Khu đô thị Văn Phú, Phường Phú La, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội. 2. Các thành viên Ban quản trị, tổ chức và cá nhân có quan hệ làm việc với Ban quản trị chịu sự điều chỉnh của Quy chế này. Điều 2. Mục đích ban hành Quy chế: Việc ban hành Quy chế hoạt động của Ban quản trị nhằm đưa hoạt động của Ban quản trị đi vào nề nếp; đồng thời, quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể của Ban quản trị, từng thành viên Ban quản trị nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ sở hữu và người sử dụng căn hộ tại nhà chung cư The Văn Phú Victoria. Điều 3. Tên gọi, địa chỉ trụ sở và địa vị pháp lý của Ban quản trị: 1. “Ban quản trị nhà chung cư The Văn Phú Victoria” là tên gọi chính thức được sử dụng trong các tài liệu và con dấu pháp nhân của Ban quản trị. Trong Quy chế này, “Ban quản trị nhà chung cư The Văn Phú Victoria” được gọi tắt là “Ban quản trị”. 2. Ban quản trị có địa chỉ trụ sở tại nhà chung cư The Văn Phú Victoria, Lô CT9, Khu đô thị Văn Phú, Phường Phú La, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội. 3. Ban quản trị là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, do Hội nghị nhà chung cư bầu làm đại diện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ sở hữu và người sử dụng căn hộ hợp pháp tại nhà chung cư The Văn Phú Victoria. 4. Ban quản trị có các quyền và nghĩa vụ theo quy định pháp luật, theo nghị quyết của Hội nghị nhà chung cư The Văn Phú Victoria và Quy chế này, chịu trách nhiệm trước Hội nghị nhà chung cư và trước pháp luật về hoạt động của mình. Điều 4. Mô hình hoạt động và số lượng thành viên Ban quản trị: 1. Ban quản trị hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của Công ty cổ phần theo quy định của văn bản pháp luật hiện hành. 2. Ban quản trị có 05 (năm) thành viên, trong đó có 01 (một) Trưởng ban, 01 (một) Phó ban thường trực, 01 (một) Phó ban do Chủ đầu tư chỉ định, 02 (hai) Uỷ viên. 3. Ban quản trị có nhiệm kỳ tối đa là 03 (ba) năm tính từ thời điểm được cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận và có thể được bầu lại không hạn chế số lượng nhiệm kỳ tại hội nghị nhà chung cư thường niên của năm cuối nhiệm kỳ. Trường hợp Ban quản trị hết nhiệm kỳ mà hội nghị nhà chung cư thường niên của năm cuối nhiệm kỳ chưa bầu được Ban quản trị cho nhiệm kỳ mới, thì Ban quản trị đã hết nhiệm kỳ được xem là được bầu lại cho nhiệm kỳ mới và tiếp tục đảm nhiệm công việc cho tới khi hội nghị nhà chung cư bầu được Ban quản trị thay thế. 4. Nhiệm kỳ của thành viên Ban quản trị tương ứng với nhiệm kỳ của Ban quản trị và có thể chấm dứt sớm hơn trong trường hợp bị miễn nhiệm, bãi miễn tư cách thành viên. 5. Tại phiên họp đầu tiên của Ban quản trị, các thành viên Ban quản trị tiến hành bầu 01 (một) thành viên làm Trưởng ban và 01 (một) thành viên làm Phó ban thường trực trong số các thành viên của Ban quản trị là chủ sở hữu căn hộ tại nhà chung cư The Văn Phú Victoria. Điều 5. Trách nhiệm và quyền hạn của Ban quản trị: 1. Nhận bàn giao, lưu trữ, quản lý hồ sơ nhà chung cư và cung cấp 01 (một) bản sao bộ hồ sơ đã nhận bàn giao từ chủ đầu tư cho đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư; 2. Chuẩn bị các nội dung và tổ chức họp hội nghị nhà chung cư theo