Outlook cho Microsoft 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Xem
thêm...Ít hơn Sử dụng mẫu email để gửi thư có chứa thông tin không thay đổi từ thư này sang thư khác. Bạn có thể soạn thư và lưu thư dưới dạng mẫu, sau đó sử dụng lại thư bất cứ khi nào bạn muốn, thêm thông tin mới nếu cần. Những hướng dẫn này giả định rằng bạn đã tạo và lưu mẫu thư. Để biết
hướng dẫn về cách tạo mẫu thư, hãy xem Tạo mẫu thư email. Những hướng dẫn này giả định rằng bạn đã tạo ra một mẫu thư.
Để tạo mẫu thư email, hãy xem Tạo mẫu thư email. Để sử dụng mẫu thư email, hãy sử dụng các bước sau đây: Chọn Mục Mới để > Thêm Mục > Chọn Biểu mẫu.
Trong hộp thoại Chọn Biểu mẫu, trong Tìm Trong, bấm Mẫu Người dùng trong Hệ thống Tệp.
Thư mục mẫu mặc định được mở. Vị trí thư mục (trong Windows 7 trở lên) là c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates. Nếu mẫu của bạn được lưu trong thư mục khác, hãy bấmvào Duyệt , rồi chọn mẫu đó.
Chọn mẫu, rồi bấm Mở.
Thực hiện bất kỳ hoạt động thêm hay sửa đổi nào cho người nhận trong các hộp Tới,Cchoặc Bcc và bất kỳ thay đổi nào đối với chủ đề và nội dung thư. Lưu ý: Những thay đổi được thực hiện không được lưu vào mẫu. Nếu bạn sử dụng lệnh Lưu, điều này sẽ tạo ra bản nháp cho thư của bạn nhưng sẽ không cập nhật mẫu. Để cập nhật mẫu, hãy
làm theo các bước để lưu mẫu mới trong Tạo mẫu thư email.
Bấm vào Gửi.
Quan trọng: Office 2007 không còn được hỗ trợ. Nâng cấp lên Microsoft 365 để làm việc từ bất kỳ thiết bị nào và tiếp tục nhận được hỗ trợ. Nâng cấp ngay Tạo mẫuTrên menu Tệp, trỏ đến Mới, rồi bấm vào Thư. Phím tắt Để tạo thư email mới, nhấn Ctrl+Shift+M.
Trong phần nội dung thư, nhập nội dung bạn muốn.
Trong cửa sổ thư, bấm vào nút Microsoft Office , , rồi bấm lưu dưới Dạng.
Trong hộp thoại Lưu Như, trong danh sách Lưu dưới dạng, bấm Mẫu Outlook.
Trong hộp Tên tệp, nhập tên cho mẫu của bạn, rồi bấm Lưu.
Theo mặc định, các mẫu được lưu (trong Windows Vista trở lên) vào c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates. Gửi thư email dựa trên mẫuTrên menu Công cụ, trỏ đến
Biểu mẫu, rồi bấm vào Chọn Biểu mẫu.
Trong hộp thoại Chọn Biểu mẫu, trong Tìm Trong, bấm Mẫu Người dùng trong Hệ thống Tệp. Thư mục mẫu mặc định được mở. Vị trí thư mục (trong Windows Vista và các hệ điều hành mới hơn) là
c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates. Nếu mẫu của bạn được lưu trong thư mục khác, hãy bấmvào Duyệt , rồi chọn mẫu đó.
Chọn mẫu, rồi bấm Mở. 1 Chọn mẫu bạn muốn sử dụng. 2 Bấm Mở để tiếp tục.
Thực hiện mọi hoạt động thêm hoặc sửa đổi cho người nhận trong hộp Tới, Cchoặc Bcc, Chủ đề hoặcnội dung thư bạn muốn. Lưu ý: Những thay đổi bạn thực hiện không được lưu vào mẫu. Nếu bạn sử dụng lệnh Lưu, điều này sẽ tạo ra bản nháp của thư nhưng sẽ không cập nhật mẫu. Để cập nhật mẫu, hãy làm theo các bước trong mục đầu tiên,
Tạo mẫu,bắt đầu từ bước 3.
Bấm vào Gửi.
Cần thêm trợ giúp? Khi bạn nhận ra rằng bạn thường xuyên gửi các email rất giống nhau , đừng nhấp vào Gửi ngay lập tức. Lưu tin nhắn dưới dạng mẫu tin nhắn đầu tiên trong Outlook , và thành phần của tuần tiếp theo sẽ có nhiều swifter bắt đầu từ văn phòng phẩm
đó (không được nhầm lẫn với văn phòng phẩm email, tất nhiên ...). Tạo mẫu email (cho thư mới) trong Outlook Để lưu thư dưới dạng mẫu cho các email trong Outlook trong tương lai: - Tạo một thư email mới trong Outlook.
- Đi tới Thư (nhấn Ctrl-1 , ví dụ).
- Nhấp vào Email mới trong phần Mới của băng nhà hoặc nhấn Ctrl-N .
- Nhập một chủ đề nếu bạn muốn sử dụng một cho mẫu tin nhắn của
bạn.
- Bạn có thể lưu một mẫu email không có chủ đề mặc định trong Outlook, tất nhiên.
- Bây giờ hãy nhập nội dung văn bản của mẫu email.
- Không xóa bất kỳ chữ ký nào nếu bạn đã thiết lập Outlook để tự động thêm chữ ký khi soạn.
- Nhấp vào Tệp trong thanh công cụ của thư.
