Sử dụng định dạng có điều kiện của Excel để tự động tô sáng các ô của trang tính, dựa trên các quy tắc (điều kiện) mà bạn đã đặt. Tạo các ô có màu khác hoặc thay đổi đường viền, kiểu phông chữ hoặc định dạng số. Các quy tắc có thể dựa trên nội dung của một ô đã chọn hoặc các giá trị trong một ô khác. Xem các ví dụ đơn giản dưới đây Show
Định dạng có điều kiện của Excel là gì?Với định dạng có điều kiện của Excel, bạn có thể đánh dấu một hoặc nhiều ô khi các điều kiện (quy tắc) cụ thể được đáp ứng Ví dụ: bạn có thể đặt quy tắc định dạng có điều kiện cho một cột trong đó các ô chứa số
Điều đó giúp bạn dễ dàng phát hiện ra những tháng có doanh số thấp Định dạng có điều kiện hoạt động như thế nào?Có hai bước để làm cho định dạng có điều kiện hoạt động
Thông thường, các quy tắc dựa trên nội dung của một ô -- ô được định dạng, HOẶC một ô khác Dưới đây là ví dụ về 2 loại quy tắc đó
Bạn có thể thay đổi định dạng ô nào?Bạn có thể áp dụng các định dạng sau với quy tắc của mình
Định dạng ô nào không thể thay đổi?Trong Định dạng có điều kiện, bạn không thể áp dụng các tùy chọn định dạng sẽ ảnh hưởng đến
Ví dụ: bạn không thể áp dụng định dạng để thay đổi bất kỳ mục nào sau đây
Tùy chọn đường viềnTrên tab Borders để định dạng ô thông thường, có 6 tùy chọn viền mỏng và 7 tùy chọn viền dày hơn. Các tùy chọn đó được hiển thị ở bên trái, trong hình bên dưới Trên tab Đường viền cho Định dạng có Điều kiện, chỉ có 6 tùy chọn đường viền mỏng khả dụng. Các tùy chọn đó được hiển thị ở bên phải trong hình bên dưới ví dụ 1. Màu ô dựa trên số lượngTrên bảng tính này, có một danh sách sáu tháng và các đơn vị được bán mỗi tháng Để xem nhanh các tháng có doanh số kém, chúng tôi sẽ sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu các số dưới 50, với màu tô ô màu đỏ nhạt Cách đánh dấu số thấp trong danh sáchĐể đánh dấu các số thấp (dưới 50), hãy làm theo các bước sau
Hộp thoại Ít hơn mở ra, với
Trên trang tính, định dạng đó đã được áp dụng cho một số ô đã chọn Chọn Cài đặt cho Ít hơnThay vì để các cài đặt mặc định trong hộp thoại Ít hơn, hãy thực hiện các thay đổi sau
Định dạng có điều kiện trên các ô đã chọnTrên trang tính, quy tắc định dạng có điều kiện đã được áp dụng cho các ô đã chọn
Kiểm tra định dạng có điều kiệnĐể kiểm tra quy tắc định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các thay đổi sau
Cài đặt mặc định nhỏ hơn hộp thoạiKhi hộp thoại Ít hơn mở ra, có một số trong hộp đầu tiên Để có được số mặc định đó, đây là những gì Excel thực hiện
Đối với định dạng ô mặc định, Excel hiển thị mục đầu tiên từ danh sách tùy chọn thả xuống ví dụ 2. Nổi Bật Với Quy Tắc Top 10Một cách nhanh chóng để tô sáng các ô là sử dụng quy tắc Top 10 định dạng có điều kiện. Mặc dù có tên là Top 10, nhưng bạn có thể điều chỉnh quy tắc để đánh dấu bất kỳ số lượng mục nào Trong ví dụ này, có 6 tháng doanh số bán hàng, cho 4 khu vực khác nhau
Chúng tôi sẽ làm nổi bật 5 doanh số bán hàng hàng đầu, sử dụng màu tô màu xanh lục nhạt, mà không bao gồm bất kỳ tổng số nào Dưới đây là các bước để làm nổi bật 5 số tiền hàng đầu
Hộp thoại 10 mục hàng đầu mở ra và
Trên trang tính, định dạng đó đã được áp dụng cho 10 số tiền cao nhất trong các ô đã chọn GHI CHÚ. Nếu có các số trùng lặp, bạn có thể thấy hơn 10 số được đánh dấu Đặt sốThay vì để cài đặt mặc định trong hộp thoại 10 mục hàng đầu, hãy thực hiện các thay đổi sau
Định dạng có điều kiện trên các ô đã chọnTrên trang tính, quy tắc định dạng có điều kiện đã được áp dụng cho các ô đã chọn