quy định; thông báo công khai nội dung hợp đồng quản lý vận hành và hợp đồng bảo trì đã ký kết tại hội nghị nhà chung cư; 3. Báo cáo kết quả hoạt động, thu, chi tài chính của Ban quản trị, kết quả công việc bảo trì và việc thu, chi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư để hội nghị nhà chung cư kiểm tra, giám sát, thông qua theo quy định; 4. Thay mặt chủ sở hữu để thực hiện các quyền đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định pháp luật; không được kích động người khác gây mất trật tự, an ninh tại khu vực nhà chung cư; 5. Chấp hành đúng Quy chế hoạt động, Quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua, không được tự bãi miễn hoặc bổ sung thành viên Ban quản trị; 6. Đôn đốc, nhắc nhở các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư trong việc thực hiện nội quy, quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư; 7. Đề nghị Hội nghị nhà chung cư thông qua mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư; 8. Ký hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư với đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư sau khi đã được Hội nghị nhà chung cư lựa chọn. 9. Ký kết hợp đồng với đơn vị có năng lực bảo trì nhà ở theo quy định của pháp luật về xây dựng để bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư và giám sát hoạt động bảo trì. Việc bảo trì phần sở hữu chung có thể do đơn vị đang quản lý vận hành nhà chung cư hoặc đơn vị khác có năng lực bảo trì theo quy định của pháp luật về xây dựng thực hiện; 10. Thu thập, tổng hợp ý kiến, kiến nghị của người sử dụng nhà chung cư về việc quản lý, sử dụng và cung cấp các dịch vụ nhà chung cư để phối hợp với cơ quan chức năng, tổ chức, cá nhân có liên quan xem xét, giải quyết; 11. Phối hợp với chính quyền địa phương, tổ dân phố trong việc xây dựng nếp sống văn minh, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội trong nhà chung cư; 12. Được hưởng thù lao trách nhiệm và các chi phí hợp lý khác theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư; 13. Thành viên Ban quản trị nếu vi phạm Quy chế hoạt động và thu, chi tài chính của Ban quản trị và vi phạm các quy định của pháp luật nhà ở thì tùy theo mức độ vi phạm có thể bị bãi miễn, thay thế, bị truy cứu trách nhiệm hình sự và phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật; 14. Tuân thủ các quy chế, nghị quyết do Hội nghị nhà chung cư ban hành không trái với quy định pháp luật; 15. Tham dự và nêu ý kiến tại các cuộc họp của cơ quan, tổ chức do Hội nghị nhà chung cư thành lập ra, hoặc các cơ quan, tổ chức có liên quan tới nhà chung cư The Văn Phú Victoria; 16. Các quyền và trách nhiệm khác theo quy định pháp luật. Điều 6. Trách nhiệm của từng thành viên Ban quản trị: 1. Các thành viên trong Ban quản trị đều có chung các quyền và trách nhiệm sau:
