Kinh doanh nhà hàng, quán cà phê phục vụ nhu cầu ăn uống, giải trí luôn là một trong những lựa chọn khởi nghiệp hàng đầu bởi khả năng sinh lời nhanh chóng, dễ nhân chuỗi. Tuy nhiên với những chủ quán “lần đầu vào nghề” thì dễ mắc phải sai lầm chung là chưa biết phân chia kế hoạch chi tiêu sao cho hợp lý, dẫn đến thâm hụt ngân sách và nhiều vấn đề khác. Show
Trong bài viết sau đây, iPOS.vn sẽ chia sẻ đến bạn mẫu file bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel, giúp chủ quán giải quyết bài toán kế hoạch tài chính khi bắt tay vào kinh doanh F&B. Nội dung 1. Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng là gì? Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel cái nhìn tổng quan về các khoản chi phí cần đầu tư. Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng là một công cụ để ước lượng các khoản chi phí khác nhau mà bạn cần đầu tư khi mở một nhà hàng. Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng thường được lập bằng Excel, bởi chúng miễn phí và dễ sử dụng. Từ bảng dự toán chi phí này, nhà kinh doanh sẽ có cái nhìn tổng quan về các khoản chi phí cần đầu tư và tạo ra kế hoạch tài chính phù hợp cho việc khởi động và vận hành nhà hàng. Tuy nhiên, các khoản chi phí có thể thay đổi tùy thuộc vào vị trí mặt bằng, quy mô và mô hình kinh doanh của nhà hàng. 2. Tại sao cần lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel?Kiểm soát chi phí trong kinh doanh là việc bắt buộc cần làm và phải làm đúng để tránh thất thoát, lãng phí nguồn vốn. Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel là công cụ giúp chủ kinh doanh làm được điều đó. Cụ thể, việc lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng sẽ đem đến một số lợi ích chính như:
3. Các chi phí cố định trong bảng dự toán chi phí nhà hàng Excel3.1. Chi phí thuê mặt bằngKhông thể phủ nhận rằng địa điểm là yếu tố lớn nhất quyết định sự thành bại của mô hình kinh doanh ăn uống. Có nhiều nhà hàng dù đồ ăn ngon, giá cả hợp lý nhưng vẫn phải đóng cửa với nhiều nguyên nhân như: chủ cho thuê đòi lại mặt bằng, địa điểm khuất/đường một chiều, không có chỗ để xe cho khách,… Vậy cần chọn địa điểm như thế nào cho phù hợp với mô hình kinh doanh nhà hàng của bạn? Diện tích cần thiết cho nhà hàng trung bình sẽ rơi vào khoảng từ 100m2 – 250m2, bao gồm không gian bếp, không gian vệ sinh, không gian phục vụ và chỗ để xe cho khách. Thông thường, với những mặt bằng diện tích 250m2, giá thuê ở những quận trung tâm tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh sẽ dao động từ 100 đến 150 triệu đồng/tháng. Còn với các tỉnh lân cận, mức giá thuê mặt bằng sẽ là 70 – 80 triệu đồng/tháng. Nếu bạn muốn thuê ở khu vực tỉnh thành nhỏ, xa trung tâm hơn thì sẽ từ 20 đến 30 triệu đồng/tháng hoặc thấp hơn. Tuy nhiên xét theo quy mô kinh doanh, chi phí cho mặt bằng không nên quá 20% tổng chi phí đầu tư của bạn. Trong trường hợp, bạn có sẵn mặt bằng đẹp để mở nhà hàng thì cũng đừng vội điền chi phí 0 đồng vào bảng tính. Bởi lẽ ra nếu không mở quán và bạn cho thuê mặt bằng đó thì số tiền bạn thu được vẫn là lợi nhuận. Để khách quan nhất, dù đã có sẵn mặt bằng, hãy tính chi phí bằng với giá cho thuê ngoài thị trường. 3.2. Chi phí thiết kế không gian quánSau khi tìm được mặt bằng ưng ý, bước tiếp theo là cần bắt tay vào trang trí lại quán và mua sắm nội thất cần thiết. Với những quán ăn nhỏ, đa phần chủ quán chỉ dọn dẹp, sơn sửa lại. Nhưng nếu mở nhà hàng với quy mô tương đối và có phong cách riêng, bạn cần thuê thiết kế chuyên nghiệp. Thực tế, thiết kế không gian quán là khâu hay phát sinh nhiều chi phí nhất. Bạn dễ rơi vào tình trạng “cái gì cũng thấy đẹp và thích mua”. Tuy nhiên, nên lưu ý, chi phí thiết kế và mua nội thất quán thường sẽ chỉ nên giao động trong khoảng 5 – 10% tổng chi phí mở nhà hàng. Nếu vượt quá bạn sẽ bị hụt vốn. Mách bạn một tip nhỏ: Các sản phẩm như bàn ghế, đồ decor, cây cảnh,.. sẽ có giá rẻ hơn tại các chợ đầu mối hoặc trang thương mại điện tử. Chỉ cần chịu khó bỏ thêm chút công sức để “săn lùng”, chắc chắn bạn sẽ tìm được món đồ ưng ý với giá hời. Hoặc bạn cũng có thể tiết kiệm hơn bằng việc tìm mua những đồ thanh lý của quán khác trong các hội nhóm kinh doanh trên Facebook. 