Thay đổi quy tắc định dạng có điều kiệnSau khi bạn tạo quy tắc định dạng có điều kiện, bạn có thể muốn thay đổi nó Ví dụ: trong ví dụ trước, quy tắc Trên/Dưới đã được tạo để làm nổi bật 5 số tiền hàng đầu. Bây giờ, chúng tôi muốn thay đổi quy tắc Trên/Dưới đó và chỉ đánh dấu 3 số tiền hàng đầu Quy tắc định dạng có điều kiện hiện cóNếu bạn muốn thay đổi quy tắc Trên/Dưới hiện có hoặc bất kỳ loại quy tắc định dạng có điều kiện nào khác, không chọn lại tùy chọn đó, từ danh sách các tùy chọn Định dạng có Điều kiện, trong trình đơn thả xuống
Để thay đổi thành công quy tắc định dạng có điều kiện, hãy làm theo các bước bên dưới. Các bước đó cho biết cách tìm quy tắc hiện có trong Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện và thay đổi quy tắc đó ở đó Thay đổi chính xác quy tắc hiện cóTrong ví dụ này, quy tắc Trên/Dưới được thiết lập trong ô B2. E7 (trong ) Để thay đổi thành công quy tắc định dạng có điều kiện hiện tại, hãy làm theo các bước bên dưới
Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiệnTrình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện mở ra, hiển thị danh sách các quy tắc cho các ô đã chọn
Để thay đổi một trong các quy tắc định dạng có điều kiện
Trong phần dưới cùng, Chỉnh sửa Mô tả Quy tắc, bạn có thể thay đổi quy tắc và định dạng của nó
Xóa quy tắc định dạng có điều kiệnNếu bạn tạo quy tắc định dạng có điều kiện, bạn có thể muốn xóa quy tắc đó sau. Ví dụ: bạn không còn muốn làm nổi bật số tiền hàng đầu Có hai tùy chọn để xóa quy tắc và các bước được hiển thị bên dưới
Xóa TẤT CẢ các quy tắcNếu bạn muốn xóa tất cả các quy tắc định dạng có điều kiện khỏi các ô đã chọn hoặc toàn bộ trang tính, hãy làm theo các bước sau
CẢNH BÁO. Các quy tắc sẽ bị xóa ngay lập tức, không có tin nhắn xác minh Mẹo. Nếu bạn đổi ý về việc xóa các quy tắc, bạn có thể sử dụng lệnh Hoàn tác (Ctrl+Z), trước khi thực hiện bất kỳ điều gì khác Xóa quy tắc cụ thểĐể xóa một quy tắc cụ thể, hãy làm theo các bước sau, để chọn quy tắc trong Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện
Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiệnHộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện mở ra, hiển thị danh sách các quy tắc cho các ô đã chọn GHI CHÚ. Để xem các quy tắc khác, bạn có thể chọn từ danh sách thả xuống ở đầu hộp thoại Để xóa một trong các quy tắc định dạng có điều kiện
Băng hình. Sử dụng 2 quy tắc để định dạng ôTrong ví dụ này, bạn sẽ đặt các định dạng có điều kiện để tô màu một ô, dựa trên giá trị của chính ô đó. Sẽ có 2 quy tắc định dạng có điều kiện cho các ô được chọn
Video này hiển thị các bước và các bước được viết bên dưới video Liệt kê trên WorksheetVí dụ này được hiển thị trong video (ở trên) và bạn, để lấy dữ liệu mẫu Hoặc thiết lập dữ liệu mẫu của riêng bạn bằng cách làm theo các bước sau
Nhập Quy tắc Số tiền trên Bảng tínhKhi bạn đang đặt giới hạn cho quy tắc định dạng có điều kiện của mình, những giới hạn đó sẽ dễ nhìn thấy và dễ duy trì hơn nếu bạn đặt chúng trên trang tính
Thực hiện theo các bước sau để thiết lập số tiền cao và thấp cho các quy tắc định dạng
Các ô có giá trị lớn hơn 75 hiện có màu xanh lục Áp dụng quy tắc thứ 2Để tô màu đỏ cho các giá trị thấp, bạn có thể áp dụng quy tắc định dạng có điều kiện thứ hai cho các ô
Các ô có giá trị lớn hơn 75 hiện có màu xanh lá cây và các ô nhỏ hơn 50 có màu đỏ Sửa chữa các quy tắc bổ sung cho định dạng có điều kiệnSau khi thiết lập các quy tắc định dạng có điều kiện, bạn có thể gặp sự cố với các quy tắc mới được tạo tự động -- bạn có thể có hàng trăm quy tắc bổ sung Điều này thường xảy ra do quy tắc định dạng có điều kiện đề cập đến một ô ở một hàng khác