Điều 7. Chế độ làm việc của Ban quản trị: 1. Ban quản trị họp thường kỳ ít nhất mỗi tháng một lần do Trưởng ban triệu tập để xem xét và quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của Ban quản trị. Đối với các vấn đề mà Trưởng ban thấy không nhất thiết phải triệu tập một cuộc họp Ban quản trị hoặc không có điều kiện để triệu tập cuộc họp, Trưởng ban có thể lấy ý kiến các thành viên Ban quản trị bằng văn bản. 2. Các thành viên Ban quản trị phải thực hiện các nhiệm vụ được phân công; phải chịu trách nhiệm cá nhân về những ý kiến nhận xét, đánh giá, phát biểu và nội dung biểu quyết của mình. 3. Các thành viên Ban quản trị có quyền bảo lưu ý kiến của mình và yêu cầu ý kiến bảo lưu đó được ghi trong biên bản cuộc họp Ban quản trị, nhưng phải nghiêm chỉnh chấp hành các nghị quyết của Ban quản tri. Điều 8. Triệu tập họp Ban quản trị: 1. Cuộc họp thường kỳ của Ban quản trị do Trưởng ban triệu tập và chủ trì. Trường hợp Trưởng ban vắng mặt thì thành viên Ban quản trị được Trưởng ban ủy quyền sẽ triệu tập và chủ trì cuộc họp. Thông báo mời họp, chương trình, nội dung thảo luận và tài liệu sử dụng trong cuộc họp được làm bằng văn bản và phải gửi đến cho các thành viên Ban quản trị bằng thư điện tử và/ hoặc thông báo bằng văn bản ít nhất 03 ngày trước khi tổ chức cuộc họp. 2. Ban quản trị phải được triệu tập họp bất thường khi nhận được một trong các đề nghị bằng văn bản sau của:
Điều 9. Điều kiện tiến hành cuộc họp Ban quản trị: 1. Cuộc họp Ban quản trị chỉ có thể được coi là hợp lệ để tiến hành và thông qua các quyết định khi có cuộc họp Ban quản trị được tiến hành khi có trên 50% số lượng thành viên Ban quản trị trực tiếp tham dự. 2. Trường hợp triệu tập họp Ban quản trị định kỳ lần đầu nhưng không đủ số thành viên tham dự theo quy định, Trưởng ban phải triệu tập tiếp cuộc họp Ban quản trị lần hai trong thời gian không quá 15 ngày tiếp theo. Sau hai lần triệu tập họp mà vẫn không đủ số thành viên tham dự, thì sau 10 ngày tiếp theo, Trưởng ban phải triệu tập họp lần 3 để biểu quyết đề nghị triệu tập Hội nghị nhà chung cư bất thường, đề nghị xem xét bãi miễn các thành viên Ban quản trị vắng mặt không có lý do chính đáng. Điều 10. Thành phần tham dự cuộc họp Ban quản trị: 1. Thành phần tham dự cuộc họp của Ban quản trị bao gồm các thành viên Ban quản trị, người tham dự khác theo các quy chế liên quan do Hội nghị nhà chung cư ban hành và các thành phần dự khán khác tùy theo tính chất, nội dung công việc do thành viên Ban quản trị thống nhất. 2. Khi thảo luận về các vấn đề có liên quan đến thẩm quyền quyết định của cơ quan nhà nước thì Ban quản trị có thể mời đại diện của cơ quan nhà nước có liên quan tham dự cuộc họp. 3. Chỉ có thành viên Ban quản trị có quyền biểu quyết trong cuộc họp, những người dự họp khác có thể tham gia thảo luận, phát biểu ý kiến nhưng không được biểu quyết. Điều 11. Chuẩn bị nội dung thảo luận tại cuộc họp Ban quản trị: 1. Người triệu tập cuộc họp Ban quản trị chịu trách nhiệm tổ chức chuẩn bị các nội dung để thảo luận, biểu quyết tại cuộc họp của Ban quản trị. 2. Các thành viên Ban quản trị có trách nhiệm nghiên cứu các nội dung có liên quan đã được chuẩn bị và đề xuất biện pháp giải quyết để Ban quản trị xem xét quyết nghị. Điều 12. Biên bản họp Ban quản trị: 1. Nội dung các cuộc họp của Ban quản trị phải được thành viên Ban quản trị được giao nhiệm vụ thư ký cuộc họp ghi chép trung thực và đầy đủ trong Biên bản cuộc họp Ban quản trị. Biên bản cuộc họp của Ban quản trị được lập bằng tiếng Việt và phải có đầy đủ họ tên, chữ ký của các thành viên Ban quản trị dự họp. 2. Thành viên Ban quản trị được giao nhiệm vụ thư ký cuộc họp có trách nhiệm sao gửi