- Chọn Save As trên trang tính đã xuất hiện.
- Trong
Outlook 2007 trở về trước, chọn File | Lưu As từ trình đơn.
- Trong Outlook 2010, nhấp vào nút Office và chọn Save As .
- Chọn Outlook Template trong Save as type: trong hộp thoại Save As .
- Outlook sẽ tự động chọn thư mục "Mẫu" để lưu.
- Nhập tên mẫu mong muốn (nếu khác với chủ đề email) trong Tên tệp:.
- Nhấp vào Lưu .
- Đóng cửa sổ soạn thảo
email.
- Nếu bị xúi giục:
- Nhấp vào Không trong Chúng tôi đã lưu bản nháp của tin nhắn này cho bạn. Muốn giữ nó? .
Tất nhiên, bạn cũng có thể gửi tin nhắn — sử dụng, theo cách này, mẫu cho lần đầu tiên — thay vì loại bỏ nó. Soạn email bằng cách sử dụng mẫu trong Outlook Để viết một tin nhắn mới (xem bên dưới để trả lời) bằng cách sử dụng mẫu tin nhắn trong Outlook: - Chuyển đến Thư trong
Outlook.
- Ví dụ: bạn có thể nhấn Ctrl-1 .
- Đảm bảo rằng dải Home (hoặc HOME ) được chọn và mở rộng.
- Nhấp vào Mục mới trong phần Mới .
- Chọn thêm mục | Chọn Biểu mẫu… từ trình đơn đã xuất hiện.
- Trong Outlook 2007, chọn Công cụ | Biểu mẫu | Chọn Biểu mẫu… từ menu trong hộp thư đến Outlook của bạn.
- Đảm bảo Mẫu Người dùng trong Hệ
thống Tệp được chọn trong Tìm trong:.
- Bấm đúp vào mẫu thư email mong muốn.
- Địa chỉ, thích nghi và cuối cùng gửi email.
Tạo mẫu email đơn giản để trả lời nhanh trong Outlook Để thiết lập mẫu cho các câu trả lời cực nhanh trong Outlook: - Chuyển đến Thư trong Outlook.
- Đảm bảo ruy-băng Trang chủ đang hoạt động và được mở rộng.
- Chọn Tạo mới trong phần Các bước nhanh .
-
Bạn cũng có thể nhấp vào nút Quản lý các bước nhanh ở góc dưới bên phải của phần, nhấp vào Mới và chọn Tùy chỉnh .
- Nhập tên viết tắt cho mẫu trả lời của bạn dưới Tên:.
- Ví dụ: đối với mẫu để trả lời bằng mô tả sản phẩm và danh sách giá, bạn có thể sử dụng ví dụ như "Trả lời (Giá)".
- Nhấp vào Chọn hành động trong Hành động .
- Chọn Trả lời (trong phần Trả lời ) từ trình
đơn đã xuất hiện.
- Sử dụng Tin nhắn Mới (thay vì Trả lời ), bạn cũng có thể thiết lập mẫu đơn giản cho các tin nhắn mới, bao gồm cả người nhận mặc định.
- Nhấp vào Hiển thị tùy chọn .
- Nhập tin nhắn cho thư trả lời của bạn dưới Tiêu đề:.
- Có thể, hãy chọn Tầm quan trọng: Bình thường để trả lời của bạn đi ra ngoài với
tầm quan trọng bình thường bất kể cấp độ của thư gốc.
- Tùy chọn, chọn Tự động gửi sau 1 phút trì hoãn. .
- Điều này có nghĩa là bạn sẽ không nhận được để chỉnh sửa hoặc thậm chí xem trả lời theo mặc định trước khi Outlook cung cấp nó.
- Trong 1 phút, thông báo sẽ nằm trong thư mục Hộp thư đi , tuy nhiên; bạn có thể xóa nó từ đó hoặc mở nó để
chỉnh sửa để tránh trả lời nhanh.
- Tùy chọn, thêm các hành động khác bằng cách sử dụng Thêm hành động .
- Thêm một hành động để di chuyển thư gốc vào thư mục lưu trữ của bạn, ví dụ, hoặc phân loại nó bằng một màu nhất định để giúp bạn phát hiện các thư nhận được câu trả lời soạn sẵn.
- Cũng có thể tùy
chọn, chọn lối tắt bàn phím cho tác vụ bên dưới Phím tắt: để thực hiện hành động nhanh hơn.
- Nhấp vào Kết thúc .
Trả lời email nhanh bằng cách sử dụng Mẫu trả lời nhanh trong Outlook Để gửi trả lời với mẫu Bước Nhanh được xác định trước: - Đảm bảo rằng thư mà bạn muốn trả lời được chọn trong danh sách thư hoặc mở (trong ngăn đọc Outlook hoặc trong cửa sổ riêng của nó).
- Đảm bảo ruy-băng Trang chủ (sử dụng
danh sách thư hoặc ngăn đọc) hoặc ruy-băng Tin nhắn (có mở email trong cửa sổ riêng) được chọn và mở rộng.
- Nhấp vào bước trả lời mong muốn trong phần Các bước nhanh .
- Để xem tất cả các bước, hãy nhấp vào Thêm .
- Nếu bạn đã xác định lối tắt bàn phím cho hành động, bạn cũng có thể nhấn phím tắt, tất nhiên.
- Nếu bạn chưa thiết lập Bước Nhanh để tự động gửi thư, hãy điều chỉnh email khi cần và nhấp Gửi .
(Được thử nghiệm với Outlook 2013 và Outlook 2016) |