3.3. Chi phí trang thiết bị nấu ăn, pha chếMua thiết bị, vật dụng kinh doanh là khoản chi không thể thiếu trong bảng dự toán chi phí mở nhà hàng. Bạn cần lên danh sách những vật dụng cần thiết cho bếp và khu vực phục vụ khách hàng để bắt tay vào sắm sửa. Chi phí cho việc đầu tư trang thiết bị cũng không nên quá 25% tổng phí đầu tư. Kinh doanh nhà hàng thì thiết bị đầu tư cũng phải chỉn chu hơn quán ăn nhỏ. Giả định một nhà hàng với diện tích 100m2, sức chứa full bàn 50 – 60 khách, vậy thì cần tối thiểu 3 bếp, 2 máy pha chế,.. Thêm vào đó là các thiết bị như tủ đông, tủ rau, tủ đựng đồ uống, hệ thống máy lạnh, quạt và các thiết bị nhà bếp như bát đĩa, dụng cụ nấu nướng, ly cốc,… Chi phí này sẽ rơi vào khoảng 80 đến 120 triệu. Bạn có thể giảm chi phí xuống bằng việc mua lại những thiết bị đã qua sử dụng nhưng vẫn còn dùng được ở các hội nhóm thanh lý. Tùy theo loại hình kinh doanh là nhà hàng Á, Âu hay Fastfood để bạn lựa chọn những thiết bị: lò nướng, bếp nướng, nồi chiên, máy rửa bát, v.v… Tuy nhiên hãy cẩn trọng lựa chọn những sản phẩm có độ bền cao, trong môi trường dầu mỡ dễ hỏng hóc. Đừng để bạn phải tốn thêm chi phí sửa chữa liên tục nhé. 3.4. Phần mềm quản lý nhà hàngMỗi mô hình nhà hàng khác nhau sẽ có yêu cầu và phương thức quản lý vận hành khác nhau. Tuy nhiên, dù hoạt động theo mô hình nào thì nhà hàng cũng nên sử dụng phần mềm quản lý để tối ưu hiệu suất làm việc, giảm thiểu sơ xuất và thất thoát trong kinh doanh. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhà hàng. Mỗi phần mềm đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng, cũng như sẽ phù hợp với một số mô hình nhất định. Vì thế, chủ thương hiệu cần tỉnh táo trước “ma trận” phần mềm quản lý nhà hàng. Trước khi mua, chủ thương hiệu nên xác định rõ mô hình kinh doanh của mình có những điểm nào đang là “lỗ hổng”, cần phần mềm quản lý nhà hàng hỗ trợ. Ngoài ra, việc tham khảo ý kiến của những người cùng ngành, đọc review về từng đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhà hàng cũng rất cần thiết để chọn được phần mềm phù hợp, giá thành vừa phải mà lại hữu ích. Xem thêm: 4 điều các chủ quán mới mở cần biết khi mua phần mềm quản lý nhà hàng 3.5. Chi phí nguyên liệuChi phí nguyên liệu cho nhà hàng đồ Á hay đồ Âu hoặc lẩu nướng, buffet,.. sẽ có giá cost khác nhau. Nhưng về cơ bản, loại chi phí này sẽ chiếm khoảng 10% số vốn đầu tư của nhà hàng. Ngoài ra giá nguyên liệu, đồ uống cũng sẽ tăng/giảm theo xu hướng thị trường hoặc dịp Lễ Tết cao điểm. Sau những ngày đầu khai trương, chắc chắn lượng khách sẽ giảm đi đôi chút nên tới khi đó bạn mới có thể tính toán chính xác lượng nguyên liệu cần nhập là bao nhiêu. Bên cạnh đó, một nhà hàng hút khách không chỉ bởi những món ăn ngon mà còn bởi nhiều loại đồ uống. Thế nên, bạn cũng cần phải cân nhắn đến khoản dự trữ đồ uống này khi lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng. Trung bình chi phí cho việc dự trữ bia, nước ngọt, nước đóng chai sẽ rơi vào 10 – 20 triệu đồng mỗi tháng. 3.6. Chi phí marketingHoạt động quảng bá thực sự cần thiết để thu hút khách hàng đến với nhà hàng trong giai đoạn đầu tiên. Vậy nên trong bảng dự toán chi phí mở nhà hàng bạn cũng cần dành một khoản cho hoạt động marketing. Thông thường chi phí marketing sẽ chiếm khoảng 5 – 7% chi phí đầu tư. Chi phí này sẽ giảm dần đều khi bạn có đội ngũ tốt hoặc tạo được sự trung thành của khách hàng qua chất lượng sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động chăm sóc khách hàng. Ngoài ra, bạn đừng quên tận dụng sức mạnh của mạng xã hội để tối ưu chiến dịch quảng bá, giới thiệu nhà hàng của mình. Bên cạnh việc mời KOLs/ Influencers đến review, bạn cũng có thể chủ động booking bài review trên các hội nhóm, fanpage ẩm thực uy tín. Trung bình, chi phí cho hoạt động này rơi vào khoảng 3 – 5 triệu/bài, tùy độ tin cậy và nổi tiếng của hội nhóm đó. 3.7. Chi phí nhân sựVới quy mô nhà hàng phục vụ 70 – 100 thực khách, bạn cần thuê tối thiểu 2 đầu bếp chính, 4 phụ bếp, từ 5 đến 10 nhân viên phục vụ, 1 thu ngân, 2 bảo vệ, 1 quản kho. Chi phí thuê nhân viên trung bình 7 triệu/người. Bạn sẽ mất khoảng 140 triệu để trả lương cho nhân viên hàng tháng. Chưa kể các khoản tiền liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi cho nhân viên. Đặc thù trong kinh doanh nhà hàng là nhân viên sẽ làm theo ca, ca sáng từ 8h-14h và ca chiều từ 16h – 22h. Tùy thuộc vào quy mô của nhà hàng để bạn tuyển số lượng nhân viên luân ca phù hợp. Trong nhà hàng sẽ có những nhân viên cố định như quản lý, bếp chính. Những nhân viên này bạn phải lựa chọn kỹ người có chuyên môn và độ tin tưởng cao để hỗ trợ bạn kinh doanh. Ngược lại những vị trí như nhân viên phục vụ, bảo vệ, v.v… bạn có thể tối ưu chi phí bằng cách thuê nhân sự có nhu cầu làm thêm theo giờ. Mức thuê nhân sự part-time trung bình ở Hà Nội và Hồ Chí Minh là 15,000 đến 22,000 đồng/giờ. 3.8. Chi phí thủ tục đăng ký kinh doanhĐối với ngành kinh doanh dịch vụ, có hai hình thức đăng ký chính là kinh doanh hộ cá thể và theo doanh nghiệp. Mỗi loại hình kinh doanh sẽ yêu cầu những loại giấy tờ riêng. Để tránh mất thời gian làm hồ sơ cũng như bị trả hồ sơ do thiếu giấy tờ, bạn nên tự tìm hiểu kỹ hoặc tham khảo ý kiến của người am hiểu về luật. Hồ sơ đăng ký kinh doanh bao gồm: – Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp gồm có
– Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể gồm có:
Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý về giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm,… 3.9. Chi phí duy trì kinh doanhTrên thực tế, việc kinh doanh trong thời gian đầu thường sẽ khó có kết quả tốt vì khách chưa biết đến nhà hàng của bạn nhiều. Bạn cần có khoản dự trù phí chi trả tiền thuê mặt bằng, tiền điện, nước và lương nhân viên trong vòng 3 – 6 tháng để quán đi vào ổn định. Ngoài ra, khi mới mở nhà hàng, chắc chắn sẽ phát sinh nhiều khoản phát sinh. Chẳng hạn như các loại thuế, tiền phòng ngừa rủi ro, tiền “tạo mối quan hệ” để kinh doanh thuận tiện, v.v… Đây là chi phí không cố định, tùy theo khu vực, địa bàn bạn mở nhà hàng. Tuy nhiên 2-3% trên tổng chi phí đầu tư quán là con số phù hợp để bạn xử lý các khoản phát sinh này. Xem thêm: Kinh nghiệm mở quán cafe với 30 triệu thành công cho người mới bắt đầu 4. Mẫu file bảng dự toán chi phí mở nhà hàng ExcelVới ưu điểm là miễn phí, dễ sử dụng do có sẵn công thức, bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel được nhiều chủ nhà hàng lựa chọn sử dụng. Mẫu file Excel này sẽ giúp chủ quán xây dựng được kế hoạch chi tiêu sao cho hợp lý và theo dõi nhanh nguồn thu chi của nhà hàng. Tuy nhiên, mẫu file bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel cũng vẫn tồn đọng một số hạn chế như chỉ đáp ứng được nhu cầu quản lý của nhà hàng có quy mô nhỏ đến siêu nhỏ, dữ liệu phải cập nhật thủ công nên dễ nhầm lẫn, sai sót. Vì vậy, khi thiết lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng excel, bạn cần đảm bảo sự chi tiết, cụ thể và rõ ràng nhất Tải miễn phí Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel TẠI ĐÂY Lưu ý: Mẫu file Excel đang chia sẻ ở chế độ “Chỉ xem”. Để sử dụng, bạn click vào File (Tệp) => Nhân bản (Duplicate) vào Driver của bạn để có quyền chỉnh sửa. Như vậy, qua bài viết trên, iPOS.vn đã gửi đến chủ quán bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel. File Excel trên chỉ phù hợp với nhà hàng có quy mô nhỏ, yêu cầu quản lý đơn giản. Nếu muốn đạt hiệu quả tối ưu hơn trong việc hoạch định nguồn vốn, bạn nên ứng dụng các Phần mềm quản lý nhà hàng chuyên biệt cho ngành F&B. |