Biên bản cuộc họp của Ban quản trị cho các thành viên Ban quản trị. Điều 13. Thông qua quyết định của Ban quản trị tại cuộc họp: 1. Ban quản trị sẽ quyết định đối với mỗi vấn đề quan trọng đã được thảo luận tại các cuộc họp Ban quản trị. Quyết định của Ban quản trị phải được thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Nội dung quyết định và các ý kiến thảo luận của người dự cuộc họp Ban quản trị phải được phản ánh đầy đủ trong Biên bản cuộc họp. 2. Quyết định của Ban quản trị được thông qua theo nguyên tắc đa số bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu, được lập thành biên bản có chữ ký của thành viên chủ trì, thư ký cuộc họp và đóng dấu của Ban quản trị. Trường hợp tỷ lệ biểu quyết tán thành đạt 50% thì kết quả cuối cùng được xác định theo biểu quyết của Trưởng ban (hoặc Phó ban, nếu Trưởng ban vắng) trừ trường hợp quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều này. 3. Các nội dung sau đây chỉ được thông qua khi có tối thiểu 75% tổng số thành viên của Ban quản trị tán thành:
Điều 14. Thông qua quyết định của Ban quản trị bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản: 1. Đối với các vấn đề mà không nhất thiết phải triệu tập cuộc họp Ban quản trị để thảo luận và quyết định, Trưởng ban có thể tổ chức lấy ý kiến các thành viên Ban quản trị bằng văn bản với điều kiện là các thành viên Ban quản trị phải nhận được đầy đủ các tài liệu có liên quan đến những nội dung được đề nghị Ban quản trị xem xét quyết định. Các thành viên Ban quản trị sẽ phải trả lời phiếu lấy ý kiến trong vòng 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được phiếu lấy ý kiến. 2. Trường hợp được thông qua bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản, các quyết định của Ban quản trị chỉ có hiệu lực khi được ít nhất ¾ tổng số thành viên Ban quản trị gửi phiếu tán thành, trừ các nội dung quy định tại khoản 4 Điều 13 thì phải được 100% tổng số thành viên Ban quản trị tán thành. Quyết định này có hiệu lực và giá trị tương đương quyết định được các thành viên Ban quản trị thông qua tại một cuộc họp được triệu tập và tổ chức như thường lệ. Kết quả kiểm phiếu trong trường hợp này phải được ghi vào biên bản thông qua quyết định của Ban quản trị. Điều 15. Ban hành quyết định của Ban quản trị: 1. Căn cứ biên bản cuộc họp của Ban quản trị, Trưởng ban sẽ thay mặt Ban quản trị ký ban hành các quyết định của Ban quản trị để thực hiện. 2. Các quyết định sau khi được Ban quản trị ký ban hành phải được sao gửi cho từng thành viên Ban quản trị để thực hiện. 3. Trường hợp Trưởng ban đi vắng, người được Trưởng ban ủy quyền trong thời gian đó được ký các quyết định và các văn bản khác nhân danh Ban quản trị. Điều 16. Mối quan hệ giữa các thành viên Ban quản trị, giữa Ban quản trị với cư dân và bên thứ ba: 1. Thành viên Ban quản trị được phân công quản lý hành chính có trách nhiệm tổ chức quản lý các hồ sơ, tài liệu và công văn giao dịch đi & đến của Ban quản trị, tuân thủ quy trình về quản lý tài liệu được Ban quản trị thông qua. Các công văn, tài liệu giao dịch do Ban quản trị ban hành hoặc gửi đi được đăng ký theo mã số Ban quản trị và bản lưu phải được quản lý riêng. 