Bạn có thể xem cách xóa các quy tắc bổ sung đó, theo cách thủ công hoặc bằng macro, trên trang Khắc phục các quy tắc bổ sung cho định dạng có điều kiện Biểu tượng định dạng có điều kiệnTrong Excel 2007 và các phiên bản mới hơn, bạn có thể sử dụng các bộ biểu tượng tích hợp sẵn để định dạng có điều kiện. Bộ biểu tượng này là một cách nhanh chóng để làm nổi bật các giá trị cao, trung bình và thấp trong danh sách các số Nhiều bộ biểu tượng sử dụng các hình dạng có màu truyền thống là xanh lục, đỏ và vàng. Một số bộ biểu tượng có các màu khác, chẳng hạn như toàn màu xám hoặc đen trắng Trong ví dụ này, có một danh sách tên tháng, với số lượng. Chúng tôi sẽ áp dụng bộ biểu tượng định dạng có điều kiện để làm nổi bật số lượng cao, trung bình và thấp trong danh sách đó Để áp dụng các biểu tượng định dạng có điều kiện, hãy làm theo các bước sau
Trên trang tính, định dạng đó đã được áp dụng cho các ô đã chọn
Tùy chỉnh bộ biểu tượng của riêng bạnTrong Excel 2010 và các phiên bản mới hơn, bạn có thể tùy chỉnh Biểu tượng định dạng có điều kiện ở một mức độ nào đó. Dưới đây là cách thực hiện điều đó và xây dựng bộ biểu tượng tùy chỉnh của riêng bạn bằng cách chọn từ các biểu tượng tích hợp riêng lẻ Đối với ví dụ này, danh sách hiển thị tên tháng và số lượng lỗi được ghi lại mỗi tháng
Chọn các biểu tượng khác nhauĐây là cách thay đổi icon, để tạo bộ icon tùy chỉnh cho dữ liệu này
Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện mở ra, hiển thị danh sách các quy tắc cho các ô đã chọn
Sau khi bạn đã chọn các biểu tượng tùy chỉnh của mình, hãy hoàn tất các bước sau
Trên trang tính, bộ biểu tượng tùy chỉnh đã được áp dụng cho các ô đã chọn
Thanh dữ liệu định dạng có điều kiệnNếu các ô chứa số, bạn có thể thêm các thanh dữ liệu định dạng có điều kiện để hiển thị sự khác biệt giữa các số Xem video ngắn này để biết cách thiết lập các thanh dữ liệu trong một ô và hướng dẫn bằng văn bản có trên trang Thanh dữ liệu định dạng có điều kiện Định dạng có điều kiện của Pivot TableĐể sử dụng định dạng có điều kiện trong bảng tổng hợp Excel, bạn cần thực hiện thêm một số bước. Nếu không, định dạng có điều kiện sẽ không tự động điều chỉnh nếu bạn thay đổi bố cục bảng tổng hợp Xem video này để biết các bước áp dụng định dạng có điều kiện cho các ô của bảng tổng hợp Sau đó, video cho biết cách điều chỉnh quy tắc để các ô mới được định dạng chính xác nếu bố cục bảng tổng hợp thay đổi. Hướng dẫn bằng văn bản có trên trang Định dạng có điều kiện của Bảng Pivot Lấy tệp mẫuKhái niệm cơ bản về định dạng có điều kiện. Nhấp vào đây để lấy tệp Định dạng có điều kiện mẫu được nén với các ví dụ từ hướng dẫn này. Sổ làm việc đã nén có định dạng xlsx và không có macro trong tệp Định dạng có điều kiện của Pivot Table. Để xem ví dụ về bảng tổng hợp, hãy tải xuống sổ làm việc Định dạng có điều kiện của Bảng tổng hợp. Tệp Excel đã nén có định dạng tệp xlsx và không chứa bất kỳ macro nào Thêm ví dụ. Để biết thêm các quy tắc Định dạng có điều kiện và các ví dụ nâng cao, hãy truy cập trang Ví dụ về định dạng có điều kiện Làm cách nào để các ô Excel tự động thay đổi màu sắc dựa trên giá trị?Trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng có Điều kiện, rồi bấm vào Tô sáng Quy tắc Ô. Chọn lệnh bạn muốn, chẳng hạn như Giữa, Bằng với Văn bản Chứa hoặc Ngày Xảy ra. Nhập các giá trị bạn muốn sử dụng, sau đó chọn một định dạng
Bạn có thể sử dụng câu lệnh if để tô màu ô không?Áp dụng quy tắc Nếu-Thì cho tất cả các ô bằng cách nhấn “Ctrl-A” trước khi chỉ định quy tắc của bạn . Nếu bạn sao chép các giá trị từ các ô được tô màu và dán chúng vào các ô mới, các ô mới sẽ có màu của ô được sao chép. Bạn có thể thấy quy tắc “Chứa văn bản” hữu ích khi làm việc với dữ liệu chữ và số.
Làm cách nào để tự động thay đổi màu chữ cho một phần văn bản trong ô trong Excel?Thay đổi màu văn bản cho một ô hoặc dải ô . Chọn ô hoặc phạm vi ô có dữ liệu bạn muốn định dạng. Bạn cũng có thể chỉ chọn một phần văn bản trong một ô Trên tab Trang chủ, chọn mũi tên bên cạnh Màu phông chữ Bên dưới Màu chủ đề hoặc Màu tiêu chuẩn, hãy chọn một màu |