2. Các công văn, tài liệu giao dịch gửi đến cho Ban quản trị, sau khi vào sổ theo dõi, phải được chuyển cho Trưởng ban hoặc người được ủy quyền để xử lý. Những công văn, tài liệu giao dịch của cư dân hoặc của các cơ quan quản lý nhà nước các cấp gửi đến Ban quản trị có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của Ban quản trị phải được sao gửi cho Trưởng ban hoặc người được ủy quyền để phối hợp xử lý, kiểm tra giám sát. 3. Ban quản trị sử dụng con dấu của Ban quản trị để ban hành các văn bản thực hiện công việc thuộc chức năng và quyền hạn của Ban quản trị. 4. Trong quan hệ với chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư: Ban quản trị bảo đảm thực hiện liên hệ thường xuyên với cư dân theo quy định tại Quy chế này và quy định của pháp luật. Ban quản trị có trách nhiệm bảo đảm tính minh bạch trong quản lý, điều hành mọi mặt hoạt động của Ban quản trị. Ban quản trị có trách nhiệm chỉ đạo xử lý kịp thời và công khai các kiến nghị, khiếu nại (nếu có) của cư dân. 5. Trong quan hệ với bên thứ ba: Ban quản trị thực hiện chức năng đại diện cho quyền lợi của cư dân, thực hiện đúng nhiệm vụ, quyền lợi quy định tại Quy chế này và các quy chế, nghị quyết do Hội nghị nhà chung cư ban hành, cũng như tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành. Trưởng ban có trách nhiệm tham gia các cuộc hội nghị, họp của các cơ quan, đơn vị theo giấy mời Ban quản trị hoặc mời đích danh Trưởng ban. Trong trường hợp Trưởng ban không thể dự họp thì có thể ủy quyền bằng văn bản cho Phó ban hoặc thành viên khác của Ban quản trị đi họp thay. Điều 17. Thay thế, bổ sung thành viên Ban quản trị giữa nhiệm kỳ: 1. Chủ đầu tư có quyền chỉ định thay thế thành viên Ban quản trị là người do Chủ đầu tư chỉ định tham gia Ban quản trị; 2. Đối với các thành viên còn lại, nếu không thể tiếp tục tham gia Ban quản trị, hoặc không còn đủ tư cách hay có hành vi vi phạm đến mức phải bị miễn nhiệm, bãi miễn, thì Ban quản trị giới thiệu người đủ tiêu chuẩn để thay thế và triệu tập Hội nghị nhà chung cư bất thường để thông qua hoặc lấy ý kiến bằng văn bản của các chủ sở hữu căn hộ và những người sử dụng căn hộ để thông qua việc miễn nhiệm, bãi miễn và bầu thay thế thành viên Ban quản trị; 3. Nhiệm kỳ của thành viên được bầu thay thế là thời gian còn lại của nhiệm kỳ Ban quản trị đó. Điều 18. Chế độ sở hữu tài sản: Các tài sản hình thành từ các nguồn: mua sắm, đầu tư, xây dựng, được cấp được tài trợ, được cho, được biếu, được tặng. . . được sử dụng ở Ban quản trị đều thuộc quyền sở hữu chung của các chủ sở căn hộ Nhà chung cư và được phản ánh trong bảng kiểm kê tài sản tại Ban quản trị, theo đúng quy định của pháp luật. Điều 19. Điều khoản thi hành: 1. Quy chế này gồm 19 Điều, có hiệu lực thi hành kể từ thời điểm được Hội nghị nhà chung cư The Văn Phú Victoria lần đầu thông qua hồi 14 giờ 30 phút, ngày 27/11/2016. 2. Các thành viên Ban quản trị và các tổ chức, cá nhân có liên quan phải tuân thủ và thực hiện nghiêm túc Quy chế này. 3. Trong quá trình hoạt động, các thành viên Ban quản trị, các chủ sở hữu và người sử dụng chung cư có quyền phản ánh những vấn đề phát sinh để Ban quản trị xem xét, tổng hợp đề xuất Hội nghị nhà chung cư sửa đổi, bổ sung cho phù hợp thực tế./. HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ THE VĂN PHÚ VICTORIA LẦN ĐẦU |
